3.1 Методологические основы и задачи организации процесса управления
3.1.1. Сущность понятия «организация»Слово «организация» относится к числу наиболее часто употребляемых. Это объясняется омонимичностью его как термина. Оно употребляется как минимум в трех значениях:
организация как система;
организация как состояние;
организация как процесс. Организации как системе присущи:
^ Целостность - предполагается, что система представляет собой совокупность конкретных элементов с присущими только им свойствами и характером взаимосвязи. Таким образом, система выделяется из бесконечного разнообразия объектов материального мира; ^ делимость - предполагается, что система допускает деление ее на подсистемы и элементы, которые, в свою очередь, обладают системными свойствами. Сама же исследуемая система входит в более широкую совокупность элементов, т.е. в систему более высокого уровня. Для организационных систем характерно наличие цели - одно и то же множество взаимосвязанных элементов представляет различные системы в зависимости от цели, по которой она рассматривается. Так, например, станок является системой, предназначенной для выполнения определенных технологических операций. А для инженера-исследователя это - система, предназначенная для получения динамических или эксплуатационных характеристик. В по-
висимости от цели исследуются те или иные свойства элементов системы и их связь.
Функционирование системы как единого целого обеспечивается связями между ее элементами. Известны три типа связей:
^ Функционально необходимы - посредством их формируются отношения, определенные для данной системы (например социально-экономической) отношения управления, подчиненности, социальные отношения и т. д.;
^ Синергический (совместного действия) - при совместных действиях некоторых частей элементов системы они обеспечивают увеличение общего эффекта этих действий до величины, превышающей сумму эффектов от тех же частей, действующих независимо;
^ Избыточные - лишние или суперечливи.
Когда идет речь о состоянии системы, то имеется в виду ее организованность, т.е. наличие определенного порядка или степень упорядоченности системы, в том числе в ее строении и функционуванни.
Многие недостатки производственной деятельности объясняются организационными причинами. Поэтому повышение организованности на основе применения теории организации и ее законов - важный резерв повышения эффективности производственных систем.
Организация как процесс есть проявление общественной деятельности, возникшая на основе общественного разделения труда. Функциональному назначению организации в этом смысле является создание новых и качественное совершенствование созданных и функционирующих систем любого вида. Поэтому организовать - значит или создать новую систему, или улучшить состояние предыдущую в процессе ее функционирования в соответствии с различными внутренними и внешними умовами.
Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкретность организации обусловливается ее объектом. Для производственной системы большое значение имеет организация производства, труда и управлиння.
Организация как процесс осуществляется людьми. Она оформилась в огромный по масштабам самостоятельный объект, поэтому выделилась также и особая группа профессиональных работников, которые называются специалистами по организации производства, труда, управления. В своей практической деятельности они широко используют организационные методы, обеспечивающие реализуемость организационных воздействий. Применение мер организации как средства качественного совершенствования систем предполагает наличие общих организационных основ. Таковы объективные законы организации.
Организация процесса управления, как и любая организация вообще, предполагает распределение и закрепление работ по этапам, регламентирования и нормирования их последовательности и сроков, установление меры дисциплинарных взысканий, введение обязательных требований осуществления процесса управлиння.
Организация процесса управления - это всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления. Иначе говоря, это целесообразное построение процесса управления во времени и пространстве в соответствии с потребностями согласования совместной работы в социально-экономической системе с задачами повышения эффективности управления виробництвом.
Организация процесса управления включает установление:
• необходимой последовательности выполнения различных его циклов, этапов, стадий и операций, а также возможной и необходимой в определенных условиях параллельности выполнения различных работ;
• временных границ выполнения работ определенного вида и их группировка с факторами интенсификации управления;
• четкого порядка поступления необходимой и достаточной информации для нормального и своевременного осуществления каждого из этапов процесса управления и всех его операций;
• порядок участия различных звеньев системы управления по этапам процесса управления;
• процедур процесса управления как обязательных операций для определенного вида работ (операций согласования, обсуждения, визирования, утверждения, информирования и т.д.).
3.1.2. Общие законы организации
В хорошо организованных системах каждый элемент (как часть) необходим для поддержания и функционирования целого и вне целого существовать не может. Иначе говоря, часть необходима для существования целого, а целое необходимое для существования частини.
Основной закон организации - закон синергии - заключается в том, что сумма свойств (потенциалов, энергии, качеств) организованного целого превышает «арифметическую» сумму свойств, которые есть у каждого, кто входит в состав целого отдельных элементов. При этом под свойством элемента понимается характеризует его состав параметров, их взаимозависимость, изменения в часи.
На существо этого закона обращали внимание философы и экономисты А. А. Богданов, П. Самуэльсон, П. Канохин и др. Г. Хаген в своей работе «Синергетика» (М.: Мир, 1986), исследуя химические, физические и биологические системы, установил, что большое количество «систем проявляет впечатляющие аналогии в поведении при переходе от неупорядоченного состояния к упорядоченному. Это сильный аргумент в пользу того, что функционирование таких систем подчиняется одним и тем же фундаментальным принципам ». И далее он резюмирует: «После осмысления того факта, что кооперация многих подсистем любой системы подчиняется одним и тем же принципам независимо от природы подсистем, я пришел к выводу, что пора искать эти аналогии на стыках различных наук - в той области исследований , которую я называю синергетикой ».
Необходимо отметить, что специалисты, представляющие различные отрасли знания, похожим образом формулируют основной организационное соотношение. Оно действительно носит общий характер, так как присутствующая в системах различной природы. В абстрактном виде закон синергии можно представить так:
Эффект синергии возникает за счет взаимного соучастия, взаимодействия элементов, находящихся в рамках целого. Он имеет различные практические приложения. В социально-экономических системах этот организационный эффект подвергается разложению на такие составляющие, как специализация, синхронность, ритмичность, однонаправленность. Взаимоусиление организации - вот источник ее дополнительной енергии.
Потенциал системы (социально-экономической) больше суммы потенциалов ее частей только при определенных условиях. Если эти условия не соблюдаются, он равен, а то и меньше суммы потенциалов частей. Если в бригаде каждый будет делать продукт от начала до конца так, как будто рядом никого нет, то он сделает не более, чем без бригады, а если члены бригады будут мешать друг другу, то сделают еще меньше, чем каждый окремо.
Предприятия создаются для получения эффекта усиления индивидуальных действий. И его значение для общества настолько велика, что организацию смело можно назвать одним из величайших изобретений человечества, хотя она и совершенствуется очень и очень повильно.
Закон единства анализа и синтеза состоит в том, что процессы разделения, специализации, дифференциации и т. п., с одной стороны, необходимо дополняются противоположными процессами - соединения, универсализации, интеграции и т. п. - с иншого.
Использование этого закона предусматривает выбор признаков или оснований сначала для разделения (классификации), а затем для соединения (группировки) в новые классы. Существенно важно при этом установить сравнительные «плюсы» и «минусы» допустимых вариантов как раздела, так и соединения, а также их влияния на результаты (эффективность) дияльности.
Рассматриваемый закон во всех случаях выражает требование разделения действующих систем на следующие подсистемы, перегруппировка (трансформация) которых в новые системы обеспечивала бы их эффективное функционування.
Закон пропорциональности предполагает необходимость определенного соотношения между частями цилого.
Закон композиции выражает следующее требование: цель деятельности подсистемы одновременно является одной из подцелей деятельности всей системи.
Согласно закону самосохранения каждая реальная физическая (материальная) система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свои ресурси.
Закон организованности - информированности свидетельствует, что в системе не может быть больше порядка, чем информации.
Закон онтогенеза определяет, что каждая организация проходит в своем развитии следующие фазы жизненного цикла: становление - расцвет - згасання.
В заключение необходимо отметить, что универсальные законы организации действуют не изолированно, а во взаимосвязи.
3.1.3. Принципы организации процесса управлиння
Существует достаточно большая группа принципов, отражающих динамику управления и выступают в качестве основных правил построения организации процесса управления. Вот основные из них.
• Организация процесса управления должна обеспечивать максимально возможную управляемость. Категория «управляемость» - это качественная характеристика процесса управления. Система управляемая, если в заданное время достигает цели управления и заключается при этом в ограничения по ресурсам. Система неуправляема, если не достигает цели, плохо управляемая, если достигает намеченной цели не точно, а приблизительно или выходит за установленные ограничения по ресурсам. Степень управляемости определяется соотношением управляемых и неуправляемых процессов в системе управлиння.
^ Процесс управления должен быть ориентирован не на устранение возмущающих воздействий, а на достижение поставленных целей. Цель должна быть организационным фактором процесса управления. Для этого необходимо организационное оформление целевых установок процесса управления, их использование в качестве критериев оценки, контроля, стимулирования и т. д.
• Организация процесса управления должна обеспечивать всесторонний учет существующих условий работы, соединения при учете общего и особенного, типичного и конкретного.
• Организация процесса управления должна обеспечивать равномерность распределения работ по его этапах и по звеньям системы управления. Это обеспечивает ритмичность процесса управлиння.
• В целях процесса управления - обеспечением его последовательности, непрерывности, цикличности, ритмичности и т. д. - должно быть организовано информационное забезпечення
^ Необходимо стремиться к предельно возможного упрощения процедурной части при организации процесса управления, то есть нужно придерживаться принципа обоснованной необходимости соответствующих процедур, их организационной значущости.
• Эффективная организация предусматривает исключение или сведение к минимуму возвратно-поступательных путей процесса управления, особенно в межуровневого взаимодействия звеньев системы управлиння.
• Процесс управления должен быть организован так, чтобы максимально исключить влияние субъективных факторов и чтобы можно было достаточно успешно осуществлять его независимо от изменения кадрив.
^ Важную роль в организации процесса управления играет согласование процесса управления как в пространстве, так и во времени. Пространственное осуществления процесса управления часто оказывается несогласованным, несопоставимы с тимчасовим.
• В организации процесса управления большую роль играет рациональное сочетание регламентов, нормативов, инструкций. Необходима определенная степень регламентации и нормирования для отображения оценки общего и частного, устойчивого и случайного, типичного и того, что минае.
• Организационные формы использования современных технических средств должны соответствовать организации процесса управления и быть его неотъемлемым организационным елементом.
Эти и другие принципы организации процесса управления должны учитываться во всем комплексе и во взаимосвязи.
На основе приведенных общих законов организации и принципов организации процесса управления могут быть в общих чертах сформулированы некоторые вимоги.
Современное состояние экономики страны и крайняя необходимость вывода ее из экономического кризиса ставит целый ряд проблем, среди которых требования повышения эффективности управления производством является одним из основных. Эти требования в основных отраслях экономики страны включают:
• интенсификацию и ускорение процесса управления на основе научной его организации, широкого и комплексного использования персональных ЭВМ для выполнения рутинных операций;
• усиление целевой ориентации процесса управления, обеспечение целевой последовательности в решении проблем производства;
• сокращение циклов выработки управленческих решений за счет возможного упрощения процедурных операций процесса управления;
• информационное упорядочения процесса управления по временным и качественным характеристикам управленческого решения, широкое использование современной вычислительной, множительной техники и техники связи.
| 3. Организация и технология процессов управления | 3.2 Практика организации процесса управления |