Обработка таблиц. Excel 97
Введение.
История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим
более десяти лет, но налицо значительный прогресс в области разработки такого
программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой
мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся
сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.
Рассмотрим основные компоненты Excel 97. Как и раньше, основной программой
является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка
текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось
много интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и
исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных
таблицах. Новая панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела
поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул.
Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который
позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного
модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь
рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным
является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом
этапе ее создания.
В Excel 97, как и в предыдущей версии программы, можно создавать макросы и
предложения с помощью Visual Basic for Applications ( VBA ). Язык Visual Basic
for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его
основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка
заключается в том, что созданные средствами Excel 97 VBA – макросы можно без
особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft.
Excel 97 располагает мощными средствами коллективной работы, которые
ориентированы в первую очередь на совместную работу нескольких приложений пакета
в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет
Microsoft Office 97, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения
OLE 2.0 . Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel –
таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданный средствами Word 97.
При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая
связь. Двойной щелчок на объекте, вставленном в документ, приводит к запуску
приложения, в котором он был создан.
ИНСТАЛЛЯЦИЯ ПРОГРАММЫ.
Программу Excel 97 можно установить в различных конфигурациях. Ниже рассмотрена
только установка программы в полной конфигурации.
Системные требования.
Перед установкой Excel 97 следует ознакомиться с системными требованиями и
определить, соответствует ли им конфигурация компьютера.
Для работы Excel 97 требуется следующее аппаратное и программное обеспечение :
операционная система Microsoft Windows 95 или операционная система Microsoft
Windows NT Workstation версии не ниже 3.51 ;
персональный компьютер с процессором 80486 DX ( рекомендуется компьютер с
процессором Pentium ) ;
Оперативная память объемом 8 Мб при работе с Windows 95 и 16 Мб при работе с
Windows NT Workstation ;
Устройство для чтения компакт-дисков
31 Мб свободной памяти на жестком диске ;
мышь Microsoft Mouse или аналогичный манипулятор ;
видеоадаптер VGA или с более высокой разрешающей способностью, например
256-цветный SVGA-видеоадаптер.
Программа установки
Если система отвечает изложенным выше требованиям, то успешной установке
программы больше ничего не может помешать. Установка выполняется при помощи
специальной программы, которая на каждом шагу информирует пользователя о
необходимости выполнения определенных операций. Для полной установки программы
выполните следующие действия :
включите компьютер, на котором установлена операционная система Windows
вставьте компакт-диск с Microsoft Office 97 в дисковод CD-ROM
нажмите кнопку Start линейки задач
в стартовом меню активизируйте команду RUN
в диалоговом окне RUN введите D:\SETUP и нажмите клавишу [ Enter ] или
щелкните на кнопке OK
ознакомьтесь с информацией об авторских правах на данный программный продукт,
которая будет предоставлена в открывшемся окне
нажмите кнопку Continue
в появившемся диалоговом окне Name and Organization Information введите свое
полное имя и название организации
Программа установки Microsoft Office 97 предложит инсталлировать приложения в
папке Program Files \ Microsoft Office , находящийся в корневом каталоге диска
С. Если папка с таким именем отсутствует, она будет создана автоматически.
при необходимости измените имя и местоположение папки, в которой будет
установлен Microsoft Office 97, щелкнув на кнопке Change Folder
в окне выбора типа установки Microsoft Office 97 щелкните на пиктограмме
Custom ( выборочная )
в окне Microsoft Office 97 – Custom отключите все компоненты, за исключением
Microsoft Excel, Office Binder и панели MS Office Shortcut Bar. Для
инсталляции этих программ и панели потребуется около 39 Мб памяти на диске.
Щелкните на кнопке Continue в окне Microsoft Office 97 – Custom
В окне Select Paper Format and Language выберите формат бумаги А4
Дальнейшие действия программа установки выполнит сама.
ЗАПУСК И ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ
Для запуска Excel 97 из операционной системы Windows 95 необходимо :
выполнить щелчок на кнопке Start линейки инструментов
установить указатель мыши на меню Programs в стартовом меню
в открывшемся меню активизировать команду Microsoft Excel
Существует и более быстрый способ запуска Excel 97, для применения которого
необходимо наличие панели инструментов Microsoft Office.
Если панель Microsoft Office установлена на вашем компьютере, для запуска Excel
97 достаточно выполнить щелчок на кнопке программы.
Работу Excel 97, как и с другими приложениями Windows 95 , можно завершить одним
из следующих способов :
с помощью команды Exit из меню File
посредством кнопки с крестиком, которая расположена в строке заголовка любого
окна
использую комбинацию клавиш [ Alt + F4 ]
Если последняя редакция документа ( рабочего листа ) не была сохранена, при
попытки завершить работу с Excel 97 программа спросит о необходимости сохранения
изменений.
УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Excel
97 можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно
использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок,
управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений
программа Excel 97 может создать отдельный документ, который сохраняется на
диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый
трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов
пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и
диаграммам что повышает эффективность их обработки.
2.1. Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New.
На экране появится документ с именем Book1: программа Excel 97 присваивает новым
документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.
Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая
находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка
пиктографического меню).
2.2. Загрузка рабочего документа.
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно
вызвать директиву Open из меню File.
Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится на основной
панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в
поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где
расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится
список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть
по имени этого файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть
диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого
файла.
2.3. Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save
As... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя
сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить.
Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый
номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла
нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это и
не запрещено. Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать
непредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию
программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как
будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.
2.4. Автоматическое сохранение.
Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью которой вызывается
встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне включите опцию
AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появиться директива
AutoSave... Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое окно AutoSave, в
котором пользователь может задать интервал времени между моментами сохранения.
Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли программа выдавать запрос на
сохранение и нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный
документ.
2.5. Создание резервных копий.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As... из меню
File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options.
Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне
нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup. Теперь при сохранении
файла будет автоматически создаваться резервный файл с тем же именем, что и
основной, но с расширением .BAK.
2.6. Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директиву Save As … из меню File. В
открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options.
Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection Password: этого
окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла
программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв
появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm
Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода
Write Reservation Password, то перед открытием этого файла появится диалоговое
окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В
последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под
тем же именем.
2.7. Дополнительные сведения о файлах.
При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окно
Summary Info. В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title:,
Subject: и Keywords:. В поле Author по умолчанию указывается информация,
полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать в нем свое
имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если
комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля
комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается
информационное окно щелчком по кнопке OK.
3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы
Excel 97, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и
управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до
255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними
напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем
блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и
хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих
документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в
таблицах. В предыдущей версии программы в случае, если нужно было использовать
результат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать
соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении
информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего
открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные,
расположенные в нескольких таблицах, в Excel 97 вам нужно открыть только один
файл.
3.1. Управление рабочими листами.
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью
именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно
переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки
рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и
т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа
Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым
цветом. Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева от
именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно
изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам
документа.
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон
(окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой
сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами
позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.
3.2. Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в
документ элементы следующих типов:
- рабочие листы для создания таблиц;
- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля
- рабочий лист для создания диалогового окна.
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист
предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он буде
иметь название Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых
таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются
начиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0)
нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами - начиная с Dialog1 и т.д.
Рабочие листы с программными модулями написанными на языке Visual Basic,
нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего
листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от
ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить
рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и
выполнить директиву удаления.
3.3. Перемещение рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить,
и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы Move
or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую
позицию переставляемого листа. Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK,
и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a
Copy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию
займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления
порядкового номера к имени копируемого листа, например, Sheet1(2).
Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти листы,
щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише [Shift]. Затем
выполните директиву Move or Copy, которая в этом случае будет применяться сразу
ко всем маркированным рабочим листам.
3.4. Переименование рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно
переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в
котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet.
Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию
рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое должно
содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по
кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании
имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные
скобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая черта "/"; левая косая черта "\".
3.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть
промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру
(координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю Row и Column.
При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю
Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое окно, в котором
пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно
использовать один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов,
то в поле ввода Column Width следует указать число 10. Директива AutoFit
Selection из меню Column автоматически корректирует ширину столбца в
соответствии с его содержимым.
Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель
мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При
этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь
левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно
увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите
эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится
новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу
столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически
скорректирована по ее содержимому.
4. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на
пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки
представляется программой Excel 97 в стандартном формате, который
устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается
определенный вид и размер шрифта.
В программе Excel 97 имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой
мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много
директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также
вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув
мышью по соответствующей пиктограмме.
4.1. Маркирование ячеек.
Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью
указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по
ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для
маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый
верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец
области (правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто
щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с помощью
клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а
затем, удерживая клавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю
область с помощью клавиш управления курсором.
Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который
расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или
столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая
кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.
4.2. Отмена операций.
Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой Undo из меню
Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отмены можно также выполнить,
щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.
Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтверждения
изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова ввести в таблицу измененные
данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z]
или щелчка по 11-й пиктограмме.
Предыдущее действие можно повторить - для этого служит директива Repeat из меню
Edit. Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или
щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели управления.
4.3. Копирование данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть
скопировано, а затем вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого
маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить
указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу
ввода [Enter]. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если
область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих
групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об
ошибке.
В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для
копирования можно также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю
пиктограмму на панели управления.
Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в
таблице, то следует использовать директиву Cut из меню Edit. На панели
управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на
клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].
4.4. Удаление данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть
удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для
этого в меню Edit есть подменю Clear, которое содержит следующие четыре
директивы:
All - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;
Formats - отменяет только формат ячейки;
Contents - удаляет только содержимое ячейки;
Notes - удаляет только комментарии к ячейке.
Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши. С
помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат
достигается просто нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно удалили нужную
информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z], которая отменит
директиву удаления.
4.5. Форматирование чисел.
Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат
представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши
контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells, либо вызвать директиву
Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format
Cells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Number,
которая предназначена для форматирования чисел. В поле Category приведены
различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш
управления курсором. В поле Format Codes: показаны коды форматов выбранного
типа. В поле ввода Code: пользователь может задать код своего формата и
запомнить его в списке форматов. В нижней части окна Format Cells находится поле
просмотра Sample:, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в
выбранном формате.
Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет
установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты).
Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат
процентов (к числу добавляется символ процентов).
4.6. Выравнивание данных.
Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использовать либо
директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я).
Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть
контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells, либо
вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится
диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого окна выберите опцию
Alignment. После этого в поле Horizontal можно выбрать одну из селекторных
кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center) и по правому краю
(Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.
Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели
форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и
выполнить щелчок по нужной пиктограмме.
4.7. Установка шрифтов.
Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После
этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать
директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В верхнем
поле открывшегося окна Format Cells нужно выбрать опцию Font. В окне появится
поле Font:, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка.
Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.
В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа
Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей Font
Style: можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт
(Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле Underline можно выбрать тип
подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле Effects расположены три
опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough)
либо разместить его на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript)
индексов.
Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я) позволяют задать
шрифтовые стили: жирное начертание (символ B), курсив (символ I), подчеркивание
(символ U с чертой внизу).
5. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ
Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств
программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить
статистический анализ числовых значений в таблице.
Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака
равенства (=), чтобы программа Excel 97 могла отличить формулу от текста. После
знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее
аргументы, арифметические операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для
обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: +
(сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем
листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в
любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю
найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.
Кроме этого, программа Excel 97 позволяет работать со сложными формулами,
содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим,
тогда программа Excel 97 будет выводить в ячейку не результат вычисления
формулы, а собственно формулу.
5.1. Ввод формул.
Программа Excel 97 интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается
по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для
ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен
предшествовать знак равенства (=).
Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число
20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в
ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].
Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После ввода
знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести
операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.
5.2. Сложные формулы.
Применение сложных формул продемонстрируем на примере.
BCDE
10РАБОТАВРЕМЯЦЕНА СУММА
11Настройка
Клавиатуры2$ 17.80 $ 35.60
12Обслуживание
Машин4$ 3.80$ 15.20
13Подготовка формуляров8$ 1.56$ 12.48
14
15
16Сумма$ 63.28
17НДС 15%$ 9.49
Рис.1.
В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное на
выполнение работы, в столбце D - стоимость одного часа работы, а в столбце Е -
промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу. В ячейке Е16 нужно
вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо записать следующую
формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на
добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.
Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке Е19) надо
сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула
должна иметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и просто
просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также
использовать функцию суммы SUM(), тогда формула будет выглядеть следующим
образом: =Sum(E12:E14)*0,15.
5.3. Редактирование формул.
Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту
ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав
клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в
верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется
наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.
5.4. Информационные связи.
В программе Excel 97 довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную в
другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут
автоматически обновляться.
Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужно
указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для
обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2 необходимо ввести формулу:
=Sheet2!B3. Если в названии листа есть пробелы, то оно (название) заключается в
кавычки. Адреса ячеек должны быть указаны латинскими буквами. Информационное
связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки
в буфер (с помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и промаркировать ячейку, в
которой должен появиться результат. Затем нужно выполнить директиву Paste
Specialn"> из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной
кнопке Paste Link.
5.5. Групповые имена.
Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы ячеек. Вместо того,
чтобы перечислять в формуле отдельные ячейки, промаркируйте всю группу и
присвойте ей имя. В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.
Для присвоения имени маркированной группе ячеек в меню Insert нужно открыть
подменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода открывшегося
диалогового окна Define Name укажите имя этой группы. Имя группы должно
начинаться с буквы и содержать не более 255 символов. Не допускается
использование пробелов. Имя группы не должно совпадать с адресами ячеек (А1 и
т.п.). В этом окне приводится также список уже присвоенных групповых имен,
относящихся к данному блокноту.
Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их также можно
использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно промаркировать
соседние строки (столбцы), включая первые ячейки, где расположены имена, и
вызвать директиву Create из меню Insert Name. В открывшемся диалоговом окне
нужно указать местонахождение имен (в первой или последней ячейке строки или
столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.
Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name, то в списке имен можно увидеть,
что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.
В нижнем поле Refers to диалогового окна Define Name даются табличные адреса
именуемой группы. Теперь при вводе формулы вместо перечисления адресов ячеек,
образующих эту группу, можно указать ее имя.
Полный список всех групповых имен расположен слева от наборной строки. Во время
ввода формулы можно открыть этот список, щелкнув по стрелке списка, и выбрать в
нем интересующее Вас имя. Выбранное имя группы будет сразу вставлено в формулу,
независимо от местонахождения активной ячейки.
Например, если столбцу Е (см. рис. 1) присвоено имя "Сумма" и нужно вычислить
сумму ячеек Е11, Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за
которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.
Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть мышью по имени "Сумма".
Программа Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести правую скобку
и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.
6. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ
Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в
ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения
диаграмм. Excel 97 включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет
создавать диаграммы "презентационного качества".
Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество
документа. В программе MS Excel 97 появился новый тип трехмерных диаграмм - так
называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые
трехмерные диаграммы четвертой версии.
Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном
рабочем листе.
Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel
. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов.
Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые
надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора
диаграмм.
6.1. Построение диаграмм.
Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая
ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard), щелкнув на
основной панели по 17-й пиктограмме.
Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы,
поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны
сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего
листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а
затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке
из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если
диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю
Chart и выберите в нем директиву As New Sheet.
После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за четыре шага
нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится
таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге
промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов.
Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите
из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге
Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На
последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е.
соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать
надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и
диаграмма появится в указанной области рабочего листа.
6.2. Типы диаграмм.
Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ описан в
разделе 6.1. Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы,
который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы.
Тогда в меню Format появится директива Chart Type. Вызовите эту директиву и в
открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы.
Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой
мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву
Chart. В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая
пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка по стрелке,
которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список,
содержащий все типы диаграмм.
6.3. Надписи на осях.
Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях на пятом шаге работы с
Конструктором, то сделайте это сейчас. Для этого вызовите директиву Titles из
меню Insert. В открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей,
которые Вы хотите ввести. Чтобы ввести надпись, нужно включить опциональные
кнопки Chart Title, Value (Y) Axis и Category (X) Axis. Для трехмерных диаграмм
появляется еще одна кнопка для надписей на третьей оси.
После щелчка по кнопке Value (Y) Axis на диаграмме появляется текстовая рамка, в
которой находится буква Y. Эту букву можно обычным образом заменить любым
текстом. Чтобы завершить ввод, нужно щелкнуть кнопкой мыши. На диаграмме
появится текст, который можно редактировать и форматировать обычным образом. Для
этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью, чтобы появилась текстовая рамка.
6.4. Дополнительные объекты.
В меню Insert расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более
привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Picture, которая
импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После
вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме
появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по
диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.
Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму
дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям
диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и
нажать клавишу ввода [Enter]. Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка,
которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести
ее в нужное место на диаграмме.
Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью пиктографической панели
Drawing, на которой есть все необходимые инструменты. Вызвать эту панель можно
через меню правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View.
6.5. Актуализация диаграмм.
Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то
программа Excel 97 автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в
таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте
новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого
поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой
кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши,
диаграмма будет изменена (актуализирована). Эта техника получила в корпорации
Microsoft название Drag & Drop или Drag & Plot.
Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации
можно использовать директиву New Data из меню Insert. В диалоговом окне этой
директивы нужно указать область таблицы, которая была добавлена. Для этого либо
промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте диалоговое окно
щелчком по кнопке OK, и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения.
Если Вы неудовлетворены результатом актуализации диаграммы, то отмените ее
директивой Undo из меню Edit.
7. ФУНКЦИИ
Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и
их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel 97 предлагает более
200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.
Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться.
Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно
применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два
шага.
В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в
котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае
следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень
незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими
описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует
некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может
занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций
оказывает помощь в задании любых типов аргументов.
7.1. Конструктор функций.
Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем
щелчком по 14-й пиктограмме Конструктора функций (со значком fx) откройте
диалоговое окно Конструктора.
В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом - функции,
соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует
щелкнуть мышью по опции All в поле категорий.
Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в
отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются
типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге
работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке Next.
На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции.
Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и
необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно
либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где
он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле
диалогового окна Конструктора.
При работе с Конструктором всегда можно вернуться к первому шагу, щелкнув по
командной кнопке Back, и выбрать другую функцию. Если все аргументы функции были
указаны правильно, в правом верхнем поле Value появляется результат вычисления
этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке
Finish, чтобы закрыть окно Конструктора функций.
После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка
останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию
вместе с соответствующими аргументами.
7.2. Редактирование функций.
Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем щелчком по пиктограмме
Конструктор функций откройте диалоговое окно Editing Function.
В этом окне дается название функции, приводится ее краткое описание и
перечисляются ее аргументы. Для того чтобы изменить содержимое поля, где
находятся аргументы, следует либо непосредственно внести новые адреса, либо
промаркировать соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования
следует щелкнуть по командной кнопке Finish.
После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст
функции, содержащей значения аргументов. Поэтому редактирование можно выполнить
непосредственно в наборной строке, не обращаясь к Конструктору функций. Для
этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где необходимо
исправить ошибку. Слева от строки появятся три командные кнопки (со значком X,
"галочкой" и fx).
В той позиции, где был выполнен щелчок, появится мерцающий текстовый курсор. С
этой позиции можно вводить новые символы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с
крестиком отменяет все произведенные изменения, так что содержимое ячейки
остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с "галочкой" подтверждает
изменение, и в ячейке появляется новое значение.
7.3. Вычисление суммы.
Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по 13-й
пиктограмме сложения.
В наборной строке появится знак равенства и слово "SUM", за которым в скобках
обычно следует адрес некоторой области, которую программапредлагает после
анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel "угадала"
правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".
В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно
промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу [Ctrl]. Эту
клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не
будут промаркированы.
Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случае нужно помнить, что адреса
начальной и конечной ячеек группы разделяются двоеточием, а адреса различных
групп - запятой (или точкой с запятой, в зависимости от установки опций
International в среде Windows). Кроме этого в формулу можно ввести и числовые
слагаемые. После этого щелкните по пиктограмме с "галочкой", чтобы вычислить
сумму.
7.4. Вычисление среднего значения.
Промаркируйте ячейку, где должно располагаться среднее значение, и щелкните по
пиктограмме Конструктора функций.
Откроется диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна выберите
категорию Statistical, а в правом поле щелкните по названию функции AVERAGE.
Затем щелчком по командной кнопке Next перейдите ко второму шагу работы с
Конструктором.
На втором шаге нужно указать аргументы этой функции. Здесь также для маркировки
можно либо использовать мышь в сочетании с клавишей [Ctrl], либо вводить адрес с
клавиатуры.
В заключение нужно закрыть окно Конструктора функций щелчком по командной кнопке
Finish, после чего в таблице появится среднее значение.
7.5. Вычисление величины линейной амортизации.
Для вычисления величины линейной амортизации какого-либо оборудования (например,
станка) нужно знать его покупную стоимость, продолжительность эксплуатации и
остаточную стоимость. Предположим, что эта информация уже внесена в таблицу.
Промаркируйте ячейку, где будет находиться значение линейной амортизации, и
вызовите Конструктор функций.
На первом шаге выберите категорию Financial. В правом поле щелкните по
аббревиатуре SLN (функция линейной амортизации). Конструктор выдаст краткое
описание этой функции. Затем щелкните по командной кнопке Next.
На экране появится второе диалоговое окно Конструктора функций. В этом окне
укажите аргументы функции. Закончив ввод аргументов, щелкните по командной
кнопке Finish. После этого в указанной ячейке таблицы появится значение линейной
амортизации.
7.6. Комбинирование функций.
Первую функцию в формуле можно задать с помощью Конструктора функций. Затем
активизируйте наборную строку и введите с клавиатуры знак арифметической
операции, которая связывает функции. Для ввода второй функции также запустите
Конструктор функций непосредственно из наборной строки (пиктограмма со значком
fx). Таким образом можно связать друг с другом произвольное число функций.
Функции могут связываться оператором композиции, когда одна (внутренняя) функция
является аргументом другой (внешней) функции. Для образования композиции введите
обычным образом внешнюю функцию и промаркируйте ячейку, где она расположена.
Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по аргументу, вместо
которого должна быть вставлена внутренняя функция. После этого запустите
Конструктор функций и выберите внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить
для каждой внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует
помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга запятой.
Таким образом, аргументами функций могут быть числа, отдельные ячейки, группы
ячеек и другие функции.
7.7. Текстовый режим индикации функций.
В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результаты вычислений по
формулам. Можно изменить этот режим и ввести текстовый индикации (отображения)
формул, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].
После этого на экране становятся видны не результаты вычислений, а тексты самих
формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было
увидеть всю формулу и попытаться найти ошибку.
Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что затрудняет поиск ошибок.
Кроме того, довольно утомительно долгое время искать на мониторе причину ошибки.
Поэтому рекомендуется распечатывать таблицу в текстовом режиме. Для этого можно
выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама таблица была сделана в
расчете на портретную ориентацию. При альбомной ориентации на лист бумаги
помещается таблица с очень широкими столбцами.
8. ОБМЕН ДАННЫМИ
Обмен данными позволяет пользователю Excel 97 импортировать в свои таблицы
объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы
для встраивания в другие объекты.
Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows.
Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами,
создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти
информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы,
встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее
оригинал вносятся изменения.
К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм обмена данными,
но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт
в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).
8.1. Импортирование рисунков в Excel 97.
Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области рабочего листа
и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа Excel выдает список
объектов, которые можно включить в таблицу и для которых в системе есть
соответствующие программные обработки. Содержание этого списка зависит от набора
программ, которые были установлены в системе Windows. Выберите из списка объект
Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.
После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором можно сделать
рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из меню Edit. В
диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите его в
окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти
из графического редактора и вернуться в программу Excel.
При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим рисунком.
Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая информационная связь (в
стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и графическим редактором. Рисунок
появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей.
8.2. Редактирование рисунков на рабочем листе.
Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой находится рисунок.
После этого автоматически запускается графический редактор Paintbrush, поскольку
у него с этим рисунком была установлена информационная связь.
Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства, предоставляемые
графическим редактором. В заключение нужно вызвать директиву Exit & Return из
меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel.
При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную связь. Здесь также
нужно выбрать ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и
измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.
8.3. Включение таблицы в текст.
Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой находятся нужные
данные. Затем щелкните на основной панели по 8-й пиктограмме. Программа Excel
скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows.
Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе
со своим документом. Щелкните мышью в том месте текста, где нужно вставить
таблицу. Затем на основной пиктографической панели редактора щелкните по
пиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 9-я пиктограмма, в Excel -
9-я). После этого таблица будет вставлена в текстовый документ.
9. ОБРАБОТКА СПИСКОВ
Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.
Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру.
Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии
абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в
которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel
97 списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их
обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в которых
записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.
В программе Excel 97 разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили
работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить
только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.
9.1. Создание списков.
С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для
которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки. Сначала
нужно хорошо продумать названия отдельных полей в списке. Например, в качестве
полей для списка товаров можно было бы выбрать следующие: номер артикула,
название товара, цену и наличие на складе (запас). Названия полей используются
программой Excel для поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия
соответствуют названиям столбцов в таблице.
В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка. Следите
за тем, чтобы между ними не оставалось свободных столбцов. Эту строку программа
Excel использует в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей
строки введите свои данные.
9.2. Ввод списка данных.
После вызова директивы Form из меню Data открывается диалоговое окно, в котором
программа спрашивает, можно ли рассматривать первую строку в качестве заголовка
списка. Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув покнопке OK.
После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю
списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут заполнены
данными, щелкните по командной кнопке New, чтобы внести введенный элемент данных
в список. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и т.д., пока не
будут введены все элементы списка. В заключение закройте окно щелчком по
командной кнопке Close.
Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе. Программа
Excel может обрабатывать только один список на одном рабочем листе.
9.3. Поиск элемента в списке.
После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом окне появляется первый
элемент списка. Щелкните по командной кнопке Criteria, чтобы войти в режим
поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Criteria превратится в кнопку
Form. Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в
левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно
заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов,
соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе
старайтесь не нарушать порядок следования полей.
Теперь щелкните по командной кнопке Find Next. Программа Excel начинает
просматривать весь список начиная с первого элемента, чтобы найти элемент,
который удовлетворяет критерию поиска. Если программа находит соответствующий
элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент,
удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Find Next.
Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной кнопке Find
Prev. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например,
можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше
заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.
Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых
позиций можно использовать символы "?" и "*". Вопросительный знак позволяет
игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска
"М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка
позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска
"Ми*" будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания "Ми".
В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например,
условие "<100" означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое
указанного поля которых меньше, чем 100.
Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается
звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа
находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.
9.4. Редактирование списков.
Вызовите директиву Form из меню Data. Если Вам известно, где расположены
заданные элементы, то в диалоговом окне этой директивы следует воспользоваться
линейкой прокрутки. В противном случае найдите нужный элемент с помощью
некоторого критерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по
командной кнопке Form. Измените значения данных прямо в полях ввода. Если по
какой-то причине надо отменить изменение, то щелкните по командной кнопке
Restore. Однако, кнопка Restore функционирует до тех пор, пока не был сделан
переход к другому элементу списка. Если был сделан переход к другому элементу
или произошло переключение в режим поиска, то программа Excel запоминает
содержимое полей ввода в таблице.
Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной кнопке Delete. После
этого откроется диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление. При
утвердительном ответе элемент удаляется из списка, а все последующие элементы
сдвигаются на одну строку вверх.
9.5. Автоматический фильтр.
Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем опцию AutoFilter. В таблице
рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните
по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного
поля.
Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы,
у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма
со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку
можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в
столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели
в исходном списке.
Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то нужно выбрать опцию All
в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.
9.6. Комбинированная фильтрация.
Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться фильтрация списка.
Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце, после чего на экране
появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву
Custom.
После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором можно
проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой,
расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется меню, включающее
шесть логических операторов ("равно", "меньше", "больше" и т.д.). Выберите в
этом меню нужную логическую операцию, например, "больше или равно" (>=). В
первом поле ввода укажите некоторое число или выберите его из меню,
расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле
записано первое условие фильтрации >=20.
Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например, там было
указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And, если нужно, чтобы
выполнялись оба условия, или кнопку Or, если достаточно, чтобы выполнялось одно
из условий фильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок. Щелкните по
командной кнопке OK, тогда в таблице появятся только те элементы, которые
удовлетворяют комбинированному логическому условию. В данном примере, если
оставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у
которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.
9.7. Сортировка списков.
Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое окно этой директивы.
В группе полей Sort by этого окна необходимо указать критерии сортировки. По
умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в
качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по
которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в
предшествующем поле.
Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены рядом с
каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в
убывающей последовательности. Щелкните по командной кнопке OK, тогда программа
Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями
10. АНАЛИЗ ДАННЫХ
Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные
средства.
Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции
и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы (Pivot
Table), включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа
соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью
Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко
изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной
части таблицы в другую.
Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы анализа наборов
данных. Очень полезной является директива поиска решения уравнений, которая по
заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие определенным
соотношениям.
10.1. Опорные таблицы.
Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно Конструктора опорных
таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить опорную таблицу.
На первом шаге следует указать источник поступления данных. Если исходные данные
находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке Microsoft Excel List or
Database и перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.
На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится список. По
умолчанию программа предлагает список, который расположен на активном рабочем
листе. Здесь можно указать только часть списка, если для построения опорной
таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы
перейти к следующему шагу.
На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В правом поле
расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной
таблицы. В это поле включается поле названий строк, поле названий столбцов и
поле данных. Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью
названия полей списка в соответствующие поля таблицы. При построении опорной
таблицы придерживайтесь следующих правил. Названия полей, по значениям которых
будет проводится анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий
строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия полей, по
значениям которых классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по
командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.
На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения таблицы. В
поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с которого начинается
построение таблицы (левый верхний угол). В поле ввода Pivot Table Name можно
указать название таблицы. По умолчанию программа использует название PivotTable1
с последующим увеличением номера таблицы. Если включить контрольные индикаторы
Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом
столбце опорной таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор
Save Data With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной
структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет
автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытия диалогового окна
Конструктора командной кнопкой Finish программа Excel размещает опорную таблицу
в указанной позиции.
Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая связь, т.е.
связь, которая существует только в момент построения таблицы. При изменении
данных в списке опорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в
соответствие содержимое таблицы и содержимое списка, нужно вызвать директиву
Refresh Data из меню Data.
10.2. Редактирование опорных таблиц.
Названия полей, по которым классифицируются данные, можно перемещать с помощью
мыши, чтобы изменить структуру таблицы. Если в опорную таблицу необходимо
добавить новые поля, то вызовите директиву PivotTable из меню Data или щелкните
по пиктограмме Конструктора таблиц на опорной (Pivot) панели. После этого
появится третье окно Конструктора опорных таблиц, в котором можно изменить
размещение значений полей в таблице. Следите за тем, чтобы при вызове этой
директивы указатель ячеек находился внутри таблицы, в противном случае
Конструктор начнет построение новой таблицы.
10.3. Нахождение значений.
Иногда бывает заранее известно, каким должен быть результат вычисления некоторой
функции, но неизвестно, при каких значениях аргумента он достигается.
Предположим, что нам надо найти максимальную сумму кредита, которую можно дать
на три года по фиксированной процентной ставке, если клиент готов возвращать по
2000$ ежемесячно.
В программе Excel имеется функция PMT, которая по значениям суммы кредита,
периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного взноса для погашения
кредита. Нам нужно решить обратную задачу, когда заранее известна величина
ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для решения этой
задачи вызовите директиву Goal Seek из меню Tools.
Откроется диалоговое окно этой директивы. В поле ввода Set Cell: этого окна
укажите адрес ячейки, в которой расположено заданное значение функции (в нашем
случае это ячейка, где находится функция PMT). В поле ввода To Value укажите
значение функции, которое в нашем случае равно 2000$. В поле ввода By changing
Cell укажите адрес ячейки, в которой программа сможет подбирать нужное значение,
удовлетворяющее заданным условиям. В нашем случае здесь надо указать адрес
ячейки, где находится значение суммы кредита. Закончив установки полей, щелкните
по командной кнопке OK.
Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается найти
максимальное приближение к заданному целевому значению функции. Результат
появляется в диалоговом окне. Если Вас удовлетворяет расхождение между найденным
и целевым значением, то закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, после
чего найденное значение появится в таблице. В противном случае щелкните по
командной кнопке Cancel, чтобы не передавать значение в таблицу.
11. БАЗЫ ДАННЫХ
В комплект поставки Excel 97 входит программа обработки внешних баз данных MS
Query.
Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными,
которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms
Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на
диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней
базой данных.
Если в процессе работы с таблицей в программе Excel возникает необходимость
обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу Query. Это позволит
импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в
программе Excel. В некоторых случаях внешние данные можно обработать
непосредственно программой Query.
11.1. Запуск программы обработки баз данных.
Вызовите Менеджер расширений директивой Add-Ins из меню Tools. Откроется
диалоговое окно Менеджера. В нем можно выбрать из списка опции расширения,
которые включаются и выключаются щелчком по соответствующей опциональной кнопке,
расположенной перед именем расширения.
По списку опций можно перемещаться с помощью линейки прокрутки. Найдите в списке
строку MS Query Add-In и щелкните по кнопке в этой строке, чтобы в ней появился
крестик. Затем закройте диалоговое окно щелчком по командной кнопке OK.
Теперь загляните в меню Data. В нижней части этого меню должна появиться
директива Get External Data, с помощью которой можно запускать программу Query.
11.2. Оболочка программы Query.
Окно программы Query содержит многие элементы, которые являются общими для всех
программ в среде Windows. В верхней части экрана находится строка заголовка с
кнопками увеличения и уменьшения размеров окна. Под ней расположена строка меню
с элементами меню, которые содержат директивы работы с внешними базами данных.
Под строкой меню находится строка пиктографического меню (пиктографическая
панель), в которой расположены пиктограммы для вызова наиболее часто
используемых директив. Если установить указатель мыши на пиктограмму в статусной
строке, появится описание действия, которое связано с этой пиктограммой.
После загрузки файла из базы данных под пиктографической панелью появляется имя
этого файла вместе со списком названий полей содержащихся в нем данных. Большое
поле в нижней части окна отводится для размещения данных из базы. Линейки
прокрутки, расположенные в правой части окна, позволяют перемещаться внутри
набора данных.
В нижней части окна слева находится поле с номером записи данных, которая в
данный момент обрабатывается. Стрелки рядом с этим полем позволяют переходить к
следующей или предыдущей записи. С помощью стрелок с вертикальными штрихами
можно перейти в начало или в конец набора данных. В статусную строку,
расположенную в нижней части окна, выводится информация о ходе выполнения команд
и состояния программы.
11.3. Загрузка внешнего набора данных.
После запуска программы Query появляется диалоговое окно Select Data Source, в
котором приводится список доступных типов баз данных. Выберите нужный Вам тип и
щелкните по командной кнопке Use. Откроется диалоговое окно Add Tables, в
котором следует выбрать нужный файл и щелкнуть по командной кнопке Add. В окне
должно появиться название этого файла вместе со списком названий полей. Если
необходимо загрузить еще один файл, то щелкните по его имени и снова
воспользуйтесь кнопкой Add. После того как все необходимые файлы будут
загружены, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке Close.
Если нужный тип баз данных отсутствует в диалоговом окне Select Data Source,
щелкните в нем по командной кнопке Other. Откроется диалоговое окно ODBC Data
Sources. Здесь нужно щелкнуть по командной кнопке New и в открывшемся диалоговом
окне добавить драйверы для баз данных других типов, например, Microsoft Access.
Закройте это окно щелчком по кнопке OK. Появится следующее диалоговое окно ODBC
Microsoft Access Setup; здесь щелкните по командной кнопке Select Database и в
открывшемся диалоговом окне укажите директорию на диске, где находится эта база
данных, и имя файла, содержащего нужный набор данных. Закройте все остальные
диалоговые окна щелчком по кнопке OK, после чего выбранный набор данных появится
в окне, а соответствующий тип баз данных будет внесен в список доступных типов
баз данных.
После закрытия всех диалоговых окон в верхней части окна программы Query
появится список, который содержит имя загруженного файла и названия полей
данных. Если было загружено несколько файлов, то каждому из них будет
соответствовать отдельный список. В строке заголовка окна будет расположено
название базы данных.
В нижней части окна появится пустое поле со стрелкой - поле списка. После щелчка
по стрелке в поле списка появится список, содержащий названия полей данных всех
загруженных файлов. Если щелкнуть мышью по одному из названий полей данных, то в
поле списка появится список значений выбранного поля, а список названий полей
переместиться в следующее поле списка со стрелкой, которое появится справа от
первого. В этом поле также можно открыть список значений другого поля данных и
т.д. Таким образом формируются столбцы таблицы, которую в дальнейшем можно будет
обрабатывать программой Excel, и тем самым задается структура записи набора
данных, который будет содержать выбранные значения полей. Эта таблица может
содержать значения не всех полей, содержащихся в исходной базе данных. Поэтому
процесс развертывания значений полей в любой момент можно прекратить.
Для того чтобы отсортировать получившийся набор данных, щелкните по 10-й или
11-й пиктограмме окна программы Query. Сортировку можно проводить либо по
возрастанию, либо по убыванию значений некоторого поля.
В меню Records содержаться директивы добавления и удаления столбцов данных, а
также директива сортировки данных.
Чтобы перейти к определенной записи данных, следует вызвать в этом меню
директиву Go To и указать в открывшемся диалоговом окне номер записи, а затем
щелкнуть по кнопке OK.
Как и в программе Excel, в Query есть меню Format, в котором содержатся
директивы корректировки ширины столбцов, высоты строк и видов шрифта.
11.4. Критерии выбора данных.
Когда набор данных загружен, и из него нужно выбрать часть записей. Щелкните по
пиктограмме включения/выключения критериев (6-я на пиктографической панели),
тогда в средней части окна появится поле, в котором нужно указать критерий
отбора данных.
Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия (первая строка), после
чего появится поле списка со стрелкой. Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть
список полей. Выберите здесь поле, по значениям которого будет проводиться отбор
данных.
После этого в следующем поле ввода (вторая строка) укажите значение этого поля.
Для ввода значения поля двойным щелчком мышью по второй строку откройте
диалоговое окно Edit Criteria. В поле списка Operator выберите логический
оператор сравнения данных ("равно", "не равно" и т.д.). Щелчком по командной
кнопке Values откройте диалоговое окно Select Value[s] со всеми значениями
заданного поля. Выберите здесь нужное значение и закройте окно кнопкой OK, тогда
выбранное значение появится в соответствующем поле окна Edit Criteria. Это окно
закрывается также щелчком по кнопке OK.
После этого программа Query выберет все записи, имеющие заданное значение поля,
и расположит их в нижней части окна. В заключение вызовите директиву Return Data
to Microsoft Excel, которая завершает выполнение программы Query и передает
сформированную таблицу в программу Excel для дальнейшей обработки.
11.5. Комбинированные запросы.
Загрузите исходный файл данных из базы программой Query. Щелкните по пиктограмме
включения/выключения критериев (6-я пиктограмма), тогда в средней части окна
появится поле критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора
способом, который был описан в предыдущем разделе.
С помощью директивы Add Criteria из меню Criteria откройте диалоговое окно этой
директивы. Щелкните по селекторной кнопке And, если отбираемые записи
должныудовлетворять обоим критериям, или по кнопке Or, если достаточно
выполнения одного из критериев. После щелчка по маленькой стрелке в поле Field
откроется список значений полей, из которого выберите значение поля для второго
критерия. В следующем поле Operator аналогичным образом выберите из списка
логический оператор сравнения данных ("меньше", "больше" и т.д.). Наконец, в
поле ввода Value нужно указать значение, с которым производится сравнение. Это
можно сделать вручную или выбрать значение из списка, который открывается
командной кнопкой Values. После выполнения всех установок щелкните по кнопке
Add. Повторите все установки для следующих критериев и в заключение щелкните по
кнопке Close. После этого программа Query отберет записи, которые удовлетворяют
сложному комбинированному запросу, и разместит их в нижней части окна.
11.6. Обмен данными с внешней базой.
Внешний набор данных можно обрабатывать либо в программе Query, либо передать
его на обработке в программу Excel.
Чтобы запомнить изменения, которые были произведены в программе Query, прежде
всего активизируйте опцию Allow Editing в меню Records. Затем щелкните по любому
полю внутри записи данных и можете начинать редактирование. Все произведенные
изменения будут записываться в исходный файл данных, т.е. будет установлена
динамическая связь.
В программе Excel внешний набор данных можно редактировать как любую другую
таблицу. В частности, можно корректировать ширину столбцов и высоту строк и
применять любые процедуры форматирования. Но при этом нужно учитывать, что все
произведенные изменения не окажут никакого влияния на исходный внешний файл
данных, т.е. в этом случае речь идет о статической форме информационной связи.
12. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL 97
Программу Excel 97 можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами
очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel,
определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с
ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы,
которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы
сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки.
12.1. Создание пиктографического меню.
Переведите указатель мыши в любую позицию на основной панели пиктографического
меню и нажмите правую кнопку манипулятора. В открывшемся меню с помощью
директивы Customize откройте диалоговое окно. В левом поле этого окна расположен
список категорий пиктограммных кнопок. Выберите нужную Вам категорию, тогда в
правом поле Buttons появятся все пиктограммные кнопки, относящиеся к данной
категории. После щелчка по интересующей Вас кнопке в нижнем поле появится
краткое описание директивы, которая связана с этой кнопкой.
Определите, какие пиктограммные кнопки Вы хотите включить в новую
пиктографическую панель. Выберите нужную пиктограммную кнопку и буксируйте ее,
удерживая левую кнопку мыши нажатой, в произвольную позицию на рабочем листе.
Как только кнопка мыши будет отпущена, пиктограмма появится на рабочем листе.
Повторяйте этот процесс, пока не будут выбраны все необходимые пиктограммные
кнопки. Каждую новую пиктограмму следует располагать рядом с предыдущей. Таким
образом будет сформирована новая пиктографическая панель.
Когда все пиктограммы будут выбраны, щелкните по командной кнопке Close, чтобы
закрыть диалоговое окно. После этого заказная панель появится на рабочем листе.
Используя мышь, переместите панель в удобное для Вас место на рабочем листе,
либо зафиксируйте ее в верхней части окна под основной пиктографической панелью.
12.2. Изменения вида основного окна.
Вызовите директиву Options из меню Tools. Откроется диалоговое окно, в верхнем
поле которого выберите опцию View. Тогда в левом поле Show появятся четыре
контрольных индикатора (опциональные кнопки), которые определяют внешний вид
основного окна.
Если контрольный индикатор включен, то рядом с ним находится крестик. Обычно
первые два индикатора являются включенными, поскольку по умолчанию на экране
отображается наборная строка (Formula Bar) и статусная строка (Status Bar). Эти
строки можно убрать с экрана, выключив соответствующие индикаторы. Две другие
кнопки служат для включения/выключения комментария (Note Indicator) и
информационного окна (Info Window). В информационном окне можно увидеть адрес
активной ячейки, формулу, которую она содержит, и комментарии. Если в
информационном окне есть комментарий о содержимом ячейки, то при включении
индикатора комментариев в верхнем правом углу активной ячейки появляется
маленькая красная точка.
Для того, чтобы увеличить рабочую зону на экране, следует включить опцию Full
Screen из меню View, которое находится в основной строке меню. После этого с
экрана исчезнут наборная строка, пиктографическая панель и статусная строка;
останется только пиктограммная кнопке Full. С помощью этой кнопки можно быстро
восстановить стандартный вид основного окна.
12.3. Изменение вида рабочего листа.
Вызовите директиву Options из меню Tools, тогда откроется диалоговое окно, в
верхнем поле которого выберите опцию View. В среднем поле Windows Options
появится ряд контрольных индикаторов, состояние которых определяет форму
представления рабочего листа.
Если включить индикатор Automatic Page Break, то в рабочем листе появятся
штриховые линии, указывающие границы печатной страницы, которая получится при
выводе таблицы на печать при заданных параметрах форматирования. С помощью
индикатора Formulas можно включить текстовый режим, при котором вместо
отображения значений в ячейках будут отображаться формулы.
Контрольный индикатор Gridlines делает линии координатной сетки видимыми или
невидимыми. Кроме того, здесь можно управлять отображением заголовков строк или
столбцов (Row & Column Headers), нулевых значений в таблице (Zero Values),
горизонтальных (Horizontal Scroll Bar) и вертикальных (Vertical Scroll Bar)
линеек прокрутки, названий рабочих листов (Sheet Tabs). Выполнив все установки,
закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK. Вид рабочего листа будет
соответствовать указанному состоянию контрольных индикаторов.
12.4. Установка стандартного шрифта.
Вызовите директиву Options из меню Tools. В верхней части открывшегося
диалогового окна выберите опцию General. Тогда в среднем поле Standard Font:
появится название шрифта, который программа использует по умолчанию. Щелкните по
стрелке, расположенной рядом с этим полем, тогда откроется список всех доступных
видов шрифта. С помощью линейки прокрутки можно просмотреть весь список.
Щелкните мышью по названию подходящего Вам шрифта, тогда это название появится в
поле Standard Font:. Теперь по умолчанию будет использоваться выбранный Вами
шрифт, но стандартным он станет только после перезапуска программы Excel, о чем
она сообщит в диалоговом окне при закрытии окна Options.
Справа от поля Standard Font: находится поле списков для размеров шрифта (Size).
Обычно используется шрифт размером в 10 пунктов, но здесь можно задать любой из
доступных размеров шрифта. Следует учитывать, что для текста, набранного более
крупным шрифтом, потребуются ячейки большего размера. Это может привести к
ухудшению восприятия большой таблицы.
Кроме установки шрифта, в этом окне можно изменить стандартную директорию. По
умолчанию программа в качестве стандартной использует директорию, где она
инсталлирована (c:\excel), но в поле Default File Location: можно указать любую
другую директорию.
12.5. Установка национальных параметров.
Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося
диалогового окна выберите опцию Module General. Тогда в нижней части окна
появится группа полей International, в которой можно установить национальные
параметры. Обычно при инсталляции устанавливаются параметры, которые приняты в
Америке и Англии (English/USA). Эти параметры стали фактически международными. В
частности, это касается разделителя в списках (List Separator), в качестве
которого используется запятая, поскольку именно этот символ применяется в
программе Excel для разделения аргументов в функциях.
Щелкните по маленькой стрелке, которая находится в поле Language/Country:.
Откроется список стран, национальные параметры которых можно установить в
программе Excel. При выборе конкретной страны в нижнем поле появляются
параметры, которые используются в этой стране. Если Вашей страны нет в списке,
то Вам придется устанавливать национальные параметры через опции International в
программе настройки (Control Panel) среды Windows. Обратите внимание: в Германии
и России запятая используется в качестве десятичного знака, отделяющего целую
часть числа от дробной, поэтому в качестве разделителя аргументов в функциях
приходится использовать другой символ, а именно точку с запятой. После
выполнения всех установок закройте окно щелчком по командной кнопке OK.
12.6. Изменение цветов.
Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося
диалогового окна выберите опцию Color. Тогда в первом среднем поле появится
изображение шестнадцати стандартных цветовых тонов (Standard Colors:), на основе
которых можно получить всю цветовую гамму. Во втором среднем поле расположены
изображения восьми цветовых тонов, которые используются для заполнения столбиков
диаграмм (Chart Fills:), в третьем поле - восьми цветовых тонов для построения
диаграмм (Chart Colors:), в четвертом поле - восьми цветов для проведения линий
на диаграммах (Chart Lines:) и в пятом поле можно увидеть изображения 24-х
дополнительных цветовых тонов, предназначенных для оформления таблиц (Other
Colors:).
В поле списка Copy Colors from находится список файлов, из которых можно
импортировать цветовую палитру. Для того чтобы изменить какой-нибудь цвет,
щелкните сначала по соответствующему цветному квадрату, а затем по командной
кнопке Modify. В открывшемся диалоговом окне Color Picker переместите мышью
маркер цветового тона. В полях Hue:, Sat: и Lum: можно изменить соответственно
оттенок, насыщенность и яркость цвета. В нижнем левом поле просмотра можно
увидеть цветовой тон, который получается в результате этих действий.
12.7. Автоматическая загрузка документов.
Предположим, что некоторая версия Вашего документа уже создана и загружена.
Вызовите директиву Save As из меню File и сохраните свой документ в
поддиректории XLSTART стартовой директории программы Excel. При каждом запуске
программа Excel автоматически загружает все файлы, которые находятся в этой
поддиректории.
Другой способ связан с выбором опции General в диалоговом окне директивы Tools
Options. В нижнем поле Alternate Startup File Location: можно указать имя
директории, где находятся Ваши документы.
Можно также указать имя загружаемого файла в качестве стартового параметра. Для
этого необходимо перейти в Менеджер Программ (Program Manager) среды Windows. В
нем нужно открыть группу программ Microsoft Office и промаркировать пиктограмму
программы Excel. Затем следует вызвать директиву Properties из меню File. Тогда
откроется диалоговое окно, в поле ввода которого Command Line уже будет
находиться имя программы Excel. Введите в это поле пробел и укажите директорию и
имя Вашего рабочего документа. Затем закройте окно щелчком по кнопке OK. Теперь
при запуске программы Excel автоматически будет загружаться Ваш документ. Когда
документ устареет и его не нужно будет больше загружать, этот стартовый параметр
можно будет аналогичным образом удалить.
12.8. Шаблоны таблиц.
Сделайте вручную таблицу и выполните в ней все необходимые процедуры
форматирования. Постройте для нее типовые диаграммы, если они будут в дальнейшем
использоваться.
Вызовите директиву Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне укажите
имя типового документа и выберите директорию, где он будет храниться. Затем
щелкните по стрелке в поле Save File As Type: и в открывшемся списке выберите
элемент Template. Закройте окно щелчком по командной кнопке OK.
Этот документ получит расширение .XLT, которое присваивается шаблонам. В
дальнейшем его можно загрузить как и любой другой файл, но в этом случае
открывается не сам шаблон, а его копия, что позволяет многократно использовать
исходный шаблон при построении других таблиц.
Для модификации самого шаблона вызовите директиву Open из меню File. После
выбора шаблона нажмите клавишу [Shift] и щелкните по кнопке OK. После
редактирования сохраните шаблон обычным образом.
13. VISUAL BASIC
Начиная с версии 5.0 в программу Excel включен специальный язык
программирования, который получил название Visual Basic for Applications (VBA).
Введение достаточно мощного языка программирования в Excel делает эту
программную платформу весьма привлекательной для профессионалов, которые
занимаются разработкой специализированных прикладных систем.
Разработка языка программирования VBA, встраиваемого в прикладные системы,
является одним из стратегических направлений компании Microsoft. Этот язык уже
интегрирован в такие программы, как Word for Windows, Power Point и ряд других.
VBA позволяет создавать программные модули, меню, диалоговые окна и другие
ресурсы в среде Windows. Благодаря этому языку появляется возможность
значительно расширить набор функций в Excel, а также создавать функции, значения
которых зависят от некоторых условий и событий. В принципе, можно полностью
перепрограммировать все функции программы Excel, если в этом появилась
необходимость.
13.1. Программирование табличных функций.
Чтобы создать отдельный рабочий лист для программного модуля, щелкните по
пиктограмме Insert Module из пиктографического меню Visual Basic (1-я
пиктограмма) или вызовите директиву Module из меню Insert Macro. После этого
появится новый рабочий лист "Modele1". В программном модуле нужно описать
функцию на языке VBA. В окне программного модуля можно работать, как в окне
небольшого текстового редактора, но при этом необходимо помнить, что Вы пишите
текст программы. Описание функции должно начинаться оператором Function, за
которым через пробел следуют название функции и ее аргументы, заключенные в
скобки и разделенные запятыми. Затем идет собственно текст программного кода
функции, а заканчиваться описание должно оператором End Function.
Если в тексте программного кода имя определяемой функции будет находиться в
левой части оператора присваивания (обозначаемого знаком равенства), то
присвоенное значение и будет результатом вычисления функции при заданных
аргументах. В качестве примера можно рассмотреть функцию, которая вычисляет
налог на добавленную стоимость.
Function NDS(Value)
NDS=Value*0.15
End Function
13.2. Встраивание функций.
Щелкните по 3-й пиктограмме Object Browser из пиктографического меню VBA или
вызовите одноименную директиву из меню View.
Функции, определенные пользователем, рассматриваются в программе Excel как
самостоятельные объекты. В поле списка Methods/Properties: будет находиться имя
новой функции. Щелкните мышью сначала по имени, а затем по командной кнопке
Options, тогда откроется диалоговое окно Macro Options. В поле Description:
введите поясняющий текст, который позднее будет использован Конструктором
функций. В списке Function Category укажите категорию, в которую Вы хотите
записать свою функцию. Например, функцию, вычисляющую налог на добавленную
стоимость, следует поместить в категорию Financial. В дальнейшем Конструктор
функций поместит Вашу функцию в указанную Вами категорию. Закройте окно Macro
Options щелчком по командной кнопке OK, а окно Object Browser - кнопкой Close.
13.3. Применение функций.
Перейдите на рабочий лист, где будет расположена таблица. Переместите указатель
ячеек в ячейку, в которой будет находиться формула, и введите в нее знак
равенства. Затем щелкните по 14-й пиктограмме Конструктора функций на основной
пиктографической панели.
Появится диалоговое окно Конструктора функций. На первом шаге выберите категорию
Financial и в правом поле найдите свою функцию NDS. Щелкните по названию этой
функции, после чего перейдите к следующему шагу, щелкнув по командной кнопке
Next.
Откроется второе диалоговое окно Конструктора функций. Здесь можно будет увидеть
Ваш комментарий к функции, который был введен ранее в окне макроопций. Укажите
единственный аргумент для этой функции Value и закройте диалоговое окно
Конструктора щелчком по кнопке Finish.
В таблице появится значение, составляющее 15% величины аргумента. В таблице с
этой функцией можно работать как с обычной функцией программы Excel.