Большинство менеджеров всех уровней управления хотят иметь систему адекватного
Большинство менеджеров всех уровней управления хотят иметь систему адекватного * и эффективного контроля, что помогает обеспечивать соответствие событий плановым. Вместе с тем необходимо учитывать, что хотя основной процесс и теоретические принципы контроля универсальные, практическую систему контроля следует создавать с учетом специфики конкретных условий:наличия планов и служебных должностей;
личных качеств руководителей;
необходимости повышения результативности и ефективности.
Адекватность системы контроля планам и служебным постам
Существует множество методов и систем контроля. Однако все они должны соответствовать одному общему требованию - отражать планы, для выполнения которых созданы. Каждый план, каждый вид и этап деятельности имеют уникальные, только им присущие особенности. Поэтому каждый руководитель должен иметь информацию, которая отражает ход выполнения плана, за который он несет ответственность. Вполне естественно, что информация, необходимая для контроля за осуществлением программы маркетинга, будет существенно отличаться от информации о ходе выполнения производственной программы. То же самое можно сказать о необходимости соответствия системы контроля положения должностного лица, которая его осуществляет. Что годится для вице-президента, курирующего производство, совершенно не подойдет мастеру цеха. Кроме того, система контроля на малом предприятии совсем другая, чем на крупной фирме. Сама природа контроля указывает на то, что чем больше в его системе учитываются конкретное содержание и структура плана, тем эффективнее она будет удовлетворять требованиям управления. Отсюда следует вывод: поскольку контроль имеет целью обеспечить выполнение плана, он должен быть четко привязан к нього.
Система контроля должна отвечать также и организационной структуре, поскольку последняя является средством четкой расстановки кадров на предприятии и помогает распределить ответственность за эффективное выполнение плана. В связи с этим система контроля должна быть сопоставима с организационной структурою.
Адекватный (от лат. АйаеаиаИз - приравненный) - равный, соответствующий, тотожний.
Это означает, что чем выше степень увязки системы контроля с определенным блоком в организации, где сосредоточена ответственность за те или иные действия, тем легче корректировать отклонения от плана. Например, если схема распределения расходов не соответствует организационной структуре и менеджеры всех уровней управления не имеют сведений о расходах каждого подразделения на единицу продукции, а фактические затраты предприятия существенно отличаются от данных сметы, то ни один из менеджеров не увидит в этом своей провини.
Адекватность системы контроля личности менеджера
Мы уже акцентировали внимание на том, что системы контроля и информации создаются в помощь менеджеру при выполнении ее контролирующей функции. Если они построены так, что не могут быть и не будут понятны менеджерам, то они бесполезны. При этом, как показывает практика, совершенно неважно, что является причиной - неспособность или нежелание менеджера освоить методику контроля и разобраться в информации. И в том, и в другом случае результат одинаков: менеджер не владеет методами контроля и не использует информацию, надходить.
Важно, чтобы система контроля учитывала индивидуальные особенности руководителя. Например, статистики и счетные работники предпочитают, чтобы им нужна информация была представлена в виде сравнительных таблиц и распечаток. Менеджеры производственных профессий предпочитают получать информацию в виде графиков, на которых аргументы имеют разную функциональную залежнисть.
Отметим, что в практической деятельности менеджеров различных уровней управления и разной производственной направленности известны многочисленные факты, когда сложная методика планирования и контроля (например, сетевое планирование) не достигала своей цели, поскольку была или непонятна тем, для кого предназначалась, или оказывалась слишком сложной. Отсюда следует практический вывод: важна не форма, а цель - довести необходимую информацию до сознания менеджера для его соответствующего реагування.
Контроль за отклонениями в критических точках
Создавая на предприятии систему контроля по критериям результативности и эффективности, необходимо предусматривать, чтобы эта система информировала об отклонениях. Это означает, что такая система контроля, сосредоточивая внимание на различиях с запланированным курсом действий, позволяет менеджеру выявлять участки, где требуется его втручання.
Принцип контроля за отклонениями должен сочетаться с принципом контроля за критическими точками. Мало просто искать отклонения, нужно искать их в этих точках. Чем больше при контроле менеджеры сосредоточиваются на отклонениях, тем эффективнее контроль. Наилучшие результаты будут достигнуты тогда, когда внимание будет обращено на точки, которые являются критическими для оценки эффективности всего производства. В подтверждение отметим, что иногда несущественные расхождения в одних областях имеют большее значение, чем существенны в других. Например, при 5%-м отклонения от сметы расходов на содержание аппарата управления предприятия и 20%-м отклонения от сметной суммы на почтовые отправления первого должно вызывать серьезное беспокойство руководителя, а на вторую не примет уваги.
Адекватная система контроля позволяет выявить неполадки в производстве, ответственных за них и позаботиться об их усунення.
Производственная практика свидетельствует о том, что контроль оправдан лишь тогда, когда выявлены или предусмотренные отклонения от планов корректируются с помощью дополнительного планирования, организации, подбора кадров, регулирования ресурсов и др.
| Условия и основные этапы процесса контролю Контроль как одна из функций управления |