4.4. организация документооборота

Документы с момента их составления или получения от других предприятий до передачи в архив на хранение проходят определенный путь. Известно, что первичные документы содержат информацию о фактах хозяйственной жизни, и эта информация должным образом прорабатывается, обобщается и накапливается с целью получения итоговых данных в балансе и отчетности. Своевременный и качественный учет обеспечивается определенным порядком организации составления и обработки документов, или документооборотом.
Документооборотом называются порядок и пути движения документов с момента их составления или поступления до момента сдачи в архив.
Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия ришень.
Каждое предприятие, учитывая специфику своей хозяйственной деятельности и структуры управления, определяет направления и объемы документов. Организует документооборот на предприятии главный бухгалтер или бухгалтер, который разрабатывает правила и технологию обработки учетной информации. Эта технология определяет основные этапы прохождения документов: составление первичных документов или регистрация поступивших со стороны, учетная обработка и регистрация документов, передача документов на хранение в архив. Организационно перечисленные этапы документопотоком отражаются в специальном документе, который называется план (график) документооборота. Он должен определять осуществление систематического контроля сборки и сроков прохождения первичных, сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачи их в бухгалтерию. План (график) документооборота разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и представления в бухгалтерию и обработки документов являются обязательными для всех подразделений и служб пидприемства.
Документы, как правило, состоят оперативными работниками предприятия (кассирами, счетоводы цехов, кладовщиками, мастерами и др.). Или поступают со стороны через канцелярию с обязательной регистрацией (счета, акты, письма, сообщения и т.п.). Каждому исполнителю выдают выписку из плана (графика) документооборота, в которой приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и перечень служб (подразделений) предприятия, в которые передаются эти документы. Выписка из графика документооборота предприятия приведены в табл. 4.1.
При поступлении документов в бухгалтерию проводят их проверку:
по форме (формальная проверка заполнения всех реквизитов, соответствия стандарту и форме документа, своевременности составления документа и представления в бухгалтерию)
по содержанию (содержательная проверка правильности отражения хозяйственной операции, ее соответствие законодательным и нормативным требованиям, интересам собственника или предприятия)
арифметическая (проверка правильности проставленных цен и тарифов, рассчитанных сумм и итогов).
Проверенные бухгалтерией документы проходят учетную регистрацию. Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей бухгалтерских документов включает три этапа: расценка (таксировку), группировки и бухгалтерская проводка (проводка).
Расценка (таксировку) документов заключается в проставлены в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. перевод натуральных и трудовых измерителей в денежном осуществляется в самом документе путем умножения показателя на цену. Эта операция характерна для документов, которыми оформляют движении материальных ценностей (требования-накладные, лимитно-заборные карты и т.п.), поскольку в момент их составления записывают только количественные показатели. Документы, в которых проставлен цену и сумму, не подлежат расценке. В результате расценки осуществляется оценка хозяйственной операции в денежном вимирнику.
Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы с целью подготовки сводных данных (складами, цехами, заказами, кассами и др.) и упрощения ведения бухгалтерского учета. Документы, сгруппированные по определенным признакам однородности в накопительные и групувальни сведения, существенно сокращают последующие регистрационные операции.
Бухгалтерская проводка (проводка) предусматривает указание в первичных или сгруппированных документах (ведомостях) бухгалтерской проводки (корреспонденции счетов бухгалтерского учета), которую в будущем появится в регистрах бухгалтерского учета, а затем в отчетности. Основном первичные документы, накопительные и групувальни сведения, мемориальные ордера содержат для указания корреспондирующих счетов специальные графи.
Оформлены бухгалтерскими корреспонденциями документы учета используют для дальнейшего отражения хозяйственных операций, которые в них содержатся, в регистрах синтетического и аналитического учета. На этом практически завершается учетная работа с первичными бухгалтерскими документами. Первичные документы, выполнив свою учетно-аналитическую функцию, подлежат передаче в архив.
Для хранения документов предназначены архивы. Различают текущие и постоянные архивы. Текущий архив организуют непосредственно в бухгалтерию для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть необходимость обращаться к нему за справками и информацией. Текущий архив содержится в специальных закрытых шкафах. Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия. Все принятые на хранение дела регистрируют в архивной книге, что облегчает поиск документов или дело в случае необхидности.
Согласно проработаны: систематизированы в хронологическом порядке, прошиты и маркированные ярлыками (рубриками) документы из текущего архива передают в постоянный после окончания отчетного года. Первичная документация хранится в архиве отдельно от учетных регистрив.
Сроки хранения документов в постоянном архиве определено Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины. Согласно Перечню, утвержденному приказом этого управления от 20 июля 1998 г. № 41, документы поименованные в разд. 42. Бухгалтерский учет и отчетность сохраняются от 3 до 5 лет. Так, для первичных документов, фиксирующих факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерских и налоговых записей, установлен срок хранения 3 года; расчетно-платежных ведомостей, актов документальных ревизий, налоговых и иных проверок - 5 лет; лицевых счетов рабочих и служащих, студентов - 75 лет уставы и положения, бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы хранятся постоянно.
По истечении установленных сроков хранения документы, имеющие особо важное значение, передаются на бессрочное хранение в государственный архив, а другие документы подлежат уничтожению специальной комиссией по акту с соответствующей отметкой в архивной книге.
4.3. классификация документов 4.5. Инвентаризация в системе первичного учета