8.4. Учет расходов
Основным направлением бухгалтерского учета бюджетных учреждений выступает учет расходов. Учитывая основная задача бюджетных учреждений относительно конечного результата (отчетного периода) деятельности - выполнение сметы доходов и расходов - которое определяет, по сути, второе название учета бюджетных учреждений, а именно учет исполнения сметы доходов и расходов, это утверждение является несомненным. Учитывая это организация учета расходов является приоритетною.Учет расходов бюджетных учреждений охватывает следующие направления:
определение нормативной базы:
классификация расходов;
разработка рабочей номенклатуры расходов;
организация планирования расходов;
организация учетных номенклатур;
организация носителей учетной информации.
Основным нормативным документом, определяющим состав и структуру расходов бюджетных учреждений, является Приказ Министерства финансов Украины от 27.12.2001 № 604 «О бюджетной классификации и ее внедрении». Согласно указанному документу выделяют следующие виды классификации расходов бюджета:
функциональную;
ведомственную;
программную;
економичну.
Первые три классификационные группы выполняют адресную функцию относительно расходов соответствующих распорядителей средств в целом и имеют достаточно ограниченное использование в процессе бухгалтерского учета, а именно коды классификаций выступают одним из основных реквизитов учетных регистров. Экономическая классификация расходов, в отличие от предыдущих, имеет непосредственное применение в рамках системы бухгалтерского учета, поскольку именно по ее кодов осуществляется планирование и учет расходов бюджетных установ.
Указанным нормативным документом утвержден общую классификацию расходов, которая определяет направленность как расходов бюджета в целом, так и распорядителей средств частности (доп. 10). В рамках указанной классификации выделены следующие основные направления:
1000 - текущие расходы;
2000 - капитальные расходы;
3000 - нераспределенные расходы;
4000 - кредитование за вычетом погашення.
В рамках каждого из направлений выделяются многоуровневые коды экономической классификации расходов в общем количестве семьдесят найменувань.
Очевидно, что из-за большого количества КЭКР и учитывая разнородную специфику деятельности бюджетных учреждений главный бухгалтер каждого бюджетного учреждения должен разрабатывать рабочую сокращенную экономическую классификацию расходов. Указанная работа осуществляется на следующий отчетный период до начала планирования деятельности, то есть перед составлением проекта сметы доходов и расходов. Разработке рабочей экономической классификации расходов предшествует изучение состав каждого из кодов экономической классификации, результаты которого уместно оформить в виде табл. 8.2.
Подробная характеристика каждого из кодов четвертого уровня позволяет полностью идентифицировать расходы бюджетных учреждений. Определим, что в разработанной таким образом классификации следует выделять общие и специфические коды экономической классификации расходов. К первым относятся:
1111 - заработная плата;
1113 - выплаты по временной нетрудоспособности;
1120 - начисления на заработную плату;
1131 - приобретение предметов снабжения и материалов, оплата услуг и другие расходы;
1134 - мягкий инвентарь и обмундирование;
1135 - оплата транспортных услуг и содержание транспортных средств;
1137 - текущий ремонт оборудования, инвентаря и зданий; техническое обслуживание оборудования;
1138 - услуги связи;
1140 - расходы на командировки;
1160 - оплата коммунальных услуг
2122 - строительство (приобретение) административных объектов;
2132 - капитальный ремонт и реконструкция административных объектов.
Другие коды экономической классификации специфические. Это, в частности, следующие коды:
1132 - медикаменты и перевязочные средства - используется в учреждениях здравоохранения и лечебно-ветеринарных учреждениях;
1133 - продукты питания - применяется для отображения данного направления расходов в медико-профилактических учреждениях различного профиля, домах-интернатах, общеобразовательных учебных заведениях, детских домах, детских дошкольных учреждениях, профтехучилищах, высших учебных заведениях;
1136 - аренда и эксплуатационные услуги - применяется учреждениями, является арендаторами;
1342 - стипендии - используется высшими учебными заведениями, профессионально-техническими училищами;
1150 - материалы, инвентарь, строительство, капитальный ремонт и мероприятия специального назначения, имеющих общегосударственное значение - применяется военными частями системы Министерства обороны, Министерства внутренних дел, Службы безопасности Украины и т.п..
На основании общих планов хозяйственной деятельности, профиля конкретной бюджетного учреждения главный бухгалтер определяет окончательный состав рабочей классификации с оформлением ее в указанном порядку.
Состав и детальная структура рабочей классификации расходов берется за основу при планировании расходов на будущий отчетный период.
Планирование расходов бюджетных учреждений осуществляется при составлении проекта сметы доходов и расходов на следующий бюджетный год. Порядок планирования расходов подробно рассмотрены в подразделе. 8.2, а потому остановимся на основных организационных моментах. Чтобы получить максимально объективные показатели относительно будущих расходов, каждое бюджетное учреждение должно осуществить комплекс организационных заходив.
Своевременное доведение и разработка предельных объемов расходов из общего фонда бюджету.
Главные распорядители средств на основании проекта соответствующего бюджета на следующий год, доведенного до них Минфином, Минфином Автономной Республики Крым, местными финансовыми органами в виде сведений о предельных объемах расходов общего фонда устанавливают предел расходов для низших распорядителей средств. Доведение указанных показателей должно осуществляться оперативно, с применением средств электронной или курьерской почты в день их окончательного формування.
Мобильная подготовка проекта кошторису.
Ниже распорядители средств по факту получения бюджетных показателей формируют последний вариант проекта сметы доходов и расходов на основе уже подготовленного базового варианта.
При этом созданию базового варианта предшествует: разработка рабочей классификации расходов, формирование системы общехозяйственных и производственных плановых показателей, группировки учетных данных отчетного периода по соответствующим направлениям. Все указанные виды работ должны быть формализованы в виде расчетных таблиц, схем, аналитических справок и других средств наглядности в удобной для применения форме. Качество подготовленных материалов позволит не только достичь реальных показателей, но и обеспечить выполнение следующего этапа робит.
Тщательное обоснование проекта сметы. Указанный вид работ является завершающим в планировании расходов бюджетных учреждений, но учитывая значительные ограничения и четкую регламентацию объемов бюджетных ассигнований крайне ответственным. Степень обоснованности запланированных расходов (по детализации каждого из показателей), пидтвердженисть цифрового материала объемам запланированных мероприятий, целесообразности проведения последних, правильности их распределения в пределах рабочей классификации расходов непосредственно влияет на то, будет ли утвержден представленный к рассмотрению высшей учреждении проект сметы доходов и расходов. Весомым элементом обеспечения указанных позиций являются высокий профессионализм главного бухгалтера, который достигается постоянным совершенствованием практических навыков, изучением опыта мировой и отечественной практики и науки.
Организация учетных номенклатур по направлению «Учет расходов» осуществляется по кассовым фактическими расходами в разрезе кодов рабочей экономической классификации расходов. Базовый состав учетных номенклатур, применяемых по рассматриваемым направлением учета, представлены в табл. 8.4.
Состав первичных носителей относительно направления учета достаточно разнообразным:
по фактическим расходам - документация по поступлению необоротных активов, расходные документы по запасам, первичная документация по начислению заработной платы и стипендий, акты приемки выполненных работ и т.п.;
по кассовым расходам - платежные документы на осуществление выборки денежных средств с регистрационного, текущего, личного рахункив.
Основными учетными регистрами являются карточки аналитического учета по видам расходов, утвержденные приказом Государственного казначейства Украины от 06.10.2000 № 100.
Карточку аналитического учета кассовых расходов учреждение открывает ежемесячно по каждому коду программной классификации расходов, по общему и специальному фонду, по каждому виду средств специального фонда, а в централизованных бухгалтериях - по каждому учреждению. Карточка ведется согласно кодам экономической классификации расходов по позициям:
кассовые расходы на начало месяца
всего за месяц;
возмещено кассовых расходов за месяц;
всего кассовых расходов с начала року.
Записи в карточку осуществляются ежедневно на основании выписок органов Государственного казначейства (учреждения банка). Оформленную по данным месяца карточку подписывает исполнитель и проверяет руководитель расчетной группы или сектора, о чем вышеуказанной последней лицом делается отметка в картци.
Карточка аналитического учета фактических расходов ведется в порядке аналитическом приведенном, однако записи в ней осуществляются на основании данных мемориальных ордерив.
Общую схему движения информации по направлению учета расходов наглядно рис. 8.7.
| 8.3. Учет доходов специального фонда | 8.5. Учет затрат |