Система объективного информационного обеспечения менеджмента, которая формируется
Система объективного информационного обеспечения менеджмента, которая формируется на предприятии, осуществляет с помощью механизма объективного информирования информационное обслуживание всех руководителей и специалистов разных уровней. В этом же разделе рассматривается информационное обслуживание - информирование - только отдельной категории руководителей и специалистов - менеджеров по персоналу. С этих позиций и сформированы базы данных (массивы нормативно-плановыми и фактическими данными, а также специальные массивы), которые всесторонне характеризуют в основном персонал предприятия (они являются частью всего информационного обеспечения системы), а также выходные формы, отражающие данные о персонале и состоят только для менеджеров персоналу.Однако рассмотрим сначала некоторые отдельные предпосылки организации и функционирования всей системы объективного информационного обеспечения менеджмента в целом, а затем и предпосылки, которые относятся к собственно объективного информирования менеджеров персоналу.
Основной предпосылкой для организации системы объективного информационного обеспечения менеджмента на промышленных предприятиях и в производственных объединениях является функционирование системы автоматизированного сбора, обработки и хранения информации, которая является, в свою очередь, составной автоматизированной системы управления (АСУ). АСУ определяется как система «человек - машина», которая обеспечивает эффективное функционирование объекта управления, в котором сбор и обработка информации, необходимой для выполнения персоналом функций управления, осуществляется с использованием средств вычислительной и информационной техники.
Развитие автоматизированных систем характеризуется расширением взаимосвязей отдельных систем и подсистем, объединяющих управление технологическими процессами, оперативное управление, оперативное и текущее планирование, административно-хозяйственную деятельность, проектирование и испытания изделий и т.д., и имеет тенденцию к объединению их в общую многоуровневую систему интегрированного управления объектом в целом. Такие многоуровневые иерархические автоматизированные системы, которые имеют сложные структуры и создаются на крупных предприятиях, в объединениях, министерствах или ведомствах, областях, регионах и т.д., должны обеспечить согласованное и взаимосвязанное управление всеми видами деятельности. Например, на промышленном предприятии это - управление основными производственными и конструкторско-технологическими процессами, вспомогательными и непромышленных хозяйств тощо.
Производственным объединением, промышленным предприятиям, которые являются иерархическими структурами, присуще применение многоуровневых интегрированных АСУ. При этом надо иметь в виду, что иерархические структуры (tall structure) - это такие структуры, характеризующиеся многоуровневым управлением и незначительными объемами управления на каждом уровне. Зависимости от особенностей производства, цели создания системы и состава функций, которые автоматизируются, многоуровневая интегрированная автоматизированная система управления (ИАСУ), например, производственного объединения, может включать в свой состав такие автоматизированные системы (АС), которые являются ее составляющими. К АС с производственным характером деятельности можно отнести автоматизированную систему управления предприятием (АСУП), автоматизированная система управления технологическими процессами (АСУ ТП), система автоматизированного проектирования конструкторского и технологического назначения (САПР), систему автоматизированного управления гибкими производственными системами (АСУ ГПС), автоматизированную систему управления технической подготовкой производства (АСУ ТБО), автоматизированную систему управления научными исследованиями (АСНД) и т.д.. К АС с функциональным характером деятельности можно отнести систему объективного информационного обеспечения менеджмента, информационно-поисковую систему.
Указанные системы бывают как взаимосвязанными и взаимозависимыми, так и относительно самостоятельными. Первый случай возможен тогда, когда исходная (фактическая) информация АСУ ТП, САПР, АСУ ГИС, АСУ ТБО используется в АСУП как входная, например, для составления сводной отчетности, а выходное (например, плановая) информация АСУП используется в этих системах как входная.
А относительная самостоятельность АС проявляется обычно в первый период их функционирования, когда они решают лишь отдельные, локальные задачи. При этом отметим, что АС различных уровней и признаков, в свою очередь, могут делиться на системы низкого уровня - подсистемы. Эти подсистемы отличаются по определенным признакам и отвечают конкретным целям и задачам управлиння.
Такой подсистемой есть и система объективного информационного обеспечения менеджмента, которая входит как составная часть в систему автоматизированного сбора и обработки информации на промышленном предприятии, и в которой используются комплексы АРМ для сбора информации в ритме производства при безбумажной информационной технологии (см. п. 3.1 ). Однако для того, чтобы функционировала система объективного информационного обеспечения менеджмента, необходимо действие механизма, с помощью которого, как уже отмечалось, осуществлялось бы оперативное обеспечение (информирование) менеджеров объективно необходимой информацией. Таким механизмом или диспетчером является регламентирующая информация. Кроме того, важна и организация теоретической и практической подготовки кадров для работы в новых умовах.
Формирование таблицы регламентирующей информации - важный этап в организации объективного информационного обеспечения менеджмента, то есть пользователей-менеджеров персонала промышленного предприятия, он трудоемкий и ответственный. Общий порядок ее формирования в теоретическом аспекте рассмотрены в п. 5.2. На промышленном предприятии он происходит таким образом, что определяются сначала иерархия, то есть уровне всех руководителей и специалистов (кому предоставлять информацию), а потом все объекты информации (о чем или о каком объекте пользователю предоставлять информацию). По каждому объекту информации и для каждого менеджера персонала определяются критерии вмешательства, номер формы (в любом виде), вид носителя (на чем) и в какой срок выдавать информацию менеджерам персонала различных уровней.
Особенностью использования составленной общей таблицы регламентирующей информации является то, что из нее выделяются (для компактного использования) специальная ее часть, которая, с одной стороны, содержит только тех менеджеров, функции которых связаны с персоналом, с другой - выделяются также и объект объекты информации, тоже связаны с персоналом.
Перечень основных групп объектов информации для менеджеров по персоналу является такой:
формирования переменных графиков выходов на работу;
использования рабочего времени работниками;
нарушение трудовой дисциплины работниками;
плановая численность персонала
штатная численность и ее укомплектованность;
наличии и движении работников;
качественный состав руководящего персонала;
обучения работников в учебных заведениях;
повышение квалификации работников;
отпуска работникам;
установленные законодательством льготы работникам;
отношение работников к военной службе;
социально-бытовые условия работников;
нормы выработки, применяемые на производстве и их выполнение работниками;
выполнения норм выработки рабочими;
заработная плата работников;
тарифные ставки рабочих;
исполнительская дисциплина менеджеров;
инше.
Кроме указанных могут быть и другие группы объектов информации, связанные с менеджерами персоналу.
Известно, что основные функции менеджеров персонала связаны с работниками предприятия. Но немалый объем работ менеджеры выполняют и тогда, когда работают с различными служебными документами, письмами-вопросами (жалобами), а также когда выполняют отдельные поручения старших руководителей. Особенностью этой работы, кроме основного предметного рассмотрения является срок выполнения этих документов. Поэтому в этих случаях действует такой механизм информирования, который значительно отличается от регламентирующей информации. Подробнее об этом - в разделе 8.
Данные таблицы регламентирующей информации используются для создания специального массива - диспетчера регламентирующей информации REGLAMИ, а также для двух специальных справочных массивов: RUKOV, характеризующий должности и лица руководителей и специалистов, и OBINF, характеризующий объекты информации.
Кроме того, используются специальные массивы - массив библиотеки описанных форм выходных документов BИBFORV, характеризующий все типичные и другие формы выходных документов с исходной информацией, предоставляемой пользователям, и массив описанных текстов-заготовок BIBTEX. В библиотеке формы размещаются по соответствующим группам документов и номерами форм. Нумерация форм осуществляется по определенной методикою.
Отметим, что для системы объективного информационного обеспечения менеджмента не создается «свое» информационное обеспечение, которое характеризует внутреннее состояние объекта управления в целом и его частей. В этой системе только используется то информационное обеспечение, функционирующий при системе автоматизированного сбора и обработки информации, и которое характеризует предметные области, связанные с персоналом. При этом массовая фактическая информация собирается в местах ее возникновения в ритме производства, а также фиксируется в памяти ПЭВМ в таком же ритми.
Благодаря массивам фактической и нормативно-плановой, регламентирующей и справочной информации, а также библиотеке описанных форм выходных документов является возможность автоматического (программного) «преобразования» введенного в ПЭВМ минимума фактической информации в максимум объективной исходной информации, которая также программно направляется на экран ПЭВМ (или другой носитель) соответствующего пользователя, должностные права, функциональные обязанности и мера ответственности которого формализованы в регламентирующих информации.
Установлено, что руководитель высокого уровня, например, директор предприятия, когда производит и принимает управленческое решение по тому или иному вопросу, использует, с одной стороны, информацию, ему поступило на экран ПЭВМ (согласно регламентирующей информации) по данному вопросу, с другой - при необходимости - мысли экономических, технических, юридических специалистов (консультантов) или экспертов. А система объективного информирования позволяет выявлять мнения консультантов или экспертов для использования в указанных случаях. Здесь следует сказать, что грамотная и очень необходим совет, а также воплощение ее в жизнь по решению руководителя - не одно и то же. В теории управления является тезис, удостоверяющего, что совет консультанта или эксперта - это не более совет, освещает лишь один из аспектов проблемы. Только сам руководитель ознакомлен с определенной проблемой в целом, со всеми ее специальными аспектами. Добросовестное выполнение руководителем своих обязанностей может в каком-то конкретном случае выразиться именно в том, что он примет к сведению представленные советы, а сделает после рассмотрения вопроса раз навпаки.
Важной предпосылкой организации указанной системы является также технологическая, теоретическая и практическая подготовка этих людей для работы в условиях действия системы. Обучение только упомянутых лиц связано с психологической подготовкой, поскольку они будут действовать в необычных для них условиях (с использованием ПЭВМ), в других ритмах и режимах, с другими (без применения ручных операций по сбору и обработки информации) должностными правами, функциональными обов ' связками и мерой ответственности, за новых методов управления (с использованием метода управления по отклонениям) тощо.
Заметим, что при всеобъемлющем и объективном информировании важно не перегружать менеджеров и специалистов информационными потоками. Надежным средством от перегрузок, как уже отмечалось, является использование метода управления по отклонениям. В этих случаях информация будет поступать только об отклонении (преимущественно в виде натуральных и относительных показателей) от заданных параметров и только о тех данных объектов информации, в которых есть отклонения. Эти отклонения могут сопровождаться определенными специфическими признаками - причины и виновники отклонений и т.д.. Эта информация, характеризующая элементы сравнительного анализа, будет использована для выработки и принятия того или иного управленческого ришення.
При использовании метода управления по отклонениям значительно уменьшаются объемы информации, поступающей том или ином менеджеру, а также сокращается срок выработки и принятия управленческого решения. Польза очевидна. Поэтому возведение для информирования менеджеров разных уровней (при рассмотрении представленных далее примеров) формироваться, помимо прочих, также и за теми объектами информации, в которых сформированы отклонения, и выдаваться на экран ПЭВМ данные основном лишь об отклонении, то есть по исходной форме с короткой структурою.
С точки зрения содержания и методов формирования исходной информации, используемой для информирования, корпус менеджеров и специалистов производства на предприятии можно разделить на три основных уровня:
низовое звено - это бригадиры комплексных бригад, мастера и специалисты участков, другие менеджеры этого уровня;
среднее звено - это менеджеры и специалисты цехового уровня;
высокая звено - это менеджеры заводского ривня.
Непосредственные менеджеры производственных процессов (менеджеры низового уровня) обычно пользуются информацией из первых источников (например, при приеме выполненных работ или производственных операций), поскольку они лично формируют эту фактическую информацию на ПЭВМ (например, АРМ мастера производственного участка). Но и им в ряде случаев требуется для анализа обобщенная (по разным направлениям) за определенный период времени (например, за смену, неделю, месяц) информация на уровне их производственного участка. Поэтому система объективного информирования оперативно обеспечивает упомянутых менеджеров необходимой достоверной информацией как в общем, так и в аналитическом виде. Кроме того, нередко именно эти менеджеры лично формируют на своих ПЭВМ необходимую информацию, которая характеризует, например, степень обеспеченности данного участка необходимыми начальными элементами производства, запуска деталей или сборочных соединений в производство и т.д.. Понятно, что исходные формы документов в этих случаях будут другими по сравнению с обычным информуванням.
Сферой деятельности менеджеров среднего уровня является вся производственно-хозяйственная и другая деятельность цехов, за которую они отвечают. Для выработки и принятия решений этим менеджерам обычно необходима прежде обобщенная информация по указанному объекту как в почасовом, так и в пообъектного аспектах. Однако порой эти менеджеры используют и первичную информацию (без предварительной комплексной обработки), особенно когда происходят значительные сбои в производственных процессах. Эти менеджеры также оперативно обеспечиваются объективной достоверной информацией в соответствии с их должностных прав, функциональных обязанностей и степени видповидальности.
Менеджерам производства высокого уровня необходимая информация как в почасовом, так и в пообъектного аспектах о состоянии ресурсов и уровень обеспечения ими предприятия в целом, о ходе производственно-хозяйственных процессов и операций, происходящих как в отдельных структурных подразделениях, так и в целом на предприятии. Особенно им важно знать об общем состоянии производства на каждый данный момент, об отношениях, сложившихся между цехами, а также конъюнктуру рынка и т.д.. Система объективного информирования оперативно обеспечивает необходимой информацией менеджеров и этого ривня.
Заметим, что основным источником для информирования менеджеров и специалистов всех уровней является состояние ресурсов на объекте управления, производственно-хозяйственная и другая деятельность и ее первичная информация, которая в процессе обработки обобщается по различным направлениям и аспектам, формируется в выходные формы, а затем передается пользователям на экраны их ПЕОМ.
Информирование упомянутых менеджеров и специалистов производства происходит по следующим основным ресурсозабезпечуючимы направлениям:
управления запуском и выпуском деталей, сборочных соединений и готовых изделий, отгрузкой и реализацией этой продукции;
управления загрузкой и использованием производственного оборудования;
управления обеспечением и использованием материальных ресурсов
управления обеспечением и использованием трудовых ресурсов;
управления обеспечением и использованием финансовых ресурсов;
управления общепроизводственные и общехозяйственные деятельностью пидприемства.
Кроме того, менеджеры и специалисты (преимущественно высокого уровня) обеспечиваются от службы маркетинга внешней и деловой информацией, которая характеризует, с одной стороны, «внешний» состояние рыночных отношений, включая конъюнктуру рынка, законодательные и другие нормативные акты, состояние поставщиков и покупателей т.д., с другой - исполнительскую дисциплину работников по обработке служебных документов, которые причастны к делопроизводству, и т.д..
| Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА ПРОМЫШЛЕННОГО | Основой информационного обеспечения менеджмента является информационная база, которая |