Автоматизация управления предприятием
Проблемы управления предприятием
В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности любого предприятия (организации, фирмы и т.п.) является обеспечение требуемого уровня рентабельности его хозяйственной деятельности. Не менее важно поддержание платежеспособности фирмы, планирование и контроль связанного с этим фактором движения денежных средств.
Остановимся подробнее на проблемах крупных компаний (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений, их территориальной распределенностью и различием в производственном потенциале. Как правило, это такие проблемы, как:
> Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.
> Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.
> Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.
> Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.
> Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также — филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).
В условиях переходного периода и экономического кризиса все перечисленные выше проблемы усугубляются, а также появляются новые, связанные с такими факторами, как инфляция и неплатежи; высокая доля денежных суррогатов и сложных взаимозачетов в общем объеме финансовых потоков; широкая распространенность натурального обмена (бартера); частое изменение законодательства, в частности, налогового.
Это далеко не все проблемы управления предприятием, но указанных здесь — вполне достаточно для понимания актуальности и сложности их решения.
Корпорация «ПАРУС»
Компания “ПАРУС” была зарегистрирована в декабре 1990 года. С тех пор из небольшой фирмы “ПАРУС” вырос в разветвленную структуру с региональными отделениями и представительствами по всей России и СНГ. СЕГОДНЯ ПАРУС - ЭТО КОРПОРАЦИЯ.
Корпорация ПАРУС включает в себя помимо головного (московского) офиса, Центр Информационных Технологий, занимающийся разработкой программных продуктов, Учебный центр и 29 региональных отделений с общим числом сотрудников более 1200 человек, осуществляющих поддержку пользователей в регионах по всему перечню услуг. При этом более половины сотрудников занимаются непосредственным обслуживанием клиентов (обучением, внедрением программных продуктов, поставкой и ремонтом техники и пр.).
Начав с программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, сегодня ПАРУС предлагает полный спектр программных продуктов для комплексной автоматизации деятельности предприятий, в том числе и специализированные решения для различных отраслей.
В числе программных продуктов ПАРУСА - системы автоматизации бухгалтерского и кадрового учета, консолидация отчетности и анализа финансово-хозяйственной деятельности, системы автоматизации для крупных предприятий.
Комплексный подход к автоматизации позволяет реализовывать проекты как поэтапно, так и предлагать готовые решения “под ключ”, обеспечивая эффективное управление, планирование и анализ деятельности предприятий.
С самого начала, стратегией фирмы было предоставление клиентам полного спектра услуг. Это позволяет гарантировать успех автоматизации, обеспечить максимум эффективности от внедрения технологий за счет предлагаемых проектных решений и, в конечном итоге, гарантирует высокую стабильность бизнеса.
Среди услуг фирмы:
> разработка проектов автоматизации;
> установка и настройка проектов автоматизации;
> обучение пользователей;
> поставка компьютеров, оргтехники и монтаж сетей;
> гарантийное и послегарантийное обслуживание;
> консалтинг по управлению, финансам и персоналу и аудит;
> консультационное сопровождение;
> поддержка пользователей в регионах по всему перечню услуг.
Базовые принципы построения Системы
Современные крупные информационные системы немыслимы без использования локальных вычислительных сетей (ЛВС). Информация в такой системе всегда хранится на сервере, а её обработка может быть распределена между сервером и рабочими станциями разными способами.
Архитектурные решения при работе с базами данных
Архитектура "файл-сервер" предусматривает концентрацию обработки на рабочих станциях. Основным преимуществом этого варианта является простота и относительная дешевизна. Подобное решение приемлемо, пока число пользователей, одновременно работающих с базой данных, не превышает 5-10 человек. При увеличении количества пользователей система может "захлебнуться" из-за перегруженности ЛВС большими потоками необработанной информации.
Важнейшим параметром крупной информационной системы является быстродействие при значительном количестве пользователей, а также надежность, масштабируемость и безопасность. Всё это обеспечивает архитектура "клиент-сервер". Такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы: теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются специальными программами. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки в ЛВС.
Сервер, как правило, — самый мощный и самый надежный компьютер. Он обязательно подключается через источник бесперебойного питания, в нем предусматриваются системы двойного или даже тройного дублирования. В особо ответственных случаях можно подключить вместе несколько серверов так, что при выходе из строя одного из них в работу автоматически включится "дублер". Таким образом, при концентрации обработки данных на сервере надежность системы в целом ограничивается только материальными средствами, которые заказчики готовы вложить в техническое оснащение.
Решение по автоматизации учета и управления в корпоративных структурах предполагает распределенную обработку данных, организацию параллельных вычислений, глубокое разграничение уровней доступа, возможность выбора различных операционных систем и серверных платформ. Именно поэтому ПАРУС выбрал для управления базами данных, ядра Системы, продукт корпорации Огасlе. Принципы, заложенные в Огас1е-технологию, в полной мере соответствуют задаче построения сложных корпоративных проектов.
Для предприятий мелкого и среднего бизнеса Корпорация ПАРУС предлагает решения на базе архитектуры "файл-сервер" с использованием СУБД Мicrosoft FохРго. Если бизнес не велик, подобное решение оптимально. В перспективе, по достижении определенного уровня развития предприятия, можно перейти на Огас1е — ведь решения ПАРУСА на различных платформах составляют единую линию программных продуктов.
Модульность, масштабируемость, интегрируемость, открытость
Разумеется, Система ПАРУС является модульной. Многие ее компоненты успешно функционируют автономно. Конечно, это более или менее эффективно только для некрупных фирм. Для крупных предприятий целесообразнее приобретать сразу пакет модулей. В любом случае, можно начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты Системы по мере надобности и оптимально по финансовым возможностям.
Заказав проектное или специальное решение, можно получить модифицированный под собственные нужды "коробочный" или совершенно новый модуль, который информационно и функционально стыкуется с остальными модулями Системы. Если необходимо использовать программные продукты других фирм, то можно наладить их взаимодействие с Системой ПАРУС. Во многих случаях такое взаимодействие уже реализовано (например, модуля "Магазин" с программами для работы с кассовыми аппаратами и пластиковыми картами).
Корпоративные системы управления создаются не на один день и должны обладать возможностью легко видоизменяться и адаптироваться к любым структурным изменениям компании и экономическим ситуациям. Поэтому их наделяют возможностью масштабироваться, т.е. обладать способностью к наращиванию количества рабочих мест, без снижения эффективности работы Системы.
Масштабируемость решений ПАРУСА базируется:
> на многоплатформенности технологий, что предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с информационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle;
> на принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемственную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы 7-й версии, использующей СУБД FoxPro, можно впоследствии перейти на более мощную версию 8 на базе Oracle.
Microsoft Word, Microsoft Excel... Эти программы широко известны среди пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали международным стандартом текстового процессора и электронных таблиц. Разработчики ПАРУСа решили всемерно интегрировать Систему с Microsoft Office (в который входят Word и Excel). А потому, когда пользователь будет печатать подготовленные в Системе документы, строить графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через электронные таблицы, он сможет в полной мере использовать самые разнообразные возможности этих программ.
Система располагает средствами подготовки отчетов практически любого вида. Разумеется, в состав Системы входят все обычно необходимые отчеты. Но можно добавить к ним любые, "под Ваши собственные запросы". В качестве инструментального средства для подготовки шаблонов подобных отчетов был выбран генератор отчетов Crystal Reports Professional фирмы Seagate Software – лидер в своем классе. Этот программный продукт отличает:
> Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) – специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая организация среды разработки, ясный интерфейс пользователя.
> Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа.
> Уникальные средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации). Возможности включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации. Возможность получить отчеты презентационного качества.
> Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной почте; экспорт в HTML для публикации на Web-сервере; экспорт в популярные форматы данных: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.
Для обмена информацией между территориально-удаленными рабочими местами может быть использована электронная почта, поддерживающая интерфейс MAPI (например, Microsoft Exchange).
Система интегрируема с любыми приложениями на уровне информационного сопровождения записи (минимальной информационной порции), зарегистрированной в базе данных. Существует возможность связать с записью Системы любой файл, а затем оперативно вызвать для этой записи то приложение, которое связано общими установками Windows для связанного файла с одновременной загрузкой данных этого файла для их просмотра или коррекции.
Открытость Системы ПАРУС обеспечивается следующими факторами:
> Вместе с Системой поставляется описание структур баз данных. Это позволяет использовать эти данные, например, для построения самых разнообразных отчетов при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports при работе с Системой, а также в среде самого генератора (то есть без использования приложения Системы).
> При необходимости, в поставку Системы могут входить информационные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта. Эти меры призваны облегчить специалистам предприятия развитие и адаптацию Системы своими силами.
Современные технологии (возможность использования открытых API-интерфейсов) позволяет сегодня интегрировать продукты Корпорации ПАРУС с теми, что созданы силами специалистов АСУ предприятия. Так, вместе с Системой могут поставляться описания API-интерфейсов.
Документооборот
Документооборот в Системе основан на следующих принципах:
> По отношению к зарегистрированному в Системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета Системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).
> Однажды выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.
> Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.
> Для каждого документа Система ведет "Журнал документооборота", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.
Помимо этого, учитывая возросшую потребность заказчиков в организации единого документооборота предприятия (как административно-хозяйственного, так и финансового), специалисты Корпорации изучают возможность сопряжения систем управления документооборотом, таких как Novell GroupWise Work-Flow, Work-Route и Системой ПАРУС.
Защита данных
В такой ответственной сфере, как финансово-хозяйственная деятельность, велика опасность как злоупотреблений, так и неумышленной порчи данных неумелыми действиями сотрудника фирмы. И эта опасность особенно актуальна, когда в одной компьютерной сети с одной базой данных одновременно работает много людей. Поэтому в Системе ПАРУС большое внимание уделено вопросу разграничения прав пользователей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа как к разделам информации, так и к функциям Системы.
Так, оператор, занимающийся вводом первичных документов, не сможет, например, получить доступ к обобщенной информации о деятельности фирмы; сотрудники одного подразделения будут работать только со своими документами, не имея доступа к документам других подразделений, и т.д. И только администратор Системы может делать все, в том числе распределять права между пользователями и отслеживать действия, произведенные ими.
Некоторые программные продукты и решения
ПАРУС всегда славился добротными, качественными, устойчивыми бухгалтерскими программами, которые и сегодня с успехом используют тысячи различных предприятий. Этой осенью Корпорация порадовала и нынешних клиентов, и потенциальных заказчиков выходом целого семейства новых программных продуктов (ПП), основанных на современных платформах (в т. ч. Oracle) и ориентированных на управление бухгалтерским учетом и финансами. Это семейство вышло в широкую продажу в конце 1998 г. под общим названием «Парус XXI-й век».
Новые программные продукты разработаны в среде Windows и располагают широчайшим спектром настроек для различных отраслей, в которых наиболее часто используются ПП «Парус» (торговля, строительство, СМИ, сфера услуг и пр.).
Новые продукты ПАРУСА, созданные для рынка бухгалтерских систем, помимо простоты и надежности, обладают еще одним важным свойством - масштабируемостью, которая позволяет использовать одну и ту же систему для учета как в малом бизнесе, так и на крупном предприятии.
Наиболее существенной отличительной чертой новых продуктов для крупных предприятий является наличие мощной системы управления финансами. Для крупных предприятий с большим числом операций важной характеристикой является устойчивость и надежность работы, которые обеспечиваются использованием СУБД Oracle. Кроме того, еще одной особенностью является то, что система может быть доукомплектована модулями складского учета, управления закупками и продажами, ведения договоров, ВЭД, которые объединены в контур оперативного управления.
Однако помимо традиционной активности на рынке бухгалтерских продуктов, ПАРУС продолжает большую работу в области комплексных систем управления на базе информационных технологий. Новая разработка получила название «Триумф». Создавая новый продукт, разработчики использовали подход, основанный на поддержке современных принципов менеджмента, рациональной организации бизнес-процессов, которые реально применяются в крупных и успешных торговых фирмах и в мировой торговой практике. Проделав такую огромную работу, ПАРУС имеет все основания для того, чтобы считать, что компанию, которая будет управлять своей деятельностью с помощью данной системы, ждет успех, процветание - словом, триумф.
Совершенствование существующей системы управления способно помочь снизить издержки, ускорить оборачиваемость финансов, повысить товарооборот, а в результате - увеличить рентабельность и прибыльность бизнеса. Все это возможно сделать с помощью нового программного продукта. На разработку этой системы было затрачено более 2 лет и около 3,6 миллионов долларов. И, судя по отзывам первых клиентов, она одинаково успешно функционирует как в крупнейших торговых компаниях (крупных оптовых операторах, торговых домах, сетях магазинов, торговых холдингах), так и в розничных магазинах небольшого и среднего размера. Авторы стремились поддержать в данном ПП весь цикл движения информации - от ее сбора, упорядочения, планирования до реализации товаров и анализа результатов деятельности по всем основным направлениям (управление финансами, закупками и продажами, персоналом, инвестициями и пр.). Функционал системы покрывает потребности всех структурных подразделений, традиционно входящих в торговые компании: коммерческие отделы, отделы закупок, подразделения по работе с розницей, оптовыми покупателями, финансами и инвестициями, бухгалтерские службы, автотранспорт, маркетинг и многое др.
За время своей работы Корпорация Парус накопила огромный практический опыт автоматизации предприятий самых разных отраслевых направленностей. Сейчас этот опыт вылился в целую гамму серийных программных продуктов, которые могут удовлетворить самых взыскательных пользователей.
Наиболее подробно стоит рассмотреть Программный комплекс для автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1.
Программный комплекс для автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1
Большинство факторов, мешающих процветанию предприятия, так или иначе связаны с проблемами в организации управления: это просчеты в планировании, ошибки управленческого и бухгалтерского учета, управления дебиторской-кредиторской задолженностью и ряд других. Решение таких проблем актуально всегда, но сейчас, в период экономического кризиса, задача оптимизации управления становится наиболее важной. И поэтому для предприятия может оказаться особенно эффективным сотрудничество с Корпорацией ПАРУС — фирмой, располагающей богатейшим опытом в области автоматизации и оптимизации процессов управления предприятием.
Корпорация ПАРУС давно завоевала авторитет и признание как поставщик высококачественного программного обеспечения для автоматизации процессов управления, прежде всего — в области финансово-экономической деятельности. За более чем восемь лет развития Система ПАРУС превратилась в мощный многофункциональный программный комплекс — уникальное орудие в руках профессионала.
Разработчики стремятся придать Системе широкие функциональные возможности, соответствующие потребностям реальных технологических процессов и учитывающие особенности различных отраслей. В основе Системы лежат такие основополагающие принципы, как использование средств эффективной обработки и защиты данных; обеспечение независимости от операционных сред и используемых компьютерных платформ, интеграция с другими приложениями, как широко распространенными и де-факто стандартными, так и специальными; модульный принцип построения программного комплекса для достижения этапности внедрения, оптимальности в комплектации и последующем его развитии в соответствии с растущими потребностями предприятия.
Применение перспективной архитектуры "клиент-сервер" на базе Oracle обеспечивает масштабируемость и безусловную надежность Системы.
Широкие возможности Системы позволяют Корпорации ПАРУС успешно сотрудничать с крупными компаниями, включая корпоративные структуры (холдинги). Но ПАРУС помнит и об интересах средних и мелких фирм.
В Системе ПАРУС имеется набор решений для:
> промышленных предприятий и производственных компаний;
> фирм оптовой и розничной торговли; компаний, предоставляющих различные услуги;
> организаций и учреждений, состоящих на государственном бюджете;
> страховых компаний.
Это может быть не только типовое ("коробочный продукт"), но и проектное (созданное на базе типового) или специальное (разработанное "на заказ") решение.
Мощные, надежные и удобные программы являются необходимым, но не единственным условием решения главной задачи: повышения эффективности управления. Поэтому Корпорация ПАРУС нацелена на долговременное сотрудничество для достижения конечного результата. Корпорация готова оказать самую разнообразную помощь в автоматизации управления компанией на всех этапах жизненного цикла Системы.
Управление финансами
Широкое признание финансового менеджмента в России составляет одно из главных содержаний нового этапа развития отечественной науки и практики управления финансами предприятия. Эта дисциплина призвана дать адекватные ответы на ряд актуальных вопросов:
> Как рыночная среда определяет логику функционирования финансового механизма предприятия?
> Как управлять финансами предприятия на основе этой логики? Каковы рыночные критерии принятия финансовых решений?
> Как проводить и сочетать стратегию и тактику, долго- и краткосрочные аспекты жизнедеятельности предприятия?
> Какие особенности управления финансами имеются при инфляционной среде?
> Какие законные методы финансового маневрирования существуют для нейтрализации последствий кризиса? И т.п.
Финансовый менеджмент – это наука и практика управления финансами предприятия, направленного на достижение его стратегических и тактических целей. Последние же индивидуальны для каждого хозяйственного субъекта. Среди них стоит отметить, в качестве примера: поддержание безубыточности предприятия и требуемого уровня рентабельности его деятельности на основе планирования доходов и расходов, обеспечение платежеспособности предприятия на основе планирования движения денежных средств.
К функциям управления финансами относится, в частности, финансовый контроль на базе данных бухгалтерского учета. На многих предприятиях финансовый менеджмент принимает непосредственное участие и в работе бухгалтерии, например, по составлению внешней отчетности. Вообще говоря, взаимоотношения финансиста с бухгалтерией устанавливаются по-разному: одно дело, если в организационной структуре управления предприятием финансовый менеджмент подчинен бухгалтерии или существует самостоятельно, а другое – если он включает в себя бухгалтерию. Руководитель предприятия волен принимать ту или иную модель, но в любом случае к слову финансового менеджера стоит внимательно прислушаться при выборе учетной политики организации.
Исходя из сказанного выше, модуль "Бухгалтерский учет" структурно входит, наряду с модулями "Финансовое планирование" и "Консолидация" в ту составную часть Системы ПАРУС, которая автоматизирует управление финансами предприятия. В соответствии с принципом модульности Системы и стремлением Корпорации обеспечить самые разнообразные запросы пользователей, модуль бухгалтерского учета может функционировать совершенно автономно.
Ниже кратко описаны несколько общих принципов построения модулей управления финансами.
Мультивалютность
Нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в национальной валюте не всегда удобен и не вполне отражает реальное состояние дел. Можно ли, не нарушая закон, вести учет и планирование в нескольких валютах? С помощью Системы ПАРУС – можно! Число иностранных валют, одновременно используемых в расчетах, не ограничено, причем для каждой валюты можно указать два курса пересчета: официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и специальный (называемый также документарным или "внутренним"), – этот курс может отличаться от официального. Система хранит не только текущие, но и все предшествующие курсы валют с момента начала эксплуатации.
Многовариантность учета
Закон есть закон - его необходимо соблюдать. Однако в некоторых случаях закон не вполне соответствует целям учета. Например, для поддержания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно списывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по инструкциям прибыль от реализации товара положено определять как разность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же партии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок можно списывать в убытки безнадежные долги, даже если фирма-должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально планируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на убытки.
Для решения таких проблем Система ПАРУС позволяет параллельно с нормативным учетом вести управленческий учет. Для этого суммы, регистрируемые в приложении управления финансами, имеют два значения - "по бухгалтерской" и "по управленческой" оценкам. Для подготовки строго регламентированных отчетных документов можно пользоваться данными бухгалтерского учета, для принятия управленческих решений - управленческого учета. Многовариантность управления финансами выражается также возможностью использовать произвольные временные периоды для агрегирования данных.
Учет по подразделениям балансовой единицы
Для правильной организации работы предприятия бывает необходимо знать результаты деятельности каждого его подразделения, в том числе и тех, которые не образуют самостоятельной балансовой единицы. В модулях управления финансами предусмотрен механизм, когда для каждой суммы можно указать код подразделения балансовой единицы (ПБЕ). При обработке и обобщении данных, можно получить полную информацию как по всей фирме в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ.
Финансовое планирование
Финансовый план – это комплекс плановых документов, в которых в денежной форме выражены изменения объемов и структуры активов предприятия и источников их формирования, финансовые результаты его деятельности и движение платежных средств. Финансовым планированием называется процесс определения показателей и формирования документов финансового плана.
Условия рыночной экономики, когда степень неопределенности характеристик внешней среды очень высока, ставят перед предприятием сложнейшие задачи по прогнозированию тех или иных изменений и своевременному реагированию на них, т.е. принятию соответствующих решений. Предприятие встает перед необходимостью более эффективного использования ресурсов, осуществления четкого контроля за показателями своего финансового состояния. Налаженное планирование, позволяющее создавать близкие по показателям к фактическим процессам плановые документы, должно служить базой для раскрытия неопределенности внешней среды. Целью финансового планирования является обеспечение руководителей финансовых служб и всего предприятия определенного рода информацией, необходимой для эффективного управления ресурсами предприятия.
Исходя их сказанного выше модуль "Финансовое планирование" реализован для автоматизации:
> текущего финансового планирования (обычно, на месяц или квартал);
> долгосрочного (стратегического) финансового планирования (на год или более);
> оперативного планирования и управления платежами для обеспечения текущей платежеспособности предприятия;
> контроля за возникновением и погашением обязательств предприятия;
> оперативного учета исполнения планов, в частности, плана движения денежных средств (бюджета финансов);
> анализа выполнения финансовых планов;
Для самых разнообразных периодов, с учетом центров ответственности, инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с привязкой к ответственным распорядителям, с идентификацией причин и виновников отклонений и др.
В окне "Планирование обязательств" можно провести изменения записей о платежах и отгрузках (например, исправление их сумм и дат). Часто для обеспечения платежеспособности необходимо, например, "отодвинуть" на более поздний срок даты собственных платежей предприятия, уменьшить их суммы (или разбить сумму платежа на несколько и распределить часть их них по более поздним датам) и т.п. — все это очень удобно сделать в окне "Планирование обязательств".
Контроль соблюдения лимитов (ограничений) обязательств сравнением утвержденных контрольных чисел (зарегистрированных в виде финансовых показателей) с обобщенными суммами отгрузок и платежей.
По данным раздела "Планирование обязательств" могут быть сформированы так называемые сводные финансовые показатели, являющиеся по существу обобщенной информацией по записям возникновения и погашения в разрезе самых различных характеристик, таких как:
> состояние (план/факт);
> элемент (направление) дохода и расхода;
> ответственный распорядитель;
> контрагенты; тип оплаты (аванс или по отгрузке);
> вид задолженности (дебиторская/кредиторская);
> подразделение, к которому относится обязательство;
> состояние задолженности (просроченная, текущая или будущая) и т.п.
Сводные финансовые показатели, точно так же, как и "обычные", могут использоваться для формирования таблиц планов, — таким образом, данные обязательств попадают в формируемые планы.
Оперативное планирование
Основным инструментом оперативного планирования и управления платежами в модуле является "Платежный календарь". Зарегистрированные в Системе платежи представлены здесь в виде календарного плана выплат и поступлений.
Выделенная строка соответствует текущей дате. Строки "выше текущей даты" формируются по фактическим платежам, а строки ниже – по плановым платежам. Значение дефицита выводится, если конечный остаток – отрицательный.
Здесь можно оптимизировать план (например, свести дефицит) путем добавления новых платежей и изменения старых (а именно, – их сумм, дат, инструментов оплаты и т.п.) Здесь же можно детализировать платежи и поступления, вызвав дневной план платежей.
В Системе реализована также возможность регистрации договоров, где фиксируются обязательства предприятия. По данным этих договоров могут быть зарегистрированы плановые отгрузки и платежи. Дополнительной возможностью является формирование заявки на платеж по плановому платежу; по такой заявке можно впоследствии сформировать автоматизированным образом фактический платеж.
Бухгалтерский учет
Сегодня представить бухгалтерский учет без огромных возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями, практически невозможно. Поэтому роль разработчиков экономического программного обеспечения в процессе реализации программы реформирования достаточно высока как с точки зрения адаптации самого программного обеспечения, так и при обучении и поддержке пользователей. В процессе реформы российским бухгалтерам придется столкнуться с целым рядом проблем: это и большой объем методологических документов и разъяснении, и изменение привычных схем работы, и необходимость взглянуть на учет с управленческой, а не бухгалтерской точки зрения. В таких условиях для российских предприятий чрезвычайно важно в качестве партнера по автоматизации иметь фирму, программы которой построены методологически правильно, в полном соответствии с нормативными документами, и способную провести переобучение специалистов предприятия в свете новых потребностей ведения учета.
В соответствии с новыми национальными стандартами финансовой отчетности оперативно модифицируются бухгалтерские приложения Системы ПАРУС. Таким образом, для тысяч клиентов, работающих с этими программами, процесс перехода на новые формы отчетности будет осуществлен в ускоренные сроки. А одна из крупнейших в России (среди компаний-производителей программного обеспечения) региональная сеть Корпорации ПАРУС позволит переобучить специалистов по всей стране.
Прежде чем перейти к краткому описанию приложения "Бухгалтерский учет" стоит отметить, что оно может работать совершенно автономно (впрочем, как и большинство других приложений Системы).
"Бухгалтерский учет" — это приложение, построенное по проверенной временем и тысячами клиентов концепции работы автоматизированной бухгалтерии. Оно реализует все необходимые функции для эффективной и точной работы бухгалтерии, предоставления полной бухгалтерской отчетности, ведения учета для нужд управления предприятием и предоставления данных в вышестоящие организации для консолидированного учета.
Приложение "Бухгалтерский учет" поможет вести учет в национальной и иностранных валютах:
> основных средств и нематериальных активов;
> малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
> товарно-материальных ценностей;
> расчетов с дебиторами и кредиторами;
> денежных средств на счетах;
> затрат на производство и других расходов;
> и при этом:
> детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, определяемых самим пользователем;
> детализировать учет по материально-ответственным лицам и подразделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;
> использовать для оценки материальных ценностей методы "Учетные цены", "Средние цены", "Партионный учет", "Учет по дате поступления", а также вести учет по складам и связанным с ними материально-ответственным лицам;
> рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;
> проводить переоценку валютных активов и пассивов;
периодически контролировать результаты учета при помощи оборотных ведомостей;
> создавать платежные документы;
> формировать книги покупок и продаж;
> готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты любой формы и содержания.
Внешние информационные связи приложения "Бухгалтерский учет" представлены на рисунке 1.
Рис. 1. «Внешние информационные связи приложения «Бухгалтерский учет»
Распоряжение на оплату представляет собой основание для подготовки банковского или кассового документа, который, в свою очередь, отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако существует и другой вариант отработки, так как Система не требует обязательной электронной регистрации всех документов. Так, по "электронному" распоряжению об оплате может быть сформирован только "бумажный" документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате.
Товарный отчет позволяет избежать регистрации в Системе отдельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После завершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товарный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно, например, в приложении логистики, а затем отрабатывается в учете при помощи бухгалтерского приложения Системы.
Входящее и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операциях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.
Финансовая выписка представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логистики) получает возможность отследить прохождение отработки своих документов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансовой выписки в специализированные учетные регистры (например, в журнал платежей).
Объекты учета и учетные регистры модуля
Объектами бухгалтерского учета являются имущество предприятия, его обязательства и информация об их движении
Данные в денежном выражении об остатках имущества и об обязательствах предприятия хранятся в Системе в регистре "Остатки средств по счетам". Информация в этом регистре хранится отдельно для каждого синтетического счета бухгалтерского учета, аналитического счета, подразделения балансовой единицы, а также по каждой валюте. Также в Системе имеются регистры "Остатки материальных ценностей", "Дебиторская/кредиторская задолженность" и "Инвентарная картотека". В этих регистрах ведется учет остатков: товарно-материальных ценностей, обязательств по отношению к дебиторам/кредиторам, основных средств. Однако эти регистры вторичны по отношению к регистру остатков средств по счетам и позволяют детализировать хранящуюся в нем информацию.
Остатки на начало первого с момента начала эксплуатации Системы учетного периода вводятся в Систему вручную. Остатки на конец очередного периода рассчитываются автоматизированно при его закрытии по данным об остатках на начало периода и об оборотах средств, материальных ценностей и обязательств. Затем эти остатки переносятся на начало следующего учетного периода.
Информация о движении средств, материальных ценностей и обязательств с дебиторами/кредиторами накапливается в регистре, который называется «Журнал учета хозяйственных операций».
Журнал учета хозяйственных операций
Каждый факт хозяйственной жизни отражается соответствующим документом. А потому процесс заполнения журнала учета хозяйственных операций сводится к переносу данных из этого документа в журнал. Назовем этот процесс отработкой документа в журнале учета. Поскольку отработка документа в журнале учета хозяйственных операций автоматически приводит к отражению его данных на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, в рамках Системы понятия "отработка в журнале учета хозяйственных операций" и "отработка в бухгалтерском учете" фактически совпадают.
Если документ был сформирован или зарегистрирован в каком-либо разделе Системы, его отработка в значительной мере автоматизирована. На основании такого документа по предварительно заданному правилу формируется запись в журнале учета хозяйственных операций.
Если документ не был зарегистрирован в Системе и имеется только на бумаге, хозяйственная операция формируется вручную. Система предлагает различные способы для облегчения этого процесса. Например, можно воспользоваться специально подготовленным образцом или выбрать в качестве образца ранее зарегистрированную подобную хозяйственную операцию. Можно отработать документ в учете, не выходя из соответствующего раздела; как альтернативный вариант, данные можно поставить в буфер на отработку, а затем, работая непосредственно с журналом учета хозяйственных операций, провести отработку данных в учете из этого буфера.
Регистрируемая в журнале учета хозяйственная операция состоит из заголовка, включающего ее общие характеристики, и спецификации, состоящей из неограниченного количества бухгалтерских проводок, каждая из которых описывает движение средств с одного счета на другой.
На рисунке 2 приведены только основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции, регистрируемой в Системе. На самом деле их значительно больше, например, для проводки - более сорока! Разумеется, в простейших случаях можно формировать только несколько необходимых параметров.
> Дебетуемый и кредитуемый счета можно дополнять аналитическими счетами (признаками) до пятого порядка и кодом подразделения балансовой единицы, к которому относится проводка.
> Дополнительные характеристики – это набор определяемых пользователями признаков, по которым Система может отбирать проводки для отчетов и оборотных ведомостей. Эти признаки не связаны с бухгалтерскими счетами, а потому их можно использовать для получения любых срезов информации.
> Наименование и количество материальных ценностей, перемещение которых отражаются проводкой, задаются только в проводках по счетам, назначенным в плане счетов для материального учета. Сумма проводки задается по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценке. Если сумма указана в иностранной валюте, дополнительно приводится эквивалентная сумма в национальной валюте, также по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценке.
Рис. 2. “Основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции ”
Обработка и обобщение информации
Сбор и регистрация информации — это только одна из сторон бухгалтерского учета. Другая его сторона — обобщение информации, представление ее в форме, пригодной для отчета перед налоговыми органами, учредителями, акционерами или вышестоящей организацией, а также для анализа и принятия управленческих решений.
Оборотные ведомости
Оборотные ведомости используются в приложении как средство оперативного контроля финансового состояния предприятия, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете. Такая ведомость формируется за любой период времени между двумя произвольными датами.
Не выходя из оборотной ведомости, можно получить полный список хозяйственных операций, на основании которых сформировано та или иная строка ведомости, исправить любую из этих хозяйственных операций или сформировать новую хозяйственную операцию для исправления обнаруженной в учете ошибки.
В ведомости движения средств по счетам для каждого синтетического счета (отдельно для каждого подразделения балансовой единицы и вида валюты) отражаются обороты по дебету и кредиту, входящие и исходящие остатки как по бухгалтерской, так и по управленческой оценкам.
В ведомостях по аналитическим счетам, по корреспондирующим счетам и по дополнительным признакам эти обороты детализируются. Для оборотной ведомости по корреспондирующим счетам возможна группировка счетов по дебету или по кредиту, учет всех аналитических счетов или только определенных порядков, составление ведомости в разрезе определенных счетов, валют, подразделений балансовой единицы или специальных признаков и т.п.
И наконец, в ведомости по движению материальных ценностей отражаются остатки и обороты по счетам материального учета в разрезе материально-ответственных лиц и наименований товарно-материальных ценностей.
Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета
На практике нередко бывает нужно отнести остатки или обороты по одному счету на несколько других счетов. Либо разнести единовременно понесенные затраты по разным месяцам. Либо и то, и другое. Например, стоимость коммунальных или арендных платежей можно распределить между подразделениями фирмы, а крупные расходы на участие в ежегодной выставке разнести по месяцам и направлениям деятельности.
Чтобы выполнить подобную операцию, достаточно задать правила распределения (счета формируемых проводок, коэффициенты распределения и разноска по месяцам), и по команде пользователя Система автоматически сформирует одну или несколько хозяйственных операций.
Отчеты
Приложение "Бухгалтерский учет" позволяет формировать большое количество разнообразных отчетов. Прежде всего, речь идет о стандартных документах, которые обязана готовить бухгалтерия любого предприятия: баланс предприятия, оборотный баланс, главная книга, кассовая книга, ведомости аналитического учета (журналы-ордера) и т.д.
Если подобных отчетов недостаточно, то можно сформировать отчеты любого вида и содержания, используя Microsoft Excel или Seagate Cristal Reports, с которыми интегрируется Система.
Консолидация
Приложение "Консолидация" служит для накопления и анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности структурных единиц предприятия, которые могут являться юридическими лицами или входить в предприятие на правах филиалов. Источником данных для приложения консолидированного учета являются данные бухгалтерского учета структурных единиц, подготовленные с помощью приложения 'Бухгалтерский учет" Системы ПАРУС.
Данные передаются в виде ордеров. В бухгалтерском приложении формируется исходящий ордер: он представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени. Приложение консолидации, установленное в головной организации, принимает этот ордер как входящий.
Перечислим основные способы обмена ордерами между указанными выше приложениями Системы.
> Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены на компьютерах, соединенных локальной вычислительной сетью, и оба приложения используют общую базу данных, то можно воспользоваться наиболее быстрым и удобным способом передачи при помощи специальной команды в разделе "Исходящие ордера" бухгалтерского приложения. Если затем войти в раздел "Входящие ордера" приложения консолидации, то там сразу появится запись о полученном ордере. Именно первый вариант передачи ордеров наиболее удобен в головной организации, где ведется самостоятельный бухгалтерский учет и консолидация бухгалтерского учета.
Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены, но полностью изолированных друг от друга компьютерах, то надо применить стандартное средство Системы: файловый экспорт/импорт. При этом промежуточным "хранилищем" информации надо задавать съемный магнитный носитель, например, дискету. Отметим, что при помощи файлового экспорта/ импорта можно быстро передать ордера между приложениями, установленными на компьютерах, которые соединены ЛВС, но не используют общую базу данных. При этом в качестве промежуточного "хранилища" информации можно указать общедоступный каталог жесткого диска сервера ЛВС.
В каждом ордере указано, от какой организации он поступил. Более того, при дальнейшей обработке всегда сохраняется информация, указывающая организацию — источник информации. Поэтому консолидированную информацию можно получить для каждой организации (филиале) раздельно, по произвольным группам и обобщенную для всех организаций.
Приложение "Консолидация" (см. рис. 3) организовано аналогично приложению "Бухгалтерский учет", что позволяет быстро освоить его пользователю, знакомому с бухгалтерским приложением, и обеспечивает сходные функции в части финансового учета:
> Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций, остатков средств по счетам и дебиторской-кредиторской задолженности.
> Переоценка валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств на счетах и остатков по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, которые переносятся на начало следующего учетного периода.
> Формирование консолидированных оборотных ведомостей по счетам, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, дополнительным признакам.
> Формирование консолидированной главной книги и ведомостей аналитического учета предприятия.
> Подготовка самых разнообразных консолидированных отчетных документов.
Приложение "Консолидация" обеспечивает также:
> взаимоисключение расчетов между филиалами компании;
> сверку данных на основании консолидированной главной книги и отчетности бухгалтерий отделений.
Современная система консолидации бухгалтерского учета должна обеспечивать гибкие средства согласования планов счетов отдельных организаций (филиалов) с планом счетов консолидации, которые, вообще говоря, могут попарно отличаться друг от друга. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию. Она обеспечивает такую согласованность при помощи механизма счетов соответствия, устанавливающего, в простейшем случае, для каждого счета консолидированного учета номер соответствующего счета для каждой организации.
Рис. 3. «Приложение «Консолидация»
Логистика
В последние годы в сфере товарного обращения ряда стран произошли существенные изменения, в хозяйственной практике стали использоваться новые методы и технологии доставки товаров, которые базируются на концепции логистики. Идеи интеграции снабженческо-производственно-распределительных систем, в которых бы увязывались функции снабжения материалами и сырьем, производства продукции, ее хранения и распределения, трансформировались в самостоятельное направление научных исследований и форму хозяйственной практики – логистику.
Основное направление в определении логистики связано с функциональным подходом к товародвижению, то есть управлением всеми физическими операциями, которые необходимо выполнять при доставке товаров от поставщика к потребителю.
Логистика – это планирование, управление и контроль поступающего на предприятие, обрабатываемого там (если это производственное предприятие) и покидающего это предприятие потока материальной продукции (материалов, сырья и т.п.) и соответствующего ему информационного потока с целью оптимального, например, с точки зрения получения прибыли, ускорения движения материальных ресурсов и товаров внутри и вне предприятия. Важнейший аспект логистики – возможность влиять на стратегию и тактику работы предприятия и на создание новых конкурентных преимуществ для фирмы на рынке, то есть на ее конечные цели.
Логистика имеет несколько функциональных областей или, другими словами, имеется несколько видов логистики: закупочная, запасов и сбытовая. Соответственно в логистической цепи, то есть пути, по которому проходят товарный и информационный потоки от поставщика до потребителя, выделяются следующие главные звенья: закупка товаров, их хранение и реализация.
Факторами, обуславливающими бурное развитие логистики в настоящее время является:
> Усложнение (а для России – установление и развитие в условиях кризиса) системы рыночных отношений и повышение требований к качественным характеристикам процесса распределения.
> Создание гибких (перенастраиваемых) закупочно-сбытовых и производственных систем.
> Унификация правил и норм по поставке товаров в национальных рамках и во внешнеэкономической деятельности.
> Технический прогресс в средствах связи и автоматизации. И, как следствие, использование в управлении хозяйственной практикой предприятий электронно-вычислительной техники и экономических программных продуктов (систем).
Закупки, склад, реализация
В процессе управления закупками и реализацией товаров в Системе формируются два встречных информационных потока — о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает план-факт-контроль и анализ логистического потока.
Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете. Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом:
> Суммы по графику — формируются на основании графиков поступления/отпуска товаров и платежей по лицевому счету. Эти суммы отражают заранее оговоренные и согласованные с контрагентом объемы и периоды поступления/отпуска товаров и осуществления платежей.
> Плановые суммы — формируются на основании плановых товарных документов (распоряжений на отгрузку товаров, плановых приходных ордеров и т.п.) и плановых платежей, а фактические суммы — на основании фактических товарных документов (накладных на отпуск товаров, фактических приходных ордеров и т.п.) и фактических платежей.
Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, а также об ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящий плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к Вашей организации, а положительные — на задолженность организации контрагенту.
Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом Система предупреждает о подобной ситуации.
Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора. Учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров, ведется при помощи договоров, каждый из которых содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в Системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п.
В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.
Таким образом, функции регистрации, контроля и анализа логистического потока сконцентрированы в лицевом счете (для отдельного контрагента) и/или в договоре.
Функции приложений логистики
Все приложения логистики обеспечивают учет товаров по партиям с точностью до модификаций и упаковок.
Приложение "Закупки" обеспечивает учет (формирование):
> Заявок на приобретение товаров от подразделений предприятия.
> Планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок подразделений.
> Договоров с контрагентами, оперативное отслеживание выполнения договоров.
> Приходных накладных, входящих счетов-фактур и актов о выполнении работ.
> Приказов на принятие товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приходных ордеров и актов рассогласования.
> Финансовых и материальных транзакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров.
> Товарных отчетов о приобретении товаров и выполнении работ.
> Отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками — сводных или в разрезах по товару, группе товаров, контрагенту, договорам, лицевым счетам, налоговым группам и т.п.: о закупках за период, баланс расчетов с контрагентами, о приходе товаров; а также о внесенных заявках, их утверждении и выполнении (в разрезах подразделений, товаров и т.п.), о планах закупок, их утверждении и выполнении (в разрезах направлений финансирования, подразделений, товаров и т. п.
Приложение "Склад" — это:
> Автоматизация всех учетных операции по приходу и отпуску товаров.
> Ведение единых карточек складского учета.
> Учет приходных ордеров и актов недостачи.
> Учет расходных накладных.
> Учет накладных на внутреннее перемещение товара (между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами).
> Поддержка комплектов товаров и учет накладных на комплектование/разукомплектование товара.
> Учет актов списания.
> Формирование товарных отчетов на основании данных о перемещении товаров.
> Учет инвентаризационных описей и генерация актов рассогласования.
> Формирование отчетов о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.).
Приложение "Реализация" — инструмент управления торговыми операциями для:
> Ведения учета номенклатуры и цен реализации товаров и услуг. Цена реализации зависит от многих факторов, например: склада, вида оплаты (наличная, безналичная и пр.), вида отгрузки (самовывоз, транспортом продавца и пр.).
> Перерасчета цен в прайс-листах.
> Выписки счетов на оплату товаров и услуг с учетом скидок, наценок и налогов и контроль их оплаты.
> Контроля количества свободного товара при выписке счета с учетом ранее выписанных счетов и накладных.
> Резервирования и снятия товара с резерва.
> Формирования накладных на отпуск товара на основании счетов.
> Формирования исходящих счетов-фактур для покупателей.
> Ведения учета расчетов с покупателями в разрезе лицевых счетов в журналах финансовых и материальных транзакций.
> Формирования товарных отчетов о реализации услуг.
> Формирования отчетов о деятельности, связанной с реализацией, — в разрезе контрагентов, потребителей и т.п.: о реализации товаров и услуг, потребителям или в подразделения; о возврате товаров - сводный, от потребителей, из подразделений; о прибыли и рентабельности и другие.
Приложения логистики обеспечивают также:
> прогнозирование объема закупок и продаж;
> учет накладных расходов при движении товара;
> проведение взаимозачетов между поставщиками и потребителями товаров;
> анализ товарооборота.
Все приложения логистики обеспечивают многовалютный учет.
В рамках логистики в Системе реализован персональный ситуационный центр, который служит средством анализа товарных потоков (в разрезе групп и партий товаров с возможностью детализации до каждого наименования товара) и предназначен для оценки текущего состояния компании. Для анализа используются первичные документы и агрегированные данные различных учетных регистров.
Управление персоналом
Вся работа, связанная с персоналом, обеспечивается модулями (АРМ) "Учет персонала", "Табельный учет рабочего времени" и "Расчет заработной платы", которые по своим функциональным возможностям полностью удовлетворяют потребностям кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и его подразделений по расчету заработной платы.
Фундаментальным свойством этих модулей является обеспечение тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся, как правило, в компетенции разных подразделений предприятия.
В модуле учтена отраслевая специфика хозрасчетных предприятий и бюджетных учреждений (медицина, образование, наука, культура и т.п.) по управлению кадрами.
В части учета персонала обеспечивается:
> Учет штатного расписания – структурных подразделений и должностей. Каждая должность тарифицируется – составляется фонд заработной платы должности, содержащий оклад (по разряду ЕТС, месячный, почасовой) и надбавки.
> Учет сведений о сотрудниках – в объеме, соответствующем типовой форме Т-2, а также дополнительных данных.
> Учет сведений об исполнении сотрудниками должностей.
Сотрудник может исполнять должность как основной, временный, сверхштатный работник, внешний или внутренний совместитель. Формируется фонд заработной платы (фонд заработной платы должности корректируется в соответствии с индивидуальными особенностями сотрудника). Система проводит контроль соответствия фонда заработной платы исполнения сведениям о сотруднике и учетным данным исполняемой им должности.
> Выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в штатном расписании, формирование отчетности. В процессе повседневного учета выполняются: ввод в штатное расписание новых подразделений и должностей, прием на работу, увольнение и кадровые перемещения сотрудников: перевод на другую должность, совместительство, заместительство, совмещение профессий, исполнение обязанностей и т.д.
> Формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию.
Табельный учет использования рабочего времени подразумевает: раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним структурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствии с индивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты (больничными листами, отпусками и т.п.).
Модуль "Расчет заработной платы" обеспечивает расчеты:
> Заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности.
> Расчет может выполняться индивидуально или массово, включать произвольный набор выплат и удержаний, полагающихся сотруднику по исполняемой должности. Расчет ведется с учетом норм рабочего времени, заданных в графике работ исполняемой должности, и табеля учета рабочего времени. Данные из табеля можно фильтровать, отбирая их по классификационным признакам (ночные, сверхурочные и т.д.).
> Окладов (почасовых и тарифных), надбавок (процентных и в виде увеличения разрядов ЕТС к окладу). При расчете используются тарификационные данные из фонда заработной платы исполняемой должности.
> Авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п. с учетом индексации суммы на величину районного или иного коэффициента, определяющего особый характер местных условий.
> Выплат из среднего заработка – отпусков, пособий по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком и т.п.
> Удержаний по исполнительным листам и по кредиту, подоходного налога, пенсионных, профсоюзных и других взносов. Расчет ведется с учетом ранее рассчитанных по другим исполнениям выплат и удержаний. Подоходный налог может рассчитываться сразу в нескольких исполняемых должностях (или несколько раз, но с разной налогооблагаемой базой). Настройка позволяет установить правильное взаимодействие таких налогов. При расчете подоходного налога и пенсионного взноса можно отдельно учесть суммы, подлежащие льготному налогообложению (северные надбавки, районные коэффициенты и т.п.). Расчет алиментов выполняется с учетом районного коэффициента получателя.
> А также "переходящих копеек" и "долга по округлению".
В ходе расчета заработной платы проводится учет перечислений в банк и депонентов.
При этом ведется учет карточек депонентов и перечислений, с возможностью отработки в бухгалтерском учете соответствующих хозяйственных операций и формирования платежных документов. Предусмотрен инструмент для анализа состояния расчетов по депонентам и перечислениям – оборотная ведомость.
В результате проведения расчета заработной платы формируются и могут быть распечатаны:
> Расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные документы на основе этих ведомостей.
> Система показывает распределение проходящих по ведомости сумм по набору аналитических признаков "подразделение – категория персонала – вид исполнения", по фондам и статьям целевых расходов.
> Ордера – произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете.
> Лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры.
Администрирование Системы
Система имеет набор специальных средств для общей настройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуля "Администратор", который обеспечивает:
> логическое разбиение базы данных на независимые части;
> ведение списка пользователей Системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам;
> оптимизацию работы Системы;
> общесистемный мониторинг;
> а также выполнение других служебных функции.
Логическое разбиение базы данных позволяет "сымитировать" наличие нескольких независимых физических баз. Благодаря этой возможности Вы сможете попеременно работать с данными нескольких предприятий, находясь на одной рабочей станции, простым перезапуском сеансов работы без выхода из прикладного модуля, а для словарей с нормативо-справочной информацией – даже не выходя из раздела Системы! Информацию определенных словарей можно сделать общей сразу для нескольких организаций, что особенно удобно при консолидации данных.
Современная система, рассчитанная на одновременное использование сразу многими пользователями, не может обходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение прав по доступу к:
> модулям,
> логическим частям базы данных,
> разделам Системы,
> функциям, которые можно выполнить в разделе (например, добавлению новой информации, ее исправлению или удалению),
> отдельным записям базы (например, по условию "запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).
Общая совокупность прав пользователя складывается из возможностей, связанных с определенными ролями, зарегистрированными в Системе, и отдельно присваиваемых индивидуальных прав. Применение концепции ролей позволяет проводить групповое изменение прав сразу всех пользователей, связанных с "исправляемыми" ролями.
Средства оптимизации позволяют увеличить производительность Системы в ходе ее эксплуатации при помощи специальных действий со статистиками, индексами и вторичными ключами таблиц базы данных – это значительно проще и надежнее сделать в модуле "Администратор", чем с использованием средств ORACLE.
Общесистемный мониторинг (аппарат отслеживания событий) дает возможность без снижения производительности работы выяснить, кто выполнил ту или иную операцию в Системе. Подобный мониторинг является эффективным средством для выявления пользователя, выполнившего некорректное действие.
Нужна ли автоматизация?
Использование информационных систем для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
> Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
> Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
> Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
> Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
> Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
> Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
> Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.
На основании опыта, накопленного Корпорацией ПАРУС, выработаны следующие принципы:
> Автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий.
> Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии.
> Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.
Поэтому настоятельно рекомендуется комплексное решение проблем с выходом на единую информационную базу предприятия. Проектирование отдельных подсистем сразу ведется в расчете на функционирование в составе единой Системы.
Список использованной литературы:
1. http://www.parus.ru/main.php
2. Финансовая газета № 35, 1999 г. - «Автоматизация и статистика», С. Золотова
3. ComputerWorld № 40, 1999 г. – «К оружию. Мощное средство в борьбе за выживание», М. Зырянов
4. PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...», Андрей Масалович
5. PCWeek № 40, 1999 г. – «Компании "Парус" и БИГ вооружают финансистов», Татьяна Богатова
48
42