28.2. Элементы системы обмена информацией
Процесс обмена информацией в организациях условно разделяют на две категории: формальную (или такую, что планируют) и неформальную (или такую, что не планируют).Формальная передача информации
В больших организациях административные инструкции обусловливают, кто кому может официально писать бумаги, кто кому должен докладывать и в каких случаях, кто просматривает записки, кто выдает информацию тощо.
Если работа организации заключается в обработке письменных заявлений или требований, правила, процедуры в подробности обусловливают путь прохождения заявления: какая информация должна быть собрана и на каком этапе, что конкретно нужно сделать. Таким же образом почти всегда формально определяются форма, содержание и ответственность за подготовку финансовых звитив.
Одним из важнейших средств формализации передачи сведений является использование стандартных форм (бланков), в которые заносится информация. Во многих организациях дополнением к формам отчетности есть разные види
бланков, формы личных анкет, бланки заявлений и официальных писем. Стандартные формы дают преимущества инициатору передаваемой, если человек снова пишет текст, который повторяется, то введение в оборот соответствующего бланка значительно экономит время. Бланки выгодны также получателю информации: используя форму, он может уточнить, какие именно данные ему необходимы в роботи.
Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии в ней гибкости. Поскольку в ней точно определено, какую информацию и каким образом необходимо передать, то она сообщает и неправдивую информацию, если материал не соответствует форме. Любой человек, когда-либо заполняла стандартную форму, часто задумывалась, не имея ответа на вопросы, которые не соответствуют конкретной ситуации. Хотя разработка и использование форм важны для построения системы обмена информацией, но они не решают всех проблем обмена в рамках одной организации или во взаимоотношениях с ее клиентами.
Формальная система обмена информацией имеет ограничения. Она не удовлетворяет полностью потребностей организации - невозможно формализовать все, что проходит в организации. Установленные каналы не могут вместить многочисленные потребности в обмене информацией. Кроме того, передача информации по каналам, как правило, не доносит всех смысловых тонкостей того, что необходимо сообщить. Формальный обмен информацией часто не может выразить реальные потребности организации через свою медлительность и негнучкисть.
Чтобы быть эффективным, обмен информацией должен быть шире, чем официальная схема.
Неформальная передача информации
Перечисленные трудности приводят к росту неформальной системы передачи информации, дополняет формальную систему.
Существует много путей неформального распространения информации.
Но неформальная передача информации - это в некоторой степени незаконные внутри организации разговоры и слухи. Они охватывают любую информацию вне официальным каналам. Во многих организациях большая часть информации, используемой при принятии директивных решений, передается неофицийно.
Неформальная передача информации строит свои главные каналы на основе социальных групп, которые определяются структурой организации. Частое общение и отождествления себя с организацией является одновременно причиной и следствием структуры социальных групп, которые обеспечивают средства для эффективной передачи информации. Итак, неформальная передача информации находится в таком же соотношении с полномочиями отождествляя себя групп и лиц, как и официальная передача информации в соотношении с иерархической структурой повноважень.
Последствия неформальной передачи информации
Система неформальной передачи информации является одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражая. Довольно часто неофициально переданная информация бывает искаженной и неправдивой, поскольку она не принадлежит официальном контролю.
Один из наиболее действенных средств усилить свое влияние в организации состоит в интенсивном развитии каналов неформальных связей. Люди, которые используют неофициальные каналы информации, становятся особенно влиятельными, когда формальная система передачи перестает отвечать требованиям организации.
Развитая система неформальной передачи информации, дополняет формальную, часто дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно.
Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации, в основном зависит от размера организации и восприятия ее целей. На формальную передачу информации крупные организации должны полагаться преимущественно, чем малые. К тому же во многих крупных организациях по сравнению с малыми сложность задач, которые перед ними стоят, и мно-точисельнисть социальных групп с различными интересами требуют больше опираться на формальную передачу информации.
Внутренние и внешние каналы обмена информациею
Правительственные учреждения должны поддерживать постоянный поток информации не только между своими штатными сотрудниками, но и другими учреждениями, организациями и населенням.
При использовании внутренних и внешних каналов обмена информация иногда накладывается друг на друга, что вызывает ряд административно-управленческих проблем.
| 28.1. Управленческая информация и закономерности ее движения | 28.3. Барьеры на пути эффективного обмена информацией |