9.2. Техника учетной регистрации

Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрации. Согласно статье 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" учетно-экономическая информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета путем внесения методом двойной записи в регистры синтетического и аналитического учета с использованием типовой корреспонденции счетов. Хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек, машинными средствами, обеспечивающие сохранность этих записей в течение длительного времени и предотвращали бы внесение несанкционированных и незаметных виправлень.
Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться в порядке поступления документов к месту обработки (бухгалтерия, вычислительный центр) согласно утвержденному плану-графику документообороту.
Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие эти регистры согласно служебных обязанностей каждого працивника.
Записи хозяйственных операций должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были здийснено.
В случае составления и хранения регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных и других соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
Предприятие должно обеспечить предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в регистрах бухгалтерского учета, а также надлежащее их хранение в течение установленного срока. Главным архивным управлением Украины установлены в Перечне документальных материалов (п. 321-323), что учетные регистры хранятся в течение трех лет при условии завершения проверки государственными налоговыми органами, соблюдения налогового законодавства.
Регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, снять копии регистров, изымаемых при этом обязательно составлять реестр документов, вилучаються.
Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми являются записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре), например, мемориальном ордере, Журнале-ордере и т.п.. Копировальные записи применяют в том случае, когда необходимо иметь копию записи. Копировальные записи могут вестись в ручном или машинном (автоматическом) режимах.
При ручном способе записи осуществляют с помощью копировальной бумаги (например, при выписке квитанций, копий мемориальных ордеров в банке, при ведении Кассовой книги и т.д.). При использовании вычислительной техники (ПЭВМ) копирование информации осуществляется в автоматическом режими.
Порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии. Так, при мемориально-ордерной форме операции сначала отражаются в регистрах синтетического учета, а потом - аналитического. При журнально-ордерной форме текущий учет операций осуществляется одновременно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а по отдельным объектам учета - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера и ведомости по операциям расчетов). При переносе информации в учетный регистр из документа, в последнем делают соответствующую отметку, удостоверяющий окончание учетной процедуры документа и имеет контрольное значення.
В конце каждого месяца учетные регистры закрывают. Эта процедура включает подсчеты итогов по дебету и кредиту и сальдо по каждому синтетическим и аналитическим счетом. Итоговую информацию переносят в регистры, на основе которых составляют отчетность. Важным при этом является система контроля записей, которая основывается, как правило, на взаимосвязях и взаимоконтроль данных учетных регистров. Так, общий итог оборотов по синтетическим счетам за отчетный период, показанным в оборотной ведомости по синтетическим счетам, должно совпадать с итогом журнала регистрации операций. В регистрах шахматной формы, а это в основном журналы-ордера, общий итог граф по горизонтали должен совпадать с итогом граф по вертикали. По контролю соответствия аналитического учета счетам синтетического учета, то это соответствие обеспечивается с помощью оборотных и сальдовых сведений. Сумма записей по синтетическому счету должно совпадать с итогами оборотной ведомости по его аналитическим счетам. Если в регистрах бухгалтерского учета сочетании данные синтетического и аналитического учета (например, в некоторых журналах-ордерах и ведомостях), то процедура контроля становится излишней, поскольку итоги аналитических счетов и синтетического совпадают, то есть одинаковыми. Проверкой правильности учетных записей и исправлением допущенных ошибок завершается процедура учетной регистрации. Сводные данные учетных регистров используют для составления отчетности с целью контроля и экономического анализа.
9.1. Учетные регистры и их классификация 9.3. Способы исправления ошибок в учетных регистрах