1.4.2. Документация и инвентаризация
Документация как элемент метода бухгалтерского учета - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с помощью бухгалтерских документов.
Каждая хозяйственная операция должна быть обязательно оформлена соответствующим документом , составленным с соблюдением определенных требований. Без документа операция не может быть отражена в учете.
Документ ( от лат. Documentum - доказательство , свидетельство) - это письменное свидетельство об осуществлении хозяйственной операции , которое предоставляет юридической силы данным бухгалтерского учета.
Первичный документ - документ , содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.
Формы первичных документов из различных участков учета (учет кассовых операций , оплаты труда и т.д. ) утверждаются Министерством статистики Украины. Внутренние документы на предприятии могут иметь произвольную форму.
Все первичные документы имеют определенную структуру. Минимальной неделимой структурной единицей документа является реквизит.
Реквизит - это показатель документа , характеризующий ту или иную сторону хозяйственной операции. Реквизиты, необходимые для всех документов согласно закону [1]:
- Название документа;
- Дата и место составления;
- Название предприятия , от имени которого составлен документ;
- Содержание и объем хозяйственной операции , единица;
- Должности ответственных лиц и их подписи.
Реквизит -признак характеризует качественную сторону хозяйственной операции ( название товара , сорт , размер).
Реквизит -основание характеризует количественную сторону хозяйственной операции (количество , цена , сумма).
Показатель документа - совокупность реквизитов -признаков и рек -визитов -основ , описывающие один объект.
Один или несколько показателей определяют бухгалтерский документ.
Формы документов:
- Анкетная (слева признак , дело основа);
- Зональная (вертикальные или горизонтальные зоны);
- Табличка ;
- Комбинированная.
Требования к бухгалтерским документам согласно Положению [6]:
- Документы могут быть на бумажных или машинных носителях;
- Записи должны быть четкими , без подчисток и помарок;
- Чернила должны быть долговечны ;
- Исправления заверяются лицами, подписавшими документ;
- Не допускаются исправления в кассовых и банковских документах;
- Документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее ;
- В свободных строках проставляется "Z ";
- Документы хранятся в архиве.
Документооборот - процесс от составления документа к сдаче его в архив.
Законодательно определены сроки хранения различных бухгалтерских документов в архиве [ 12]. Обычно они составляют 1-3 года; дольше хранятся личные карточки (75 лет) и годовые балансы (постоянно). Ответственность за организацию документооборота на предприятии несет главный бухгалтер.
Ответственность за несвоевременное составление документов и недостоверное отражение в них данных несут лица, составившие или подписавшие эти документы.
Все учетные данные должны найти полное и достоверное отражение в бухгалтерских документах , но на практике нередко возникают расхождения между учетными данными и фактическим наличием активов и обязательств. Для устранения этих разногласий проводится инвентаризация [6].
Инвентаризация (от лат. Inventarium - описание ) - это выявление тех активов и обязательств , которые не нашли отражения в текущем учете.
Причины разногласий:
- Ошибки в учетных записях по вине бухгалтера или оператора вычислительной техники;
- Ошибки вычислительной техники;
- Естественные потери;
- Стихийные бедствия , пожара;
- Кражи , обмера , обвеса.
Виды инвентаризаций :
- Полная - инвентаризация всех активов и обязательств;
- Частичная - отдельных видов активов или обязательств;
- Плановая - по составленному заранее плану;
- Внеплановая - по распоряжению руководителя или контролирующих органов.
Проведение инвентаризации обязательно :
- Перед годовым отчетом ;
- В случае изменения формы собственности предприятия;
- В случае смены материально ответственного лица;
- При стихийных бедствиях , пожарах;
- При установлении фактов краж , злоупотреблений , порчи;
- По распоряжению судебно -следственных органов;
- При ликвидации предприятия;
- При передаче в аренду имущества государственного предприятия.
Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация проводится постоянно действующими или рабочими комиссиями по распоряжению руководителя предприятия. Материально ответственное лицо передает комиссии все документы с распиской , что все документы переданы и все данные с них отражены в учетных регистрах. Бухгалтерия выводит остатки по счетам. При инвентаризации необоротных активов и запасов составляют инвентаризационные описи. Результаты инвентаризации оформляют сравнительной ведомости (при инвентаризации материальных ценностей) или актом инвентаризации ( при инвентаризации денежных средств , расчетов).
Регулирования инвентаризационных разниц. При инвентаризации могут быть выявлены расхождения между фактическим наличием активов и учетными данными в виде избытка или недостатка.
Излишки зачисляются в доход предприятия.
Недостатка относят:
- На виновных лиц;
- В пределах норм естественной убыли - на расходы основной деятельности;
- Если виновные не установлены или недостатка возникшие в результате стихийных бедствий , краж и т.д. , в бухгалтерском учете их относят к прочим операционным расходам ; в налоговом учете только потери от стихийных бедствий , пожаров и т.п. исключаются из налогооблагаемой прибыли.
| 1.4.1. Определение метода и его элементов | 1.4.3. Оценка и калькулирования |