3.2. Организация носителей учетной информации
По курсу «Теории бухгалтерского учета» известно, что во носителем учетной информации понимают материальный объект, предназначенный для записи, передачи и хранения учетной информации. Согласно этапов бухгалтерского учета выделяют три вида носителей учетной информации: первичные документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность (рис. 3.2).Каждый из видов носителей учетной информации объединяет под соответствующим названием много различных документов, учетных регистров и отчетных форм. Максимально полное изучение перечисленных носителей информационных данных имеющегося их разнообразие возможно с помощью классификации. Поэтому обратимся к классификации - одного из методов познания и исследования объектов, сущность которого заключается в разделении на классы по общим признакам рассматриваемых объектов и закономерными связями между ними (носители информации итогового этапа бухгалтерского учета рассматриваются в разд. 10).
Под первичными документами понимают письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, требуя распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение. В специализированной литературе существует немало классификаций первичных документов, причем количество классификационных признаков колеблется от 3 до 7. Всего насчитывается 10 классификационных признаков. Поскольку подробную характеристику каждого из создаваемых классов представлены в курсе «Теории бухгалтерского учета», ограничимся схемой основных классификационных связей первичных документов (рис. 3.3).
Учетные регистры - это носители информации специального формата в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т.п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, взятых на учет. Как и первичные документы, учетные регистры достаточно разнородными (рис. 3.4), причем в специализированной литературе можно найти от 4 до 8 классификационных признаков регистров бухгалтерского облику.
Организация фиксирования учетной информации в соответствующих носителях предусматривает несколько этапов:
выбор и группировка форм носителей учетной информации;
организацию носителей учетной информации;
составление рабочих инструкций к первичных документов и учетных реестрив.
Выбор носителей учетной информации основном сводится к использованию нормативно закрепленных за соответствующим направлением учету первичных документов или регистров. О деятельности бюджетных учреждений это следующие нормативные документы:
Положение о порядке ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное Постановлением Правления Национального банка Украины от 12.02.2001 № 72.
Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Украины от 29.03.2001 № 132.
Приказ Госказначейства Украины «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, которые содержатся за счет государственного или местных бюджетов», и составление Инструкции, утвержденной приказом Госказначейства от 02.12.97 № 125.
Инструкция о составлении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Держкзначейства от 18.12.2000 № 130.
Порядок составления карточек и книг аналитического учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Государственного казначейства от 06.10.2000 № 100.
Приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм бланков строгой отчетности и введения их в действие» от 11.03.96 № 67.
Приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.95 № 277.
Приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими» от 22.05.96 № 144.
Инструкция о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденная приказом Государственного казначейства от 27.08.2000 № 68.
Другие нормативные акти.
Указанные нормативные акты содержат полную информацию относительно характеристик соответствующих носителей учетной информации в виде приложений - формы бланков первичной документации и учетных регистров, как правило, в натуральную величину, и описания процедуры фиксации информации.
Заметим, что согласно таких нормативных актов, как:
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88 (доп. 2);
Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV (доп. 1),
как первичные документы, так и учетные реестры могут быть составлены на бумажных или машинных носителях, в случае, если типичные или унифицированные документы и реестры не отвечают полностью требованиям учреждения, указанные субъекты хозяйствования могут разрабатывать собственные носители учетной информации.
Согласно этому возникает проблема разработки форм носителей информации, будет рассмотрен далее. Для оптимизации и упорядочения работы бухгалтерских работников с носителями информации в учреждениях и организациях применяют табель форм первичных документов и учетных регистров и альбом форм бумажных носителей учетной информации.
Табель форм первичных документов и учетных регистров представляет собой номенклатуру носителей учетной информации, имеющие юридическую силу и используются субъектом хозяйствования в процессе бухгалтерского учета, с подробной характеристикой их параметров. Табель форм - это таблица, в которой по каждому из носителей информации подаются следующие сведения:
наименование формы;
код формы;
каким нормативным документом введена;
периодичность составления;
лицо, осуществляющее оформление (составление) носителя информации;
адресность согласования носителя информации (в случае необходимости)
порядок заключения;
порядок утверждения;
проставления печати;
хранение;
сроки зберигання.
Табель форм носителей информации является, по сути, справочником форм носителей информации. Он является нормативным документом в составе приказа об учетной политике утверждается руководителем установи.
Альбом форм носителей учетной информации учреждений и организаций представляет собой совокупность унифицированных форм носителей учетной информации, используемые в учетном процессе данного субъекта хозяйствования согласно табеля форм носителей учетной информации. Альбом, по сути, приложением к табеля форм носителей учетной информации и разрабатывается вместе с ним. Альбом форм носителей учетной информации содержит
титульный лист;
перечень носителей информации, образцы носителей информации;
указания по их заповнення.
Формирование пакета носителей учетной информации осуществляется согласно направлениям бухгалтерского учета (см. разд. 1).
Образцы носителей информации подаются в альбоме в виде отпечатанных экземпляров, оформленных надлежащим образом. Указания по оформлению является конспективно фрагментами инструкции по сборке того или иного носителя учетной информации, содержащие главные ее положення.
Организация фиксирования информации в носителях учетной информации первичного и текущего этапов охватывает несколько технологических процессов движения и обработки:
составление первичных документов (измерение и фиксирование)
прием документов и их проверку;
обработку первичных документов
перенос информации в учетные реестрив.
Под организацией указанной технологически процедурной схемы следует понимать комплекс методов и средств рационализации и оптимизации ее воспроизведения. Для определения инструментов организации вспомним каждый из последовательных етапив.
Составление первичных документов в соответствии с действующей нормативной базы должно происходить в момент совершения сделки, в отдельных случаях - непосредственно после ее окончания. Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных нормативно для использования в отражении фактов хозяйственной деятельности как унифицированных, так и типичных для бюджетных учреждений и организаций. Записи в первичных документах выполняются темным чернилами или пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров и т.д.. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерк. Подпись, что составляет документ, может быть проставлен вручную лично, с помощью факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом. При механизированной варианта составления документов (с помощью вычислительной техники или других средств оргтехники) подпись лиц заменяется паролем или иным способом авторизации.
Обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций, их выполнения всеми структурными подразделениями возлагается на руководителя учреждения. Ответственность за своевременное и качественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в системе бухгалтерского учета несут лица, составившие и подписавшие указанные документы. Согласно задачи и требований к составлению первичных документов можно определить организационные мероприятия. По указанным этапом фиксирования информации в носителях это такие мероприятия:
четкое разделение функциональных обязанностей работников, занятых в процессе документирования хозяйственных операций
обеспечения соответствующего уровня квалификации работников, занятых учетной работой, разработкой инструкций по составлению первичных документов, проведением инструктажа, обеспечением работников инструктивными материалами по заключению первичной документации;
определения реальных нормативов времени по операциям документирования;
разработка графика документооборота и его четкое соблюдение;
обеспечение работников необходимыми средствами измерительной, вычислительной и организационной техники;
обеспечение работников, выполняющих учетные функции, необходимым количеством этапов первичной документации.
Следующий этап - прием и проверка первичных документов - характеризует поступления первичных документов в бухгалтерию. Первичные документы передаются в бухгалтерию в соответствии с установленными в графиках документооборота сроков. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка первичных документов традиционно делится на следующие виды:
по форме;
за змистом.
Каждый из видов проверки делится на соответствующие подвиды. Так, проверка по форме предусматривает:
формальную проверку - носители учетной информации должны быть составлены по форме, определенной приведенными ранее нормативными актами согласно со всеми реквизитами и требованиями к оформлению;
экспертную проверку - первичный документ проверяется на подлинность, устанавливается подлинность подписей лиц, составлявших документ, реальность реквизитов и записей;
арифметическую проверку - первичный документ проверяется на правильность имеющихся в нем арифметических пидрахункив.
Проверка по содержанию охватывает:
экономическую проверку - по каждому документу определяется экономическая целесообразность проведения хозяйственной операции. Заметим, что этот вид проверки касается предварительного контроля, который осуществляется главным бухгалтером при визирования договоров, приказов, подписания кассовых и банковских документов;
правовую проверку - каждая из хозяйственных операций должно соответствовать нормативно-правовой базе, регулирующей финансово-хозяйственной деятельности учреждения или организации;
проверку законности - отражены в первичных документах операции должны осуществляться с разрешения руководителя организации и главного бухгалтера, должностных лиц, определяющих и осуществляющих руководство финансово-хозяйственной жизнью предприятия;
логическую проверку - зафиксированы в первичном документе количественные показатели проверяются на предмет логической связи с соответствующими показниками.
Первичные документы, отражающие операции, которые противоречат законодательству, а также установленному порядку приемки, хранения и использования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к исполнению. Такие документы передаются главному бухгалтеру учреждения или организации для принятия определенного решения и принятия соответствующих заходив.
Обеспечение рациональной организации этого этапа фиксирования информации в первичных документах и учетных регистрах требует постановки и решения следующих задач:
технического обеспечения работы сотрудников бухгалтерской службы на основе ПК;
формирования и постоянного обновления справочной нормативной базы по вопросам бухгалтерского учета;
создание с помощью технических средств базы идентификационных признаков (подписей, кодов) лиц, которые по своим функциональным обязанностям участвующих в учетном процессе;
образования сети мобильной связи между бухгалтерией и структурными подразделениями с использованием ПК и средств электронной пошти.
Последний этап документирования - обработка первичных документов - также сложным по технологии и охватывает следующие операции:
таксировку первичных документов
группировки показателей первичных документов
контировки первичных документив.
Таксировку, или расценивание, представляет собой определение денежной оценки хозяйственной операции, зафиксированной в первичных документах, приведением натуральных и трудовых измерителей к обобщенному денежного. Необходимость проведения такой процедуры обусловлена тем, что значительная часть первичной документации, передается в бухгалтерию, не содержит информации в денежном выражении о хозяйственных операций (накладные, заборные карты и т.д..). При таксировку в документах фиксируется цена и сумма:
относительно натурального измерителя определяется произведение цены за единицу на количество товарно-материальных ценностей (в метрах, килограммах и т.д.);
по трудовому измерителя определяется произведение количества единиц отработанного времени (рабочий день, час, минута) и стоимости единицы данного часу.
Группировка предусматривает сортировку первичных документов по содержанию хозяйственных операций, объединение их в группы по определенным признакам и определение общего итога. Цель группировки - избежать громоздкости бухгалтерского учета благодаря подготовке сводных данных о его объектов.
Процедура контировки представляет собой определение и фиксирование корреспонденции счетов по каждой конкретной хозяйственной операции, отраженной в первичном документе. Занесение сумм хозяйственных операций осуществляется в сторону детализации: сначала на уровне синтетических счетов, затем - аналитических. После идентификации хозяйственных операций проводится обобщение бухгалтерских проводок по каждой однородной группе - на первом документе или в конце сводного документа.
Все указанные технологические операции процесса обработки данных первичного учета составляют подготовительный этап дальнейших записей в носителе информации текущего учета - учетные регистры. Согласно этим усиливается потребность в оптимизации процесса по четкости и качества выполняемых работ. Итак, к мероприятиям по организации обработки первичных документов относятся:
обеспечение работников бухгалтерии современной вычислительной техникой;
использования при группировки документов вспомогательных средств классификации (цветные зажимы и канцелярские скрепки и т.д.). документов по соответствующим признакам;
разработка учетных номенклатур и доведение их до работников бухгалтерской службы, осуществляющих обработку первичной документации для использования;
обеспечения указанных работников разработанными типовыми проводками по операциям по соответствующим направлениям облику.
Следующим этапом фиксирования информации в носителях информации является перенос информации в учетных регистров. В учетных регистров информация переносится после проверки и обработки первичных документов. При этом уже обработанные документы подлежат пометка в установленном порядке:
при ручном варианта отделки - заносится дата записи в учетный регистр;
за механизированного варианта отделки - оттиск штампа оператора, который отвечает за обработку документив.
Перенос информации в учетных регистров осуществляется по мере поступления первичных документов до места обработки в соответствии с графиком документооборота. Заметим, что порядок записи хозяйственных операций предусматривает различные подходы: информация может первично быть зарегистрирована в реестрах аналитического учета, а потом - синтетического и наоборот. Для обеспечения качественной и достоверной регистрации нужно предусмотреть такую систему организационных мероприятий:
автоматизацию процесса учетной регистрации;
соблюдение сроков графика документооборота и инструкций по составлению носителей учетной информации;
совершенствование системы реестров учетной информации с возможным сочетанием синтетического и аналитического облику.
| 3.1. Организация учетных номенклатур | 3.3. Методика и техника разработки форм носителей учетной информации |