19.5. организация тендеров и торгов

В мировой практике осуществления закупок через конкурсные торги являются наиболее распространенным средством. Особенно это касается крупных и средних проектов. Чем больше объем закупок предусматривается планом проекта, тем выше эффективность применения этой формы обеспечения его выполнения ресурсами. Используя фактор конкуренции поставщиков, она повышает вероятность выбора наиболее надежных из них, а также способствует снижению бюджетных расходов на выполнение проекту.
Предметом торгов может быть любой элемент из плана закупок:
подряды на строительство, капитальный ремонт предприятий в целом и отдельных их подразделений "под ключ";
выполнение комплекса строительных и монтажных работ;
монтаж, наладка и запуск оборудования;
проектирование;
разработка ТЭО;
управление проектом;
поставки комплектного технологического оборудования;
консультационные и другие послуги.
Организация и проведение торгов происходят по схеме, приведенной на рис. 19.2.
В зависимости от способов организации могут быть:
открытые торги;
открытые торги с предварительной квалификацией;
закрытые торги;
единичные торги.
При проведении первых двух видов торгов к ним привлекаются все желающие. Объявления (официальные сообщения) об их проведении публикуются в открытой печати, отчего их еще называют публичними.
Чаще всего открытые торги проводятся с целью получения типовых видов оборудования и материалов, работ и услуг, а также получения наиболее экономичных предложений от продавцов. Предварительная квалификация предусматривает получение предварительной информации от покупателей, анализ которой позволяет отсечь от непосредственного участия в конкурсе претендентов, имеющих недостаточно устойчивое финансовое состояние и не удовлетворяют требованиям руководства проекта с точки зрения технические и профессиональные возможности. То есть к участию в торгах привлекается предварительно отобранные у претендентив.
Закрытые торги обычно применяются при приобретении довольно дорогостоящего, прогрессивного, высокотехнологичного оборудования, а также при проведении технически сложных строительно-монтажных работ. В этом случае приглашение на участие в торгах направляется непосредственно в адрес известных производителей, подрядчиков и др.., Которые зарекомендовали себя такими, которые могут удовлетворить потребности заказчиков проекту.
Единичные торги применяются достаточно редко для проведения поставок со стороны монопольного владельца патента или уникальных розробок.
Выполнение всей организационной работы по проведению торгов осуществляет тендерный комитет или комиссия. В его функции входят:
разработка и распространение тендерной документации;
осуществление предварительной квалификации претендентов;
ознакомления и консультация претендентов с точки зрения условий конкурса;
обеспечение сбора, хранения и оценки оферт;
осуществления процедуры торгов;
принятие решения по результатам торгов и определение победителей с последующим представлением их на утверждение руководству проектом.
Тендерная документация - это комплект документов, который включает информацию о технологических, коммерческие, организационные и другие параметры предмета торгов, а также процедуру их осуществления. Тендерная документация составляется так, чтобы все потенциальные участники одинаково понимали ее смысл. Как правило, тендерная документация выкупается потенциальным участником конкурса. Зависимости от типа проекта и предмета торгов она может иметь как символическую стоимость, так и достигать нескольких десятков тысяч долларов США.
Если условия тендерной документации удовлетворяют поставщика, он посылает согласие в виде специально разработанной формы, которая называется оферт. Форму оферту разрабатывает тендерный комитет зависимости от типа торгов и его предмета. Необходимыми составляющими оферту есть общие сведения о продавце товаров (работ, услуг), техническая часть предложения, коммерческая часть предложения. Пример структуры оферту приведены в табл. 19.1.
Оферент, т.е. лицо, предоставляющее оферт, имеет право предоставить альтернативное предложение по предмету конкурсу.
Тендерный комитет принимает оферты в запечатанных конвертах и определяет время их открытия. Собственно, непосредственные рассмотрение присланных оферты и составляет сущность конкурсу.
Анализ и оценку предложений, поступивших на конкурс, осуществляет тендерный комитет с привлечением экспертов. Они определяют победителей конкурса, оферты которых наиболее полно отвечают проектным требованиям и являются наиболее привлекательными с коммерческой точки зрения.
19.4. управление закупками в проекте 20. Процессе осуществления контроля в проектном менеджменте