7.2. Учет личного состава работников

Учет личного состава работников является одним из информационных источников хранения бухгалтерского учета заработной платы и соответствующих расчетов. Указанный вид учета находится в ведении отдела кадров и охватывает учет лиц, принимаемых на работу, учет текущего личного состава и учет лиц, которые освобождаются от соответствующей должности. Своевременность предоставления сведений о кадровых изменений и передвижений непосредственно влияет на качество учета начисления и расчетов по заработной плате. Вместе четкость бухгалтерского учета указанного направления является результатом продуманной классификационной системы учета личного состава. Итак, стоит говорить об организации учета личного состава работников учреждения или организации как составную организации бухгалтерского учета заработной плати.
Учет личного состава осуществляется по следующим направлениям:
определения нормативной базы;
определение состава и численности работников;
разработка классификационной системы по личному составу;
организация носителей информации по учету личного состава працивникив.
К инструктивной базы относятся следующие нормативные документы:
Приказ Министерства статистики Украины от 09.10.95 № 253 «Об утверждении типовых форм первичного учета»;
Приказ Министерства финансов Украины от 28.01.02 № 57 «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета».
Вспомним, что общая численность работников бюджетных учреждений устанавливается штатным расписанием, утвержденным вместе с другими документами о выполнении бюджета в 2002 году, приказом Министерства финансов от 28.01.02 № 57. Штатное расписание бюджетного учреждения представляет собой утвержденный высшим учреждением перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей (вакансий) и должностных окладов за структурными подразделениями учреждения. Штатное расписание является основой для составления и последующего утверждения смет бюджетных учреждений. Штатное расписание составляет руководитель планово-финансового отдела на основе штатных нормативов, которые представляют собой установленное количество должностей различных категорий работников отношении отдельных категорий массовых мероприятий, видов учреждений здравоохранения, образования, культуры и т.д.. Количество вакансий по типовым штатам той или иной категории учреждения зависит от показателей объемов деятельности последних (для больниц - количество мест, лижкоднив, для амбулаторно-поликлинических учреждений - количество посещений больных, количество больных, количество помещений, площадей помещений, для школ - типы школ, количество классов, для высших учебных заведений - видов последних т.п.). Штатные нормативы и типовые штаты для бюджетных учреждений разрабатываются и утверждаются соответствующими отраслевыми министерствами. Фактическая штатная численность не должна превышать количества штатных должностей по штатному расписанию установи.
Прием на работу в бюджетные учреждения осуществляется при наличии свободных рабочих мест. Зачислении работника в штаты учреждения сопровождается присвоением ему табельного номера, который представляет собой кодифицированный символ идентификации указанного лица как работника конкретного учреждения. Табельные номера разрабатывает отдел кадров учреждения. Присвоения табельных номеров может осуществляться как по категории персонала (основные работники; вспомогательный персонал; административно-хозяйственный; младший обслуживающий), так и по принадлежности к структурного подразделения. В процессе разработки табельных номеров каждой категории работников или каждому структурному подразделению выделяется соответствующая серия табельных номеров (ректорат - № 1-20, факультет экономики и управления - № 21-220, факультет маркетинга - № 221-370, факультет информационных систем и технологий - № 371-450 и т.д..).
В дальнейшем табельный номер работника фиксируется во всех первичных и сводных документах по учету личного состава, труда, заработной платы. В случае увольнения или перевода работника в другое подразделение его номер остается свободных три роки.
К носителям учета личного состава работников, которые выступают носителями информации относительно первоначального этапа бухгалтерского учета, относят:
приказ о приеме на работу ф. П-1;
приказ о переводе на другую работу (ф. П-5);
приказ о переводе на другую должность (форма свободная)
приказ о прекращении трудового договора (контракта) (ф. П-8).
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. П-1) применяется для учета принятых на работу, заполняется в отделе кадров на всех работников. Заключен и завизирован начальником отдела кадров или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа в необходимых случаях является направлением на переговоры и пропуском в структурных подразделениях для ознакомления с условиями работы. Руководитель структурного подразделения делает заключение о возможности зачисления: с отметкой в проекте приказа (кем может быть принят на работу тот, кто нанимается, с каким окладом и продолжительность испытательного срока). Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, в случае необходимости медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарной минимума и другие отметки проставляются на оборотной стороне форми.
Приказ по приеме на работу работника, которому устанавливают оклад, визируется в соответствующей службе предприятия (организации) для подтверждения вакантной должности и оклада, устанавливаемые по штатному расписанию. Подписанный руководителем предприятия (организации) приказ (распоряжение) объявляется работнику под розписку.
На основании подписанного приказа отдел кадров заполняет документ первичного учета ф. П-2 «Личная карточка» и делает соответствующие записи в трудовой книжке. Один экземпляр приказа передается в бухгалтерию для открытия лицевого рахунка.
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. П-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах. Приказ (распоряжение) завизовуе начальник структурного подразделения предыдущего и нового места работы и подписывает руководитель организации или учреждения. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для проведения соответствующих записей в личном рахунку.
Приказ о переводе на другую должность имеет свободную форму и применяется при переводе работника на другую должность. Порядок его оформления аналогичен порядку относительно предыдущего наказу.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. П-8) используется при увольнении работников, заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением тех, которые освобождаются вышестоящим органом. Подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем организации или учреждения. Один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с працивником.
Перечисленные носители информации по учету личного состава в день их оформления должны быть переданы работником отдела кадров в соответствующий сектора (группы) бухгалтерской службы для осуществления проверки и фиксации данных в регистрах аналитического и синтетического учета.
7.1. Основные задачи учета труда , заработной платы и стипендий 7.3. Учет выработки работников