6.1. Материалы, их классификация , оценка и задачи учета

Учреждения для своей деятельности приобретают предметы разового пользования - разного рода хозяйственные и ремонтно-строительные материалы, топливо, тару, материалы для научных и учебных целей, другие материали.
Стоимость этих материальных средств полностью выбывает из общественной кругооборота течение одного или нескольких актов потребления. В этом плане материалы в бюджетных учреждениях напоминают оборотные средства производственной сферы, но их невозможно отнести к последним, поскольку оборотные средства полностью переносят свою стоимость на новый продукт и в этой форме продолжают свой круговорот в общественном воспроизводстве, а материалы бюджетных учреждений выбывают из кругооборота в меру их споживання.
На приобретение материалов тратятся значительные средства из бюджета и других источников. Задачами учета материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) являются:
обеспечение сохранности и установления контроля за наличием и движением материалов;
наблюдение за соблюдением норм запасов и расхода материалов;
получения точных данных об остатках материалов в местах хранения;
обеспечение всех уровней управления информацией о наличии и движении материалив.
Основными предпосылками выполнения этих задач является экономически обоснованная классификация и оценка материалов, нормирования их запасов и четкая организация материального снабжения и складского господарства.
По функциональной роли в финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений материалы делятся на следующие группы:
1. Материалы для учебных, научных и других целей: реактивы и химикаты, стекло и радиоматериалы, фотопринадлежности, бумагу, для издания учебных и научных работ, подопытные животные, другие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и другие металлы для протезирование;
2. Продукты питания;
3. Медикаменты и перевязочные средства: медикаменты, компоненты, бактерицидными препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других учреждениях;
4. Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждений (электролампочки, мыло, щетки и др.), строительные материалы для текущего ремонта;
5. Топливо, горючее и смазочные материалы - все виды топлива, горючего и смазочных материалов (дрова, уголь, бензин, торф, керосин, мазут, автол и т.п.);
6. Тара - поворотная и обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки)
7. Запасные части к машинам и оборудованию - запасные части, предназначенные для замены и ремонта изношенных частей машин, оборудования, тракторов, комбайнов, транспортных средств;
8. Другие материалы - сено, овес, другие виды кормов и фуража, семян, удобрения тощо.
Одни и те же материалы в различных учреждениях и даже в одном учреждении в разное время могут выполнять различные функции и соответственно учитываться в различных отраслях. Так, запасные части к машинам и оборудование могут учитываться в различных группах в зависимости от использования этих машин и оборудования для научных целей или хозяйственных потреб.
Приведенную классификацию положены в основу организации учета материалов по субсчетам, но она недостаточна для контроля за наличием и движением ценностей. Разнообразие применяемых материалов вызывает необходимость разработки исчерпывающих номенклатур, т.е. систематизированных перечней материалов, которые потребляются бюджетными учреждениями. Каждому наименованию, сорту и размеру материалов присваивается условный числовой код (номенклатурный номер), что особенно важно в условиях автоматизации учета материалов. В дальнейшем присвоен номенклатурный номер указывается во всех документах и регистрах, в которых отражается наличие и движение соответствующего вида материалив.
Номенклатуры материалов разрабатываются бюджетными учреждениями или централизованными бухгалтериями. В них указываются наименование каждого вида материалов, тип, сорт, размер, единица измерения, а также закрепленный за материалом номенклатурный номер. Номенклатурные номера могут состоять из пяти знаков: номенклатура группы - один знак, номер подгруппы - один знак и порядковый номер в одной подгруппе - три знака. Например, аммоний в научных учреждениях учитывается в группе «0» - материалы для научных и других целей; в подгруппе «0», отдельным видам аммония в этой подгруппе присвоено следующие номера: аммония азотнокислого - 001, аммония двууглекислый - 002, аммония молибденокислому - 003 . Соответственно каждому виду аммония будут присвоены номенклатурные номера 00001, 00002 и 00003. В случае необходимости номенклатурные номера могут иметь более знакив.
Часто номенклатуры объединяют с ценниками (табл. 6.1).
Материалы, МБП учитываются в текущем учете и балансе по договорным ценам без НДС. Не относятся на увеличение стоимости материалов, а списываются на соответствующие статьи расходов транспортно-заготовительные расходы, мито.
Если при приобретении материалов через мелкооптовые базы и магазины бюджетным учреждениям предоставлено торговую скидку, то эти товары учитываются по розничным ценам, а на сумму скидки уменьшаются фактические расходы по соответствующим статьям сметы установи.
Материалы, поступившие в бюджетных учреждений как гуманитарная помощь, оцениваются комиссией по действующим ценам, а полученные в результате демонтажа объектов основных средств, спецоборудования - по ценам возможного использования. Поворотная и обменная тара учитывается по покупным ценам. При ее возврате или реализации разница между покупными и продажными ценами относится на фактические расходы установ.
Прогрессивным направлением в учете материалов является применение твердых учетных цен - непременном условии внедрения ЭВМ и оперативно-бухгалтерского (сальдовая) метода учета. Таким ценам являются цены поставщика или средние покупные цены для однородных наименований материалов с отклонениями цен на эти материалы в пределах до 20% за одиницю.
Твердая учетная цена для однородных наименований материалов определяется следующим образом. Предположим, что по данным учета в учреждении есть несколько видов аммония, каждый из которых делится на аммоний чистый, чистый для анализов и химически чистый. Договорная цена 1 кг аммония азотнокислого чистого - 19 грн., Чистого для анализа - 20 грн., Химически чистого - 21 грн. Твердая учетная цена 1 кг аммония азотнокислого равна: (19 20 21): 3 = 20 грн. Отклонения от учетных цен учитываются отдельно и подлежат ежеквартальному списанию на те счета, на которых запечатлены расхода материалов по твердым учетным цинами.
В отличие от хозрасчета предприятий и организаций, где оценка является не только способом стоимостного выражения отдельных объектов учета, но и базой для расчетов многих показателей финансового состояния, в бюджетных учреждениях не применяются различные способы оценки материалов (ФИФО, ЛИФО и т.п.), не проводится ежемесячное дооцинювання остатков товарно-материальных ценностей в условиях изменения цен на запасы и товары. Согласно приказу ГУДКУ и Министерства экономики Украины от 02.12.97 № 127/138 «Порядок дооценки материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов бюджетных учреждений» бюджетные учреждения проводили разовое дооцинування материалов и МБП, которые были приобретены до 02.09.96 и учитываются по ценам, значительно отличаются от ныне действующих. В результате дооцинювання цены на отдельные виды материалов и МБП были доведены до их реальной вартости.
Нормы запасов материалов определяются в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждений. Так, нормативы запасов для научных учреждений устанавливаются в дифференцированных процентах от суммы фактических расходов материалов за прошлый год по следующим четырем группам материалов: материалы для научных целей; хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности; топливо; топливо и смазочные материалы, другие материалы, включая тару и материалы в дороге. Излишние запасы материалов учитываются при финансировании бюджетных установ.
С целью сохранения и правильного учета материалов необходимо обеспечить надлежащую организацию складского хозяйства. Хранение материалов должно осуществляться в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материалов должна обеспечивать скорость операций их принятия и выдачи. Ответственность за принятием, хранения и отпуска материалов возлагается на определенных материально ответственных лиц, с которыми заключаются договоры о полной материальной видповидальнисть.
Правильная организация учета материалов обеспечивается также наличием точного ваговимирувального хозяйства, своевременным проведением инвентаризаций, установлением четкого документооборота, широким внедрением средств автоматизации учетных работ.
ГЛАВА 6. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ , ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ И МБП 6.2. Документация и оперативный учет поступления материалов