20.1. процессы контроля в проектном менеджменте

Основные цели контроля в проектном менеджменте имеют определенные отличия от осуществления этой функции управления в условиях текущей деятельности фирмы. Если контроль предназначен для обеспечения выполнения плановых показателей, то в условиях проекта такая постановка вопроса не соответствует сутнис-ным признакам проекту.
Проект - это прежде всего уникальное дело. Любая уникальность определяет неопределенность как прохождение самого процесса, так и ожидаемых результатов. А в случае реализации новых бизнес-идей, ход которых включает необходимость решения многих творческих задач, такая неопределенность значительно возрастает. В таких условиях разработка плана, который бы учитывал все аспекты будущего процесса его выполнения, маловероятно. А если при этом контроль будет сосредоточен на обеспечении выполнения такого плана, то он будет способствовать лишь углублению негативных последствий от плановых прорахункив.
Поэтому система контроля выполнения проекта должна быть частью общей системы управления проектом, между элементами которой являются обратные связи и возможности изменения задач, которые были установлены ранее. В общем виде система управления с обратной связью представлена на рис. 20.1.
Система имеет вход, выход и сам процесс выполнения, который можно отнести к любой части проекта, начиная от элементарной проектной работы. Еще до окончания формирования выходных параметров они контролируются, сравниваются с установленными параметрами и в случае их несоответствия анализируются причины отклонения, по результатам которого принимаются соответствующие управленческие ришення.
Чем раньше будут установлены эти отклонения и определены их факторы, тем эффективнее функционировать система контроля проекта. Именно на это и направлены процессы контроля в проектном менеджменти.
Требования к осуществлению процессов контроля производятся до начала реализации проекта с участием заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой, структуру отчетов и ответственность за их представления, порядок принятия решений. Создание эффективной системы контроля проекта предусматривает:
тщательное планирование всех проектных работ, выполнение которых необходимо для завершения проекту.
точную оценку времени, ресурсов и витрат.
учет порядка выполнения работ в разрезе времени, ресурсов и витрат.
постоянную переоценку времени и затрат, необходимых для выполнения части работ, залишилися.
многократное сравнение фактического выполнения и расходов согласно календарному плану и бюджетом.
Для того чтобы эти условия были реализованы, система контроля должна строиться на следующих принципах.
Наличие конкретных планов. Невозможно ввести качественный контроль относительно планов, которые составлены ненадлежащим образом. Планы должны быть содержательными, четко структурированными, фиксированными. Поэтому прежде всего нужно обеспечить качество планирования в соответствии с требованиями, которые были рассмотрены в главе 6 настоящего курсу.
Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны освещать состояние проекта относительно первоначальных планов на основе единых критериев. Для этого нужно определить простые процедуры подготовки и получения отчетов. Для каждого вида отчетов нужно четко установить соответствующие сроки представления. Результаты отчетов необходимо обсуждать на нарадах.
Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определиться, соответствует существующая ситуация запланированной, и если нет, то определить причины отклонений и оценить их последствия для соблюдения параметров реализации проекта. Оценка последствий предусматривает прогнозы относительно соблюдения сроков выполнения проектов и бюджета, содержания следующих работ и возможного качества их результатив.
Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, которые реализуются на основе управленческих решений и направлены на предотвращение негативного влияния отклонений на конечные результаты проекта. В некоторых случаях такие действия могут привести к пересмотру плановых заданий. Именно это не является проблемой. Главное, чтобы просмотр плана был своевременным и соответствовал реальным условиям его виконання.
Процессы контроля проекта подразделяются на основные и вспомогательные и учитывают:
общий контроль за изменениями - координацию изменений по проекту в целом;
ведение отчетности по проекту - сбор и предоставления отчетной информации о ходе реализации проекта, учитывая прогноз последствий отклонений;
контроль изменений содержания;
контроль расписания - контроль изменений в календарном плане проекта;
контроль расходов - отслеживание отклонений от плановых затрат ресурсов и исполнения бюджета проекта;
контроль качества - отслеживание конкретных результатов проектных работ для определения их соответствия установленным плановым нормам и принятие необходимых решений, направленных на устранение факторов, которые приводят к нарушению характеристик качества;
контроль риска - реагирование на изменения уровня риска в ходе реализации проекту.
Основным отличием построения системы контроля в проектном менеджменте является ее направленность на своевременное выявление возможных отклонений от сроков выполнения проекта и затрат от запланированных. То есть заранее следует быть уверенными, что план, который касается уникального продукта, вероятнее всего не может учесть всех аспектов внедрения новшества, а потому его точное выполнение вряд ли возможно. Но если своевременно выявить эти недоработки и внести в план соответствующие коррективы, главная задача проектного менеджмента - обеспечить практическую реализацию бизнес-идеи - становится более реальным.
20. Процессе осуществления контроля в проектном менеджменте 20.2. мониторинг проектных работ