Автоматизация
Человечество во все времена стремилось облегчить не только свой физический труд, но и интеллектуальную деятельность, в частности математические расчеты и вычислительные процессы, постоянно выполняемые человеком в быту, в процессе хозяйственной деятельности.
Механические средства для счета и вычислений были известны в далеком прошлом. Так, первая арифметическая машина появилась в 1642 году, ее изобрел французский математик Блез Паскаль, на ней достаточно эффективно выполнялись операции сложения и вычитания. Возможность выполнения умножения и деления механической машиной было доказано математиком Лейбницем в 1672 году, а уже в 1693 году он построил свою вычислительную машину и продемонстрировал ее в Парижской академии наук. Еще более удачную арифметическую машину построил в 1774 году изобретатель Ган, его машина выполняла четыре арифметических действия, причем максимальный разряд результата частного от деления равнялся 10. В 1820 году появился первый арифмометр, автором которого был Карл Томас.
Начиная с конца XIX в. и вплоть до 60-х годов XX столетия в мире было разработано и выпущено множество самых различных механических и электромеханических вычислительных машин. Решающим моментом в революции счетной техники явилась замена механических и релейных конструктивных элементов на электронные. Огромную роль в создании новой технологии по обработке и вычислению данных стали играть персональные ЭВМ или персональные компьютеры (ПК). В современных хозяйствования от бухгалтеров требуется освоение новых эффективных методов работы, позволяющих повысить их профессиональные качества. Одним из них является использование современной информационной технологии в бухгалтерии.
По определению «информационная технология» включает в себя методы обработки информации как результат сочетания технических возможностей вычислительной техники, электросвязи, информатики, направленных на сбор, накопление, анализ, доставку информации потребителям независимо от расстояния и объемов; на автоматизацию рутинных операций и подготовку аналитической информации» для принятия решений. Современная информационная технология — это обработка информации с помощью персонального компьютера (ПК) и современного программного обеспечения.
Основу современной информационной технологии составляют три технических достижения:
1.Появление новой среды накопления информации на машиночитаемых носителях (магнитные ленты, магнитные диски, оптические диски и т.д.).
2.Развитие средств связи, обеспечивающих доставку информации практически в любую точку земного шара без существенных ограничений во времени и расстоянии (сети передачи данных, спутниковая связь и т.д.).
3.Возможность автоматизированной обработки информации с помощью компьютера.
Шаг за шагом информационная технология способствовала росту эффективной деятельности человека в любой сфере, в том числе и в сфере деятельности бухгалтера.
Особое место в современной информационной технологии занимает ПК. Использование его при автоматизации рабочего места бухгалтера не случаен. В первую очередь на выбор ПК повлиял учет важных характеристик ПК, которыми являются:
* надежность, базирующаяся на высоком уровне интеграции ее компонентов, появлении полупроводников, блочном конструировании узлов и т.д., а также оперативности и качестве обслуживания;
* малые габариты и вес;
* информационный ком форм — ПК находится в распоряжении одного человека;
* легкость обучения работе на ПК (2-3 недели);
* простота работы из-за дружественного интерфейса;
* возможность легко наращивать аппаратные и программные ресурсы, что позволяет создавать системы, соответствующие требованиям пользователя;
* низкая стоимость ПК;
* высокая экономичность ПК;
* экономия трудовых ресурсов, т.к. не требуется большого штата по обслуживанию ПК.
На выбор повлияли также и некоторые особенности работы с ПК:
* развитый человеко-машинный интерфейс, позволяющий бухгалтерам легко общаться с ПК;
* большое число готовых программных средств прикладного характера, используемые бухгалтерами в их повседневной деятельности;
* использование новых типов носителей информации (дискет, оптических дисков и т.д.), позволяющих хранить информацию в машиночитаемом виде, что удобно в эксплуатации;
* эргономичность конструкции или, часто говорят, привлекательность конструкций ПК, что не только удобно, но и доставляет эстетическое удовольствие при работе.
Современная информационная технология с каждым годом все шире используется в бухгалтерской деятельности. ПК превращается в электронную пишущую машинку с широкими возможностями редактирования текста на экране дисплея с помощью программных средств, называемых «Текстовые редакторы». ПК с успехом берет на себя функции электронных вычислений с помощью программных средств, называемых «Электронные таблицы». С помощью ПК можно оперативно обмениваться информацией с коллегами посредством программы, называемой «Электронная почта», и повысить организацию рабочего времени бухгалтера используя автоматический органайзер, содержащий сведения о контактах, встречах, собраниях и т.п.
Чтобы успешно применять достижения современной информационной технологии, бухгалтерам необходимо в общих чертах представлять себе особенности, принципы и технические приемы работы на ПК.
Мечта любого бухгалтера — иметь компьютерную систему с привычным для бухгалтера дизайном и обеспечивающую выполнение для него таких операций, как ведение Главной книги, оборотного баланса, бухгалтерских проводок, аналитических карточек, журналов-ордеров, книг учета хозяйственных операций и прочее, и прочее. При этом система должна иметь дружественный интерфейс, быть проста в освоении, удобна в работе и сочетать в себе достаточно мощные и гибкие функциональные возможности.
В настоящее время имеется огромное количество программ бухгалтерского учета. Выбирая для себя бухгалтерскую программу, присмотритесь к товарному виду, перечню обещанных разработчиками возможностей, цене продукта и известности фирмы-производителя.
При автоматизации бухгалтерского учета возможны два пути:
* при небольшом объеме операций возможно приобретение или создание комплексного АРМа для обслуживания всех участков бухгалтерии;
* если же на предприятии существует большой объем бухгалтерских расчетов, то целесообразна организация локальной сети с объединенными функциональными АРМами. В этом случае за каждым функциональным
АРМом закрепляется конкретный исполнитель - пользователь.
Обзор бухгалтерских программ и их сравнение
Рассмотрим некоторые компьютерные системы в бухгалтерии, предлагаемые сегодня рынком программных продуктов.
Система «Инфо-Бухгалтер» — победитель в 1994 году по результатам теста журнала «Персональные программы». Программа разработана сотрудниками Академии наук (ТОО Информатика, Москва, тел. 278-43-51), она привлекла к себе внимание многих бухгалтеров малых предприятий широкими функциональными возможностями, удобным интерфейсом. Система позволяет формировать план счетов, который имеет иерархическую структуру, т.е. к основному счету можно открыть любое количество субсчетов первого уровня. В свою очередь для каждого из них можно открыть набор субсчетов второго уровня и так до пятого уровня. Такая структура позволяет организовать синтетический и аналитический учет, при этом для активно-пассивных счетов система автоматически формирует развернутое сальдо.
Первичный учет ведется в едином журнале хозяйственных операций, при этом пользователь может зарегистрировать хозяйственную операцию и проводки по ней вручную или на основе справочника типовых операций. То же можно сделать и путем заполнения бланка первичного документа (например, бланка авансового счета). Справочник типовых операций формируется в режиме обычного текстового редактора. Интересным в системе является возможность проектирования произвольных бланков первичных документов. Это позволяет бухгалтеру самостоятельно сформировать свой комплект рабочих документов и определить проводки, которые система должна автоматически формировать на основе входных данных документов.
По каждому типу первичных документов можно вести архив с возможностью просмотра или копирования ранее введенного документа для быстрого ввода аналитического документа. В системе можно организовать количественный учет материалов или товаров, при этом к счету «прикрепляются» учетная цена и наименование единицы измерения. Учет строится на уровне проводок по соответствующим субсчетам, имеется возможность получения карточек движения по каждой номенклатурной позиции.
Система «Инфо-бухгалтер» имеет достаточно полный набор стандартных форм отчетности, а также гибкий генератор отчетных форм, что позволяет сформировать любую отчетность для налоговой инспекции. Журналы-ордера формируются по кредитному принципу, имеется возможность их «настройки», т.е. определения кредитных счетов, по которым необходимо построить журнал-ордер. Наряду с табличными отчетными формами система позволяет также строить различные графики и диаграммы, наглядно отражающие финансовую деятельность предприятия.
Система «1С:Бухгалтерия» — универсальная бухгалтерская программа, разработанная фирмой «1C» (Москва, тел. (095) 253-09-66). По результатам корпоративного опроса «ТорЮО российского компьютерного бизнеса», проводимого
агентством маркетинговых исследований «Дейтор», фирма «1C» занимает ведущую позицию в номинале «Лучшие компании на российском рынке» и «Software».
Система «1С: Бухгалтерия» может быть использована как для простого, так и для сложного учета. Простое использование системы позволяет осуществлять ввод проводок, получение обороток, карточек счета, главной книги, ведение кассы, банка, печати платежных документов, выдачи налогов для отчетов налоговых органов. При работе с «1С: Бухгалтерия» бухгалтер вводит проводки в журналах операций вручную или автоматически. Параллельно система позволяет печатать первичные документы, получать различные ведомости, формировать произвольные отчеты. Бухгалтер имеет возможность изменять план счетов, систему проводок, формы первичных документов, формы отчетности.
Полностью возможности программы раскрываются при ведении аналитического учета. Программа позволяет вести неограниченное количество справочников, объектов аналитического учета (субконто), это товары, организации, материалы основные средства, сотрудники и т.д. Каждый справочник может содержать до 100 000 наименований объектов учета. Справочники заполняются по мере ввода проводок по конкретным объектам. Учет по аналитике можно вести в денежном и натуральном выражении. В коммерческих торговых фирмах это учет наличия и движения товаров, расчета с покупателями и поставщиками, учет валюты, учет договоров. В производственных фирмах — учет материалов, склад, учет основных средств, готовой продукции.
«1С: Бухгалтерия» содержит режим для формирования отчетов произвольного вида. С программой поставляется набор отчетов для налоговой инспекции: баланс, приложения, НДС, имущества и т.д. Бухгалтер может сам изменить форму отчета и формулы расчета его показателей, создать свой произвольный отчет.
На небольших предприятиях (до 50 человек) систему можно использовать для расчета заработной платы.
Программа «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на любые изменения законодательства и форм учета. Она может быть использована на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, на заводах и СП.
Система Бухкомллекс разработана НТО «ТОП СОФТ» и
АО«Новый Атлант» (тел. (095) 158-12-41).
Комплексная автоматизированная система бухгалтерского учета «Бух комплекс» на протяжении нескольких лет является победителем международных конкурсов бухгалтерских и экономических программ. Она охватывает все разделы бухгалтерского учета и предназначена для предприятий, организаций и фирм всех форм собственности. Программа очень проста в управлении, приступить к работе с системой может пользователь, не имевший до этого опыта работы с компьютером. Начинающий бухгалтер имеет возможность проследить процесс формирования отчетности от проводок до Баланса предприятия.
Быстрому освоению программы «Бух комплекс» способствует подробная документация по установке, настройке и эксплуатации системы. Комфорт при работе создает система общих и контекстных (т.е. зависящих от местонахождения в программе) подсказок.
Программа позволяет:
* Контролировать наличие и обращение денежных средств в кассе.
* Формировать и печатать кассовые документы.
* Контролировать наличие и обращение денежных средств на счетах в банках, вести учет фондов и резервов.
* Ежедневно контролировать состояние финансово-расчетных операций по счету; получать оборотные и аналитические ведомости по каждому из счетов бухгалтерского учета на любой момент времени; формировать и печатать платежные документы.
* Вести курсы валют и расчеты в валюте.
* Автоматически формировать бухгалтерские проводки по курсовой разнице.
* Контролировать подотчетные лица по валютным операциям.
* Формировать выходные ведомости в базовой валюте.
* Формировать валютную кассу.
* Вести аналитический учет по валюте и обороты в валюте.
* Рассчитывать сальдо в валюте на конец месяца с учетом инфляции.
* Вести аналитический учет товара и материалов в Карточках Складского Учета.
* Проводить анализ наличия ТМЦ в разрезе Материально-Ответственных Лиц и номенклатурных номеров с возможностью выхода на группы или конкретное наименование Товарно-Материальных Ценностей; анализировать движение ТМЦ в разрезе поставщиков-получателей; автоматически формировать первичные складские документы.
* Отражать МБП в карточках приобретения, наличия, отпуска со склада; учитывать износ и списание МБП; контролировать наличие МБП в разрезе МОЛ и подразделений; анализировать движение МБП в разрезе предприятия и складов.
* Вести автоматический расчет зарплаты для сдельной и повременной оплаты труда; формировать и печатать платежные и расчетно-платежные ведомости, расчетные листки, ведомости распределения заработной платы по видам оплат и удержания, по кодам производственных затрат и т.д. Рассчитывать отпускные и оплаты по временной нетрудоспособности.
* Автоматически рассчитывать налоги и формировать платежные документы.
* Получать оперативную информацию о наличии, движении и состояний основных средств и нематериальных активов.
* Рассчитывать амортизацию и износ.
* Рассчитывать износ автотранспортных средств исходя из первоначальной стоимости или пробега. Формировать отчетные ведомости в разрезе МОЛ и видов основных средств, по полностью изношенным ОС, вести сводный отчет износа, инвентарную опись в разрезе МОЛ.
* Учитывать наличие драгоценных металлов.
* Формировать бухгалтерскую отчетность для финансовых органов с автоматическим расчетом налогов, корректировать формы отчетности в соответствии с законодательством.
* Формировать Главную книгу и Баланс предприятия на любой момент времени.
* Настраивать Баланс на форму, соответствующую специфике предприятия.
Система БОСС-Бухгалтер охватывает все участки, которые входят в контур бухгалтерского учета предприятия, и состоит из функциональных модулей, автоматизирующих традиционные участки учета. Система содержит развитый административно-настроечный модуль, позволяющий производить гибкую настройку методов ведения бухгалтерского учета на конкретном предприятии.
Система позволяет проводить:
* Учет операций на расчетных счетах.
* Учет кассовых операций.
* Учет расчетов с подотчетными лицами.
* Учет основных средств.
* Товарно-материальный учет.
* Учет расчетов с поставщиками и покупателями.
* Учет планируемых и фактических затрат.
* Сводный бухгалтерский учет и вести типовую отчетность.