Глава IX. СРОКИ ХРАНЕНИЯ документов бухгалтерского учета и отчетности В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
Документы бухгалтерского учета и отчетности, отражающие деятельность бюджетного учреждения, делятся на: необходимые для использования в практической деятельности в пределах до 3 лет, те, подлежащих после этого срока уничтожению без разрешения архивных органов, те, которые имеют историческую ценность и хранятся постоянно в соответствующих архивах.Исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2002 году, начинается с 1 января 2003 року.
Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекту.
Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В», исчисление этого срока следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») на момент завершения дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разнице 75 лет - «В», где «В» - возраст лица на момент завершения справи.
Отметка «пока существует потребность» означает, что документация имеет длительное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими установами.
Приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 № 41, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 за № 576/3016, утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений с указанием сроков хранения документов. Этот перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Национального архивного фонда Украины (НАФ) или для уничтожения документов и имеет целью сохранность, организацию и обеспечение качественного пополнения состава НАФ.
Перечень должен использоваться при подготовке других пособий по экспертизе ценности документов и формирования НАФ. Он включает документы, создаваемые при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых органами государственной власти, местного самоуправления и другими учреждениями в процессе своей деятельности, а также документацию, которая образуется в результате производственной и научно-технической деятельности установ.
Состав документов и сроки их хранения определены в Перечне в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы, положений ряда примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных Главархива и другими центральными органами исполнительной власти Украины, а также примерный перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение от районных, городских, сельских учреждений и организаций повидового выборочного приема (1987 г.), Перечнем видов статотчетности, подлежащей приему на хранение в областные госархивов и госархивов областей, городов Киева и Севастополя, держраймиськархивы (1989 г.). Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характеру.
Перечень предназначен для применения всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями независимо от форм собственности. Он используется при формировании дел, подготовке видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) государственных архивных учреждений и экспертных комиссий (ЭК) организаций.Module . Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности фондоутворювача, присущие им независимо от уровня в системе управления и отраслевой принадлежности. Разделы имеют подразделения с более узким кругом питань.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости их видов и вопросов, в них отражаются, в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоено единую сквозную нумерацию (графа № 1), а каждому виду документа - обобщенное наименование (графа № 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрывается наименование всех видов документов, включенных в статтю.
Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций.
К первой группе относятся учреждения, в результате деятельности которых создаются документы, имеющие научную историко-культурную ценность и подлежат включению в состав НАФ. Сроки хранения документов для таких учреждений подаются в графе № 3 Перечня. Итак, первая группа включает учреждения - источники формирования НАФ полного и выборочного приема (список № 1).
Вторая группа включает перечень учреждений вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в состав НАФ не поступают (список № 2). Сроки хранения документов этих учреждений подаются в графе № 4 Перелику.
При определении сроков хранения документов следует найти соответствующую статью в Перечне и полистно пересмотреть дела. Отбор дел для включения в состав НАФ или уничтожение только по заголовкам в описаниях или на обложках дел не допускаются. Документы должны отбираться в состав НАФ преимущественно в виде оригиналов (только при их отсутствии принимаются копии соответствующих документов, имеющих юридическую силу).
Организационно-распорядительную документацию (уставы, положения, правила, инструкции, приказы и т.п.) рекомендуется отбирать в состав НАФ, как правило, в фонде выдавшего их затверджуе.
Отбор плановой документации должен осуществляться в составе фонда учреждения - автора документа.
Статистическая документация учреждений, в установленном Госкомстатом Украины порядку и срокам подается независимо от ведомственной принадлежности в органы государственной статистики, в состав НАФ поступающей от органов государственной статистики, а ведомственная одноразовая статотчетность организаций в случае поступления одной архивного учреждения отбирается в состав НАФ в фондах их высших органив.
В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в различные государственные архивные учреждения. Так, подлежат включению в состав НАФ размноженные экземпляры указов, распоряжений Президента Украины, постановлений Кабинета Министров Украины, приказов министерств, других центральных органов исполнительной власти, касающиеся деятельности конкретных организаций. С целью оптимизации состава НАФ поступления в государственные архивные учреждения дублетных документов максимально ограничивается. Относительно других видов (разновидностей) документов государственным архивным учреждениям предоставляется право самостоятельно решать вопросы ликвидации их дублетности.
При экспертизе ценности научно-технической документации (НТД) следует учитывать, что местом хранения оригинальной НТД являются организации - разработчики (авторы), а также организации - заказчики указанной документации. Полный комплект НТД по проектированию объекта капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредоточивается в генпроектировщика, полный комплект НТД проектов железных и шоссейных дорог - в соответствующих управлениях путей сообщения. Оригинальное НТД отдельных частей проекта, выполнена на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивные установ.
Патентная документация включается в состав НАФ, как правило, в виде оригиналив.
Постоянные сроки хранения НТД в Перечне означают, что для включения в состав НАФ отбираются документы по проектам, проблем, включенных в перечни проектов; проблем, научно-техническая документация из которых имеет научно-историческую ценность. Научно-техническая документация в машиночитаемой форме, имеет научно-историческую ценность, включается в состав НАФ в случаях, когда ее информация не повторяется на традиционных носителях. НТД, не вошла в перечень проектов, проблем, хранится в соответствии со сроками, определенными настоящим Перечнем, или пока не пройдет практическая потреба.
Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеет срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» по любому ведомственным перечнем, в зависимости от результатов экспертизы ценности включается в состав НАФ или уничтожается после ее практического використання.
Сроки хранения документов, определенные в этом Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Увеличение в организациях сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в случаях, если эта потребность обусловлена специфическими особенностями работы конкретной установи.
Примечания применяемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документив.
Примечание «На государственное хранение не поступают. Хранятся в организациях "уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер.
В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретных документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3-й и 4-й графах Перечня. Так, примечание к ст. 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел - хранятся до принятия окончательного решения »конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.
Примечания «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После введения объекта в эксплуатацию» и т.д. указывают, что исчисление срока по графам № 3 и 4 Перечня осуществляется с указанного моменту.
Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и представлен их содержание со ссылками на номера соответствующих статей Перелику.
Отметка «ЭПК», которая установлена в Перечне для некоторых конкретных видов документов, означает, что часть таких документов может иметь научное и историко-культурное значение и после проведения экспертизы их ценности должна включаться в состав НАФ.
Согласно Закону Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и Положением о принципах и критериях определения ценности документов, порядок создания и деятельности экспертных комиссий по вопросам отнесения документов к Национальному архивному фонду, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 20.10.95 № 853, организации создают ЕК для проведения предварительной экспертизы ценности документов и представление ее результатов на утверждение ЭПК соответствующих государственных архивных учреждений. В своей деятельности ЭК руководствуются Конституцией и законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами Президента Украины, Кабинета Министров Украины и другими нормативно-правовыми актами. По вопросам организации и методики проведения экспертизы ценности документов ЕК руководствуются правилами, инструкциями и рекомендациями Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины (Главархива).
В состав ЭК, который утверждается руководителем организации, включаются руководители делопроизводственной службы и архивного подразделения организации, опытные работники ее структурных подразделений и специалисты соответствующей государственной архивного учреждения. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, а секретарем - руководитель архивного подразделения. Основными задачами ЭК соответствии с Типовым положением о ней, утвержденным приказом Главархива от 13.03.96 № 91 и зарегистрированного Министерством юстиции Украины 10.04.96 за № 173/1198, является рассмотрение вопросов и принятие решений об одобрении и представлении на согласование в установленном порядке описей , отнесенных предварительной экспертизой ценности в НАФ, актов об изъятии документов, не отнесенных предварительной экспертизой ценности в НАФ, перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации, отнесенной к НАФ.
Согласно Типовому положению об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденный приказом Главархива от 16.10.95 № 47 и зарегистрированного Министерством юстиции Украины 01.11.95 за № 393/929, документы, сроки хранения которых определен перечнем «постоянно», подлежат включению в состав НАФ и передаются в соответствующие архивные учреждения в следующие сроки:
документы Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Конституционного Суда, Верховного Суда, Высшего арбитражного суда, Генеральной прокуратуры Украины, министерств, других центральных органов исполнительной власти и непосредственно подчиненных им организаций - через 15 лет
документы Верховной Рады и Совета министров Автономной Республики Крым, областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций и подчиненных им организаций - через 10 лет;
документы районных государственных администраций, органов местного самоуправления и подчиненных им организаций - через 5 лет;
записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела - через 75 лет
научно-техническая документация - 25 лет.
Сроки временного хранения документов в архивных подразделениях организаций могут быть изменены с разрешения той архивного учреждения, к которой эти документы поступают на постоянное зберигання.
Документы, отобранные экспертизой их ценности для включения в состав НАФ, описываются в соответствии с действующими правил.
Государственные архивные учреждения проверяют правильность отбора документов в состав НАФ и в случае необходимости имеют право требовать включения в описи дел постоянного хранения документов, отобранных на временное хранение или знищення.
После утверждения описей документов НАФ организации-фондоутворювача разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период, соответствующий утвержденным описаниям. Уничтожение документов временного хранения производится по актам, которые соглашаются ЭПК соответствующих архивных учреждений. Организации, в которых не создаются документы НАФ, уничтожают их, если практическая потребность в них отпала и сроки их хранения по этому Перечню исчерпаны, но по согласованию с государственными архивными установами.
Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточным накладними.
Уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов являются незаконными и влечет за собой ответственность согласно действующему законодавством.
Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Главархив Украины и уполномоченные им государственные архивные установи.
С введением в действие настоящего Перечня «Список типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств достойной учреждений, организаций, предприятий, с указаниями сроков хранения», утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88, на территории Украины утратил силу .
В ведомственных (отраслевых) перечнях документов действуют те статьи, которые не противоречат Перечня типовых документив.
| Глава VIII. Согласованность ПОКАЗАТЕЛЕЙ РАЗЛИЧНЫХ ФОРМ ОТЧЕТНОСТИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ | Глава Х. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕСТОВ для оценки качества знаний студентов по помощью компьютерной ТЕХНОЛОГИЙ |