21.4. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ

Техника анализа АБВ происходит из опыта, согласно которому доля в процентах более важных и менее важных дел в общем количестве остается в целом неизменной. Отдельные задачи делятся на три класса, в соответствии с их значение с точки зрения достижения профессиональной и личной цели. Многие руководители уже работают по этому принципу и важнейшие задачи они выполняют в первую очередь. Необходимо планировать время в соответствии с значения и важности задач, а не их удельного веса в общем количестве справ.
Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом. Важнейшие задачи (категория А) составляют около 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач составляет, однако, примерно 65%. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел керивника.
Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю - 15% в общей "стоимости" всех дел, которые должен выполнить менеджер. Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за важнейшие, есть дела категории А, браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задача Б пре-
дает также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог. Необходимо составить список всех задач, которые нужно выполнить за определенное время (декаду, день, квартал и др.)., Для чего можно использовать листок учета заданий и контроль за их виконанням.
Систематизировать задачи по их важности, установить очередность дел в соответствии с их значением для Вашей деятельности. Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующего завдання.
Пронумеруйте свои завдання.
Оцените свои задачи в соответствии с категориями А, Б, В.
A. Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (дуже
важные, которые имеют наибольшую значимость для выполнения ваших функций),
не подлежат передорученню.
Б. Следующие 20% задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть поручены для исполнения другим лицам).
B. Остальные 65% всех задач являются задачами категории В (менее важные,
Незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).
5. Следует проверить, исходя из первоочередности задач категории А, по
часовой план на соответствие выделенного бюджета времени значению задач:
65% запланированного времени (около С час. - Задача категории А), 20% запланированного времени (около 1 часа. - Задача категории Б), 15% запланированного времени (около 45 мин. - Задача категории В).
6. Нужно провести соответствующие корректировки, ориентируя погодин
ный план на задачи категории А. Этим автоматически обеспечивается то, що
на менее важные, но те, которые отнимают много времени, задачи категории В
выделяется столько времени, сколько они значимости с точки зрения ефек
ности выполнения функций.
7. Оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегування.
Стоит обратить внимание также на то, что задача категории В не является в
принципе ненужными, лишними. Речь идет о том, что наряду с задачами категории А и Б существует много других работ, побочных заданий и рутинных дел, которые также должны быть виконани.
Принятие решений по приоритетам, как и процесс установления цели - это индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны. О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии. Важно, однако, то, что вы устанавливаете однозначные приоритеты и эти Ваши решения могут опираться на факти.
Самоменеджмент предполагает, что Вы как руководитель можете самостоятельно определять задачи, которые предстоит решать, и время их виришення.
Вспомогательные критерии для принятия решений относительно задач категории А.
Вопросы, приведенные ниже, могут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А.
Благодаря выполнению каких задач мы наибольшей степени приближаемся к воплощению главной цели (целей года, месяца, недели, дня)?
Можно за счет выполнения одного-единственного задачу решить сразу несколько других?
Благодаря выполнению каких задач можно внести максимальный вклад в достижение общей цели предприятия, отдела, рабочей группы и др.?
Выполнения каких задач принесет наибольшую пользу, наибольшее денежное вознаграждение?
Невыполнение каких задач может иметь плохие последствия?
Установление приоритетов - основное правило эффективной техники работы. Необходимо согласиться с тем, что руководитель не все может и не все сможет сделать. Поэтому нужно установить приоритеты и начать работать над важнейшими делами.
21.3. Принцип Парето ( соотношение 80:20) 21.5. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра