2.3. Процедуры в управлении проектами
Проектные процедуры используются для установления порядка управления отдельными частями проекта и обычно включают такие заходи.Альтернативный анализ - разбиение сложного проекта на составные части в поисках различных и, вероятно, все более эффективных способов достижения желаемого результата. Анализ следует начинать с составления укрупненной схемы работ, ограничений и целей проекта. Затем сравниваются альтернативы. Этот анализ проводится итерационно протяжении всех стадий менеджмента проекту.
При проведении анализа следует задавать себе такие вопросы:
время: может проект быть выполнен быстрее;
расходы: может бюджет быть сокращен;
качество: может проект быть выполнен с более низким уровнем качества, приемлемым для клиента, a следовательно, дешевле и по более сжатые сроки;
ресурсы: могут работы быть автоматизированы дешево и с экономией трудозатрат;
технология: могут быть использованы более дешевые материалы;
существуют более простые варианты реализации проекта
действительно новейшие технологии используются;
или предусмотрено использование взаимозаменяемого оборудования;
или самый простой метод строительства применяется;
существуют альтернативы системе управления?
Распределение обязанностей, который является формальным началом проекта. При этом проводятся собрания, на которых присутствуют все заинтересованные стороны. Стандартная процедура распределения обязанностей включает:
Составление схемы работ и списка сторон, которые принимают участь.
Обоснование участия субпидрядникив.
Составление списка ответственных лиц и повноважень.
Обсуждение порядка управления проектом, отчетности и расписания зборив.
Обсуждение способов измерения хода проекта и порядка платежив.
Требования к контрактам, санкций, бюджета, расписания работ, спецификаций.
Список обязательств заказчика по постачаннях.
Обсуждение порядка контроля конфигурации проекта и лиц, уполномоченных делать змини.
Подписание угоди.
Выпуск инструкций - это первый шаг этапа контроля. Весь объем работ должен быть распределен по ответственным особах.
Во время выполнения проекта может возникать потребность в процедурах внесения изменений, осуществляется путем просмотра соответствующих документов. Это изменения в объеме и схеме работ; в графике работ; в методе реализации проекта в вартости.
К пересмотру первоначального плана все изменения должны быть оценены и одобрены соответствующим ответственным лицом с проектной группы. Каждую смену рекомендуется фиксировать письмово.
Формирование системы отчетности, которая устанавливает информационную систему проекта, что позволяет контролировать процесс его выполнения и численно оценивать его результативность. Отчет о текущем состоянии включает данные по времени, стоимости и качеству. Ключевым источником информации являются отчеты о завершении проекта. Сложно переоценить важность этих отчетов не только с точки зрения учета допущенных ошибок, но и с точки зрения разработки рекомендаций для будущих проектов. Поэтому и заказчик проекта, и, особенно, специализированные консультационные фирмы должны иметь возможность мониторинга результатов проекта и обязательно предусмотреть соответствующие работы и затраты в проекте. Ответственность за сбор данных несет главный менеджер проекта или отдел разработки проектов замовника.
Документарный контроль призван подтвердить соответствие проекта последним изменениям плана. Сначала составляется список документов, подлежащих контролю, и всем им дается пометка «Контроль». К каждому документу прилагаются циркулярное письмо и сопроводительная записка, которую адресат подписывает и отсылает в проектную группу в подтверждение получения документа. За контроль документов соответствует проектная группа. В конце недели состоит контрольный лист, в котором отражается движение всех подконтрольных документив.
Аудит проекта - проверка функционирования всей системы контроля. Его задача - выявить любые отклонения и составить рекомендации по улучшению системи.
Проведения конкурентных торгов (тендеров) является одной из наиболее формализованных процедур, которая будет описано в отдельном разделе.
| 2.2. Характеристика модели управления проектами | 3. Методические основы планирования и контроля ПРОЕКТА |