27.2. Диагностика рабочего времени

Первым шагом на пути к успеху в деле экономии и рационального использования рабочего времени является его "инвентаризация", осуществляемая с помощью хронометража и фотографування.
Под хронометражем понимают наблюдения и измерения затрат рабочего времени на осуществление отдельных элементов, которые повторяются, или операции в целом. Непосредственным его объектом являются оперативное или подготовительно-конечное время на машино-ручных роботах.
Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов поможет усовершенствовать ее содержание и структуру, рационализировать затраты времени на них и установить оптимальные норми.
Фотографирование рабочего дня идет с помощью наблюдения и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении всего дня или какой-либо ее части 2-3 раза в год в течение 2-3-х недель как в форме самофотографування, так и при участии специальных людей -нормировщиков, мастеров и ин.
В результате проделанной работы состоит две таблицы, в одной показывают трата времени в минутах на каждый вид работ и срок их проведения, во второй - потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели мисце.
Понятно, что фотография требует соблюдения точности, иначе она не приносит никакой пользы. Ведь полученные данные должны помочь ответить на вопрос: на что тратится время, сколько его нужно для выполнения тех или иных конкретных операций, что помогает, а что препятствует его эффективному использованию. В результате анализа данных фотографии можно получить несколько полезных показникив.
ПК ОП ОМ ВОН (в мин.)
Коэф. использования рабочего времени =
Продолжительность раб. дня (в мин.)
ПР-ВОН (вхв.)
Коэф. потерь раб. времени по вине работников =
Продолжительность раб. дня (в мин.)
BE (в мин.)
Коэф. потерь раб. времени, независящим от работника =
Продолжительность раб. дня (вхв.)
ПК - подготовительно-заключительное время;
ОП - оперативное время;
ОМ - время обслуживания рабочего места;
ВОН - нормативное время на отдых и личные надобности;
ПР - перерывы, зависящие от работника;
ВН - потери рабочего времени, которые не зависят от працивникив.
На основе знаний данных показателей определяется коэффициент КППП возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь часу.
Приняв перечисленные показатели за нормативы, можно осуществлять стимулирование работников, которое направлено на повышение как производительности труда, так и на более рациональное использование рабочего дня, сокращение потерь часу.
Выявление видов деятельности, на которые тратится время непродуктивно, и которые могут выполнять другие лица, называется диагностикой часу.
Для облегчения диагностики времени, затрачиваемого сотрудниками управления, его можно распределить по следующим функциям:
обдумывание проблем, выработка решений, подготовка к работе;
руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка деятельности, разрешение конфликтов);
прогнозирование и планирование деятельности на перспективу;
подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;
контроль за деятельностью подчиненных;
осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмен опытом, конференции).
После группировки работ им дается оценка на предмет их необходимости, соотношение затрат времени фактических и тех, что передбачалися.
В процессе анализа необходимо определить, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми "дорогими": визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, подчиненные тому подобное. их проявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которые бы в наибольшей степени помогали достигать цели организации.
Опыт показывает, что когда в одном случае из 10-ти работа руководителя не была нужна - значит он недостаточно доверяет подчиненным. Если в одном случае из 10 момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами - в организации плохо поставлено планування.
Исследования показывают, что 20-30% своего времени руководитель тратит на рассмотрение корреспонденции, просматривая заденьдо 100документив, изякихлише 30 действительно необходимы. Ему приходится ставить в год до 20 тыс. подписей, затрачивая на это около 3-х недель. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных данных доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников данных поступает на 30%, а из внешних - на 40% больше, чем вимагаеться.
Основными причинами потерь времени являются:
нечеткая постановка цели, неправильное определение приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, тонут в мелочах;
неудовлетворительная организация планирования, в результате чего менеджер не справляется с распределением времени на выполнение тех или иных дел, а то и просто не знает, как к ним подойти;
слабая организационная дисциплина подчиненных, приводящая к многократной переработки одной и той же работы;
отсутствие необходимой информации для принятия решений, вследствие чего их приходится постоянно откладывать;
- Нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, телефонными звонками, проводить собрания и совещания.
27.1. Рабочее время и его основные элементы 27.3. Нормирование времени исполнителей