Система объективного информационного обеспечения менеджмента, которая является
Система объективного информационного обеспечения менеджмента, которая является составной частью (на правах подсистемы) в системе автоматизированного сбора и обработки информации, на объекте управления обеспечивает:актуальность информации, собираемой и обрабатываемой в ритме производства и отражающую реальное состояние объекта управления на каждый данный момент;
объективность данных, отражающих достоверность состояния и развития объекта управления;
полноту отражения всех процессов и явлений таким образом, что информационная система объекта управления является его информационной модели;
согласованность и информационную единство показателей, их взаимосвязь и взаимозависимость, благодаря которым первичные данные не противоречат сводным и похидним.
При этом, действуя в структуре указанной системы, эта система вместе с механизмом объективного информирования руководителей в свою очередь обеспечивает в ритме производства всех менеджеров и специалистов разных уровней целенаправленными данным, согласно полномочиям, функциональными обязанностями, должностными правами и степенью ответственности. То есть эти менеджеры получают релевантную информацию, необходимую при производимые того или иного управленческого решения. Эта система также позволяет получать необходимую информацию от различных консультантов-специалистив.
На объекте управления действуют как внутренние, так и внешние факторы (сменности) (рис. 4.1).
Внутренние сменности (иnternal varиables) представляют собой ситуационные факторы, действующие внутри объекта управления.
Это прежде всего цель (конечное состояние объекта управления), которой подчинены:
структура - структура объекта управления и его специализация, распределение труда, объем управления (span of management), т.е. количество лиц, подчиненных тому или иному руководителю;
задача - что, когда, кому нужно делать (в информационном плане) по должности, которую он занимает;
технология - технологические операции и производственные процессы;
работники - их способности, восприимчивость воздействия на них ли.
Внешние сменности (aut varиables) - это ситуационные факторы, которые прямо (поставщики, потребители, конкуренты, профсоюзы, государственные органы, законодательные акты и т.д.) или опосредованно (состояние экономики в стране, социально-культурные, политические и другие факторы, научно-технический прогресс и т.д..) действуют на данный объект управлиння.
Поэтому при рыночных отношениях особое значение имеет воздействие на объекты управления внешней среды, в который входят такие внешние прямые и косвенные сменности:
политические, законодательные и иные органы;
экономика, конкуренция и т.д.;
поставщики, покупатели, технологии и т.д.;
социальные, культурные и другие видносини.
В каждой из них происходят постоянные изменения обстоятельств, также влияют на объект управления и его внутренние сменности (цели, структура, задачи, технология, работники).
Чтобы указанные объекты управления в условиях рыночной экономики успешно действовали чрезвычайно важна компетентность, профессиональная подготовленность и упорство, наконец, компьютерная грамотность как менеджеров, так и специалистов разных уровней. Для успешного выполнения своих должностных обязанностей (функций) указанным работникам в условиях новых экономических отношений следует использовать и новые формы и методы организации управления. Эти новые формы и методы должны базироваться на современных средствах вычислительной и информационной техники, которая и используется при организации и функционировании системы автоматизированного сбора и обработки, формирования и размножения, а также хранение всей необходимой информации, связанной с полным циклом управлиння.
Управление как процесс является актом трудовой деятельности работников. Он происходит с применением орудий труда и предметов труда. Предметом труда в процессе управления является информация, а орудием ее на современном этапе являются технические средства измерения, восприятия, регистрации, передачи, обработки, анализа, хранения и размножения этой информации.
Управление объектом представляет собой процесс, состоящий из взаимосвязанных и взаимозависимых элементов. Если в основу положить системный подход, то такими элементами являются руководящая, управляемая и информационная системы. Взаимосвязь между управляющей системой - субъектом управления - и управляемой системой - объектом управления - происходит через информационную систему. Основным содержанием руководящей системы является перевод управляемой системы из одного состояния в другое, согласно заранее поставленной целью, с помощью информационной системы.
Общая логика организации процесса управления заключается в том, что прежде всего относится цель, затем определяются средства и разрабатываются меры ее достижения, наконец ставится задача (план), выполнение которого и приведет к поставленной цели. Конечной стадией управленческого воздействия является анализ информации, выработки, принятия и контроль за выполнением решений, которые обеспечат нормальное течение процессов на управляемом объекте по ранее составленному плану, разработанному в соответствии с поставленной цели. Информационная взаимозависимость в управлении между объектом управления и внешней средой, а также между управляемой и управляющей системами рассмотрена на примере объекта управления, который связан с производством или другими процессами (рис. 4.2).
Как видим, информационная модель имеет, с одной стороны, внутренний замкнутый цикл, а с другой - открытый, поскольку существует связь ее с внешней средой. Замкнутый цикл состоит в том, что его начало - управляющая система (выработка задач, принятия решений и т.п.) - осуществляет свое влияние благодаря информационной системе и обратной связи, действующих на объекте через систему автоматизированного сбора и обработки информации. Поэтому и происходит воздействие ее не только на управляемую систему, но и на блок условно-постоянной информации.
Отметим, что важное значение в системе информационного обеспечения имеет специальная информация. Например, регламентирующая информация выполняет роль механизма или диспетчера, который осуществляет автоматический (по данным признаки критерии вмешательства) или автоматизированный (по данным признаки в какой срок) режимы информирования менеджеров и специалистов разных уровней. Информирование осуществляется в ритме производства объективно необходимой информацией. Библиотека описанных форм и текстов-заготовок документов содержит типовые формы первичных (BIBFORP) и выходных (BIBFORV, с исходной информацией) документов, а также типичные тексты-заготовки (BIBTEX), которые являются заготовками распоряжений, приказов и т.п. (см. п. 5.2) .
Открытость объекта управления предоставляет внешнюю среду (министерства и ведомства, банки, биржи, поставщики и покупатели, специализированные или региональные вычислительные центры и т.д.), которое имеет информационную связь с данным объектом управления и в ряде случаев влияет на него. Особое влияние осуществляется в условиях рыночных отношений. Понятно, что при организации управления эти факторы следует принимать во уваги.
Управления, например, предприятием по своей сути и содержанию состоит из совокупности взаимосвязанных функций. Эксплуатационные возможности современного комплекса технических средств, используется в системе автоматизированного сбора и обработки информации, позволяют автоматизировано выполнять целый ряд процедур в этих функциях. Состояние научно-практических разработок и технический уровень упомянутого комплекса определили возможности автоматизированного выполнения таких процедур управленческого процесса:
в прогнозировании и планировании - многовариантные расчеты при разработке прогнозов, перспективных и текущих экономических и социальных планов развития предприятия, а также оперативно-производственных планов и планов по технической подготовке производства с целью дальнейшего определения оптимальных взаимосвязанных наборов показателей планирования в почасовом (час, изменение, неделю и т.д.) и в пообъектного (рабочее место, участок и т.д.) аспектах;
в организации - моделирование организационных структур управления и имитация процессов производства при различных критериях и параметрах с целью выбора оптимальных;
при координации и регулировании - представление команд на рабочие места (пока на низовом уровне управления производством) в соответствии с планом, технологического процесса или инструкции, составленных на те или иные виды работ или операции;
в контроле - наблюдение за состоянием управляемого объекта по всем параметрам, а также за своевременным и полным выполнением руководящих команд
в учете - одноразовое сбора (в ритме производства) и системная обработка всей фактической (вместе со справочной, плановой, нормативной и другой) достоверной информации о наличии и движении ресурсов, а также о состоянии, процессы и явления, имеющие место в производственно-хозяйственной и другой деятельности предприятия
в анализе - сопоставление нормативных, плановых и фактических показателей, характеризующих те или иные операции или процессы производственно-хозяйственной и иной деятельности, выявление отклонений (в количественных, стоимостных, относительных и других величинах) от заданных параметров с указанием причин и виновников этих отклонений, оценка выполнения плана в различных аспектах и выявление факторов, влияющих на эти отклонения;
в отчетности - автоматическое формирование (на основе первичных данных) сводных показателей для типичных форм установленной бухгалтерской, статистической и другой отчетности с помощью специальных переводных массивов - справочников, - а также одновременное создание машинных носителей со сводными показателями отчетности для передачи по каналам связи их к внешних учреждений (институтов) высшего ривня.
Известно, что в условиях функционирования системы автоматизированного сбора и обработки экономической информации первичную базу научного прогнозирования и планирования составляют обоснованные нормы и нормативы, которые применяются во всех процессах и явлениях, имеющих место на объекте управления. Процедуры их разработки, анализа и всестороннего использования также полностью автоматизовани.
Эксплуатационные возможности, например, ПЭВМ, используются в качестве АРМ специалистов разных уровней, позволяют оперативно (в ритме производства) и системно единовременно собирать (в минимальном составе) достоверную первичную массовую информацию на рабочих местах и участках, от комплексных бригад и других звеньев производства, где она массово возникает, потом всю эту информацию предварительно обрабатывать таким образом, чтобы в ритме производства полностью обеспечивать (в максимальном составе) при безбумажной информационной технологии объективно необходимой исходной (исходной) информации, с одной стороны, широкие потребности пользователей - менеджеров и специалистов данного (низового) уровня управления, - а с другой, передавать в сжатом или ином виде эту информацию выше (средний и верхний) уровень управления. На этом уровне собрана информация (после дополнительной обработки, а порой и в таком, первоначальном виде) используется не только для анализа и принятия управленческих решений, но и для учета, контроля, комплексного экономического анализа результатов производственно-хозяйственной и иной деятельности структурных звеньев и об объекта управления в целом, а также для составления установленной сводной бухгалтерской, статистической звитностей.
Полное оперативное информирование пользователей (менеджеров) различных уровней о процессах и явлениях, происходящих на объектах управления, создает условия для выполнения в полном (в информационном аспекте) объеме должностных функций согласно предоставленных прав, обязанностей и меры ответственности за порученное дело . Речь идет о делегировании полномочий высшим менеджером ниже, т.е. о передаче задач, прав и обязанностей лицу, которое принимает на себя ответственность за их полное и неукоснительное выполнение. При этом полномочия, конечно, в известной мере ограничивают права на использование тех или иных ресурсов, а также позволяют направлять усилия только на выполнение определенных задач (т.е. делегированных прав).
Обеспечение информацией менеджеров и специалистов разных уровней может осуществляться в различных режимах (см. п. 5.2): автоматически - по критерию вмешательства, автоматизировано - по заранее разработанному графику, а также в режиме консультаций - диалоговом (по запросу пользователя).
В указанных условиях есть возможность всесторонне учесть (информационно) процессы, происходящие на рынке (внешней среде), т.е. использовать маркетинг как система управления и организации производственной деятельности данного объекта с всесторонним учетом процессов, происходящих во внешней среде. Кроме того, создаются условия для применения новых методов, например, метода управления по отклонениям, а также для использования объектно-целевого подхода с законченным циклом управления при определении организационной структуры объекта тощо.
Поэтому с помощью современных средств вычислительной и информационной техники можно качественнее и эффективнее выполнять функции управления как производством в целом, так и его структурными звеньями. Кроме того, с помощью системы автоматизированного сбора и обработки информации можно совершенствовать формы и методы управления объектом.
Например, целевая объектно-функциональная структура аппарата управления позволит компетентно, системно, своевременно и эффективно осуществлять процессы управления, как это и нужно в рыночной экономике. Целевыми объектами управления являются ресурсы (предметные области) материальные, трудовые, финансовые, а также основные средства производства и готовая продукция. Весь процесс управления тем или иным ресурсом рассматривается как единое целое, в рамках которого действуют взаимосвязанные информационные потоки, проходящие через все функции управления (планирование, учет, контроль и т.п.). Могут быть и другие направления совершенствования форм управления.
В условиях системной обработки информации можно применить метод управления по отклонениям. Об этом методе известный американский инженер-исследователь и организатор производства Ф.У.Тейлор (1856-1915 г.г.) в своем труде «Управление фабрикой« писал, что ... можно наблюдать весьма обычную, хотя и печальную картину, когда директор крупного предприятия сидит за столиком, буквально завален письмами и отчетами, на которых он должен поставить свою подпись. «Принцип отступления» (отклонение) предусматривает именно противоположную картину: директор должен получать лишь краткие, итоговые и всегда сравнительные отчеты, охватывающие однако, все аспекты управления; ... при этом должны быть подчеркнуты все отклонения от предыдущих средних норм как в положительную, так и в отрицательную сторону, таким образом, он за несколько минут получит отчетливое представление о прогрессе или регрессе, который проходил, и у него останется достаточно времени для осуществления широких административных мер ... (Из книги «Научная организация труда», перевод с англ., - М.: Транспечать, 1924).
На современном уровне термин «принцип отклонений» (exceptиon prиncиple) означает концепцию, согласно которой только заранее указанные величины отклонения от стандартов и правил должны побуждать срабатывать систему контроля. Под контролем (controllиng) здесь понимается процесс, обеспечивающий достижение поставленных целей и состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, когда полученные результаты существенно отличаются от установленных стандартов (нормативных, плановых и других показателей). В нашем случае термин «принцип отклонений» или «управление по отклонениям» заключается в следующем. Когда производственные процессы и хозяйственные операции выполняются по установленным задачами (оперативно-производственными планами-заданиями, нормативами или инструктивными положениями и т.п.), то управленческие воздействия на эти процессы и операции обычно не происходят, а потому информация о них в этом случае менеджеру данного звена будет не нужна. Отсутствие информации у менеджера свидетельствовать о том, что дела идут по заранее разработанному плану или сценарию. Если такая информация к нему все же поступать, то создавать информационная перегрузка, т.е. произойдет так, что волны информации поглотят восприятия, могут заметно уменьшить способность мыслить и действовать менеджера, который будет потом не в состоянии поддерживать информационный обмен, эффективно реагировать на весь объем нужной информации . Необходим строгий отбор необходимой информации для того или иного менеджера или специалиста. В таком случае требуется релевантная информация для принятия решений (relevant иnformatиon, for decиsиon makиng) - то есть такие данные, отбираемые под конкретного менеджера, цели, задачи, период времени тощо.
Информация будет поступать на экран ПЭВМ данного пользователя только в том случае, когда в упомянутых процессах или операциях будут отклонения (относящиеся к компетенции данного менеджера) фактических показателей от заданных или иным образом установленных. Здесь большое значение имеет масштаб отклонений (range of devиatиon), который означает, что это заранее установленная величина, на которую фактические результаты (фактические показатели) могут отличаться от нормативно-плановых. Однако в таких случаях не требуется применение тех или иных мер для корректировок.
| При системе автоматизированного сбора и обработки информации, которая действует | ГЛАВА 5. МЕХАНИЗМ ИНФОРМИРОВАНИЕ И КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО |