13.3. Информационное обеспечение управленческой деятельности
Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной инфраструктуры, без информатизации бизнеса. Жесткие и меняющиеся требования рынка ставят перед менеджерами высокие требования, так как именно они принимают и организуют реализацию принятых решений, несут ответственность за успех своего предприятия. Важную роль играют и такие факторы, как информация и комуникации.Осознание роли информации в управленческой деятельности неотъемлемое от выяснения роли информации в развитии экономики и общества в целом. В истории развития человечества выделяют две эпохи развития процессов информационного овеществление знаний: доиндустриальную и индустриальную. Если феномен первой информационной революции связан с появлением печатного станка, то второй - с появлением в середине XX в. ЭВМ как усилителя интеллектуальных возможностей человека. Источником информатизации является знання.
Одной из причин неудачного распространения АСУ в нашей стране до начала 90-х годов было, в частности, недостаточное выяснение того факта, что в социально-экономических системах проблема заключается не столько в автоматизации (пример с "Дженерал моторз"), которая воспринималась как облегчения труда, сколько в расширении возможностей познания законов и процессов функционирования организационно-производственных систем за счет устранения неопределенности в процессе выработки управленческих решений и оценки последствий выполнения их.
Проблемам информатизации в Украине уделяется значительное внимание. Так, согласно Указу Президента Украины "О государственной политике информатизации Украины" (май 1993 г.) разработана Концепция государственной политики информатизации и Основные направления Национальной программы информатизации.
В Концепции информатизация трактуется как процесс овладения обществом современными средствами информатики и системного анализа. Основные направления Национальной программы информатизации Украины включают 12 разделов, б из которых отражают отраслевую структуру управления народным хозяйством, другие - направления работы в сфере формирования инфраструктуры информатизации, фундаментальных исследований и разработок, управления и правового обеспечения информатизации, подготовки кадров и международного спивробитництва.
В научной литературе есть разные концепции информации. Современные разработки по теории информации принадлежат таким известным ученым, как Н. Виннер, А. Колмогоров, К. Шеннон, В. Глушков, Р. Абдеев и др.. По мнению некоторых исследователей этой проблемы, законы организации и развития социально-экономических систем обусловлены законами информации. Анализ таких понятий, как порядок, хаос, организация, стихийность, управления, самоорганизация целесообразно осуществлять с позиций выявления специфики их взаимосвязей и взаимодействия, контроля со стороны человека. Мере каких-либо изменений в организационно-производственной системе - возникновение новой структурно-функциональной упорядоченности или нарастания структурно-функциональной хаотичности - есть информация.
Итак, хаос в организационно-производственной системе не может возникнуть сам по себе, стихийно. Хаос - это всегда информационно-обусловленный и управляемый процесс, результат соответствующего целенаправленного воздействия, результат приложения конкретных усилий, действий для достижения конкретной цели. Тот или иной тип процесса перехода от порядка к хаосу - процесс всегда программируемый и управляемый. Протекания каких-либо целесообразных процессов в той или иной фирме всегда обусловлено участием в них соответствующих субъектов управлиння.
Информационное взаимодействие или функциональное бытия информации делает различные экономические явления качественно однородными и сравнительными друг с другом. Вместе с тем все внешние формы выражения и количественные соотношения, присущие разным экономическим явлениям, процессам, можно разложить на информационные составляющие и выразить в единых универсальных единицах информации.
Экономическая деятельность, и особенно ее составляющая - управленческая деятельность, по своей сути основывается на определенной информации, которая в свою очередь создает дополнительную информацию, то есть в конечном итоге это информационная деятельность относительно среды иснування.
Факторы и результаты экономической деятельности людей: товары, услуги, новые технологии, методы организации труда и производства, новые подготовленные специалисты - представляют собой определенное (овеществленный или персонифицированное) научное знание, то есть определенным образом переработанную, зафиксированную и закодированную в производительных силах общества информацию. Все продукты человеческой деятельности являются носителями воплощенной в них информации в процессе их непосредственного створення.
Возрастание роли и масштаба разнообразной информации в развитии общества, с точки зрения определения затрат на создание материального и нематериального богатства общества, и появление новых возможностей более эффективного использования имеющихся ресурсов с помощью информации приводят к выводу, что субстанцией экономических явлений является информация, а труд - лишь механизм овеществление информации, отражающей познания материального мира в желаемые формы объектов, процессов, явлений тощо.
Информационная характеристика результатов человеческой деятельности не вызывает сомнений. Так, осуществляя процесс воспроизводства общественной жизни, люди вступают в определенные связи и отношения. Последние имеют информационную природу, т.е. содержанием всех отношений между людьми в процессе воспроизводства является информационное взаимодействие. Даже возникновение и существование человеческого общества обусловлено существованием самой возможности информационного обмена между его отдельными членами.
Предметным носителем определенным образом закодированной информации является процесс труда, производства. Особое целесообразная форма затрат рабочей силы учитывается определенным способом. Затраты труда на производство товара учитываются и в информационном смысле как конкретная качество и количество затраченного труда, воплощенной в конкретном рабочем времени. Уречевлени информационные затраты труда на производство товара - определенным образом закодированная информация - приобретают целесообразной экономической формы выражения - стоимости и цены. В цену товара в информационном смысле включаются не только совокупные затраты труда, но и их структура, что отражается в соответствующих статьях издержек производства продукции (калькуляции себестоимости).
Наличие закодированной информации в товаре, продукте очевидна. Так, новинка всегда привлекает внимание необходимости получения информации о ней с точки зрения как ее характеристик, так и процесса ее создания. Промышленный шпионаж возникло и существует именно с целью получения информации о новых технологиях, продуктах и т.д., то есть с целью декодирования овеществленная в них информации.
Весь воспроизводственный процесс производства товара от замысла (идеи) до конечного материального воплощения его протекает под контролем человека, а потому имеет целесообразный характер. Сама трансформация затраченного труда в определенную информацию и превращения ее в форму экономических затрат, требующих возмещения, возможны только благодаря участию человека в этом процессе и управления этим процессом со стороны людини.
Все экономические категории прежде информационные, поскольку они - результат целесообразной человеческой деятельности, внутренним содержанием которой является информация.
Управленческую деятельность можно представить в виде целостно существующей системы информационных взаимодействий персонала фирмы. Овладения и управления механизмом овеществление и персонификации отношений-это ключ к управлению не только поведением отдельного человека, но и к управлению различными процессами межличностного взаимодействия людей.
Информация выполняет в управлении такую же роль, как и фары для водителя в ночное время. Фары освещают дорогу впереди, но не снимают необходимости принятия правильных решений и действий. Хотя мы и говорим, что менеджер принимает решение для конкретного случая, на самом деле он принимает решение на основе информации об этом случае. Цель управленческой информации - обеспечение интегрированной системы отчетности, которая дает каждому уровню управления необходимую информацию в нужное время. Решения должны основываться на лучшей имеющейся информации в тех пределах, в которых обеспечение такой информацией оправдано економично.
Информация сегодня рассматривается как один из важнейших ресурсов развития общества наряду с материальными, энергетическими и человеческими. Как справедливо отмечают исследователи этой проблемы, "... информация всегда была ресурсом, но лишь совсем недавно мы увидели первые проблески восприятия информации в том же аспекте, в котором экономисты рассматривают материю и энергию как ресурсы".
Информация как совокупность необходимых данных для успешного проведения анализа, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений выступает неотъемлемым элементом эффективного управления организационно-экономическими процессами вообще и предпринимательской деятельностью в частности. С одной стороны, она отражает условия, свойства, закономерности, особенности функционирования как объекта, так и системы его управления. С другой - опосредует трудовую деятельность людей, конкретные формы отношений между ними, постоянно используется в управлении производством, распределением, обменом и использованием изготовленного продукту.
Довольно часто понятия информация отождествляется с понятиями данные, сведения, сообщения. Все эти понятия имеют общее свойство отражать (правда, в разной форме) реальные процессы, явления и связи на микро-и макроуровнях, информировать об успехах или проблемах, несут новые, более глубокие знания руководителю о процессах, которыми осуществляется управление. Развитие информации в управлении подчинен получению новых или дополнительных сведений об объекте управления, достаточных для анализа, принятия решений, организации и контролю.
Процедурно-управленческая деятельность представляет собой учет, сбор, обработку и выдачу новой информации, способствующей осуществлению организационно-производственных процессов и приведению их в соответствие с поставленными целями. Информация в управленческом процессе выступает одним из основных факторов существования этого процесса. Как своеобразный специфический продукт и предмет управленческой деятельности информация имеет следующие особенности. Выступая на определенном этапе процесса управления продуктом труда, на следующем этапе она выступает как предмет труда, имеет свойство длительного и многократного применения и при использовании не теряет своих потребительских свойств, имеет способность накапливаться. Информация вечная с точки зрения ее использования, она теряет свои потребительские свойства с появлением новых сведений, которые углубляют знания, т.е. происходит своеобразное моральный износ информации; полезные ее свойства проявляются лишь у потребителя и зависят не только от ценности заложенных идей, времени ее использования, но и от умения получателя воспользоваться ею; может тиражироваться и использоваться одновременно во многих местах и с разными целями; структурные подразделения органов управления является как потребителями, так и источниками информации. Способы предоставления информации разнообразны; производство ее требует значительных затрат по сравнению с затратами на тиражирование (копирование), она проста в тиражировании и трудоемкая с точки зрения виробництва.
Информация как таковая может нести в себе как положительные, так и отрицательные элементы, поскольку существует опасность, что решения могут основываться на неправильной информации. Кроме того, в практике часто отождествляются понятия информация и данные. Различия между данными и информацией заключаются в том, что данные - это, как правило, сырые факты, которые становятся информацией только тогда, когда они обработаны и пригодны для контроля и принятия решений. Информация, в отличие от данных, в значительной степени является функцией восприятия. В неспособности оценить этот факт кроется причина разногласий между специалистами и оперативным руководством. Данные, как правило, полезны, если благодаря им можно выявить тенденции и сравнения. Сравнение фирм в одной отрасли могут иметь неоценимое значение, если позволяют узнать об обороте капитала, себестоимость, уровень заработной платы и др.. Форма подачи материалов зависит от способности адресата понять содержание информации (например, лицо, не является бухгалтером, вряд ли поймет профессиональный язык бухгалтерии).
С применением компьютеров много видов входных данных могут быть использованы как исходные, которые используются в различных подразделениях или для разных задач. Так, данные контроля запасов полезны для бухгалтерского учета, снабжения, производства и сбыта; данные об оплате труда полезны для бухучета, контроля затрат труда, оборота капитала, пенсий и виробництва.
В практической деятельности руководителей иногда главной проблемой является не недостаток, а избыток информации. Решению этой проблемы способствует классификация информации по видам. Вся информация, касающаяся рассматриваемого вопроса, называется релевантной. Менеджер, конечно, обращает внимание на гораздо больший объем информации, чем он может использовать для принятия конкретного решения. Эту информацию обозначают как взятую во внимание. Та ее часть, которая имеет отношение к рассматриваемому вопросу, называется использованной информациею.
Информация, менеджер принял во внимание, но которая не касается задачи, которая решается, называется путая, поскольку этот вид информации способствует запутывание питання.
В организации, где работает менеджер, может циркулировать значительно больше информации, чем это необходимо для решения конкретных задач. ее называют бюрократической информацией. Избавиться бюрократической информации крайне трудно. Путая информация часто используется как повод для того, чтобы игнорировать релевантную информацию, которую не принято во внимание. Другой причиной ее игнорирование может быть ее важкодоступнисть.
Менеджера должно интересовать прежде релевантная информация. Он должен стремиться всячески уменьшить вероятность того, что релевантную информацию будет проигноровано.
Некоторые менеджеры стремятся учесть всю информацию, доходит до них. В своей повседневной работе, принимая решение, они сначала спрашивают, какая информация доступна, и только потом - какая информация относится к делу. Компьютеры и телекоммуникации способствуют этому процессу. Тем самым объем релевантна информации уменьшается, а объем путая растет. Последняя вообще может парализовать работу менеджера, поэтому ему следует прежде концентрировать внимание на релевантной информации и только после этого анализировать всю доступную. Основная сложность заключается в том, какую информацию считать релевантной. Последнее определяется знаниями менеджера о природе проблем, которые стоят перед ним, тем, которых теорий он придерживается. Если менеджер плохо разбирается в сфере, где он работает, ему потребуется большее количество информации. Чем больше менеджер будет знать систему, в которой он работает, тем тщательнее он будет подбирать информацию. Это означает, что хотя система, созданная специалистом по системным анализом (например, система расчета заработной платы), может быть достаточно простой, но активное участие самого менеджера в ее разработке необхидна.
В управленческой практике вопросу обеспечения информационных потребностей менеджеров не всегда уделяется должное внимание. Это во многом объясняется сложностью проблемы формализации процедуры информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений. Чем выше должность менеджера, тем сложнее задачи системного обеспечения его управленческой информацией, потому что расширяется круг направлений, которые должны быть охвачены информационным обеспечением, усложняется задача ее интеграции, возникает необходимость учитывать личные особенности потребителя информации и др.. От специалиста, который будет выполнять эту задачу, требуется не только знание возможностей вычислительной техники, математического обеспечения, общих основ теории управления, особенностей конкретного производства, но и личных качеств соответствующих менеджеров, стиля и методов их работы, умение наладить с ними контакти.
Существует два основных канала информационного обеспечения руководителей: формализованный (им циркулирует регламентированная по форме, содержанию и временем представления информация с достаточной степенью достоверности) и стихийный (им руководителям хаотично поступает огромное количество самых разнообразных сведений, которые далеко не всегда объективно отражают истинное положение вещей: телефонные звонки, устные обращения или ответа, служебные записки, информация многочисленных совещаний).
Промежуточное положение в системе информационного обеспечения руководителей имеет информация, подготовленная по заданию руководителей специалистами по тому или иному вопросу в виде справок, аннотаций, анализов. При правильно организованной системе информационного обеспечения потребность в целевой одноразовой информации значительно зменшуеться.
Наблюдается тенденция к непрерывному осложнения современного производства, с одной стороны, усложняет вопрос информационного обеспечения, с другой - существенно повышает роль самой информации как одного из видов производственных ресурсов, ценность которого непрерывно растет. 7.
| 13.2. Содержание организационно -производственной системы | 13.4. Организация коммуникационного процесса на предприятии |