5.3. Двунаправленная структуризация и кодирования проекта

Создание рабочей структуры проекта позволяет определить весь перечень работ, которые необходимо выполнить, но не отвечает на вопрос, кто будет выполнять эти работы и какие средства. Поэтому все чаще в проектах используется двунаправленная структуризация, которая объединяет рабочую и организационную структуру и предусматривает:
рабочую структуру проекта (WBS)
организационную структуру проекта (OBS)
учет затрат;
описание рабочих пакетов (деятельности);
кодировку;
словарь использования WBS (каталог CTR «затраты - время - ресурсы»).
Организационная структура проекта (ОBS)
Эта структура касается только внутренней организационной структуры проекта (см. раздел 4) и не затрагивает отношений проектных групп или участников с родительскими организациями. Строится ОBS аналогично рабочей структуре, а именно:
на первом уровне отображается организационная структура как единый элемент,
на втором и более низких уровнях продолжается разделение структуры на основные организационные елементи.
Этот процесс повторяется до самого низкого уровня - базовых рабочих групп (смешанных целевых или функциональных), а при реализации малых проектов - к отдельным виконавцив.
Объем работ для этих низких организационных уровней представляет собой низкие элементы WBS, каждый из которых можно планировать и контролировать как отдельные единицы. Такое же правило действующее для создания OBS. Количество уровней зависит от размера проекта (табл. 5.2).
На рисунке 5.2 приведены организационную структуру проектной команды для создания компьютерного центра, где первый уровень - это вся команда во главе с менеджером проекта, второй уровень - основные подразделения для выполнения работы. Для малого проекта, возможно, этого будет достаточно, для большого необходима дальнейшая структуризация.
Сочетание рабочей и организационной структур позволяет интегрировать, планировать и контролировать работу и сравнивать ее выполнения по подразделениям и организации в целом. Каждый менеджер в этой иерархии имеет свой набор планов и отчетов по своим сферах видповидальности.
Как уже отмечалось, распределение WBS осуществляется до рабочего пакета, который выполняется отдельной группой. OBS, в свою очередь, разбивается уровня групп, которые выполняют низкий уровень работ в WBS. Таким образом, работы низкого уровня WBS присущи как WBS, так и OBS, то есть это - фундаментальные блоки обоих структур.
Если изобразить WBS по горизонтальной оси, а OBS - по вертикальной, то на пересечении получим элементы двунаправленной структуры (рис. 5.3), есть определенные работы, которые выполняются соответствующими подразделениями проектной команды. Каждый из них имеет свои ресурсы и свой бюджет, что создает систему учета затрат. За это отвечает менеджер-учетчик, который входит в состав административной групи.
WBS, OBS и учет затрат устанавливают каркас системы управления проектом. Здесь сочетаются объем работ, организационная структура и персональная ответственность на каждом уровне с субсистемами планирования, контроля изменений, ресурсов, затрат, качества, материалов, информации, анализа и отчетности. Учет затрат - это естественный и логичный управленческий центр, в котором интегрируются эти чинники.
Учет расходов каждой работы заключается в ее определении, планировании ресурсов и бюджета; эти наборы планов являются фундаментальными блоками, или низким уровнем в иерархической системе двунаправленной системы планирования и контролю.
Учет затрат строится на следующих принципах:
Один человек отвечает за них.
Производится тщательное определение работ, выполняемых и оцинюються.
По каждому рабочему пакета существуют планы, как: календарный график; ресурсы; бюджет витрат.
Выполняется анализ и состоят звити.
Объем работ, ресурсы и затраты, необходимые для выполнения всего проекта или его составляющих, определяются снизу вверх - добавлением величины показателей по вертикальной оси, т.е. от самого низкого - до высшего уровня WBS. Аналогично по функциональным группам организационной структуры это определяется по горизонтали: для каждого высшего уровня расхода определяются добавлением по более низким ривнях.
Система кодування
Ключом к интеграции отдельных элементов проекта является систематизированная система кодирования, которая помогает структурировать проект, определить элементы учета затрат, WBS i OBS и установить их взаимоотношения. Она используется, чтобы отделить и одновременно совместить все: работы, их планирование и контроль, ресурсы и средства, учет, оценку тощо.
Кодирование - это жизненно необходимый компонент информационной системы управления проектами. В кодировании используются багатоцифрови номера или комбинации цифр и букв, каждая из которых имеет свой смысл, свое значення.
Каждый кодовый номер соответствует определенным затратам, WBS или ОBS уровню и элемента, а также указывает на взаимоотношения в структурах WBS и ОBS. Каждый уровень структуры представлено частью кода. Одна часть представляет структуру WBS, вторая - ОBS. Связывая их, мы получаем затраты, присущие этим структурам и их отдельным элементам. Построение системы кодирования на примере проекта создания компьютерного центра приведены на рис. 5.4.
Кодирование WBS
1. Код первого ривня
Проект, как правило, кодируется одно-или двузначным числом. В нашем примере проект имеет код 8, поэтому все данные, закодированные с начальной цифрой «8», принадлежащих данному проекту.
2. Код второго ривня
Следующие одна или две цифры WBS-кода представляют элементы WBS второго уровня. Если используем цифровую нумерацию - можно нумеровать девять элементов, литерову - согласно буквы абетки.
В нашем примере достаточной является цифровая система, элементы которой имеют следующие коды:
Все планы, бюджеты, затраты, отчеты, оценки, материалы и т.д.. для этих элементов WBS даются под этим кодом, например, под кодом 82 можно будет найти любые характеристики работ по поставкам и монтажу оборудования:
3. Код третьим ривня
Для следующего уровня добавляется еще одна цифра. Например, для поставок и монтажа оборудования:
Кодирование ОBS
Эта система кодируется аналогично WBS.
1. Код первого ривня
Данный уровень может иметь код, а может и не иметь его. В нашем примере - это цифра «4». Она представляет общую структуру проекта «8».
2. Код второго ривня
Вторая цифра (или две для крупного проекта) представляет элементы второго уровня. В нашем примере
3. Код третьим ривня
Следующая цифра ОBS-кода представляет элементы третьего уровня. Для условий осуществления нашего небольшого проекта это нецелесообразно, однако для большого проекта ремонтная бригада с кодом 43 могла бы иметь дальнейшую структуру с такими кодами:
Таким образом, при кодировании организационной структуры первая цифра представляет организацию в целом, вторая - отделы, третья - групи.
Учет затрат
Когда комбинируются два кода, определяются затраты по WBS и ОBS. Например, код затрат 82-43 предоставляет следующую информацию:
Указывает на затраты, необходимые для подготовки помещения, чтобы осуществить поставку и монтаж устаткування.
Первые две цифры определяют затраты, необходимые для завершения части работы, которая принадлежит к элементу 82 WBS, т.е. поставки и монтажа оборудования. Остальные затрат с двумя цифрами в коде также относятся к этому субпроекту.
Код 43 ОBS определяет эти затраты как работу и ответственность элемента 43 ОBS, а именно - ремонтной бригади.
WBS-словарь или CTR-каталог
В связи с созданием WBS / ОBS-структур и кодированием их нужно создать словарь, который бы определял элементы и учет затрат (табл. 5.3). Это гарантирует понимание каждым привлеченным к проекту значения и содержания каждого из элементов WBS или ОBS. Словарь может быть расширен определением объема работ, затрат, ресурсов и ограничений по времени. Это может быть представлен в виде каталога «затраты - время - ресурсы» (Cost - Time - Resources, или CTR).
Работу по систематизации и совмещение работ надо обязательно выполнить на определенной стадии планирования проекта. Для каждого вида деятельности требуется определить время, ресурсы и затраты, чтобы в дальнейшем формировать систему планов и осуществлять их контроль, причем сумма затрат и ресурсов по видам деятельности должно отвечать затратам и ресурсам, выделенным для этого подразделения, и наоборот.
5.2. Однонаправленная структуризация - создание рабочей структуры проекта 5.4. Трьохспрямована структура проекта