5rik.ru

Данные — это факты. Применительно к обработке коммерческих данных термин данные означает собрание фактов и цифр, представленный знаками и буквами, стоящими в более или менее определенном порядке, термин информация, который часто употребляется как синоним данных, представляет собой значение, полученное из данных обычно после их обработки. Счета, отчеты о затратах, описи, ведомости заработной платы, производственные программы, заявки, карточки учета времени и другие коммерческие документы представляют собой сырье для обработки коммерческих данных. Это сырье различно в зависимости от вида компании, ее политики, состояния руководства и т. п.

Обработка данных заключается в использовании ряда новых фактов или материалов, т. е. группы фактов или первичных материалов, каждая из которых содержит взаимосвязанные факты или материалы, и применении к ним определенной формулы для получения чего-то более полезного в определенной стандартной форме. Бухгалтер обрабатывает данные когда он, чтобы составить ведомость заработной платы, обрабатывает карточку за карточкой еженедельного учета времени. Обработка данных включает учет, выставление счетов, бухгалтерию, расчет запасов, решение простых или сложных математических задач или выполнение других канцелярских функций.

Точнее, обработка данных представляет собой науку по обработке и использованию данных для повседневных операций, периодического анализа и для получения на основе изучения фактов выводов, которые будут использованы в последующем планировании. Данные можно обрабатывать вручную, с помощью обычных и электронно-вычислительных машин в зависимости от объема работы и требований потребителя.

Комплексная обработка информации — что, где и когда?

Как указывалось в гл. IV, комплексная обработка информации (КОИ) представляет собой как идею, так и систему, причем идея должна предшествовать системе. Как система комплексная обработка информации дает средства упрощения канцелярской работы и ликвидации повторяющихся ручных операций. Комплексная обработка информации должна рассматриваться не только как очередной шаг к механизации конторской работы, но и как прогресс в общем руководстве, который при правильном планировании и применении окажет воздействие на всю коммерческую деятельность. Хотя комплексная обработка информации может не иметь такого блеска, как обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин, она должна представлять интерес для всех.

Идея комплексной обработки информации. В основе идеи комплексной обработки информации лежат три основных элемента: 1) запись первоначальных учетных данных в исходном пункте должна быть достаточно полной, чтобы их не пришлось искать вторично; 2) обработка этих механически записываемых данных должна производиться исключительно с помощью машин; 3) комплекс дальнейшей обработки данных основан на том, что первоначальный учет используется на всех последующих стадиях. Эти основные принципы или меры можно применить в канцелярской работе практически всех компаний — больших и малых.

Следующий простой пример показывает применение комплексной обработки информации в канцелярской работе небольшой компании, — «Товары — почтой», аппарат которой укомплектован четырьмя служащими. Каждый из этих четырех — клерк по заказам, бухгалтер, клерк по отгрузке и руководитель — нуждается в определенной информации относительно заказов. При традиционной ручной системе клерк по заказам снимает копии с поступающих заказов и передает по одному экземпляру каждому из своих коллег. В свою очередь каждый из них выбирает информацию, которая ему необходима, и переносит ее (вручную) на формы и в отчеты, необходимые на его этапе обработки.

Используя принципы комплексной обработки информации, клерк по заказам переносит через копирку соответствующие данные с заказа на форму, состоящую из четырех частей. В этом случае одна запись вручную создает формы, необходимые для каждого служащего. Измененная операция требует в основном только контроля за заполнением форм, но тем не менее она достигает двух целей системы комплексной обработки информации — экономии в канцелярских операциях и большей точности.

Клерк по заказам мог бы, если он пользуется специально оборудованной пишущей машинкой, делать перфокарты или перфорированную ленту в качестве побочного продукта при первоначальном копировании соответствующих данных. Если небольшая контора почтовых заказов посылает карточки или ленту в обслуживающий центр по обработке данных, то канцелярская работа компании была бы настолько полностью автоматизирована, насколько она могла бы или должна бы быть автоматизирована.

Намного более сложная система комплексной обработки информации была принята «Юнайтед стейтс стил корпорейшн» в начале 50-х годов. На специальном заседании Американской ассоциации по управлению в феврале 1954 г. должностные лица компании продемонстрировали эту первую крупную систему комплексной обработки информации. Ниже приводятся различные элементы этой системы, используемой на разных этапах.

1. Учет первичных данных (заказы на продажу, заявки на закупку и т. п.). Это в основном «письменная» операция, в которой операторы использовали пишущие машинки, суммирующие машины, машины, учитывающие производство, и кассовые аппараты. Все эти машины были оснащены устройствами для производства перфокарт как побочного продукта обычных операций.

2. Подсчет. Для выполнения простых счетных операций использовались такие конторские машины, как ротационные и клавишные счетчики и бухгалтерские машины.

3. Распределение. Для того чтобы получить данные по распределению, использовались более крупные и сложные бухгалтерские машины.

4. Перенос данных на перфокарты. Для средних и больших по объему учетных и распределительных операций данные с перфолент переносились на перфокарты (в настоящее время электрические пишущие машинки могут перфорировать карты, если в этом есть необходимость).

5. Обработка. Для обработки перфокарт использовались очень мощные машины.

6. Связь. Для передачи данных по сети контор и установок (294 в 90 городах) компания пользовалась телефоном и телеграфом, применяя для систем связи пятиканальный стандарт ленты.

Переход на комплексную обработку информации. На комплексную обработку информации можно перевести или всю деятельность компании, или выполнение ее отдельных функций, или работу ее отдельных структурных подразделений. Изучение в масштабах всей компании показывает, что имеет место дублирование работы по обработке данных и учету, а также излишняя в ряде случаев обработка данных. Это заставляет задуматься, какие данные, в каком объеме и для чего действительно нужны, и оказать помощь руководству в определении его потребностей в этих данных.

В небольшой компании, канцелярская работа которой менее сложна и меньше по объему, переход на комплексную обработку информации должен обычно осуществляться в целом по всей деятельности компании. Однако для более крупных компаний переход в масштабах всей компании может быть не столь практичен. Задача изучения применяющихся систем и планирования новых систем может потребовать слишком много времени и людей и, следовательно, будет слишком дорогостоящей. Кроме того, полученная информация может устареть до окончания исследования. Поскольку исследование в масштабах всей компании затрагивает сферы деятельности не отдельных управлений, отделов и контор, а всю компанию в целом, то необходима поддержка высшего руководства для того, чтобы люди, проводящие это исследование, получали необходимую информацию и статистические данные.

С другой стороны, энергичный и способный руководитель или управляющий в более низком звене может добиться по крайней мере определенного успеха в применении комплексной обработки информации на функциональной или управленческой основе. Этот человек в таком случае сосредоточивает внимание на потребностях в обработке данных для одного подразделения компании, например главной конторы, отдела или даже отдельного завода. Главный недостаток такого подхода состоит в том, что он поддерживает настоящих врагов комплексной обработки информации — расчленение функций и существование отдельных полунезависимых «небольших королевств», в которых персонал часто пытается сохранить свое особое положение и свои традиционные методы.

Тем не менее усилия руководителя могут быть вознаграждены. Если система, которая должна быть превращена в комплексную, является замкнутой (как многие системы компании), тогда необходима лишь небольшая координация с остальными подразделениями компании. Следовательно, в этом случае нужно будет консультироваться и убеждать меньшее число людей относительно предполагаемого применения комплексной обработки информации, и эти люди могут быть среднего, а не высшего ранга. Функциональное применение комплексной обработки информации в отдельных структурных подразделениях может быть полезным при оценке возможностей и перспектив ее применения в масштабах всей компании. Если экономия и большая эффективность будут достигнуты в одной области канцелярской работы или в одном подразделении компании, высшее, руководство будет более склонно рассматривать применение комплексной обработки информации в масштабах всей компании. Будете ли вы изучать канцелярскую работу вашей компании на ограниченной основе, либо в масштабах всей компании ввиду возможного перехода на комплексную обработку информации, эта проблема требует тщательного исследования.

Система «индивидуального заказа». Не следует удивляться, что нет «готовой» системы комплексной обработки информации, которую можно купить и использовать. Фактически «решение состоит не в применении системы комплексной обработки информации, а в использовании принципов этой системы для разработки программы, приспособленной для специальных потребностей».

Прежде чем может быть разработана и введена система комплексной обработки информации и фактически может функционировать любая система обработки данных, следует изучить три стороны канцелярской работы, с тем чтобы хорошо понять и оценить каждую. Этими тремя сторонами являются: метод, написание или записи и разработка форм. Разработка форм и контроль, которые важны для эффективности, точности, экономии при обработке данных, а также для функций, связанных с передачей информации, рассматриваются в гл. VIII. Семь предлагаемых этапов перехода на новую систему, которые приводятся ниже, касаются главным образом метода и написания или записей.

1. Тщательно проанализируйте действующие системы и существующие методы обработки данных. Подвергните анализу не только последовательность потока канцелярской работы шаг за шагом, но также людей, операции и оборудование. Если нет схемы потока, следует разработать ее, указав происхождение первичных данных, каждую снимаемую копию до их конечного назначения.

2. Определите реальные цели. Обработка данных не является самоцелью и может оказаться неоправданной тратой сил и времени, как, например, в том случае, когда отчет регулярно подготавливается для двух руководителей, а они его никогда не читают. Среди целей предлагаемой системы комплексной обработки информации могут быть такие, как сокращение канцелярских расходов, ускорение поступления отчетности руководству, улучшение обслуживания потребителей, сокращение времени обработки заказов и т. п.

3. Планируйте творчески, с воображением. Хотя не существует какого-либо предела на этом этапе планирования, плановик поступит правильно, если не ликвидирует давно установившиеся системы (которые в значительной степени стали систематизированными, если даже не стандартизованными), но начнет с них и попытается разработать программу выполнения канцелярской работы, которая приведет не только к упрощению; но и к стандартизации. Разрабатывайте не один новый метод, а несколько; изучайте их, исключайте и отбрасывайте элементы, которые не нужны, и выбирайте ту альтернативу, которая дает наилучшую возможность достижения желаемых целей.

Способный и энергичный руководитель, пытающийся разработать систему только для одного подразделения своей компании, может использовать свое воображение и мечту. Хорошо разработанная, практическая и работоспособная система для его подразделения могла бы вызвать исследования, которые буквально революционизировали бы систему обработки данных в масштабах всей компании.

4. Изучайте машины и оборудование. Из имеющегося большого разнообразия машин и оборудования отберите тот тип, который лучше всего подходит к разработанной вами системе. Оборудование, применяемое в настоящее время при комплексной обработке информации, обычно монтируется в форме «конструктивных блоков», т. е. при необходимости приобретается дополнительное и более мощное оборудование.

5. Определите точные меры, необходимые для функционирования системы. Составьте детальные схемы прохождения каждой операции и функции. Сравните их со схемами системы, которую вы хотите изменить. Последовательно устраните все альтернативы и дублирование; включите достаточную мощность, с тем чтобы учесть пиковые нагрузки. Изучите формы, которые будут употребляться, для того чтобы они разрабатывались с учетом потребностей компании и подходили для использования в системе комплексной обработки информации.

6. Произведите анализ затрат. Начните с существующих затрат и шаг за шагом рассчитайте затраты для новой системы. Будьте реалистичны, поскольку руководство будет принимать решение прежде всего на основе затрат долларов и центов.

7. Составьте график перехода на новую программу, введения новой системы и установки оборудования. Он должен быть готов для применения сразу же, как только руководство — высшее, среднее или низшее — одобрит ваш «великий проект».

Какие компании должны применять комплексную обработку информации? Комплексная обработка информации применима и вполне доступна для коммерческих предприятий, в которых из-за объема и характера операций по обработке их данных и учета может никогда не возникнуть потребность в вычислительных машинах. Она также подходит для коммерческих предприятий, которые нельзя более полно автоматизировать как в настоящее время, так и в ближайшем будущем. Она особенно должна подходить для небольших и средних компаний, многие из которых плетутся в хвосте.

1. В небольшом коммерческом предприятии принципы комплексной обработки информации могут быть использованы для обеспечения значительного улучшения операций, а также экономии времени и персонала, необходимого для того, чтобы иметь возможность конкурировать со средними и крупными предприятиями. В такой компании переход на комплексную обработку информации может потребовать лишь реорганизации административного процесса и упрощения методов канцелярской работы. Ленты на общем языке и перфокарты могут не потребоваться. Если желательно применение какого-либо из этих средств, то компания может приобрести машины для перфорирования ленты или карт и воспользоваться услугами современного (электронного) центра по обработке данных.

2. У большого количества средних компаний введение комплексной обработки может вызвать лишь покупку дополнительной пишущей машинки, перфорирующей ленты, суммирующей или бухгалтерской машины. Другим компаниям может потребоваться оборудование для перфорирования. Недавнее обследование показало, что в настоящее время только 40% компаний, достаточно больших для применения систем перфокарт, применяют их. В другом источнике указывается, что только 25% компаний, применяющих перфорационные машины, достигли примерно 75% уровня использования мощности имеющегося оборудования.

Применение комплексной обработки информации. Компания «Америкен фернис» в Сент-Луисе имеет менее 300 человек. Она выполняет заказы только через агентов, которые фактически устанавливают печи для потребителя. Компания имеет склад в Сент-Луисе, но печи хранить нелегко и большая часть ее заказов выполняется с завода в Ред-Баде, штат Иллинойс.

До недавнего времени компания применяла многие канцелярские методы, введенные еще при ее основании в 1900 г. К концу 50-х годов объем поставок компании достиг 35 тыс. единиц в год. 75% этих поставок имели различные компоненты. Возросла сложность этой отрасли промышленности. Такие части, как топливные трубопроводы и запасные моторы, оборудование для охлаждения, были добавлены к основному оборудованию печей, работающих на угле, газе и нефти. Быстро растет применение электрического нагрева и кондиционирования воздуха. Компания переросла рамки своей системы обработки данных с помощью записей вручную и на пишущей машинке и перешла на комплексную обработку информации.

При старом методе поступающие заказы записывались вручную на форму, состоящую из 5 экземпляров: один — для выписки счета, другой — для отгрузки, третий — упаковочный лист, четвертый и пятый — подтверждение продавца и потребителя. Экземпляр для отгрузки и упаковочный лист обычно ежедневно посылались на грузовиках в Ред-Бад. В Ред-Баде выписывались вручную накладные, а сообщение об отгрузке ежедневно посылалось обратно в Сент-Луис также на машинах. Одна девушка тратила все свое время на подсчеты отсрочек, а другая — на печатание накладных. Поскольку значительная часть информации была написана от руки, то имелись ошибки и велись споры в отношении того, кто их допустил. Для составления таких, например, докладов, как анализ продаж, о комиссионном вознаграждении, о территориальном распределении и т. п., приходилось выбирать данные вручную, и ошибки можно было обнаружить только в конце месяца. Иногда грузовик опаздывал из-за плохой погоды и поломок. Поставки задерживались и компания постоянно отставала с выставлением счетов и несла большие расходы, связанные со сверхурочной работой.

Для ликвидации задержек доставки заказов в Ред-Бад и сокращения времени и расходов, связанных с поисками заказов по телефону между двумя городами, компания «Америкен фернис» решила использовать телеграфную связь. В целях дальнейшей автоматизации подготовки заказов и накладных компания решила применить вычислительную машину «Фрайден флексорайтер» и автоматическую пишущую и счетную машину «ИБМ 632».

По новой системе поступающие заказы вначале проверяются с точки зрения кредитоспособности заказчика, затем посылаются к контролеру, который рассматривает статьи заказа и проверяет условия и скидки, а затем — к оператору «Флексорайтера». Сначала оператор проверяет заказ по общей карточке потребителя (при отсутствии ее в картотеке подготавливает такую карточку), а в каждой карточке — весь перечень заказа. Затем, используя «Флексорайтер», оператор подготавливает форму с подтверждением, состоящую из четырех частей, на которую должна вписываться вручную лишь меняющаяся информация. Форма подтверждения содержит копию для выписки счета, цифровую копию и два подтверждения (одно для продавца и одно для потребителя). Для ускорения обработки форм и уменьшения усталости оператора на «Флексорайтере» установлен стандартный автоматический регистратор нахождения строк (рис. 26). Когда оператор окончил печатание на одной форме, независимо от того, где он кончает, он нажимает рычаг и форма выбрасывается а другая занимает положение на первой печатной строке.

Рис. 26. Вычислительная машина «Фрайден Флексорайтер», установленная в компании «Америкен Фернис» в г. Сент-Луис штат Миссури

В качестве побочного продукта этой операции машина перфорирует сводную ленту, которая содержит всю информацию в закодированном виде. В то время как форма подтверждения, состоящая из 4 частей отделяется и распределяется, лента используется для подготовки отгрузки оборудования в соответствии с заказом. Для заказов, по которым оборудование отгружается со склада в Сент-Луисе, формы на отгрузку подготавливаются на месте. Если заказы выполняются заводом в Ред-Баде, то лента передает их на завод по телетайпу через Миссисипи. Там приемная машина, загруженная непрерывной формой, состоящей из 7 частей, дает приказ на отгрузку, упаковку и комплект накладных из 4 экземпляров. Два экземпляра накладной вместе с приказом на отгрузку возвращаются в управление заказов. Там копии, используемые для выписки счетов-фактур, и ленты присоединяются к приказам на отгрузку, после его полный комплект документов передается оператору счетной машины для подготовки счета-фактуры.

Машина «ИБМ 632», применяющаяся для подготовки счетов, оснащена устройством, позволяющим вводить информацию с помощью перфорированной ленты. Машина также оснащена автоматическим устройством для нахождения строк, которое имеет то же назначение, что и устройство на «Флексорайтере», и действует по кодированным инструкциям, нанесенным на перфорированную ленту или получаемым непосредственно от клавиатуры пишущей машинки. Пишущая и счетная машина дает комплект счета-фактуры из 8 экземпляров. Вся необходимая постоянная информация поступает автоматически с ленты, а оператор на клавиатуре пишущей машинки вручную добавляет меняющиеся данные, например даты и номера счетов-фактур. Цены и количество вносятся автоматически. Комплект из 8 экземпляров состоит из оригинала и дубликата счета-фактуры, копии для подшивки в дело, копии для отсылки, копии для контроля, копии для руководителя сбыта, торгового агента и кредитного управления. Нет нужды говорить, что введение системы комплексной обработки информации потребовало тщательной разработки накладных и других форм.

В качестве побочного продукта операции по подготовке счетов-фактур «ИБМ 632» дает перфокарты, содержащие информацию, необходимую для анализа продаж, отчетов о ценах, затратах и географическом направлении сбыта продукции. Эта информация включает данные о комиссионном вознаграждении, скидках, количестве клиентов и распределении по штатам, а также следующие данные о продукции: затраты материалов на единицу, затраты труда на единицу, фрахт, налоги и т. п.

Компания «Америкен фернис» не установила оборудование для обработки перфокарт. Она посылает карты в бюро обслуживания по обработке коммерческих данных, где по ним подготавливаются анализы продаж, отчеты о комиссионных, о цене и затратах и другие отчетные данные, необходимые для руководства.

Новая система ликвидировала сверхурочную работу, мелочные споры среди персонала и задержки с отгрузкой продукции и выставлением счетов. Теперь заказ может обрабатываться в 3 мин., а счет-фактура — в 2 мин. Комплексная обработка информации не позволила, как предусматривала компания на этапе планирования, работать «в течение нескольких лет» без расширения численности канцелярского персонала. Потребовался дополнительный человек для производства контрольных лент на все перфокарты, которые появлялись ежедневно в результате обработки счетов-фактур, и для непрерывного направления заказов через телетайп для получения копий на отгрузку.

«Основные выгоды нашей новой системы, — говорил Уолтер X. Бэнди, управляющий отделом заказов, в конце первого года применения системы комплексной обработки информации, — пока что ограничились облегчением обработки заказов и процедуры оформления счетов-фактур и повышением точности анализа продаж. Следующий шаг состоит в разработке карточек по кредитным платежам, с тем чтобы мы могли получать всю необходимую информацию о чистой сумме продаж, необходимую для уплаты налогов по штатам. В конечном счете мы предполагаем распространить нашу систему на обработку данных по точному учету всех частей машин, перепись инвентаря. Тогда наша система комплексной обработки информации обеспечит полный контроль за производством и переписью инвентаря».

К тому времени компания «Америкен фернис» может обнаружить, что ей нужна вычислительная машина. Действительно, компания уже рассматривает вопрос о покупке в будущем небольшой вычислительной машины, ввод данных в которую будет производиться с помощью ленты.

Электромеханическая обработка данных

Для крупной компании все, вплоть до крупнейшей вычислительной машины и ее принадлежностей, может быть использовано самым экономичным способом для обработки данных. Однако компания меньшего размера может прийти к выводу, что для удовлетворения своих потребностей она может обойтись и без обременения своих финансов покупкой оборудования по обработке данных на перфокартах. В обследовании, охватившем тысячи контролеров и руководителей обработки данных, проведенном журналом «Business Automation», 94,5% ответивших руководителей, сообщили, что их компании используют перфокарты, 33,7% компаний применяют перфорированную ленту и 19,2%—магнитную ленту.

Применение перфокарт. Компания «О'Бойл Тэнк Лайнс» представляет собой автотранспортную компанию, занимающуюся перевозкой насыпных и наливных грузов. Главная контора компании находится в Арлингтоне, штат Виргиния, а конечные пункты — в 8 восточных штатах. Большая часть грузов доставляется в штаты Мэриленд, Виргиния, Пенсильвания, Западная Виргиния, Северная Каролина и в округ Колумбия. Однако машины и цистерны компании могут доставлять грузы и на север, например в Мэн, на юг — во Флориду и в дальние западные штаты, например в Техас. В компании работает 70 человек, 19 из которых — в центральной конторе,

В 1956 г. компания установила перфорационное оборудование УНИВАК. На рис. 27 показана планировка установки, с указанием расположения машин и другого оборудования, а также направления истоков работы. Все функции по учету осуществляются перфорационным оборудованием. Одной из первых работ, переведенных на машинную обработку, была подготовка ведомостей заработной платы водителей автомашин, работающих по контракту.

Рис. 27. Планировка установки табуляторов «УНИВАК» в компании «О' Бойл Тзнк Лайнс» в г. Арлингтоне, штат Виргиния

Среди 70 сотрудников компании «О'Бойл» имеется немного водителей, работающих на автомашинах, принадлежащих компании. Для перевозки основной массы грузов компания арендует вместе с услугами свыше 200 грузовых автомашин у их владельцев, являющихся одновременно и водителями. Оплата услуг и аренды машин этих владельцев — водителей — производится дважды в месяц в определенных процентах от стоимости перевозимых ими грузов. На рис. 28 представлена схема последовательности операций по обработке отчетов водителей, расчета ведомости заработной платы и подготовки чеков.

Рис. 28. Схема последовательности операций по обработке отчетов водителей в компании «О'Бойл Танк Лайнс» в г. Арлингтоне, штат Виргиния

До установки перфорационного оборудования компания «О'Бойл» имела 9 канцелярских работников в Арлингтонской конторе. С 1956 г. операционные доходы более чем удвоились, а вместе с ними и канцелярская работа. Для обработки растущего числа документов к численности конторского персонала был добавлен только один дополнительный сотрудник. Перфорационное оборудование осталось тем же. Из 10 сотрудников 4 необходимы для обслуживания установки и каждый из них знает я может работать на любой ее составной части. Оборудование УНИВАК выполняет работу быстрее и более точно — «хорошая, ясная, чистая работа», говорит Дональд Ч. Гибо, вице-президент компании по административным и финансовым вопросам.

Правила для аффективных методов машинной обработки данных. Небольшие установки, используемые лишь в течение нескольких часов, вполне могут обойтись без официально утвержденных правил, если персонал, обслуживающий эту установку, постоянный. Большая же часть отделений по машинной обработке данных сталкивается с растущим спросом на подготовку более сложных отчетов и применением данных, составленных в различных комбинациях. Однако в последние годы квалификация среднего оператора машины снизилась, поскольку механическая обработка данных росла настолько быстро, что просто не хватало хороших операторов для удовлетворения текущих потребностей. В результате установки, не имеющие разработанных методов работы на них, чаще выходили из строя. Тщательно разработанные методы работы на машинах имеют ряд преимуществ. Они облегчают обучение операторов, позволяют гибче их использовать, поскольку их работу можно чередовать, и снижают до минимума ошибки машинной обработки.

Любой человек, имеющий прочные знания принципов перфорации, может написать отличные правила для работы на машинах, следуя нескольким простым правилам. Ниже даются некоторые из них, предложенные Робертом А. Нельсоном, который в течение 16 лет занимается обработкой данных и консультациями и связан с лос-анжелосской конторой «Корпорации статистического табулирования»:

1. Выберите простую стандартную форму, которая будет использоваться при всех методах обработки данных (рис. 29).

Рис. 29. Образец последовательности операций и наглядной схемы процесса составления ведомости заработной платы

2. При применении схем последовательности выполнения операций решите вопрос о стандартных условных обозначениях. Применяйте их постоянно. Общепринятая группа условных обозначений показана на рис. 30.

Рис. 30. Стандартные условные обозначения для схем последовательности выполнения операции

3. Будьте последовательны в терминологии. Это убыстряет обучение операторов машин и облегчает связь.

4. Обозначьте все документы. Объясните в тексте или на рисунке, откуда они поступили, как они выглядят и куда они направляются.

5. Тщательно опишите каждую операцию. Будьте максимально краткими, но не в ущерб полной ясности.

6. Обеспечьте исчерпывающую информацию о машинах. Это довольно большой вопрос, который можно конкретизировать следующим образом:

а) укажите тип применяемой машины;

б) определите положение устройств по управлению машиной, например, изменение положения переключателей, клавишей, устройств для подсчета карт и т. п.;

в) уточните системы ввода карт, которые будут применяться, если их имеется несколько;

г) укажите вид, размер и сорт бумаги, который будет применяться. Если необходимо, определите, какая лента будет использоваться;

д) если будет применяться постоянная монтажная панель, дайте ей номер и всегда указывайте ее по названию и номеру. Если монтаж панели должен быть произведен для выполнения определенной операции, то укажите либо схему монтажа, либо специальную таблицу для помощи оператору и сокращения до минимума времени монтажа;

е) поместите в тексте правил образец каждого отчета, получаемого в результате процесса обработки, а также контрольный материал, необходимый для составления такого отчета. Перед выполнением фактической работы всегда пропустите контрольный материал и полностью сверьте результаты с образцом для правильной подготовки операции и проверки работы машин. При подготовке контрольных материалов обязательно создавайте все возможные условия, например, отбор икса, отбор однозначных чисел и т. п.

7. Определить все обычные методы контроля и гармонию элементов процесса и его режима. Если процесс обработки надо приостановить из-за нарушения режима, несоответствия карт и т. п., обязательно укажите на это.

Обработка данных в вычислительная машина

Рис. 31 включает четыре схемы блоков, срисованных с диапозитивов, применяющихся одним фабрикантом при подготовке программистов и операторов для вычислительных машин. Подобные схемы часто называются схемами последовательности выполнения операций, но, строго говоря, последние (являющиеся средством системы, дающей графическое изображение процесса) показывают схемы блоков, схемы обычной последовательности операций, систему операционного потока и т. п.

Рис. 31. Схема рисунков, срисованных с диапозитивов, применяемых в отделе обучения и подготовки кадров «Радиокорпорации Америки»

Применение вычислительной машины включает обработку данных от ввода соответствующих данных до получения информации. Сортировка представляет собой процесс установки данных в желаемый порядок согласно правилам, зависящим от ключа или поля, находящегося в каждом показателе. Ведение картотек позволяет вносить изменения в содержащиеся в них материалы, которые не связаны с арифметическими операциями, например, включение, исключение, перенос и поправки.

Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин за 1500 долл. в месяц. Как уже указывалось в гл. V, компания «Анчор Серум» в Сент-Джозефе, штат Миссури, представляет собою компанию средних размеров. Она имеет 400 сотрудников. Объем продаж составляет приблизительно 10 млн. долл. в год. У нее имеется небольшая вычислительная машина (ЛГП-30), обслуживаемая канцелярским персоналом самой компании.

Имея многочисленные преимущества, связанные с небольшими размерами, высокой скоростью, большой памятью, небольшими затратами и простотой операций, эта вычислительная машина оказалась подходящей для коммерческих целей компании. Компания «Анчор» производит и сбывает как непосредственно, так и через дочерние компании 500 различных продуктов в упаковке трех различных размеров. Компания использует свою вычислительную машину для удовлетворения повседневных и возникающих при эпидемиях потребностей в ветеринарном обслуживании, для решения проблем определения сроков действия биологических средств и доскональной проверки поступающих заказов для выявления тенденций, которые сигнализируют о росте потребности в данном специальном медикаменте в определенном районе.

Новая система проста в применении и использует те же методы, что и применявшиеся ранее при обработке получаемых отчетов. Переход на обработку данных с помощью электронно-вычислительной машины был постепенным, и после его завершения компания использовала следующие программы при обработке данных:

Программа проверки ленты, содержащей данные счетов-фактур.

Анализ продаж торговцами и журнала продаж.

Печатание журнала продаж.

Печатание анализа продаж торговцами.

Анализ продаж клиентами.

Печатание анализа продаж клиентами.

Настройка машины и печатание информации об отгрузках биологических средств.

Программа проверки ленты, имеющей данные о заработной плате. Программа заработной платы.

Печатание данных, о заработках служащих и о распределении рабочей силы.

Распределение рабочей силы между отделами.

Распределение рабочей силы по производству различных видов продукции.

Заработки служащих для определения налогообложения и страхования.

Шестидесятичное перфорирование.

Печатание десятичной памяти.

Программа обычного ввода данных.

Увязка с банковскими выписками.

Следующие отчеты подготавливаются периодически.

Ежедневно: подготовка счетов-фактур.

Еженедельно: подготовка ведомостей заработной платы; распределение рабочей силы по производству различных видов продукции.

Два раза в месяц: подготовка ведомостей заработной платы. Распределение рабочей силы по производству различных видов продукции.

Ежемесячно: распределение рабочей силы в соответствии с заработной платой.

Распределение рабочей силы между отделами.

Заработки служащих для определения налогообложения и страхования.

Журнал продаж.

Продажи филиалами (всего и в районах нахождения филиалов).

Анализ продаж торговцами.

Анализ продаж по штатам.

Анализ продаж клиентами.

Отгрузка биологических средств по видам и размерам упаковки.

Количество чеков, подлежащих оплате с банковского счета.

Ежеквартально: отчеты о федеральных и штатных налогах на заработную плату.

Ежегодно: сведения о количестве работающих.

Анализ продаж. Возможно, самая большая выгода от вычислительной машины в компании «Анчор» заключается в быстром анализе данных о продажах. Анализ продаж очень расширился, потому что вычислительная машина может дать большую разбивку данных, чем это было при обработке вручную.

Каждый день счета-фактуры табулируются на вычислительной машине или на одной, из двух обычных суммирующих машин, оснащенных устройством для перфорирования ленты, вводимой в вычислительную машину. Эти машины регистрируют номер счета, номер клиента, номер продавца, код продукта по каждому заказанному виду продукции, отгруженное количество и стоимость продажи в долларах. Код продукта состоит из группы трехзначных чисел: один номер обозначает группу продуктов, например, «биологические средства для небольших животных», фармацевтические средства для комнатных животных» и т. п. Второй номер указывает вид продукта, например, «вакцина против свиной холеры» или «сыворотка от свиной холеры», а третий указывает размеры упаковки.

Эта ежедневная табуляция используется для подготовки пяти докладов, из которых три подготавливаются ежемесячно: один анализирует продажи по клиентуре, по видам продуктов и по стоимости в долларах; второй анализирует продажи торговцами по 72 различным группам продукции и по стоимости в долларах, а данные третьего переносятся в журнал продаж. Данные об отгрузке соответствующей продукции также находятся в запоминающем устройстве машины и печатаются ежемесячно в качестве вспомогательного материала для анализа производственных затрат.

Подготовка ведомостей заработной платы. Компания имеет две ведомости заработной платы — 300 сотрудников получают заработную плату еженедельно и 100 — 2 раза в месяц. Первоначально продукцией программы по заработной плате являлись текущая ведомость заработной платы и ежедневный учет заработков сотрудников. В настоящее время затраты на оплату труда распределяются не только по счетам, ведущимся в главной книге соответствующей производящей компании, но и по косвенным отчислениям на любой из нескольких общих видов деятельности, таких, например, как научно-исследовательская работа.

Информация на картах учета времени работы, кодовый номер сотрудника, отработанные часы, тариф заработной платы, количество вычетов для целей налогообложения, любые специальные ставки за сверхурочную работу, обозначение специальных вычетов, таких, например, как на приобретение сберегательных облигаций или страховые взносы, а также размер вычетов — все эти сведения перфорируются на ленту для ввода в вычислительную машину. Кроме того, перфорируются кодовые обозначения, показывающие распределение затрат труда по любой из 64 различных статей затрат. Вычислительная машина затем подсчитывает и печатает текущие еженедельные или полумесячные заработки, обновляет сведения о заработках сотрудников в запоминающем устройстве для квартальных отчетов правительству и вносит затраты на оплату труда на соответствующий счет.

Подготовка ведомости заработной платы требует еженедельно 2—3 час. работы по перфорированию ленты для ввода в машину, 45 мин. для обработки на вычислительной машине и перфорирования выдаваемой ленты и дополнительно 30 мин. для печатания отчета в форме ведомости. Этот отчет подготавливается находящейся вне линии машиной «Флексорайтер», которая установлена таким образом, чтобы отчеты могли быть напечатаны с выдаваемой вычислительной машиной ленты и не занимали печатающее устройство вычислительной машины.

Работа вычислительной машины экономит 2 человеко-дня каждую неделю, которые до этого тратились на составление ведомости для оплаты труда, поскольку теперь это делается автоматически. Это также дает экономию от 6 до 10 дней ежеквартально, которые раньше тратились на подведение итогов по заработной плате ко дню составления отчетов, поскольку отчеты, представляемые властям штатов и федеральным властям, в настоящее время печатаются отдельно вычислительной машиной одновременно с ведомостью заработной платы.

Контроль затрат. Контроль затрат можно очень просто вести с помощью вычислительной машины. Распределение рабочей силы рассчитывается вместе с заработной платой на основе информации, содержащейся в картах учета рабочего времени. Накладные расходы можно затем распределить пропорционально прямым затратам труда. Общие суммы накладных расходов вводятся в вычислительную машину, и она распределяет их по статьям затрат.

Материальные затраты известны из отчетов об использованном сырье, и они могут быть суммированы по видам продукции. Поскольку вычислительная машина также знает общее количество продукции, произведенное за определенный период, она легко делит на него сумму затрат по данному виду продукции (которые получаются путем суммирования затрат по отдельным статьям) и затем сравнивает получающиеся затраты на единицу продукции со стоимостью продаж и сообщает разницу руководству.

Несмотря на кажущуюся простоту этих методов контроля, следует помнить, что при производстве большей части продукции в компании «Анчор» применяются биологические методы. Контроль в этих случаях должен быть внешним по отношению к существующему процессу производства. Часть процесса производства биологических продуктов, например вакцин и сывороток, происходит в живых тканях. Следовательно, значительную часть «производственного аппарата» компании «Анчор» составляет скот.

Для экономичности ведения производства необходимо тщательно изучать конъюнктуру рынка, чтобы не производить сыворотки слишком много или слишком мало. Излишнее количество пришлось бы просто уничтожить через определенный срок, несмотря на то, что в торговой системе все скоропортящиеся продукты хранятся в холодильниках. К сожалению, при подобных методах производства невозможно увеличить выпуск продукции только путем введения второй смены или сверхурочной работы. Увеличение производства должно планироваться в размерах, превышающих потребности.

Компания «Анчор», как типичная компания, пользующаяся вычислительной машиной, с ростом ее опыта развила дополнительные сферы применения машины (программы). Первоначально компания планировала использовать вычислительную машину только 2 раза в неделю и сдавать в аренду свободное время машины другим компаниям в Сент-Джозефе. За полгода применение вычислительной машины увеличилось настолько, что она стала использоваться 30 час. в неделю, а позднее 5 1/2 дней в неделю. Когда подготавливаются отчеты для штатных и федеральных властей и для целей страхования, машина используется круглосуточно. Компания «Анчор Серум» использовала свою вычислительную машину для экономии времени, улучшения использования персонала, увеличения прибылей и повышения конкурентоспособности. Другие компании небольших размеров, скажем компания, имеющая менее 250 сотрудников, как предполагает журнал «Small Business Administration», могут думать, что им не по силам покупка или аренда вычислительной машины. Эти небольшие коммерческие предприятия, однако, могут прибегнуть к услугам имеющихся организаций по обработке данных, обеспечив тем самым для себя экономию времени, рабочей силы и затрат в результате обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники.

Информация для принятия решения руководством. Вычислительная машина может выполнять огромное количество канцелярской работы с фантастической скоростью — обрабатывать подлежащие оплате и инкассации счета, накладные, счета потребителей, делать анализ продаж и т. п.; давать руководству краткую и своевременную информацию, необходимую для принятия решений.

В первые несколько лет применения вычислительных машин они были заняты обработкой огромного количества документов, подходящих для обработки с большой скоростью. Например, в 1958 г. в исследовании по вопросам применения электронно-вычислительной техники в коммерческом деле «Фонд по контролю»¹ обнаружил, что для выполнения лишь одной финансовой операции (обработки ведомостей заработной платы) требуется в 12 раз больше машинного времени, чем для выполнения всех других видов операций, связанных с анализом, моделированием и линейным программированием, вместе взятых.

Большинство компаний, установивших вычислительные машины, сделали это в силу предполагаемой экономии канцелярских затрат. Вычислительные машины в определенной мере возникли из потока растущего объема канцелярской работы. Однако многие компании считают, что их канцелярские расходы остались без изменений. Руководители высшего ранга начинают переносить упор с функции вычислительных машин как «фабрики бумаг», т. е. с ориентации на них как на источник сокращения затрат на более широкое использование вычислительной машины для увеличения прибылей. Они начинают осознавать, что вычислительная машина намного ценнее для них как источник качественной информации для руководства, необходимый для принятия решения и контроля, чем как средство снижения расходов на заработную плату канцелярского персонала.

Действительно комплексная система информации. Высшие руководители не имеют недостатка в информации и отчетах. Отделы и подотделы их компаний — производственные, учетные, сбытовые, технические — все нуждаются в отчета