Организация объективного информационного обеспечения менеджмента связана с разработкой
Организация объективного информационного обеспечения менеджмента связана с разработкой механизма информирования менеджеров и специалистов разных уровней на объекте управления. Сердцевиной этого механизма является регламентирующая информация, которая, как отмечалось выше, определяет перечень и параметры объективно необходимых показателей, использующих менеджеры и специалисты при выработке и принятии управленческих ришень.Регламентирующая информация является тем механизмом или диспетчером в системе объективного информационного обеспечения менеджмента, с помощью которого осуществляется автоматическое (признак критерии вмешательства) или автоматизированное (признак в какой срок) информирование необходимыми достоверными сведениями всех менеджеров и специалистов объекта управлиння.
Формализация делегированных полномочий и разработанных на их основе должностных прав, функциональных обязанностей и установление перечней и параметров объективно необходимых показателей для их выполнения осуществляется через определение объектов информации (о чем информировать пользователей), а также элементов этих объектов. Элементы объекта информации используются как признаки группировки (код структурных подразделений, категорий персонала, профессий, табельные номера, коды номенклатурных номеров материалов, готовых изделий и т.д.), при которых формируется исходная информация. Эти признаки в исходной форме (зона элементы объекта информации) размещаются по нисходящей - убывают слева направо, тогда как данные и итоги по ним размещаются, как правило, по восходящей - растут слева направо.
Формирование регламентирующей информации - важный этап в организации системы объективного информационного обеспечения менеджмента. На этом этапе необходимо решить следующие вопросы:
определение иерархии уровней менеджеров, т.е. лиц (кому предоставлять информацию), которые принимают управленческие решения;
установление объектов информации (о чем предоставлять информацию) - групп информационных совокупностей, звеньев и т.п., которыми нужно управлять (вмешиваться в их действие), или иметь о них объективную и достоверную информацию.
При этом, по каждому объекту нужно:
определение (расчет) моментов оперативного вмешательства - критериев вмешательства в основной (типовой) процесс, происходящий на каждом объекте информации, которым нужно управлять;
определения номера формы (за какой структурой), в которой передаваться исходная информация руководителю, т.е. в полном составе (форма с полной структурой), в виде фактических отклонений (форма с короткой структурой), или в виде справки или общих сведений (форма со справочной структурой )
определение вида носителя, на котором передаваться менеджеру нужна информация (на экран ПЭВМ, бумаге и т.п.)
определения текущего времени или периодов, когда другая (не типичная) информация передаваться менеджеру (в какой срок).
На процесс формирования регламентирующей информации и ее состав должен соответствующее влияние сфера деятельности объекта управления. Известно, что существует два основных (с точки зрения производства) типы сфер деятельности: объекты, которые относятся к производственным (промышленные предприятия, объединения и т.п.) структур, и объекты, которые принадлежат к непроизводственным или управленческих (банки, коммерческие заведения , учреждения и т.д.). структур. На объектах, относящихся к производственных структур, отдельные элементы регламентирующей информации, например, критерии вмешательства, имеют другие структуры и параметры, чем на объектах непроизводственных структур. Т.е. производственных структур касается прежде такая информация, которая выражается системой экономических показателей - данные, которые обрабатываются, сравниваются, анализируются и т.п. с помощью ПЭВМ. Такая информация является динамичной и преимущественно цифровой или буквенно-цифровою.
Регламентирующая информация используется в системе объективного информационного обеспечения менеджмента как своеобразный механизм или диспетчер, который автоматически (по признаку критерии вмешательства) или автоматизировано (по признаку в какой срок) направляет менеджеру большую часть необходимой релевантной информации. Для того, чтобы она выполняла эту роль, необходимо сначала сформировать таблицу аналогичного названия (табл. 5.1) по соответствующей форме и на указанную дату и данные таблицы перенести на магнитный носитель и создать информационный массив регламентирующей информации для ПЕОМ.
В таблице регламентирующей информации есть две взаимосвязанные зоны: кому и о чем предоставляться информация.
Прежде всего в таблице формируется зона, в графах которой размещаются данные, которые означают кому должен поступать объективно необходимая информация. Перед тем, как заполнить эту зону, необходимо определить иерархию уровней менеджеров, которые несут прямую и опосредованную (непрямую) ответственность за процессы и явления, которые имеют место на данном объекте управления, а также наделены теми или иными полномочиями и степени ответственности за принимаемые или принятые управленческие решения - иными словами, нужно соответствующим образом распределить (провести ранжирование) менеджеров всех уровней по определенным критериям или должностями. Например, менеджером высшего уровня на предприятии или в учреждении является директор или начальник, второго уровня - его заместитель и т. д.
Зона кому должна поступать информация в таблице размещается по вертикали (строк) и имеет следующие графы: уровень менеджера и его порядковый номер или код ПЭВМ; код структурного подразделения; название должности менеджера, его фамилия, имя и отчество. В том случае, когда ПЭВМ используется как АРМ коллективного использования, то заполняются все эти графы. Каждый пользователь коллективного использования АРМ имеет свой код звукового сигнала. Когда ПЭВМ действует как АРМ одного пользователя, то может заполняться только одна графа - код ПЭВМ, остальные граф - не заполняются. Реквизиты в этой зоне размещаются строками, согласно уровням (должностям), которые занимают менеджеры и специалисты, начиная с наивысшего, на этом объекте управленца. Структура этой зоны единая для всех объектов управления обоих типов сфер дияльности.
Источником информации, которая нужна для заполнения указанной зоны, есть штатные расписания объекта управления - руководящий состав и специалисты как объекта управления в целом, так и его структурных подразделений, и справка о закреплении ПЭВМ с користувачами.
Заметим, что каждый менеджер должен автоматически или автоматизировано обеспечиваться релевантной или иной информации, которую он использует не только в управленческих действиях, но и как справочную, которая ему объективно необходима для конкретного выполнения своих функциональных обязанностей в соответствии с компетенцией и предоставленных полномочий принимать или не принимать те или иные управленческие решения.
Источниками необходимой менеджерам и специалистам различных уровней информации, имеет внутренний характер, являются процессы производственно-хозяйственной и иной деятельности структур или объекта управления в целом, наличие (по состоянию на определенную дату) материальных, трудовых, финансовых и других ресурсов, действующие разные нормы и нормативы, плановые расчеты и прогнозы, а также распорядительные, исполнительные и другие акты, издаваемые на данном объекте.
Основная внешняя информация формируется службой маркетинга, как правило, через глобальную компьютерную или другие сети. Это и рыночные данные о спросе и предложении готовых изделий и услуг, сырье и материалы, об их цены и качество, состояние расчетов, валютный рынок и т.д.. Сюда относят также законодательные, юридические и другие акты, издаваемые государственными, ведомственными и региональными структурами. Источниками такой информации являются информационные центры различных уровней и назначения, административные и властные структуры, биржи, банки, другие внешние объекты управления и т.п. (см. п. 7.2).
При формировании объективно необходимой информации для менеджеров и специалистов разных уровней следует учитывать внутреннюю и внешнюю информацию, содержащую данные об объектах, т.е. о чем названным руководителям нужно знати.
Данные об этих видах объектов информации, которыми надо управлять в процессе их деятельности или иметь о них объективную и достоверную информацию, размещаются в соответствующей зоне таблицы по горизонтали, рядом с предыдущей зоной. В этой зоне размещаются коды и названия объектов информации (о чем), принадлежащих к производственным или к непроизводственным (управленческих) структур.
К видам объектов информации производственных структур относятся прежде названия таких группировок объектов, характеризующие производственные процессы, группы операций, а также названия изделий, ресурсов, разделов смет и т.д.. Объекты информации, которыми пользуются менеджеры по персоналу, приведены в п. 7.3. Эти названия размещаются в зоне по степени важности. Фактические данные об этих объектах в ряде случаев сравниваются с соответствующими плановыми, нормативными и другими показниками.
К видам объектов информации непроизводственных структур принадлежат сгруппированы названия видов управленческих работ или операций, направлений деятельности, нормативные и другие документы, другие виды управленческой деятельности на объекте. При этом фактические данные этих объектов информации, как правило, не сравниваются с нормативно-плановым или иным показателям, поскольку они носят справочный или юридический характер.
Отметим, что объект информации для каждого менеджера и специалиста, а также величины признака критерии вмешательства определяются на основе делегированных этом менеджеру полномочий менеджером высокого уровня ответственности за порученное справу.
В четырех графах зоны о размещаемых следующие признаки: критерии вмешательства, номер формы, вид носителя, в какой срок. Эти подчиненные части является принадлежащими, с одной стороны, к каждому конкретному виду объекта информации, с другой - к каждому конкретному менеджера и специалиста, и имеют значение только в совокупности с данным видом объекта информации и конкретным користувачем.
Как видим, предоставление информации менеджерам о состоянии или процессы, происходящие на объекте информации, осуществляется в двух режимах: по признаку критерии вмешательства - для основных (типовых) процессов и признакам в какой срок для других (не типовых) процесив.
Показатели графы критерии вмешательства (эти показатели иногда называют критериями для принятия решений - decиsиon crиterиn, - которые означают нормы или нормативы и другие директивные показатели, с которыми можно соотносить альтернативные варианты) характеризуют такие значения, которые требуют немедленных действий от того или иного менеджера по того или иного объекта информации. Они по-разному определяются для объектов с производственной структурой и для объектов управления по непроизводственной (управленческой) структурою.
Известно, современные комплексы ПЭВМ (АРМ) и разработаны методы обеспечивают сбор и обработку первичной информации в ритме производства, то есть во времени, близкий к реальному. В таком же ритме, то есть по критериям вмешательства, менеджеры могут реально обеспечиваться необходимой исходной информациею.
Термин «сбор и обработка информации в ритме производства» означает, что прежде всего речь идет о сборе срочно необходимой для управления - оперативной информации. (В скобках отметим, что в условиях функционирования системы автоматизированного сбора и обработки информации эта оперативно собрана из единого источника информация есть и вероятной, и документально оформленной, а потому - она единственная и предназначен не только для управления, но и для нужд учета, составления сводной отчетности, анализа и т.д.).
Оперативная - это такая информация, которую можно использовать в управлении на одном и том же отрезке времени (например, в течение рабочей смены или ее части), в течение которого осуществляются указанные (производственно-хозяйственные и другие) процессы или операции. То есть, интервал времени, в течение которого информация сделает полный «круговорот», от ее появления до обработки и использования для принятия управленческого решения, не должен превышать длительность полсмены или иной части ее. Если происходит сбой в производстве в данном изменении, то о нем должна знать соответствующий менеджер благодаря признаку критерии вмешательства, и этот сбой должен быть исправлен в этой же смене. Кроме того, указанный срок может выражать и конкретные временные параметры. Например, такой параметр можно взять интервал времени, в течение которого осуществляется процедура на объекте информации, для которого установлен единственный шаг при планировании, учете, а иногда и нормуванни.
В этих случаях, т.е. при наличии сбоя, величина которого для каждого менеджера по каждому объекту информации определяется признаком критерии вмешательства, информация таком руководителю предоставляется благодаря этому показнику.
В указанной графе (для объектов управления с производственной структурой) находятся показатели, которые размещаются на перекрестке этой графы объекта информации и каждой строки уровня менеджера, и характеризуют величины (%) возможных отклонений фактических данных от заданных (плановых, нормативных). Эти показатели рассчитываются заранее (после возможно их корректировки) и устанавливаются для объектов производственных структур в процентном отношении, как отклонение в допустимых пределах (от и до). При этом эти показатели устанавливаются для каждого конкретного менеджера, согласно степени его ответственности по конкретному объекту информации, которым нужно управлять. Так, малейшее отклонение, например, до 1% по первой группе изделий, относится к менеджеру низшей степени иерархии. Интервалы отклонений у менеджеров одного уровня по одному и тому же объекту информации могут колебаться в зависимости от личности менеджера, его организационных способностей и т.п.. С повышением уровня менеджеров критерий вмешательства приобретает большее значення.
Для объектов с непроизводственными (управленческими) структурами как показатели этой графы используются различные показатели. Например, если тот или иной менеджер должен вмешиваться или знать состояние таких объектов информации, то вместо относительной величины (%) в данной графе ставится слово «да». Это означает, что этому менеджеру необходимо выдавать информацию о данном объекте в сроки, определенные графой в который строк.
Для менеджеров немаловажное значение имеет - за какой структурой (полной, короткой или справочной форме) и по какому номеру формы поступать та или иная исходная информация. Поэтому необходимо форму исходной информации, как и вид носителя и в какой срок, с каждого объекта согласовывать с соответствующим користувачем.
Известно, что когда производственные процессы, хозяйственные и другие операции выполняются согласно установленным (ранее заданными или иным образом определенными) параметрами (оперативно-производственными планами, сменными заданиями, нормативными или другими положениями и т.п.), и сбоев не происходит, то управленческие воздействия на эти процессы и операции не делают. Поэтому и информация о них менеджерам разных уровней просто не нужна, а если она и будет им поступать, то создавать информационные перевантаження.
Для выработки и принятия управленческого решения, а также для углубленного анализа достаточно иметь данные, характеризующие конкретные отклонения фактических показателей от заданных параметров по отдельному объекту информации и некоторые специфические показатели: относительный вес отклонений, причину и виновника отклонений и т.д.. Поэтому целесообразнее обеспечивать менеджеров разных уровней только такой информацией, которая характеризует указанные выше отклонения, и передавать им только те позиции или номенклатуры, в которых значатся такие отклонения по номеру формы с короткой структурой. Отсутствие информации о других позиций или номенклатур значить, что там происходят процессы и операции так, как они были заданы. При таком подходе значительно уменьшаются объемы (и это при наличии элементов анализа) информации, менеджеры действительно смогут переработать и осмыслить. В отдельных случаях может быть предусмотрена постоянная выдача информации по форме с полной структурой, о чем указывается в таблице напротив менеджеров и тех объектов информации, которых это касается, рядом с номером формы ставится отметка «п». В других случаях в этой графе указанной таблицы проставляется только номер формы, по которой менеджеру предоставляется исходная информация по форме с короткой структурою.
В связи с тем, что информация, поступающая менеджерам непроизводственных (управленческих) структур, преимущественно является справочной, то и выходная форма этой информации должен быть произвольной (по справочной структурой). Перечень этих произвольных и других исходных форм в библиотеке описанных форм выходных документов, а их коды проставляются в графе номер формы на перекрестке со строкой соответствующего руководителя.
Обеспечение менеджеров информацией может осуществляться на разных носителях - на бумаге (в виде документограмы), электронно-лучевой трубке (в виде кадра на экране ПЭВМ), магнитном носителе (в виде дискеты) и т.д.. То, на каком конкретном носителе (вид носителя) должен поступать необходимая информация до менеджера, зависит от ряда факторов: оперативности поступления, уровня менеджера и места его нахождения, важности или назначение информации, метода или цели ее использования и т.п..
| Чтобы объект управления не был банкротом в условиях рыночной экономики, необходимо | Эксплуатационные возможности современной вычислительной и информационной техники, |