13.1. Теоретические основы исследования организационно-производственных систем как объекта менеджмента
Основываясь на системных принципах анализа организации и принимая дифференциацию и интеграцию как главные характеристики организационно-производственной системы в ней, необходимо учитывать ключевую детерминанту внешней среды - неопределенность. Дифференциация определяется как состояние разделения организационно-производственной системы имеет тенденцию к развитию специфических свойств соответствии с требованиями внешней среды. Согласно интеграция является процессом достижения единства усилий различных подсистем при выполнении задачи предприятия, которое предусматривает законченный цикл воспроизводства некоторых продуктов или услуг. Неопределенность характеризуется для каждого предприятия с точки зрения однородности и разнообразия его внешнего окружения оценкой ясности информации, поступающей из внешней среды; время обратной связи относительно действий, которые осуществляет организация; степенью программированности условий организационно-производственной дияльности.Внешняя среда выступает главным фактором, определяющим организационную дифференциацию и интеграцию на микроэкономическом уровне хозяйствования. Между характеристиками рыночного, производственного и научно-технической среды, внутренней структуре и механизму действия предпринимательской системы существует устойчивая зависимость. При проектировании организационно-производственной системы, как правило, приходится решать такие важные вопросы: какая неопределенность внешней среды организации влияет на достижение ее цели; в каких частях организация должна быть механической, а в каких органической; как должны подразделяться подзадачи и как должен дифференцироваться организация ( по функциям, продуктами, матричной схеме и т.п.), какие требования к персоналу, условиям работы и учебы членов организации, какие организационные механизмы следует использовать для координации и интеграции деятельности, какие должны быть расходы на управление?
Ответы на эти вопросы можно искать разными путями и средствами, но важное значение как ориентир и вспомогательный инструмент проектирования имеет набор организационных форм и механизмов дифференциации и интеграции, построенный для меняющихся характеристик организационной ситуации. Системный подход - это не просто набор каких-то инструкций или принципов для управляющих, это способ мышления по отношению к организации управлиння.
Совершенство системы внешне выступает в форме эффективности ее функционирования. Критерии системности, как правило, позволяют лишь отличить систему от несистемного образования и определить, какая из сравниваемых структур системная. Между тем знание системности объекта не означает еще выявления его совершенства и эффективности. Дело в том, что ни одно из определений системы, которое берется как исходная модель (принцип) построения того или иного варианта организационной системы, не является функцией совершенства и эффективности. Например, приведем следующие определения: "Система-это совокупность элементов, взаимосвязей между собой", "Система - объективное единство связанных между собой явлений", "Система - упорядоченная совокупность элементов, между которыми существуют определенные связи. связи - это соединения между элементами, которые влияют на поведение элементов и систему в целом ".
Разнообразие определений системы объясняется спецификой системного подхода и того уровня, на котором он находится в структуре научной методологии. Системный подход и теория систем как результат его онтологического обоснования предусматривают познания законов построения, а в некоторых случаях и поведения объекта исследования. Эти законы, сформулированные в виде принципов, выступают как критерии (параметры) системности объекта. На основе их применения можно понять, как устроен объект, как взаимодействуют его части на всех уровнях структурной иерархии, как связаны самые его уровне, как обеспечивается его целостность и способность к функционированию. Это означает знание структурных (функциональных) и причинных связей объекта составляют лишь его скелет, не отражая глубинных основ поведения. Такое знание помогает найти правильный ответ на вопрос, как устроен и ведет объект, но не способно еще объяснить, зачем необходима именно такая его структура и такая повединка.
На основании указанного выше можно сделать вывод, что система может рассматриваться как понятия:
вещь, материя или совокупность вещей (с точки зрения логики)
множество элементов, изначально без связей, а затем со связями между элементами (теоретико-множественный взгляд)
совокупность в потоках информации (информационный взгляд)
как процесс (технологический взгляд) тощо.
К свойствам, которыми должен быть наделен любые организационно-производственные системы, относятся:
целостность и делимость. Система - это целостная совокупность элементов, взаимодействующих между собой. Элемент существует лишь в системе. Вне системы это лишь объекты, которые имеют потенциальную способность образовывать систему;
связи. Между элементами системы существуют существенные связи, которые объективно определяют интегральные качества этой системы. Связи между элементами должны быть прочными, чем связи отдельных элементов с внешней средой, поскольку в противном случае система не может существовать;
организация. Наличие системообразующих факторов в элементах системы лишь предполагает возможность ее создания. Для появления системы необходимо сформировать упорядоченные связи, т.е. соответствующую структуру сознательно организовать, преобразовать в действующую систему;
интегральные качества. Наличие в системе интегральных свойств, т. е. свойств, присущих системе в целом, но не характерных для одного из ее элементов зокрема.
С общенаучного подхода классификация систем осуществляется по следующим признакам: видам (классам) природой;
особенностями структуры; свойствами; поведением систем (рис. 45).
Наиболее развитой является классификация по системными властивостями.
В теории менеджмента производственные системы классифицируются по признакам сложности, уровня сферы функционирования, вида внутренних организационных связей, отношение к внешней среде (рис. 46).
С точки зрения сложности (вид, количество элементов и связей) различают простые, сложные и большие системы (рис. 47).
В зависимости от силы связи между системой, рассматриваемой и внешней средой различают закрытые и открытые системы. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия независимы от внешней среды. Часы - пример закрытой системы. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самозабезпечувальною, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система должна иметь способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде. Руководители в основном занимаются открытыми системами, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего свиту.
Целесообразность той или иной организационной структуры проявляется в согласованности поведения отдельных ее элементов в соответствии со структурой целей предприятия, что и определяет в конечном итоге совершенство организационно-производственной системи.
Впервые в рационального решения проблемы целесообразности вообще подошли классики немецкой философии, и результатом их теоретико-философского анализа было понимание целесообразности как особого способа или вида организованности органических целостностей. Она, по Канту, заключается в совершенной взаимодействия причин и действий, цели и средства, части и целого. Ф. Шеллинг, Кант, Гегель рассматривали целесообразность как свойство органического целого, в котором непрерывно поддерживаемый поток причин и действий замкнутый, благодаря чему оно и оказывается способным к саморегуляции.
Внешняя среда - одно из основных понятий общей теории систем. Выделение любой материальной системы основывается на отделении элементов, включаемых в эту систему, от другого материального мира, который называется середовищем.
Система и среда находятся в постоянной сложном взаимодействии и взаимовлиянии друг на друга. Для конкретно взятой системы среда является совокупностью всех объектов, изменение которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы. Взаимодействие системы с окружающей средой описывается целым рядом понятий: устойчивость, недвижимость, равновесие, адаптация тощо.
Система находится в равновесии тогда, когда каждый элемент ее находится в состоянии равновесия, обусловленном другими элементами. Простейший случай устойчивого состояния - равенство. Устойчивость характеризует состояние системы, в котором она остается сколь угодно долго, если нет негативных воздействий среды. Организационно-производственная система всегда является частью внешней среды, поэтому в ответ на ее изменения она должна приспосабливаться к работе в новых условиях. Устойчивость системы - это случай более сложной равновесия со средой, что проявляется в динамике их взаемодии.
Адаптация - это способность системы обнаруживать целенаправленное поведение, благодаря которой он приспосабливается к сложной среды, а также сам процесс такого приспособления. Адаптация системы может проявляться в саморегулировании, самообучении, самоорганизации и самовдосконаленни.
При саморегулировании система отвечает на изменения среды вполне определенной реакцией своих элементов по жестко заданной програмою.
При самообучении система способна изменять программы регулирования и способы действия своих елементив.
При самоорганизации система меняет не только программу регулирования, но и свою внутреннюю структуру.
Системы, самосовершенствующихся, могут перестраивать свою структуру не только в пределах заданного набора элементов, но и путем расширения этого набора за счет середовища.
В современном предпринимательстве наблюдается переход от общей теории систем к теории процессов, обусловлен наличием различных видов неопределенности воспроизведения организационно-производственных систем с позиции управленческой деятельности. К главным из них относятся: неопределенность факторов планирования и стоимости; неопределенность стратегического контекста, технические неопределенности; статистические невизначености.
Обратимся к некоторым историческим аспектам этой теории.
Неопределенность в начале развития системного подхода проявлялась в том, что долгое время теоретики системного подхода не могли определить границы понятия система. Неопределенность понятия система породила различные варианты общей теории систем, которые качественно отличаются друг от одного.
В производственной и научной практике как универсальный применяется теоретико-множественный взгляд на понятие система.
Системный анализ как теория решений содержит большое количество системных концепций и теорий, которые управленцы пытаются использовать в хозяйственной практике. Одним из существенных препятствий на этом пути основные виды неопределенностей, с которыми приходится сталкиваться на практике, когда используются эти теории (табл. 23).
Как правило, в теории управления кризис рассматривается как кризис экономической системы. Однако кризис экономической системы - это кризис теории и практики систем. Нельзя не учитывать, что любой кризис всегда начинается с теории (заложена в ней), а только потом он оказывается на практике. Это логически вытекает из социальной природы действия человека как целесообразной деятельности. Поэтому длительный кризис - это не просто кризис системы, а кризис общей теории систем.
Из этих логических рассуждений следует, что любой руководитель в условиях кризиса должен прежде подумать о смене теории, лежащей в основе методологии решений. Простая замена одной системы на другую ничего не дает или дает очень мало, если старая методология залишаеться.
Главная ошибка в трактовке природы кризиса экономических систем (предприятий) заключается в том, что это не просто кризис системы, а прежде всего кризис методологических концепций и теорий систем. Если же мы рассматриваем кризис как кризис системы, то, как правило, предупредительные кризисные действия сводятся к уничтожению существующей системы управления при сохранении старого теоретического обоснования решений, приймаються.
При системном подходе по мере углубления уровня анализа наблюдается неопределенный переход от простых к сложным и больших систем. Это порождает проблему неопределенности границ системы. Такую неопределенность может быть устранена путем выделения элементов процесса праци.
Одно дело - принимать решения на основе теории предприятия как социально-рыночной системы, другая - на основе теории производственных процессов. Решение здесь могут быть прямо протилежними.
С гносеологического точки зрения знания процессов всегда вторично по отношению знание систем как таковых. На определенной стадии изучения предприятия как системы нужно собрать данные об устройстве и структурные элементы предприятия; однако для того, чтобы они успешно функционировали, необходимо знать процессы, обеспечивающие его управление и контроль. Системные свойства предприятия - эффективность, организованность, целостность и др.. - Обеспечивают только начальные знания, а изменения этих свойств в процессе функционирования предприятия создают определенное состояние последнего отношению к внешней среде. Можно изучать стоимость как системную свойство, а можно изучать прирост стоимости, и это будут две разные теории.
Очень часто в кризисах и спадах в работе фирмы обвиняют менеджеров. Однако это неправильная методологическая позиция. Чтобы предупредить кризисы и спады в практике хозяйствования, необходимо изменить методологию управления - перейти от концепции организационно-производственной системы концепции организационно-производственных процессов, потому что первая является результатом другого. Простая (механическая) изменение состава и структуры административных органов, то есть переход от одной системы управления к другой, может вызвать рост проблем, вместо решения имеющихся. Новая система управления, новые организационные структуры при старых методах управления и старой методологии также малоэффективны. Невозможно управлять производственной системой, не управляя производственными процесами.
Достижения кибернетики позволили раскрыть принцип регуляции внутренней и внешней среды, который обеспечивает способ и условия направленной поведения любой высокоорганизованной системы на основе принципа обратной связи. Однако поскольку сам по себе принцип обратной связи не определяет направления процесса, то в зависимости от программы управления он может приводить к различным, иногда прямо противоположным, результатам (положительный или отрицательный обратная связь). Главным оказывается конечный результат преобразования системы, которому должна соответствовать программа управления (регуляции) процесса преобразования. Конечный результат выступает как цель изменения системы, а поведение элементов и всей системы в целом - как функция достижения мети.
Под функцией в большинстве случаев понимается конкретный способ деятельности того или иного органа, а функционирование отождествляется с их деятельностью вообще. Однако дело в том, что деятельность одного и того же органа может способствовать достижению рыночной организационной системой определенного результата, но может и противодействовать или быть нейтральной. В первом случае отношение действующего органа к системе в целом - его функция, а во втором - дисфункция. Функцию может быть определено как особое отношение части к целому, при котором существование или любой вид проявления части обеспечивает существование или определенную форму проявления целого. В этом определении функции часть вроде обнаруживает цель своего поведения - обеспечение существования целого (или достижения его цели). Именно с такой мнимой тождественности функции и цели возникла в истории науки тенденция замены понятия функции понятием цели. Существенное различие между ними состоит в том, что функция - явление объективное, а цель - субъективное. Сущность связи между ними состоит в том, что цель - это субъективный образ реально существующей направленности функции. Понятие цели первоначально носило социально-экономический характер, выражая направленность поведения отдельных людей или групп в форме образа того состояния своего внешней или внутренней среды, которого они стремились достичь своей деятельностью или бездияльнистю.
Организационная общность между структурой и поведением фирмы в конкретной рыночной среде существования является результатом соотношения субъективно сформулированной менеджментом предприятия цели и реально осуществляемых им функций. Будущий полезный результат является своеобразным акцептором действия, поведения фирмы, благодаря чему желаемое будущее действует (влияет) на настоящее как организующий фактор. Именно цель как будущий полезный результат выступает главным организующим фактором, то есть не сама объективно выполняемая функция, а то, что мы хотим мати.
Параметры результата формулируются менеджментом в виде определенной модели.
| ГЛАВА 13. Организационно- ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СИСТЕМЫ И ИХ ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ | 13.2. Содержание организационно -производственной системы |