26.2. Подол и кооперирование труда в аппарате управления
Научная организация управленческого труда - это комплекс мероприятий, которые содержат:Организационное закрепление процессов и кооперации управленческого труда, обеспечения необходимой квалификации работников;
распределение и расстановку кадров в звеньями системы управления;
регламентирование деятельности и отношений;
выбор систем и методов работы;
рациональную организацию рабочих мест и создание оптимальных условий труда и досуга;
нормирования управленческого труда;
- Материальное и моральное стимулирование управленческой праци.
Научная организация управленческого труда осуществляется с урахуванням
принципов специализации, пропорциональности, непрерывности, ритмичности, параллельности, прямоточности.
Первоочередной проблемой создания организационной системы для любого вида деятельности является разделение труда, объективно необходим в любом трудовом процессе, осуществляется коллективом. Это обусловлено масштабами работы, трудностями при выполнении отдельных ее частей и этапов,
рассредоточенность во времени и пространстве, разной квалификацией и опытом сотрудников. Разделение труда также предпосылкой повышения ее эффективности и продуктивности.
Во разделением труда понимают дифференциацию и специализацию трудовой деятельности, что приводит к обособлению различных ее видов, когда отдельные группы управленческих работников заняты различной деятельностью, направленной на достижение общей мети.
При организации управленческого труда применяют три направления ЕЕ разделения: функциональный, технологический и квалификацийний.
Функциональное разделение труда заключается в закреплении конкретных функций управления по подразделениям или отдельным працивниками.
Так, в любом аппарате управления должны быть работники, занятые установлением цели, планированием, разработкой решений, организацией выполнения их мотивацией, контролем. Дальнейшая специализация и разделение труда в пределах функции происходит с помощью конкретизации отдельных составляющих конкретной (специфической) функциита закрепление ее за работниками. Например, в рамках общей функции мотивации труда выделяется функция учета труда. Учетом труда может заниматься определенное структурное подразделение или работник. Технологическое разделение труда - это специализация работников в соответствии с трех больших групп работ:
Руководство структурным подразделением, принятия решений на основе информации при осуществлении работ по определенной функциею.
Обработка информации, поступающей как от объекта управления, так и из других источников, и создание комплекса документации, необходимой для осуществления функции.
Оформление документации, ее пересылка, хранение, учет, сортировка и ин.
Этим трем видам работ или видам деятельности соответствуют и три категории работников: руководители, специалисты, другие работники аппарата управлиння.
Квалификационное разделение труда - это признак разделения труда, по которой сотрудники выполняют разную работу, соответствующую их квалификации и опыта. Так, заместители руководителя могут отвечать за работу различных структурных подразделений производственного и управленческого направлений. Большой объем работы может быть разделен на равные участки по определенному признаку. Например, при территориальном рассредоточении однотипных предприятий работники отдела, входящих в состав аппарата управления организации, могут закрепляться за подразделениями, расположенными на определенной територии.
Для рационализации управления особое значение имеет совершенствование функционального и квалификационного разделения труда. Поиск следует вести в направлении разработки оценочных критериев для отнесения всех специалистов в определенных классов, как это принято по отношению к юристов и работников других специальностей.
Устанавливаемый после окончания вуза и в результате периодической переаттестации один раз в два-три года класс специалиста должен быть основой при определении его должностного оклада. Трудности, связанные с разработкой критериев для отнесения специалиста к тому или иному классу и осуществления на практике переаттестации, несравнимы с тем повышением производительности и эффективности управленческого труда, которое может быть в результате рационального разделения труда в сфере управления по уровню квалификации працивникив.
На многих предприятиях и объединениях труд в сфере управления оценивают преимущественно с позиции общих результатов коллективной деятельности. При этом слабо учитывают уровень индивидуальной производительности и вклада каждого работника аппарата управления по поставленных целей. Поэтому опосредованная оценка (а если еще учесть, что проводится она раз в год) не способствует высокопроизводительной праци.
Связи и отношения, которые осложняются между органами управления и отдельными менеджерами, создают предпосылки для возникновения различных организационных недостатков: параллелизма, дублирования, необоснованного увеличения объема управленческих работ через излишних операций и т.д.. Эти недостатки связаны во многом с нечетким распределением обязанностей между структурными подразделениями предприятия и отдельными менеджерами.
Поэтому одной из основных задач организации труда персонала является четкое распределение функций, прав, обязанностей и ответственности структурных подразделений и должностных лиц, а также определение объемов и потоков происхождения информации.
Кооперация труда - это форма организации труда, которая предусматривает совместное участие многих работников и обеспечивает согласование их коллективных действий в одном и том же управленческом процеси.
Для рациональной кооперации и организационного регламентирования функ-циювання персонала управления следует разрабатывать положения о структурных подразделениях, составлять служебные инструкции для всех управленческих работников, включая руководителей предприятий (объединений), и схемы функциональных взаимосвязей работников. Кроме того, нужно разрабатывать программы (алгоритмы) менеджмента, стандарты на управленческие функции и процедуры относительно особенностей каждого предприятия (объединения).
Следовательно, для повышения организационного уровня функционирования персонала необходимо осуществить высшую степень формализации процессов управления, предусмотреть порядок, при котором работы выполнялись бы по соответствующим правилам. Идею разработки соответствующих правил функционирования аппарата управления целесообразно реализовать на всех уровнях управления. Прежде всего следует установить полномочия каждой организации в решении задач менеджмента, разработать процедуры решения наиболее важных проблем пидприемництва.
Разработаны стандарты, инструкции, процедуры не должны содержать чрезмерные предписания, ограничивать свободу отделов, служб и конкретных исполнителей. В отличие от технических, в социальных системах следует достигать не максимальной, а рациональной упорядоченности системы, при которой введение управленческой деятельности в определенные рамки не привело бы к снижению инициативы работников и бюрократизации персонала управлиння.
При организации трудовых процессов в менеджменте, как и в любой другой сфере человеческой деятельности, должны максимально учитываться научные принципы: специализации, пропорциональности, параллельности, прямоточности, непрерывности, ритмичности, принцип исключительности, оптимальной интенсивности труда и ин.
Принцип специализации требует такого разделения управленческого труда, при котором бы выделялись и олицетворялись соответствующие подразделения (отделы, бюро, группы), а также отдельные рабочие места служащих. Специализация в организации управленческого труда предусматривает закрепление за каждым подразделением аппарата управления и рабочим местом по возможности ограниченного количества управленческих операций, что способствует росту мастерства каждого работника и качества работ, виконуються.
Повышению уровня специализации аппарата управления способствует концентрация однородных работ, унификация форм документов, рациональных методов труда, а также четкая регламентация круга работ, обязанностей и ответственности каждого працивника.
Развитие специализации работников аппарата управления требует внесения изменений в соотношение между отдельными их профессиям, специальностям, квалификации и должности. В частности, чтобы обеспечить эффективное использование квалифицированных специалистов, важно определить правильное соотношение их с численностью обслуживающего персонала - учетчиков, делопроизводителей (референтов), программистов тощо.
Принцип пропорциональности-достижение пропорциональной производительности всех подразделений аппарата управления, что позволяет обеспечить комплексное и своевременное осуществление всех функций управления. Кроме целесообразной организации труда управленческих работников, пропорциональность достигается установлением правильных пропорций в численности отдельных категорий управленческих работников, взаимосвязанных трудовыми процессами, между средствами, предметами труда и працюючими.
Принцип параллельности предусматривает одновременное выполнение отдельных процессов и операций путем совмещения во времени различных этапов работы. Это позволяет сократить удлиненность цикла выполнения управленческих робит.
Принцип прямоточности означал такое построение управленческого труда в пространстве, при которой размещение отдельных подразделений аппарата управления и рабочих мест (сотрудников, технических средств) соответствует направлению движения потоков информации, не допуская обратных движений, темпов, задерживающих прохождение информации. С этой целью следует внимательно анализировать действие-
чей документооборот и вносить в его соответствующие изменения (устранение ненужных документов или связанных с ними работ, изменение последовательности операций, их совмещение и упрощения), что удобнее делать, пользуясь графической формой изображения обработки документив.
Принцип непрерывности - это такая организация трудовых процессов, при которой каждый следующий элемент операции является естественным продолжением предыдущего. Этот принцип предусматривает устранение затрат рабочего времени служащих, задержек в поступлении нужной информации и других причин, заключают всевозможные перерыва в выполнении функций управления. Достигается это высокой дисциплиной труда, строгим соблюдением установленного регламента выполнения каждым звеном аппарата управления закрепленных за ней функций, широким использованием технических средств управленческой праци.
Принцип ритмичности - последовательное и равномерное чередование трудовых операций и их элементов во времени. Это означает требование равномерной работы всех управлинськихланок, подчинение их некотором едином ритма, следует из поставленных задач. Принцип ритмичности несовместим с штурмовщина в работе, при которой невозможно обеспечить качественное обслуживание виробництва.
Принцип исключительности предусматривает, что всякий работник, занятый в сфере менеджмента, должен делать все возможное для выполнения поставленной задачи и лишь в исключительных случаях обращаться к своему непосредственному начальнику. При такой организации менеджмента повышается самостоятельность и ответственность работников за конкретный участок работы, и в то же время руководитель разгружается от решения мелких вопросов, входит в компетенцию специалистов хозяйства или руководителей среднего ланки.
Существуют и другие принципы рациональной организации управленческого труда: принцип оптимальной интенсивности труда и оптимальной занятости исполнителя, принцип минимшиьних перемещений и экономии движений и ин.
Рассмотрены основные принципы рациональной организации процессов управленческого труда тесно переплетаются между собой. Центральной задачей является оптимальный разделение труда аппарата управления, обеспечивает целесообразную специализацию работников и приобретение ими необходимых навыков и знаний, установления ответственности каждого работника за порученное дело, что устраняет обезличку, создание кооперации и достижение на этой основе высокой производительности праци.
Рациональное разделение труда должен найти отражение в технологии выполнения функций управления. С этой целью должны быть разработаны типовые решения оптимальных вариантов закрепления соответствующих работ за отдельными работниками с учетом индивидуальных возможностей и способностей каждого из них. Нельзя допускать такого явления, чтобы работа аппарата управления лимитувалася работоспособностью руководителя или отдельного специали-
ста, чрезмерная загруженность которых не позволяет своевременно и качественно выполнять функции, возложенные на соответствующее подразделение или предприятие в цилому.
Чтобы в работе персонала управления не возникало "узких мест" необходимо четко устанавливать предел компетенции каждого работника, подразумевая самостоятельное принятие им решений, относящихся к его служебных обязанностей и связанные с использованием соответствующих документив.
Творческий характер управленческого труда открывает большие возможности для самоорганизации персонала управления благодаря самовоспитанию и приобретение необходимых для эффективности деятельности качеств (самодисциплина, концентрация внимания, память, выдержка и т.д.), для разработки индивидуальных планов работы на каждый рабочий день, неделю, месяц, год, совершенствование организации рабочих мест. Если нет строго продуманного плана, деятельность руководителя и специалиста, как ответная реакция на сигналы, поступающие часто имеет хаотический характер, полностью подчиняется ходу внешних событий. Кроме того, еще древнеримский писатель Публий Те-Ренцо утверждал, что, поскольку мы не можем сделать все. что хотим, то нужно желать только того, что мы можем сделать. А это требование лучше всего реализуется при плануванни.
Трудности планирования управленческого труда состоит в том, что нельзя детально запрограммировать заранее все предстоящие работы, поскольку менеджеры ежедневно оказываются в нестандартных ситуациях. Однако планирование позволяет систематизировать работу, осуществлять сознательную и целенаправленную построение трудового процесса, вырабатывать привычку бережного отношения к фактору времени, рационального режима труда, заранее готовиться к выполнению тех или иных операций и тем самым экономить время на «вхождение» в работу. Кроме того, оно облегчает контроль и самоконтроль за ходом управленческих операций, оперативную оценку вклада каждого работника в решение поставленной задачи.
| 26.1. Суть организации управленческого труда | 26.3. Организация рабочего места в аппарате управления |