Известно, что данные, которые используются в системе объективного информационного
Известно, что данные, которые используются в системе объективного информационного обеспечения менеджмента, формируются прежде всего на основе документальных сообщений. Во документальным сообщению понимают такие информационные совокупности, в своем первоначальном состоянии были зафиксированы в документе (например, бухгалтерском, плановом, нормативном и т.п.), имеет юридический статус или данные, которые документально подтверждены другим установленным порядком, например, при автоматизированном сборе данных. Поэтому такие данные есть официальные, вероятные и единственные, ибо отражают положение или состояние, процесс или задание на (за) указанный период времени или дату и т.п.. Такие документальные сообщения образуют базы данных. Такую базу данных принято условно (не выделяя каждый массив) называть базой данных общего назначения BADON.Однако для всестороннего информирования менеджеров такой базы данных иногда явно недостаточно. Поэтому наряду с указанной базой целесообразно в ряде случаев создавать специальные базы данных или специальные массивы с недокументированными сообщениями. Во недокументированными сообщениями понимают такие информационные совокупности, в своем первоначальном состоянии не оформляются или еще не оформлены документами с юридическим статусом. Эта информация, как правило, отражает состояние объекта или процесса, который в нем происходит, на каждую данную минуту, но еще не оформлена документом. Она, при необходимости (по вопросом) передается на экран ПЭВМ менеджера действительно в реальном времени. Сюда также относятся и советы консультантов или экспертов по той или проблемы (прогнозы по выполнению плана производства или сбыта изделий и т.д.). Такую временную базу принято условно называть базой данных недокументированных информации BADANИ.
Недокументированные сообщения формируются при системе объективного информационного обеспечения менеджмента, обычно в процессе вопросов и получение ответов на них. Структура таких сообщений зависит от вопроса менеджера. Когда на такие вопросы поступают ответы в виде экономических сообщений, то они выдаются на экран ПЭВМ, как правило, по типовым формам, которые имеются в библиотеке описанных форм выходных документов BИBFORV.
При разработке системы объективного информационного обеспечения менеджмента важное значение придается методам и видам форм, а также технологиям информирования менеджеров и специалистов разных уровней объективно необходимой информацией. Значение этих процессов понятно, потому какой бы вероятной и всеобъемлющей (т.е. такой, которая характеризует все процессы и явления на объекте управления) информация и как бы она оперативно снималась и записывалась в память ПЭВМ, эта информация не давать пользы , если не будут сделаны и внедрены надежные оперативные методы обеспечения менеджеров и специалистов этой информацией. Важным условием указанного обеспечения является создание регламентирующей информации, о которой говорилось ранее. Однако этого мало. Надо еще иметь в виду сети или каналы связи, которые объединяли отдельные ПЭВМ в комплексы. Кроме того, большое значение имеют и методы, с помощью которых происходило бы всестороннее обеспечение менеджеров и специалистов разных уровней объективно необходимой информациею.
Составной регламентирующей информации, как было отмечено ранее, является информация, характеризующая сроки предоставления информации пользователям. С этими сроками тесно связаны и методы информирования, то есть - на каких носителях доставляться необходимая информация менеджерам и специалистам различных ривнив.
Рассмотрим эти методи.
Поступления объективной информации менеджерам и специалистам различных уровней может выполняться с помощью трех основных методов:
с выводом исходной информации на экран ПЭВМ пользователя;
с выводом исходной информации на бумажный носитель в виде документограмы;
с выводом исходной информации на магнитный (дискету) или другой носий.
Исходная информация предоставляется на экран ПЭВМ пользователя преимущественно значительно чаще, чем на другие носители. Исключение касается тех случаев, когда такую информацию необходимо оформлять на бумаге как документограму, которую нужно хранить определенное время и т.д., или когда такую информацию нужно передавать в вышестоящей подчинением учреждения, например, как отчетность ли, то ее фиксируют на магнитном носителе - дискети.Module . Предоставление пользователю исходной (исходной) информации на экран его ПЭВМ имеет преимущества перед другими методами том, что:
передача значительной информации осуществляется при автоматическом режиме от одной ПЭВМ-передатчика к другой ПЭВМ-приемника;
такая передача осуществляется оперативно или в ритме производства, то есть сейчас же, как только сформировалась исходная информация на ПЭВМ-передатчика;
полученная таким методом исходная информация пользователем пригодна для немедленного использования без дополнительных затрат и часу.
Вот почему этот метод и является основным по обеспечению пользователя объективно необходимой исходной информациею.
Известно, что экономическая информация, используемая обычно при выработке и принятии управленческих решений - это информация преимущественно цифровая, группировок по разным признакам. Поэтому фактические и другие данные, которые поступают менеджерам и специалистам на экран ПЭВМ или в виде документограмы, согласно регламентирующая информации, размещаются в заранее разработанных и согласованных с каждым пользователем таких видах типовых форм. Одни формы сведений содержат полный (форма с полной структурой), другие - неполный, в виде отклонений (форма с короткой структурой) набор информации. Справочная информация поступает пользователям в произвольной форме, в которую входят все необходимые показники.
Каждая форма имеет свой номер и «шапку», которая содержит следующую информацию: кому она предназначена (например, код ПЭВМ - 001, директору такой-то учреждения Степану Степановичу Степаненко) название сведений и объекта информации; код и название структурного подразделения или учреждения в целом; дата и время или период, за который предоставляется информация. В том случае, если сведения имеют накопительный характер (например, за смену, неделю, с начала месяца и т.п.), а данные представляются в их сравнении, признак «период» может заноситься как соответствующая графа форми.
В форму с полной структурой, например, сведения о выполнении плана выпуска готовых изделий уборочным цехом по такое-то число, включаются графы: элементы объекта информации - код и название изделия, единица измерения (графа 1); показатели выпуска плановой (графа 2 ) и фактической (графа 3) продукции; отклонения: натуральный показатель (количество - графа 4), относительный показатель (%, графа 5); показатели браке: вид брака (графа 6), количество (графа 7), причина (графа 8) , виновник (графа 9) брака. Указанной сведения включаются, как правило, все элементы (позиции, номенклатуры и т.п.) объекта управления, в которых есть названия, нормативно-плановые и фактические показатели, независимо от того является по этим позициям отклонения или нет.
Как видим, в форме есть элементы анализа выполнения плановых показателей, а также показатели, характеризующие причины и виновников этого невыполнения. Такой набор показателей значительно облегчит принятие соответствующего решения. Однако, как было отмечено ранее, в этой форме есть ряд показателей, которые не несут полезной информации (показатели выпуска - графы 2 и 3), поскольку производная от них информация (показатели отклонения - графа 4 и графа 5) полезнее и имеет элементы анализа. Поэтому в большинстве случаев такие сведения передаются менеджеру в форме с короткой структурой: в ней отсутствуют графы 2 и 3. Кроме того, к этой форме не включаются следующие элементы объекта информации, в которых отсутствуют показатели отклонений (графы 4 и 5). Это значительно сокращает перечень объектов и уменьшает объем показателей, анализуються.
Справочная ведомость передается на экран ПЭВМ пользователя в произвольной форме. Она используется в тех случаях, когда менеджеру или специалисту передаются справочные данные, которые отражают фактически произведенные операции, состояние того или иного объекта, наличие документа и т.п.. Это касается и так называемой деловой информации, к которой относятся служебные документы, связанные с делопроизводством, законодательными, нормативными и другими актами, рыночными отношениями, характеризующих внешние обстоятельства тощо.
Поэтому рассмотрены методы и виды форм объективного информационного обеспечения менеджмента полностью удовлетворяют требованиям менеджеров и специалистов при выполнении ими своих функциональных обязанностей и совершении должностных прав. Данная система значительно улучшит уровень управления и повысит качество принимаемых управленческих решений.
| ГЛАВА 6. МЕТОДЫ И ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ | Как уже отмечалось, регламентирующая информация, зафиксированная в специальном массиве |