13.1. Общая характеристика автоматизированных систем управления проектами

Сегодня эффективное управление проектами невозможно без использования современных программных средств, поскольку растут размеры проектов, частота их выполнения, объемы информации. Первые программы для управления проектами были разработаны почти сорок лет назад, в начале 60-х годов. В основу этих систем были положены алгоритмы сетевого планирования и расчета параметров проекта во времени по методу критического пути. Позже в системы добавлены возможности ресурсного и бюджетного планирования, средства контроля за ходом выполнения проекта. Особенно значительное развитие они получили в 80-90-х годах прошлого столиття.
Автоматизированные системы управления проектами содержат следующие структурные элементы:
средства для календарно-сетевого планирования;
средства для решения отдельных задач (разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, тем т.п.);
средства для упрощения и ограничения доступа к проектным данным;
средства для организации коммуникаций;
средства для интеграции с другими прикладными програмами.
Как правило, универсальные системы управления проектами, представленные на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают:
средства проектирования структуры работ проекта и планирование по методу критического пути:
описание основных параметров проекта;
установление логических связей между работами;
многоуровневое представление проекта;
поддержка календаря проекта;
средства планирования ресурсов и затрат:
организационная структура исполнителей и структура расходов;
ведение списка имеющихся ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат;
назначения ресурсов и затрат по работам;
поддержка календарей ресурсов;
календарное планирование при ограниченных ресурсов;
средства контроля за ходом выполнения проекта:
фиксация плановых параметров проекта в базе данных
ввод фактических показателей выполнения работ;
ввод фактических объемов работ и использования ресурсов;
сравнение плановых и фактических показателей, прогнозирования выполнения работ;
средства графического представления структуры проекта и создания различных отчетов по проекту:
диаграмма Гантта (с электронной таблицей, которая позволяет отображать различную дополнительную информацию);
сеточная диаграмма (PERT-диаграмма)
создания отчетов, необходимых для планирования и контроля проекта (отчеты о выполнении графика проекта, разнообразные отчеты по ресурсам и расходам и др.);
средства организации групповой роботи.
Использование автоматизированных систем управления проектами длительное время ограничивалось традиционными сферами (крупными строительными, инженерными, оборонными проектами) и требовало профессиональных знаний. Но за последнее десятилетие ситуация в области использования программного обеспечения календарного планирования и управления проектами резко изменилась. Сегодня на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, которые автоматизируют функции планирования и контроля проекту.
Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы, представленные на рынке, на две категории: системы «высшего» класса (профессиональные системы), стоимость которых - более 1 тыс. долларов США, и более простые системы (для массового пользователя), которые стоят менее 1 тыс. долларов.
Развитие информационных технологий в последнее время практически свело на нет различия между различными по показателям их мощности (размерами проекта, планируется по работам и ресурсах, скорости пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и используют тысячи видов ресурсов.
Изучая матрицы сравнения основных функций программ управления проектами, очень трудно найти существенные различия между ними, а обнаружить их в реализации отдельных функций удается лишь при детальном изучении и тестировании программы. Основные разногласия проявляются при реализации функций ресурсного планирования и багатопроектного планирования и контролю.
Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов (более простые системы) подходит пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности, лишь время от времени им необходимо спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту. В этом случае важным является простота использования и скорость получения результата.
Модель проекта в автоматизированных системах управления проектами
В автоматизированной системе модель управления проектом строится на основе трех элементов:
структуры работ проекта;
структуры ресурсов;
матрицы назначения ресурсов на работы проекту.
Структура работ проекта - это перечень этапов и работ проекта согласно их подчиненности, взаимосвязей между работами, ориентировочной продолжительности выполнения работ. По этим параметрам программа в автоматизированном режиме (самостоятельно) рассчитывает календарный график проекта, определяет даты начала и окончания отдельных работ и всего проекта, резервы часу.
Особенностью планирования в автоматизированных системах управления проектами является то, что мы обычно не привязываем работы к конкретным датам, а только определяем их структуру, взаимосвязь, продолжительность выполнения. Это позволяет системе затем использовать различные алгоритмы оптимизации проекта, отслеживать изменения календарного графика проекта во время его реализации.
Структура ресурсов проекта - это человеческие ресурсы, оборудование, материалы и средства. В электронных таблицах описываются их основные характеристики: стоимость, производительность, количество ресурсов. Для некоторых типов ресурсов в системах можно задавать календари их використання.
Матрица назначений содержит сведения о том, какие ресурсы, какого типа и каким образом используются по каждой работе проекта. Система хранит данные о том, каких ресурсов, с какими свойствами и в каком количестве нуждаются в работе. После назначения ресурсов по работам проекта программа автоматически производит перерасчет календарного плана с учетом ограничений по ресурсах.
Последнее время классические системы управления проектами дополняются продуктами, которые позволяют:
добавить или улучшить отдельные функции управления проектами, например, анализ рисков, учет рабочего времени исполнителей, расчет расписания ограниченных ресурсов;
интегрировать системы управления проектами в корпоративные системы управлиння.
На сегодня в мире разработано несколько сотен систем, которые реализуют функции календарного планирования и контроля проектов. Но реально на отечественном и российском рынках представлены не более 10 программ, среди которых - Microsoft Project, Open Plan Professional, Spider Project, Sure Trek Project Manager, Primavera Project Planner (P3), Time Line, CA Super Project, Project Scheduler, Turbo Project, Artemis Views. Рассмотрим наиболее распространенные системы управления проектами:
Microsoft Project;
Open Plan Professional;
Spider Project;
Sure Trek Project Manager;
Primavera Project Planner (P3).
Глава 13. Программа УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ 13.2. microsoft project