ГЛАВА 17. Методика анализа использования личного времени

Многие предприниматели и руководители любят повторять: время - деньги. И действительно: значение этого фактора вряд ли можно переоценить. Время, его использование - альфа и омега нашего успеха в жизни. Итак, зададим вопрос: как обстоят дела со временем? Как вы обращаетесь со своим временем? Не забывайте, что успех любого дела, и особенно предпринимательства, зависит не только от материально-экономических факторов, но и от того, как мы распоряжаемся ценным ресурсом - часом.
Необходимо научиться эффективно тратить свое время и ликвидировать пробелы в этой сфере так же, как это делается, например, в сфере руководства людьми. А часто ли задумываемся мы, сколько времени осталось в нашем распоряжении для профессиональных и личных дел?
В наше время, когда человек привык иметь дело с миллионными величинами, быстро сделанный расчет заставит нас задуматься. Попробуем сделать несложные подсчеты. Мой личный капитал времени (К):
60 лет - пенсионный вик.
60 - (возраст в настоящее время) = А.
Кл = А • 1760 (220 рабочих дней, умноженные на восемь часов) = ... годин.
Ка - капитал рабочего времени, оставшегося до пенсии.
Кс = А-660 (220 рабочих дней • 3 часа) = ... годин.
Ксв = А * 1740 (145 выходных дней • 12 часов) = ... годин.
Капитал свободного времени к пенсии состоит из свободного времени рабочих дней (К) и свободного времени выходных дней (КСО). Если сложить оба размеры (капитал рабочего времени плюс капитал свободного времени), то получим ваш личный капитал времени. Для многих результат может оказаться неожиданным, потому что в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для всех. Однако в любом случае можно констатировать: самый большой капитал времени, в зависимости от возраста, составляет в пределах всего несколько десятков тысяч часов! Даже если рабочее время составляет 10 часов ежедневно, трудовую жизнь продолжается в среднем 90 000 часов (40 лет • 220 дней = 88 000 часов).
Если сложить вместе капитал рабочего и свободного времени и выходить из оптимальных прогнозов, то можно достичь максимума: 200 000 часов!
Задумываемся ли мы над этим? Вывод: нужна и даже очень нужна инвентаризация времени. Проведем инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины дефицита времени. Наблюдения социологов показывают, что неправильный рабочий день часто имеет такие признаки: неизвестно, на что вообще расходуется время; неясно, сколько времени требует выполнения конкретных задач; не определены сильные и слабые стороны стиля, практикуется; малоизученное вопрос о том, какие личные и другие факторы стимулируют или ограничивают працездатнисть.
Только если удастся конкретно определить, сколько времени, на что и с кем тратится, можно раскрыть действительно важные, сильные и слабые стороны своего личного рабочего стилю.
Процедура анализа использования времени может быть такой. Первый шаг - составление инвентарного описания всех видов деятельности, в которых работник принимал участие как руководитель. Для этого предлагаются две рабочие таблицы: "Анализ видов деятельности и затрат времени" и "Формуляр дневных помех" (перерывов в работе). Следует заполнить их последовательно и без пропусков на примере трех типовых дней. При этом надо быть честным и самокритичным, это в ваших интересах. Многие делают "самокоригування", и тем самым вводит себя в заблуждение. Только честный, непредвзятый анализ, предназначен исключительно для личного использования, подскажет, как конкретно улучшить рабочий стиль.
Анализ видов деятельности и затрат часу
Рекомендации, советы по методу заполнения записи (инвентаризация времени): старайтесь делать немедленную регистрацию, избегайте записей из памяти, потому что будет потеряно большую пользу от проведенной инвентаризации времени. Желательно ограничиться существенным и зафиксировать все виды деятельности в форме результатов за короткие (15-20 мин) отрезки времени. Сначала не стоит заполнять колонки, обозначенные А, Б, В, Г. Они понадобятся в заключительном анализе затрат часу.
Формуляр дневных перешкод
К формуляра дневных помех следует занести все препятствия или перерыва в работе, тормозят или нарушают запланированный трудовой процесс (телефонные разговоры, незаявленные посетители, время, потраченное на ожидание и т.д.). Полезно фиксировать все, что отрывает от дел: Н - начальник, К - коллега, П - подчиненный, С - секретарь, Кл - клиент, См - семья, Ин - инши.
При заполнении важно помнить, что записывать надо не только внешние препятствия, но и те случаи, когда вы лично нарушаете ход своего трудового процесса (например, при выполнении важного дела работник спонтанно хватает трубку, потому что ему пришло в голову, что необходимо позвонить ну N).
Перед тем как приступить к оценке результатов анкет, возникает необходимость определить, в каком виде можно получить итоги. В центр анализа обычно относятся либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом, образуются две исходные сферы, с которыми можно працювати.
Анализ сильных сторон. Каждый менеджер обладает множеством технических приемов, приводящие к успеху, - иначе он не смог бы день в день справляться с лавиной дел. В этом смысле уже сейчас есть возможность считаться специалистом, который владеет техникой самоменеджменту.
Анализ слабых сторон. Как только раскроются личные слабые стороны, можно разработать пути и стратегию устранения их. После того как сделан учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, полезно просмотреть каждую из заполненных таблиц и оценить весь рабочий день по такой схемою.
Дайте оценку каждой выполненной вами работе, вида деятельности по следующим критериям: а) была работа необходима? (Да, нет). Ответ "нет" введите также в графы А, Б, В, Г, б) оправданы затраты времени? (Да, нет) в) целесообразно выполнение работы? (Да, нет) г) сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (Да, нет). Ответы, касающиеся каждого вида деятельности, заносите в отдельную колонку.
Определите общую продолжительность работы каждого дня (ТД).
Посчитайте в каждой колонке продолжительность работ, которые получили ответ "нет" (А, Б, В, Г).
Если более 10% случаев в момент выполнения были определены спонтанно, то есть проблемы с планированием рабочего времени. Инвентаризация времени - ключ к успешному самоменеджменту.
Обработка данных "формуляр дневных помех"
Попытаться определить факторы и причины перешкод.
Вопросы для обработки данных: препятствия, по субъективной оценке, были более дорогими, какие телефонные звонки оказались тщетными, какие посещения были ненужными; кто наиболее часто и без надобности отрывал от дел; которых срочные меры можно принять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к работнику, скажем, не пять, а один раз в день с блоком вопросов?
Анализ временных втрат
С помощью анкеты проанализируйте рабочий стиль, который практиковался до сих пор, и определитесь, в каких сферах вы теряете час.
Потери времени при определении цели (да, нет)
Делаю я систематический обзор всех проблем, возникающих в сфере моей деятельности?
Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи своей работы с функционированием всего предприятия?
Не слишком много дел мне приходится выполнять?
Или применяю я в руководстве своими подчиненными принцип постановки конкретной цели?
Регулярно я работаю над собой: развиваю новые идеи, совершенствую свой интеллект, мастерство, профессиональные навыки?
Потери времени при плануванни
Известен мне примерный распределение времени (в процентном отношении), необходимый для выполнения предстоящих дел?
Готов ли я к возможным трудностям (кризисных ситуаций) при выполнении работы?
Предусмотрена мной резервное время для непредвиденных случаев?
Или употребляю я надлежащие меры против помех, отрывают меня от работы?
Не слишком много деловых визитов или служебных командировок я совершаю?
Или записаны сроки и задачи в моем дневнике времени?
Потери времени при разработке ришень
Или оцениваю я работу, прежде чем приступить к ней (или требует она затрат времени)?
Установлен мной приоритетность дел в зависимости от их важности?
Или уделяю я отдельным делам необходимое количество времени в соответствии с их значение?
Не слишком ли много времени я трачу на телефонные разговоры, приемы посетителей или совещания, не имеющие существенного значения?
Не слишком ли много времени я уделяю мелким незначительным делам?
Не слишком много времени отнимают у меня рутинные дела?
Не занимаюсь я слишком много деталями при решении какого-либо вопроса, хотя знаю о более важные для меня вещи?
Не слишком длительные частные разговоры, которые я веду в перерывах между выполнением отдельных дел?
Потери времени из-за плохой организации роботи
Не слишком ли долго я работаю над одной проблемой, из-за чего отдача уменьшается?
Склонен я к тому, чтобы все делать самому?
Есть ли у меня сотрудники или помощники, которым я мог бы поручить выполнение соответствующего задания?
Или постоянно завален бумагами мой стол?
Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона и т.д.).?
Интересуют меня вопрос систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?
Возникают ли у меня в подобных рабочих ситуациях те же трудности?
Потери времени в самом начале роботи
Планирую ли я накануне свой следующий рабочий день?
Или болтаю я с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе?
Не занимаюсь я в первую очередь личными делами?
Или читаю я газеты в начале дня?
Нужен мне сначала некоторое время, чтобы приступить к работе?
Или не начинаю я каждое дело спонтанно, без предварительной проработки ее?
Или забочусь я о достаточную подготовку моей трудовой активности?
Или не часто я откладываю важные дела?
Не занимаюсь я сложными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?
Или не откладываю я начатое дело, не доведя его до конца?
Потери времени при составлении распорядка дня
Знаю я свой личный трудовой ритм и график производительности?
Знаю я время наибольшей продуктивности своего труда - утром или вечером?
Ли распорядок моего рабочего дня ритма производительности?
Планирую ли я благоприятное время дня для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои способности?
Занимаюсь я в часы своей высокой производительности рутинной работой, посторонними делами или второстепенными проблемами?
Потери времени при обработке информации
Или отбираю я материал для чтения с учетом его важности?
Или я "пробегаю" сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и затем ближе ознакомиться с важными местами?
Или заканчиваю я телефонный разговор или совещание, если продолжение их кажется нецелесообразным?
Или проверяю я цель разговора собеседников и свою личную, чтобы исключить бесполезную трату энергии и времени?
Или обозначаю я свою корреспонденцию простыми или детализированными пометками?
Или избегаю я заметок, которые могут потребоваться в самых невероятных случае?
Использую ли я формуляры для рутинной работы?
Каким оказался ваш результат? Пусть вас не смущает обилие отмеченных слабых мест. Попробуйте в заключении идентифицировать причины временных потерь. Просмотрите список, состоящий из 30 самых существенных "транжир" или "ловушек" часу.
Нечеткая постановка мети.
Отсутствие приоритетов в справах.
Попытки слишком много сделать за один раз.
Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения их.
Плохое планирование рабочего дня.
Личная неорганизованисть.
Чрезмерное читання.
Несовершенная система досье.
Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номерив.
Недостаточная кооперация или разделение праци.
Телефонные разговоры, что отрывают от справ.
Незапланированные видвидувачи.
Неспособность сказать "нет".
Неполная, запоздалая информация.
Брак самодисциплини.
Неумение довести дело до кинця.
Отвлечение (шум).
Недостаточная подготовка к разговорам и обговорень.
Отсутствие связи.
Болтовня на частные теми.
Излишняя комуникабельнисть.
Избыточность, неустроенность деловых связей.
Синдром видкладання.
Желание знать все факти.
Длительные чекання.
Спешка, нетерпиння.
Слишком жидкое делегирование (передоверие) справ.
Недостаточный контроль за перепоручению справами.
Определите сами.
Прежде проанализируйте "моты" времени и найдите способы преодоления их.
И "Поглотитель времени" Возможные причины Меры по их устранению II и потерь часу
После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля можно с лучшим знанием проблем самоменеджмента продолжить самоосвиту.
Предложенная ниже анкета помогает взглянуть со стороны на стиль работы, который вы практикуете.
Анкета Насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?
Самооценка в баллах: 0 - почти никогда, 1 - иногда 2 - часто 3 - почти завжди.
Экономлю время в начале рабочего дня для подготовительной работы, планування.
Перепоручаю все, что может быть передоручено.
Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
Ежедневно составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важное делаю в первую чергу.
Каждый официальный документ стараюсь обрабатывать за один раз и остаточно.
Свой рабочий день стараюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданных нарад.
Свое дневное загрузки стараюсь распределить в соответствии с графиком личного працездатности.
В плане у меня есть "окно", что позволяет реагировать на актуальные проблеми.
Стараюсь направить свою активность так, чтобы в первую очередь концентрироваться на некоторых жизненно важных проблемах.
Умею говорить "нет", когда на мое время претендуют другие, а
мне необходимо сделать более важные справи.
Если суммировать баллы, то можно получить следующие результаты:
0 - 15 баллов - вы не планируете свое время и находитесь в плену внешних обстоятельств. Иногда своей цели достигаете в стрессовом состоянии (полной мобилизации и напряжения своих сил);
16 - 20 баллов - пытаетесь овладеть свое время, но не всегда последовательны, чтобы иметь успех;
21 - 25 баллов - у вас хороший самоменеджмент;
26 - 30 баллов - вы пример для подражания в рациональном использовании часу.
Если вы набрали менее 20 баллов, надо использовать свою энергию на устранение своих препятствий как менеджера. Это будет первым шагом на пути к систематическому самоменеджмента.
ЧАСТЬ ВТОРАЯ. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ МЕНЕДЖМЕНТА ГЛАВА 18. МЕТОДИКА ИЗУЧЕНИЯ ФИРМЫ