4.1. Документы как источник первичной информации
Технологически бухгалтерский учет как процесс начинается с выявления, измерения и регистрации фактов, действий и событий с целью получения информации о хозяйственных операциях. Сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями на предприятии осуществляется с помощью документирования. Документирование является важным звеном в цепи функционирования бухгалтерского учета. Это начало и основа бухгалтерского учета. Без надлежаще оформленного документа не может быть бухгалтерской записи, от него зависят полнота и достоверность учетной информации для користувачив.Документ (лат. dokumentum) буквально означает свидетельство, доказательство. В широком смысле под документом понимают материальный носитель, используемый в процессе общения, на котором с помощью различных средств и способов зафиксировано в целесообразной для восприятия форме информацию. Документы составляют в различных сферах человеческой деятельности (науке, образовании, медицине, технике, экономике и т.д.).
Бухгалтерский документ - письменное свидетельство определенной формы и содержания, которое содержит сведения о хозяйственной операции и является доказательством ее здийснення.
Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета, поскольку служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями, и обязательным условием для отражения их в облику.
Первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций, являются основанием для бухгалтерского учета этих операций. Первичные документы должны быть составлены в процессе хозяйственной операции.
Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования относительно составления документов регламентируются статьей 9 ("Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета") Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности Украины" от 16 июля 1999 p. № 996-XIV.
Первичное наблюдение, документирование и документация играют важную роль в управлении деятельностью предприятия, а именно:
- Дают представление о фактическом состоянии хозяйственных средств и их изменения в процессе кругооборота средств;
обеспечивают прозрачность в работе предприятия и контроль наличия и движения имущества и средств;
является юридическим (правовым) свидетельством хозяйственных операций, осуществляемых;
является важным источником контроля для внешних и внутренних пользователей при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной дияльности.
Первичные документы должны быть составлены на бумажных или машинных (электронных) носителях. Согласно этому существуют и требования к содержанию и оформлению документов. Порядок создания первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и хранения документов, регистров и отчетов установлено Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 № 88.
Современные информационные технологии способны быстро получать информацию и обмениваться ею. Электронный документ может служить доказательством, если он составлен с соблюдением всех требований и можно доказать его целостность и подлинность. На сегодня электронный документооборот и цифровая подпись получили широкое распространение в сфере проведения банковских операций и коммерческих операций электронной торгивли.
Использование электронного документооборота и цифровой подписи теперь узаконено и регулируется законами Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22 мая 2003 г. N ° 851-IV, "Об электронной цифровой подписи" от 22 мая 2003 г. № 852-IV. Однако успешное функционирование системы электронного документооборота зависеть от правительства и Национального банка Украины, которые должны решить целый ряд нерешенных вопросов.
| ГЛАВА 4. ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА бухгалтерского учета | 4.2. Требования к содержанию и оформлению документов |