Глава 10 Организация делопроизводства и оценка эффективности работы кадровых служб Основные требования к организации делопроизводства кадровых служб
Осложнения современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документивежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, требуются значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.
От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.
Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает решение ряда вопросов:
в о - п е р в ы х, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;
в о - в т о р ы х, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадровых служб;
в - т р е т ь и х, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждого сотрудника;
в - ч е т в е р т ы х, постоянного повышения квалификации и культуры труда персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и другие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и в организации;
в - п я т ы х, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано должным образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в роботи.
Под благоприятными условиями труда понимают совокупность факторов производственной среды, которые положительно влияют на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Такими факторами являются санитарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).
Рабочие места сотрудников кадровой службы должны оснащаться согласно должностных категорий и инструкций. При планировании и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров рекомендуется учитывать следующие требования:
1) устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;
2) размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;
3) материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;
4) средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они будут нужны;
5) для быстрого и безошибочного нахождения документов использовать разные по цвету папки.
Рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам и табельщика показаны соответственно на рис. 17 и 18.
Классификация документив
Закон - правовой акт высшего органа государственной власти, обладающий высшей юридической силой. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами государственного управления с целью решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления определенных стабильных правил повединки.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем (главным образом коллегиального органа государственного управления) с целью решения определенных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и громадян.
Решение - правовой акт исполнительных комитетов, принимаемый в коллегиальном порядке для решения наиболее важных вопросов их компетенции.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения, организации с целью решения важнейших оперативных вопросов. Приказы издаются как во исполнение нормативных документов вышестоящих органов, так и в инициативном порядке для руководства внутренней деятельностью установи.
Перечисленные нормативные акты составляют основу разработки и формирования документов кадровых служб при управлении персоналом на производстве. В особую группу документов входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, которые применяются для передачи срочных сообщений, указаний, отчетов, справок и т.д. Отчетные документы - это различные державни
статистические отчеты о работе с кадрами, результаты анализа качественного состава кадров, текучести кадров и др. К документам по личному составу относятся приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, связанные с личных справах.
По п р о и с х о ж д е н и ю документы бывают служебные и личные. Сервисные называют документы, отражающие деятельность предприятий, организаций и их отдельных подразделений; личными - письма, заявления, составленные отдельными лицами (заявления о приеме на работу, о предоставлении отпуска без содержания и т. д.).
За м е с т ув в с н и к н о в е н и документы делятся на внешние и внутренние. К внутренним относятся документы, которые создаются и применяются внутри данного учреждения, к внешним - документы, поступающие из других организаций, предприятий, установ.
За с р о ч н о с т и различают документы весьма срочные, срочные и несрочные. Очень срочные и срочные требуют исполнения ранее общего срока, установленного нормативными актами для выполнения такого рода документов. Срочность, как правило, указывается в резолюции руководителя или на документе проставляется гриф "В. срочно" или "Срочно", что означает внеочередность и немедленному исполнению. С несрочных документами работают по общим правилам и никакого грифа на них не ставлять.
По г л а с н о с т и различают документы секретные, несекретные и для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности "Совершенно секретно", "Секретно" или "К". С секретными документами работают сотрудники, имеющие к ним доступ. Несекретные документы могут публиковаться в открытой преси.
По ф о р м е документы делятся на индивидуальные и типовые. Индивидуальными называют документы, текст которых характерен для каждого создаваемого заново документа и не повторяется в других. Типовые документы отражают однотипные управленческие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца (личный листок по учету кадров, личная карточка, приемная записка идр.). Постоянная часть таких документов печатается на бланке, а переменная оформляется работником кадровой службы от руки или заполняется в отдельных случаях на пишущей машинке или ЭВМ (например, оформления наградного листа).
За с р о к а м х р а н е н и документы бывают постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) зберигання.
За с т а д и я м и з д а н и документы можно представить в виде черновика, оригинала, копии и дубликата. Черновик - документ в предыдущей редакции. Оригинал (оригинал) - это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с предъявляемыми требованиями. Оригинал имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующим должностным лицом. Копия - точное воспроизведение оригинала с пометкой в правом верхнем углу "Копия". Копии могут быть простые и заверенные (нотариальной конторой, отделом кадров, руководителем и т. д.).
Иногда нужно воспроизвести не весь документ, а только его часть. Тогда делают выписку (например, из трудовой книжки, из приказа и т. п.). Разновидность копии - дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа (например, дубликат трудовой книжки). Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал.
Реквизиты документив
В настоящее время применяется подсистема унифицированных форм документов по кадрам предприятий и организаций. Эта подсистема является составной частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Цель ее разработки - создать унифицированные документационное комплексы, пригодные для использования в АСУ и в условиях традиционных методов обработки документов. Эта подсистема документов рекомендуется для использования на всех уровнях управления. В нее входят унифицированные формы документов, обеспечивающих реализацию задач по приему, переводу, увольнению, поощрение работников, предоставления им отпусков, оформление дисциплинарных взысканий, а также инструкция по применению унифицированных форм документив.
Реквизиты документив
Документы необходимо составлять и оформлять в соответствии с формуляром, принятым для разновид-
ности кадровых документов. Формуляр документа называется совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности стандартом. Реквизит документа - это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие в с н о в н ы е р е к в и з и т ы: назначения (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и ин
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление) автор, место жительства автора, наименование вида документа (заявление), текст; подпись составителя, дата составления. В заявлении не принято писать предлог "от" (кого). Заявление рекомендуется составлять на бумаге формата А4. Это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое оно подшивается. Примерно так же оформляются другие заявления по личному составу. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения является основанием для издания приказа о приеме на роботу.
Любой документ должен быть оформлен юридически грамотно и содержать правильные сведения о всех событиях, которые освещает автор. Он должен быть предельно кратким (но не в ущерб содержащейся в нем информации), а также грамотным и понятным каждому. Документ необходимо составлять на специальных бланках или стандартных листах бумаги. В случае исправления в документах делается специальная оговорка "исправленному на стр. ... верить", которая заверяется подписью и печатью. При перечеркивания необходимо стараться, чтобы было видно исправлен текст.
Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой указывается основание составления документа; во второй - излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. При подготовке текста документа рекомендуется использовать следующие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности предприятия, организации (доклады, отчеты и т. п.), делятся на разделы или глави.
Каждый раздел должен иметь заголовок, отражающий его змист.
Необходимо заменять сложные предложения простыми, применяя устойчивые словосочетания, а также использовать в основном прямой порядок слив.
В распорядительных документах нужно употреблять только глаголы в неопределенной форме (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т. п.).
Стиль и язык служебных документов должны отвечать следующим правилам:
соблюдать требования официально-делового стиля и норм современного языка;
использоваться слова, закрепленные практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и др.);
широко применяться термины юридического и бухгалтерского характера (исковое заявление, претензия, дебет, кредит и т. д.);
необходимые унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах. Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотнисть.
Все документы должны свидетельствовать. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, наприклад
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, в финансовых документах, актах, характеристиках). В таком случае подписи располагают один под другой (через 1,5-2 межстрочных интервала) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: "В. о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет пидписувати.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ. Печатью не заверяются служебные письма на бланках организаций, пидприемств.
Отдельные виды документов после их подписания утверждаются. Это особый способ удостоверения документов, санкционирует распространение их действия на определенный круг лиц. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Реквизит утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
Как правило, утверждают следующие виды документов: положения (об организациях, предприятиях, структурных подразделениях и др.); уставы предприятий и организаций, отчеты и балансы; штатные расписания, структуры; текущие и перспективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема и передачи дел, отдельные разновидности протоколов и др. В утвержденные документы не разрешается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, утвердил документ.
Важным моментом в работе с кадровыми документами является их с о г л а с о-в а н и е. Прежде чем утвердить или подписать документ, его необходимо согласовать, то есть поставить подпись (визу) должностного лица, имеющего отношение к тексту документа . Согласование должно обеспечить правильное решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности, соответствия змисту
документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию отдела, выдавшего документ. Согласование документов может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование проводится с различными подразделениями и должностными лицами своего предприятия, внешнее - с подчиненными и неповиновение организациями.
Внутреннее согласование обычно оформляется визированием проекта документа. Виза состоит из подписи визирует и даты согласования. Замечания и дополнения к документу излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается запись: "Замечания прилагаются".
| литература | Документационное обеспечение управления кадрами |