20.3. контроль стоимости. метод освоенного объема

Необходимость контроля стоимости возникает вследствие возникновения факторов, которые приводят к возможности перерасхода бюджета проекта. Он направлен на управление изменениями с целью уменьшения негативных последствий этих факторов. Контроль стоимости включает:
отслеживания стоимостного исполнения для своевременного выявления отклонений от плановых заданий;
гарантирования того, что все соответствующие изменения точно отражены в стоимостной основе;
предотвращения включению в стоимостную основу неправильных, несоответствующих или неутвержденных изменений;
информирование соответствующих заинтересованных лиц о утверждены изменения;
• исправление ошибочных или не совсем обоснованных решений, которые были запланированы ранише.
Контроль стоимости имеет три составляющие. Прежде всего это собственно учетная функция. Она предусматривает оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов. Вторая, аналитическая функция предполагает действия по выявлению причин отклонений, причем как негативного, так и позитивного плана. Третья - это прогнозная составляющая, то есть оценка фактического объема расходов на конец реализации проекта (стоимость по завершении).
Контроль стоимости должна быть максимально интегрированным с другими процессами контроля. Это необходимо для предотвращения негативных последствий в других параметрах проекта при корректировке стоимостных параметров. Например, желание снизить бюджетные расходы может способствовать задержке выполнения проекта в целом или ухудшить качество проектного продукта, что гораздо хуже, чем перерасхода бюджету.
Контроль стоимости осуществляется с помощью двух основных методов: традиционного и метода освоенного обсягу.
Традиционный метод контроля использует следующие показатели: плановые (бюджетные расходы) и фактические витрати.
Плановые (бюджетные) расходы - это бюджетная стоимость работ, запланированных по расписанию, или количество ресурса, который должен быть использован до установленного срока (дата).
Фактические расходы - это стоимость фактически выполненных работ на определенную дату, или количество ресурса, фактически использована для установленного термину.
Различия по расходам согласно традиционным методом определяется как простая разница между плановыми и фактическими расходами (рис 20.2).
Этот метод прост в использовании, однако у него есть один существенный недостаток. Он заключается в том, что при его применении не учитывается влияние отклонений по календарным планом выполнения работ. Например, в результате сравнения может оказаться, что фактические расходы составили 97% от запланированного уровня. Но делать выводы об имеющейся экономии бюджетных средств было бы весьма опрометчиво. Может случиться, что это отклонение происходит на фоне задержки выполнения работ, то есть при фактическом завершении к установленному сроку только 75% из них. То есть нужно говорить о значительном преувеличения бюджетных расходов, а не навпаки.
Этот недостаток, который может привести к неправильным выводам, устраняется при использовании метода освоенного объема. Он основывается на отношении фактических затрат к объему работ, которые должны быть выполнены в срок. Т.е. освоенный объем - это плановая стоимость фактически выполненной работы или количество ресурса, которую нужно было использовать в определенный час.
То есть само определение освоенного объема никак не связано с фактическими затратами по проекту или отдельными роботами.
Отклонение по затратам согласно методике освоенного объема определяется как разница между фактическими затратами ресурса и освоенным объемом, а отклонения от графика является разницей между плановыми затратами и освоенным обсягом.
Основным преимуществом методики освоенного объема является возможность предварительного выявления возможности превышения бюджетных расходов. Практика проектного менеджмента свидетельствует, что его можно применять на момент достижения 15%-го уровня завершения работ, что позволяет оценить факторы отклонения и принять соответствующие управленческие ришення.
Разницу между применением традиционного метода и метода освоенного объема рассмотрим с помощью условного примера, приведенного в табл. 20.1.
Таким образом, расчеты традиционным методом указывают на абсолютную экономию бюджета в сумме 2200 грн. Но если сравнить их с фактическим использованием ресурса, то картина оказывается совершенно другая. В связи с тем, что некоторые работы значительно запаздывают с выполнением, фактические перерасхода бюджета с учетом этого фактора составляют 4650 грн. Если метод освоенного объема позволяет получить более точную оценку исполнения бюджета проекта и отдельных его работ, то с его помощью можно осуществлять прогнозную оценку того, какие будут затраты по проекту при его завершении.
20.2. мониторинг проектных работ 20.4. оценка стоимости по завершении проекта