1.1. Сущность проектной деятельности
Человечество имеет дело с проектами с давних времен. Строительство египетских пирамид, возведение Великой китайской стены - это те проекты, которые в свое время были не менее значительными, чем проект «Mанхеттен» по созданию атомной бомбы или проект «Аполлон» для доставки астронавтов на Мисяць.Проектная деятельность пронизывает сегодня все сферы функционирования традиционного промышленного предприятия в маркетинге - это проекты маркетинговых исследований, рекламных акций, вывод на рынок новых продуктов, завоевание новых рынков сбыта; в опытно-конструкторских подразделениях - это проекты разработки новых продуктов, технологий; в производстве - проекты освоения выпуска новой продукции, технического перевооружения, внедрения новых технологий; в сбыте - проекты строительства торгово-сбытовой сети ... С вхождением предприятий в рынок актуальными становятся комплексные проекты их реструктуризации с рядом субпроектов по изменению продуктового портфеля, организационной и производственной перестройки, внедрения финансового менеджмента , контроллинга тощо.
Наряду с традиционными предприятиями динамично развивающихся проектно-ориентированные отрасли - строительство, научно-исследовательская деятельность, рекламный, консалтинговый бизнес, разработка программных продуктов и инши.
Время все мы постоянно осуществляем проекты в повседневной жизни: подготовка к пикника, ремонт неисправного крана, уборка дома к приходу гостей или курсовая работа в университете. Проекты окружают нас, мы работаем с ними почти ежедневно, но редко пытаемся сознательно овладеть ими, другими словами, управлять ими.
И хотя проекты осуществлялись человечеством на протяжении тысячелетий, управление проектами как специфическая отрасль менеджмента является достижением последних десятилетий. Во многом она оказалась побочным продуктом масштабных проектов времен Второй мировой войны, не известным из которых является уже упомянутый выше «Манхэттен». Руководители его попытались сознательно, ответственно и эффективно скоординировать огромный бюджет, график и сложные ресурсы, они имели целью перенести управление проектами из сферы случайного к, по крайней мере, тщательно обмиркованого.
В последнее время управления проектами превратилось в неотъемлемую черту западного менеджмента. Тогда как мировая экономика вступала в постиндустриальную фазу, американские менеджеры осознавали то, что основы управления, разработанные для традиционного предприятия, в условиях новой, так называемой информационной, экономики «не работают». В производственной сфере упор, как правило, делается на предсказуемости и повторяемости действий, а руководители основном занимаются стандартизацией и рационализацией производственных процессов. С усилением конкуренции и развитием информационной экономики вперед выходит уникальность, а не повторяемость событий. Неотъемлемым признаком информации динамика и постоянные изменения. Гибкость стала девизом настоящее, а управление проектами, или проектный менеджмент, - ключом к достижению этой гнучкости.
Слово проект очень часто употребляется в нашей жизни. Разработка средств борьбы со СПИДом, консервация Чернобыльской АЭС, проведения избирательной кампании, взятие в аренду и ремонт нового офиса, внедрение новой системы стимулирования персонала или подготовка к пикника имеют ряд общих признаков, характеризующих их как проекты. Это, в частности, следующие признаки:
направленность на достижение конкретной цели
базирования на координированном выполнении связанных между собой действий;
ограниченность во времени выполнения, определенность определенной даты начала и окончания;
наличие определенного бюджета (финансового, материального и т.д.);
определенной степени неповторимость, уникальнисть.
В общем, именно эти пять признаков, или характеристик, отличающих проекты от других мероприятий, планов, программ, инициатив. Каждая из перечисленных характеристик имеет важный внутренний смысл. Рассмотрим их детальнише.
Направленность на достижение цели. Проекты направляются на достижение определенных результатов - иными словами, на достижение цели. Именно эта цель является движущей силой проекта, и все усилия, предпринимаемые к его планированию и реализации, направленные на ее досягнення.
Проекты имеют многочисленные иерархические цели. Основной целью, например, проекта, связанного с программным обеспечением для компьютера, может быть разработка сложной системы управления базами данных. Промежуточной целью может быть тестирование системы в процессе разработки для настройки программ, а целью низшего уровня - определение дат, когда работники, разрабатывающие проект, отчитываться о своих результатах на оперативном наради.
Ориентированность проектов на достижение цели предоставляет огромный внутренний потенциал для управления ими. Прежде всего это предполагает необходимость точного определения и формулировки целей, от высшего уровня - до низшего, до простых вещей. Время проект можно рассматривать как процесс достижения тщательно выбранных целей, продвижения проекта на пути его реализации связано с пошаговым достижением целей все более высокого уровня, пока, наконец, не будет достигнута конечная цель.
Последние десятилетия разработана методология содействия формулированию и достижению цели. Эту методологию называют управлением по целям (mаnаgеmеnt ву овjесtivеs - MВО), разрабатывалась она независимо от общего развития теории и практики управления проектами. Уверенное овладение основными принципами МВО может значительно облегчить жизнь проектного менеджера - руководителя проекту.
Координированное выполнение связанных между собой действий. Сама сущность проектов определяет сложность их воплощения в жизнь. Проекты требуют выполнения многочисленных задач, жестко или гибко взаимосвязанных: некоторые промежуточные задачи не могут реализовываться, пока не завершены другие задания; другие задачи должны выполняться параллельно и т. п. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может оказаться под угрозой невыполнения .
Если поразмыслить над этой характеристикой проекта, становится понятным, что он является системой, то есть целым, состоящее из связанных между собой частей. В течение последних десятилетий специалистами по управлению проектами разработаны специальные методики работы с системами. Сведены вместе, эти методики составляют системный анализ. Руководитель проекта, который овладел основные методы системного анализа, может эффективно использовать эти знания для реализации проектив.
Временные рамки проекта. Проекты выполняются в течение определенного промежутка времени (хотя иногда руководителям проектов, отстаивающих выполнение начальных графиков, кажется, что проект не будет завершен никогда) и имеют более или менее четко очерченные начало и окончание. Проект считается завершенным, когда достигнуты его основные цели. Во время выполнения проекта значительные усилия направлены именно на то, чтобы его было завершено в намеченный срок. В этом помогают графики, где указывается время начала и окончания работ, которые предусматриваются проектом.
Следует обратить внимание на то, как это отличается от циклов производства продукции. Выпуск товаров не ограничено во времени и зависит лишь от наличия и уровня спроса. Когда спрос исчезает, заканчивается и производственный цикл, поэтому традиционные процессы изготовления продукции не могут быть отнесены к проектив.
Наличие бюджета. Проектная деятельность, направленная на получение определенного результата в заданный промежуток времени, не может произойти без использования определенных ресурсов (материальных, человеческих, финансовых). Поэтому неотъемлемой чертой проекта является наличие бюджета, выделяемого на обеспечение ресурсных потребностей финансирования проекта, соответствующие его масштабам, содержанию и срокам виконання.
Уникальность. Проекты - это в определенной степени неповторимы и одноразовые мероприятия. Время уровень уникальности может значительно колебаться в зависимости от особенностей проекта. Скажем, если речь идет о возведении пятидесятого дома в стиле «стандарт» по программе жилищной застройки, то уровень уникальности этого проекта достаточно скромный. Базовые элементы такого дома идентичны элементам тех сорока девяти домов, которые были возведены раньше. Однако основные элементы уникальности могут отражаться в специфике земельного участка, где располагается в решении наладить новую систему отопления и вентиляции и в необходимости работать с новой бригадой специалистов и т. ин.
С другой стороны, если специалисты разрабатывают операционную систему компьютера нового поколения, они, конечно, имеют дело с довольно уникальной задачей, поскольку работают над тем, что никогда раньше не делалось. Поскольку опыт прошлых разработок может лишь в общих чертах подсказать им, чего следует ожидать от этого проекта, то в этом случае речь идет о риск и неопределенность.
Обобщая, можно сделать вывод, что проект - это деятельность, которой материальные, финансовые и человеческие ресурсы организовано новаторским путем для выполнения индивидуальной работы при ограничении во времени и затратах, чтобы добиться положительных изменений, определенных количественными и качественными параметрами.
Связь между главной целью и основными целями проекта показано на рис. 1.1.
Наиболее распространенными сферами деятельности, связанными с проектами (проектно-ориентированными), является строительство, автомобилестроение, фармацевтика, архитектура, медицинское обслуживание, разработка компьютерных программ и многие другие. Кроме проектов в традиционном смысле можно говорить об осуществлении социальных (пенсионная реформа), политических (выборы в парламент) или бытовых (семейный праздник) проектив.
Такое многообразие проектной деятельности требует определенной классификации проектов, которая представлена в таблице 1.1.
| 1. Общая характеристика УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ | 1.2. Управление проектами как специфическая отрасль менеджмента |