5rik.ru

Традиционные системы финансового и бухгалтерского учета меняются гораздо медленнее, чем организации, для обслуживания которых они созданы. Большинство систем финансового и бухгалтерского учета были созданы в то вре­мя, когда преобладало трудоемкое производство. Сейчас они оказались плохо приспособленными к фондоемким, гибким производствам, быстро принимаемым решениям, к большей роли человека и росту сферы услуг.

Пытаться в XX в. принимать решения, основанные на прин­ципах учета XVIII в., - это все равно, что управлять машиной с выжатым ручным тормозом. В общем, ехать можно, но шума и дыма будет очень много.

Проблема не в недостатке информации как таковой. Бух­галтерский учет сейчас является одной из самых крупных сфер деятельности в США. С 1978 по 1985 г. общий объем услуг здесь увеличился на 15%. Одновременно число бухгал­теров увеличилось на 30% - с 1 до 1, 3 млн. человек. В Соеди­ненных Штатах в настоящее время приходится 4 бухгалтера на 10 тыс. человек, в Японии - 3.

Трудности - внутри самих систем. Большинство систем бухгалтерского учета построены на основе:

а) концепций финансовых операций столетней давности;

б) требований Комиссии по страхованию и обменным опе­рациям;

в) общепринятых принципов бухгалтерского учета;

г) методов составления производственных отчетов, приня­тых в XIX в.

В системе финансов и бухгалтерского учета есть два вида проблем. Первые связаны собственно с системой учета, вто­рые - с тем, как она используется. Мы считаем, что большин­ство руководителей и финансовых директоров хорошо по­нимают недостатки системы, однако не знают, как их можно преодолеть.

Недостатки системы бухгалтерского учета. Влияние на капиталовложения

Первый недостаток системы состоит в том, что он замед­ляет внедрение новых технологий, крайне необходимых для успешной деятельности на мировых рынках. Стандартные методы учета не позволяют заметить такие важные сдвиги в производстве, как улучшение качества, большую гибкость, более короткое время расчетов по внешнеторговым операци­ям, меньшие производственные запасы, лучшее использование площадей. Вследствие этого становится сложно обосновать необходимость капиталовложений в новейшую технологию - пока мы используем устаревший "метр" традиционной бух­галтерии и финансов.

Руководители вынуждены обосновывать необходимость капиталовложений какими-то неубедительными рассказами о том, что новая технология позволит повысить качество, сок­ратить необходимые запасы, улучшить использование площа­дей, - в общем, все то, что современная система учета отра­зить не способна. Так, фирма "Аллен-Брэдли" выяснила, что с помощью традиционных методов расчетов эффективности капиталовложений невозможно обосновать затраты 8 млн. долл. на полностью автоматическую сборочную линию. Одна­ко желание выжить побеждает: "Если вы не стремитесь выжить, - говорит Ларри Йост, вице-президент фирмы, нас­тоявший на автоматизации, - вы можете продолжать пользо­ваться нормативами эффективности капиталовложений".

Дисконтирование будущих доходов

Второй проблемой современных систем учета является метод дисконтирования будущих доходов, с помощью кото­рого можно определить сегодняшнюю ценность средств, которые поступят позже. Применяемый в настоящее время ме­тод занижает те выгоды, которые можно получить в долгос­рочной перспективе от внедрения гибких производственных систем. Это приводит к решениям, направленным на "распродажу будущего". Происходит это из-за того, что многие ком­пании устанавливают завышенный норматив эффективности капиталовложений - на уровне 15 - 20%. Таким образом они страхуют себя от возможных непредвиденных обстоятельств. Такой показатель значительно превышает реальную стоимость капитала и преувеличивает степень риска.

Более того, использование критерия "коэффициент дис­контирования с поправкой на риск" может привести к ошиб­кам, Математические правила расчета дисконтирования исхо­дят из предположения, что распределение риска во времени следует формуле кривой дисконтирования. Но в реальном мире динамика риска может и не следовать этой кривой. Так, риск может оказаться высоким в первые годы и снижа­ться в последующие и наоборот. Однако существующая методика требует использования одной и той же кривой распределения риска во времени для оценки всех видов капита­ловложений.

Руководители обычно очень хорошо представляют риск вложения капитала в новую технологию, но очень слабо ос­ведомлены о риске, связанном с отказом от инвестирования.

Существующие методы обычно позволяют сравнивать воз­можный эффект в будущем с сегодняшним состоянием. При этом вводится допущение, что даже без перехода к новым технологиям доля рынка, затраты и цены останутся на том же уровне. На самом деле отказ от вложений в новые технологии и их эффективного использования оставляет фирму на милость конкурентов, которые эти затраты осуществили.

Наконец, действующая в настоящее время система не спо­собна измерить ожидаемый эффект от повышения гибкости производства и сокращения времени исполнения заказов покупателей. По мнению профессора Гарвардского универси­тета Роберта Каплана, "достаточно просто посчитать, на сколь­ко уменьшаются затраты в результате уже осуществленных мероприятий. Гораздо сложнее оценить возможное увеличе­ние доходов, которое повлечет за собой внедрение принципи­ально новых технологий".

Например, на сколько увеличится число заказов, если ком­пания объявит о том, что будет выполнять их быстрее? А если она сократит вдвое время на разработку нового продукта?

Прямые и косвенные затраты

Третьей проблемой традиционной системы бухгалтерского учета является продолжающееся использование устарелого деления затрат труда на прямые и косвенные. По традицион­ной процедуре учета сначала собираются данные о прямых трудозатратах на выпуск изделия или выполнение заказа, затем все косвенные, или накладные, расходы устанавливаются в определенном проценте к прямым затратам труда. Этот подход был разработан для такого производства, где прямые трудозатраты составляли основную статью производственных затрат.

На современных автоматизированных заводах доля труда производственных рабочих снижается до 10% издержек, зат­раты на инженерный и управленческий труд все время возрас­тают. Несмотря на это, львиная доля усилий уходит на измере­ние и контроль трудозатрат производственных рабочих. Считать затраты труда производственных рабочих в современ­ных условиях эталоном, к которому можно привести все остальные затраты, - это все равно, что считать, что хвост вертит собакой.

В некоторых ситуациях подобная система дает весьма странные результаты. Так, на автоматизированных заводах нередки случаи, когда накладные расходы доходят до 1000%.

А как считать косвенные и накладные расходы в безлюдном производстве?

Традиционные системы учета зачастую оценивают капита­ловложения по числу основных производственных рабочих, которых они высвободят. Между тем столь же часто капита­ловложения производятся, но рабочие не высвобождаются, а обогащается содержание труда, он делается более эффек­тивным. Однако обосновать эти затраты с помощью традици­онных методов анализа хозяйственной деятельности не пред­ставляется возможным.

Измерение производительности труда

Четвертая проблема, связанная с традиционной системой бухгалтерского учета, касается информации о производи­тельности труда, качестве и конкурентах, которую она не содержит.

На протяжении многих лет Американский центр произ­водительности (АЦП) выступал за всеобъемлющее измерение производительности и соответствующую внутрифирменную отчетность. И руководителям, и рядовым работникам нужна значительно более полная, чем имеется сейчас, информация о производительности и качестве.

Существует шесть серьезных проблем измерения произво­дительности труда в организациях.

1. Действующая методика уделяет гораздо большее внимание затратам труда живого и гораздо меньше таким состав­ляющим, как материалы, основной капитал, знания.

2. Существует тенденция ограничиваться одним показателем, например выпуском продукции в час на одного работа­ющего. Нет системы показателей, которая отражала бы все стороны деятельности организации.

3. Слишком часто используются стоимостные показатели - даже в тех случаях, когда натуральные дают лучшее представ­ление о состоянии дел.

4. Компании часто оказываются неспособными скорректировать свои финансовые мероприятия, чтобы устранить искажения, вызванные инфляцией.

5. Очень часто данные по производительности труда даются в агрегированном виде и слишком поздно, что не дает воз­можности их использовать в процессе реального принятия решений.

6. Большинство данных собирается для составления финан­совых отчетов, а не для контроля и корректировки производ­ственной деятельности.

Организациям необходимы разработка и проведение глобальных и понятных для всех мероприятий в области производительности, которые учитывали бы все факторы (труд, капитал, материалы и энергию) и были бы тесно свя­заны с системой финансового планирования, финансирования, системой стимулов. К сожалению, специалисты в области ана­лиза хозяйственной деятельности не заинтересованы в созда­нии удобных для всех методов представления информации в области производительности труда.

Учет человеческих ресурсов

Пятая проблема современной системы учета состоит в том, что вложения в людей не рассматриваются как "вложения капитала". Парта относится к основному капиталу, а человек, сидящий и учащийся за ней, - к издержкам. Расходы на набор и подготовку персонала рассматриваются как издерж­ки, а не как капиталовложения, которые со временем аморти­зируются и нуждаются в обновлении.

Один из авторов книги работал в составе группы, получив­шей задание дать финансовую оценку разрабатываемой сис­темы стабилизации текучести кадров. Группа собрала данные о затратах на подбор и расстановку кадров, о современном уровне текучести, показателях воспроизводства населения и прогнозируемой потребности в кадрах различных профессий. В результате группа пришла к выводу, что конкретная систе­ма стабилизации кадров дает положительный эффект для организации.

Однако члены группы не были уверены, что сумеют дока­зать ее обоснованность с точки зрения перспектив бизнеса. Они говорили, что, когда руководство слышит слово "обос­нованный", оно сразу ищет графы "ожидаемый эффект", "сокращение затрат" и т.д. Существующая система учета и оценки не дает возможности отразить возрастающие затраты на работников или стоимость большей гибкости.

А невозможность измерить и обосновать стоимость вложе­ний в основной капитал отнюдь не стимулирует такие вложе­ния - ситуация в век информации довольно опасная. Все пять перечисленных проблем самым непосредственным образом связаны с целью - дать возможность акционерам постоянно следить за состоянием их активов. Интересы ак­ционеров и организаций - инвесторов стали определять мыш­ление руководителей, и, как ни странно, это совсем не обяза­тельно ведет к выгоде фирм-инвеститоров.

Очевидно, что японские фирмы гораздо меньше заинтере­сованы в своих акционерах. Они не выплачивают огромных дивидендов. За последние 5 лет средний процент выплат по отношению к цене акции составил всего 1, 8%. "Тоёта" выпла­чивала дивиденды в размере 1, 3%, в то время как "Дженерал Моторс" - 7,1, "Хитати" - 1, 7, а "Дженерал Электрик" -4, 7%, дивиденды, выплаченные "Эн И Си", составили 1, 1%, а "Тексас инструментс" - 4, 6%. Однако из-за повышения стоимости основного капитала японские вкладчики получали до вычета налогов доход в 4 раза больший, чем их американ­ские коллеги.

Безусловно, и японские фирмы регулярно отчитываются перед правительственными учреждениями, акционерами, ин­веститорами. Японские управляющие сильно ориентированы на результат, однако цифры, на основе которых они руково­дят компаниями и принимают решения о капиталовложениях, похоже, больше берутся из бюллетеней советов директоров, а не из ежегодных отчетов компаний. И, наконец, наибольшую выгоду акционеры в Японии получают тогда, когда руководство компании отдает приоритет долгосрочным интересам потребителей и своих работников.

Вторая группа проблем связана с тем, как реально функционируют системы финансового учета и учета затрат.

Оценка деятельности

Премии руководства фирмы зависят от того, как измеря­ются финансовые результаты деятельности фирмы. А это обычно достижение краткосрочных (квартальных или годо­вых) результатов, не учитывающих всех факторов, влияющих на эффективность компании, они не сравниваются с результа­тами конкурентов.

Успех руководителя обычно оценивается с точки зрения финансовых результатов, а не результатов производственной деятельности. Руководители жалуются, что их деятельность оценивается с помощью показателей, не отражающих реаль­ного положения вещей. В очень немногих организациях для оценки руководителей используется сравнение достигнутых ими результатов и результатов основных конкурентов.

Слабость системы учета особенно ярко проявляется, когда мы стараемся разработать программу участия в прибылях, основанную на повышении производительности труда. Специа­листы, занимающиеся анализом хозяйственной деятельности, знают, что у них нет цифр, которым можно верить. Большин­ство работников знают очень мало о системе бухгалтерского учета и экономического анализа и не вполне понимают, какое отношение все эти цифры имеют к их конкретной работе. Когда мы разрабатывали программы участия в прибылях для крупных организаций, много времени ушло на очистку данных, содержащихся в отчетах о деятельности компаний.

Информация не всегда доступна

По некоторым оценкам, 66% занятых считают, что основ­ным источником их информации о собственных компаниях являются разные слухи. И, в общем, ничего особенно удиви­тельного в том, что решения, касающиеся миллиардов долла­ров, принимаются на основе слухов, нет.

Из-за того, что системы очень сложны и не отражают тех факторов, которые люди считают важными, большинство ра­ботников в организациях совершенно не интересуются тем, как действует система учета, как она влияет на принятие решений и соответственно на людей. Бухгалтеры и руководители стараются держать все данные под своим контролем; известно, что информация, полученная по каналам обратной связи о внешней среде организации, способствует улучшению ее деятельности.

Еще одна причина, по которой информация должна быть более доступной, состоит в том, что необходимо улучшить контакт между руководством и рядовыми работниками, а для этого - сделать финансовую информацию понятной рабочим. Это больше, чем какая-либо другая акция, поможет уяс­нить общие цели и заложит основу партнерства между ними.

Препятствия на пути перемен

Компании, желающие изменить свои системы учета, встре­чают трудности при выборе модели, к которой необходимо стремиться. В большинстве университетов продолжается пре­подавание усложненных курсов финансового учета и налого­обложения. Здесь мало внимания уделяется статистике технического прогресса или системам измерения производительнос­ти труда. Централизованные автоматизированные системы бухгалтерского учета не гибкие. Даже небольшие изменения или добавления в компьютерные программы этих систем соз­дают массу трудностей, прежде всего из-за непредвиденных сбоев.

Системы финансового учета и учета затрат исключительно трудно изменить. Общепринятые принципы бухгалтерского учета были разработаны и сформулированы более ста лет назад. Они являются тем общим языком, который позволяет понимать друг друга всем финансистам, людям, анализирую­щим эффективность капиталовложений и систем стимулиро­вания руководителей, и никакие разговоры о необходимости думать "перспективно" не заставят американских инвести­торов и экономистов отказаться от оглядки на сиюминутные результаты.

Несмотря на все это, у организаций есть выход. И у них есть по крайней мере 4 варианта действий.

1. Создать дополнительные или параллельные системы, с помощью которых можно оценить эффективность и качество, которые больше отвечают требованиям производства.

2. Выработать подходы к оценке человеческих ресурсов, более отвечающие производственным задачам.

3. Обеспечить работникам доступ к производственной и финансовой информации, что позволит им улучшить свою деятельность.

4. Брать деньги за предоставление, информации и услуги бухгалтерии. Это создаст внутренний рынок бухгалтерской информации - верный путь, который заставит давать именно ту информацию, которая нужна.

Дополнительные системы

Корпорации, бухгалтеры и Совет по стандартизации финан­сового учета пытаются преодолеть часть трудностей, связан­ных с влиянием автоматизации производства.

Так, фирма "Компьютер эйдид мэнуфекчуринг интернейшнэл" в Арлингтоне, штат Техас, возглавляет консорциум из 35 организаций, в том числе правительственных, корпо­раций, университетов и крупных бухгалтерских фирм. Целью консорциума является разработка необходимой базы для оценки эффективности капиталовложений, разработки моделей учета, измерения амортизации и постатейного распределения затрат, количественного измерения нефинансовых и нема­териальных факторов в условиях автоматизации.

Отдельные компании пытаются сами разработать дополни­тельные системы учета и оценки, обеспечивающие необходи­мую обратную связь. Практически невозможно разработать такую систему, которая одновременно давала бы информа­цию для принятия решения по внутрифирменным вопросам, обеспечивала бы оперативный контроль и обратную связь и позволяла бы составлять отчеты для внешних организаций. Компании обычно предпочитают создать специальную прог­рамму анализа для принятия решений, чем начинать совершен­но неподъемный пересмотр всей системы учета.

Одним из примеров может служить проблема измерения производительности труда "белых воротничков", или труда интеллектуального. Под эгидой Американского центра произ­водительности было проведено двухлетнее исследование про­изводительности труда "белых воротничков", в котором при­няли участие 92 группы исследователей из 18 компаний. Боль­шинству групп служащих (в том числе занятых в сфере НИОКР, бухгалтерии и службах человеческих ресурсов) удалось разработать системы оценки, которые позволяют анализировать результаты и эффективность работы, обеспечивать обратную связь и давать необходимую информацию для при­нятия решений и улучшения деятельности.

Учет человеческих ресурсов

Именно человеческий капитал, а не заводы, оборудование и производственные запасы является краеугольным камнем конкурентоспособности, экономического роста и эффектив­ности. Уже пора научиться измерять стоимость этого богатства.

Уже сам по себе факт оценки будет способствовать изме­нению взглядов руководителей, их подходу к человеческому капиталу не просто как к издержкам, а как к активам компа­нии, которые нужно грамотно использовать. Так, компания "Апджон" оценивает общие затраты на каждого занятого на протяжении работы в 160 его начальных годовых зарплат. Если начальная ставка является 25 тыс. долл. в год, то работ­ник на протяжении всей карьеры будет стоить компании 4 млн. долл. (сюда включаются повышение заработной платы, дополнительные льготы, некоторые прямые выплаты),

Таким образом, сегодня решение принять на работу сот­рудника или нет стоит миллионы долларов. Если бы дело касалось покупки машин на такую же сумму, решение прини­малось бы высшим руководством и были бы неизбежно заданы вопросы относительно возможности их полной загруз­ки и стоимости поддержания в рабочем состоянии. Задается очень мало подобных вопросов, когда речь заходит о приеме на работу,

Более того, деятельность двух руководителей, добиваю­щихся одних и тех же результатов, будет оценена одинаково, даже если один разбазаривает человеческий капитал, не обес­печивая ему необходимой переподготовки, а второй всячески заботится о развитии своих сотрудников.

Вопрос о возможности учета и оценки человеческих ресур­сов исследовался в течение двух десятков лет, однако только сейчас некоторые компании всерьез предпринимают действия по оценке этого вида ресурсов на практике.

В силу того, что не существует общепринятых процедур оценки затрат на развитие кадров, руководители и отделы кадров должны собирать информацию и оценивать свои соб­ственные затраты. "Ксерокс" требует от линейных руководи­телей составлять отчет о состоянии кадров одновременно с предложениями по развитию своих подразделений. Эти отчеты состоят из оценки изменений численности, изменений стои­мости рабочей силы, стоимости перемещения людей или обо­рудования, соответствия принципам индустриальной полити­ки, оценки воздействия на другие стороны деятельности ком­пании.

Распределение информации

Информация является мощным инструментом развития. Американский центр производительности проводил совмест­ную работу с бумагоделательной фабрикой. Цель - разработ­ка системы обратной связи для распределения производст­венной и коммерческой информации среди сотрудников, в том числе информации об установлении цен на определенные виды продукции, затратах на химические реактивы, макулатуру, а также о требованиях заказчика к качеству.

Через 6 месяцев после ввода системы было побито 8 про­изводственных рекордов, некоторые из которых держались около 20 Лет, причем без увеличения численности работников и без замены оборудования. Доход на капитал возрос до 33%, в то время как планировался рост 17%.

Новые производственные системы, основанные на коллективном труде, заставляют фирмы более активно доводить информацию до своих сотрудников. На заводе фирмы "Шев­роле" в Детройте рабочие бригады знают такие показатели, которые несколько лет назад не знал даже мастер, - стои­мость металлолома, общие трудозатраты, программа работ на месяц.

Главное - дать информацию в руки людей, способных ее использовать, и в виде, для них понятном. Самый верный спо­соб добиться этого - обеспечить участие пользователей в раз­работке системы и сборе данных. Руководители же должны отказаться от привычки использовать информацию преимуще­ственно для поощрения или наказания, давая людям возмож­ность принимать с ее помощью решения. Так, в уже упомянутом проекте исследования производительности труда служа­щих специалисты вначале категорически возражали против измерения эффективности своего труда. Любая система, внед­ренная до этого руководством, служила в основном одной цели - контролю за дисциплиной. Опасения уменьшились, когда работникам была дана возможность самим разрабо­тать мероприятия, которые помогли бы им в работе.

Некоторые руководители не хотят делиться информацией со своими подчиненными из опасения, что она будет использо­вана для "выбивания" всяческого рода прибавок (если ин­формация хорошая) или даже деморализует людей (если она плохая). Однако, не имея информации, работники не могут адекватно реагировать на новые требования к организации. Организация же должна показать своим сотрудникам, что она означает для них и как можно ее использовать.

"Внутренний рынок" информации

Информация и системы учета и оценки стали товаром, имеющим внутренний рынок и хождение на фирме. Однако на этот товар не существует эффективного механизма ценообра­зования. Для того чтобы избежать избыточной информации, внутренние информационные службы должны устанавливать тарифы на свои услуги и работать на условиях самофинанси­рования. При этом пользователи становятся покупателями, которые платят за услугу из своего бюджета. Такой порядок заставляет покупателей оценивать полученную информацию с точки зрения ее стоимости.

В 1965 г., когда компания "Уейрхойзер" переходила от матричной организации к сочетанию продуктовых отделений с матричной организацией, она также ввела порядок, согласно которому такие отделы компании, как объединенная бухгал­терия или отдел обработки данных, выставляли счета за свои услуги пользователям внутри компании.

При этом пользователи имели право покупать те же услуги на стороне, если цена внутри оказывалась слишком высокой. Таким образом, руководители получили возможность конт­ролировать составляющие накладных расходов и непосредственно отвечать за результаты деятельности.

Выводы

Последнее, что меняется при изменении организации, - это ее система бухгалтерского учета. Однако мы не считаем, что фирмы должны позволить недостаткам существующих бухгалтерских систем ограничить возможности их развития. Поэтому:

1. Фирмы должны дать возможность пользователям создавать дополнительные системы, направленные на удовлетворе­ние их потребности в информации для принятия решений. широкое распространение, расширяющиеся возможности пер­сональных компьютеров делают это гораздо более реальным, чем даже 5 лет назад.

2. Большинство фирм нуждается в информации о своих кадрах, позволяющей провести анализ затрат и результатов при решении вопросов приема на работу и профессиональной подготовки.

3. Полезная информация должна распространяться внутри организации гораздо шире. Большинство оперативной инфор­мации в настоящее время собирается для того, чтобы в агре­гированном виде быть представленной высшему руководст­ву. Гораздо большее количество информации в дезагрегирован­ном виде должно доводиться до непосредственных исполни­телей, которые могли бы эту информацию использовать.

4. Наконец, информация не является бесплатной. Органи­зации оплачивают избыточную информацию. Создание внут­реннего рынка информации могло бы способствовать тому, чтобы пользователи получали именно ту информацию, которая им нужна.