Основные требования к деловому разговору

Основные требования к деловому разговору

К деловому разговору предъявляются требования правильности, точ­ности, краткости и доступности речи. Рассмотрим каждое из них в от­дельности.

Первое и непременное требование к деловому разговору — ПРА­ВИЛЬНОСТЬ РЕЧИ говорящих. Хотя нормы устной деловой речи не так строги, как у ее письменной формы, говорящие обязаны стремить­ся к правильности своего языка. Необходимость соблюдения этого тре­бования продиктована тем, что большинство участников деловой бе­седы, которые сами допускают речевые погрешности, не упустят слу­чая отметить (если не вслух, то про себя) наиболее очевидные ошибки в речи беседующего с ними партнера. К тому же пока вы не будете твер­до знать, что ваша речь с точки зрения ее лексико-стилистических норм является правильной, вам не избавиться от ощущения неуверенности. Только полная уверенность в этом отношении дает возможность со­средоточиться не на словах, а на деле.

Чтобы речь была правильной, слова следует употреблять в стро­гом соответствии с их значением. Между тем ошибки в словоупотреб­лении — наиболее распространенный речевой недостаток участников деловых разговоров. Возьмем такой пример: «Погода СОПУТСТВОВАЛА разгрузке платформ» (вместо «БЛАГОПРИ­ЯТСТВОВАЛА»). В данном случае использо­вано слово без учета его семантики. Подоб­ные ошибки возникают в результате стили­стической небрежности говорящих, невни­мательного отношения к слову или плохого знания языка.

Употребление слов без учета их семан­тики часто меняет значение высказывания. Например: «Возведение основного корпуса завода совпало с резким ухудшением КЛИ­МАТИЧЕСКИХ УСЛОВИЙ». Говорящий имел в виду, конечно, погодные условия (пло­хую погоду), климат не может измениться за несколько месяцев, в течение которых велось строительство упомянутого заводского корпуса.

Употребление слов без учета их семантики может стать причиной нелогичности и даже абсурдности высказывания. Так, во фразе «ДЕКАДА технической кни­ги будет проходить ПЯТЬ ДНЕЙ» говорящий забыл или не знал, что слово «декада» означает «десять дней». Но чаще неправиль­ное словоупотребление приводит к логическим ошибкам, которые обыч­но выражаются в подмене понятия.

Не всегда говорящие умело пользуются в своей речи антонимами. Рассмотрим следующую довольно часто звучащую в деловых разгово­рах фразу: «В СИЛУ СЛАБОГО контроля...». Здесь первое из слов ан-тонимической пары, выступая в функции предлога, не должно было бы сохранить первоначальное лексическое значение, но из-за близкого соседства его антонима это значение «проявилось», и соединение не­совместимых понятий стало причиной нелогичности высказывания.

Небрежное отношение к языку может стать причиной речевой не­достаточности — пропуска слов, необходимых для точного выражения мысли: «КАФЕДРА НАЧИНАЕТСЯ ровно в 12 часов» (пропущено «за­седание»). Речевая недостаточность обычно возникает, когда говоря­щий торопится и не следит за правильностью высказывания, что нано­сит серьезный ущерб смысловой стороне речи.

В отдельных случаях пропуск слов может совершенно исказить мысль: «Для ускорения погрузки товара нужно объединить все порто­вые службы» (надо: объединить УСИЛИЯ всех портовых служб).

Причиной стилистических погрешностей очень часто становится неудачный выбор синонима. Например, во фразе «Необходимо ОГРА­ДИТЬ товар от усушки» вместо глагола «оградить» следовало бы упот­ребить его синоним «УБЕРЕЧЬ».

Если говорящий затрудняется дать точное определение того или иного понятия, может возникнуть неоправданное нанизывание сино­нимов, которые выражают мысль приблизительно, порождая речевую избыточность, например: «У наших сотрудников в последнее время много ПРОПУСКОВ и ПРОГУЛОВ. Нам следует обеспечить РИТМИЧ­НУЮ и БЕСПЕРЕБОЙНУЮ работу».

Очень часто в деловом разговоре наблюдается смешение парони­мов (т. е. слов, имеющих сходство в морфологическом составе и, следо­вательно, в звучании, но различающихся по значению), что приводит к грубым лексическим ошибкам. Чаще всего это вызывает нарушение лексической сочетаемости, например: ПРЕКЛОНИТЬ голову (надо: склонить); красивая и ПРАКТИЧЕСКАЯ одежда (надо: практичная).

К смешению паронимов близка лексическая ошибка, состоящая в замене нужного слова его искаженным вариантом. Так, вместо прила­гательного «внеочередной» говорят «неочередной», вместо «заимооб­разно» — «взаимообразно».

Грубые лексические ошибки в речи могут быть вызваны ложными ассоциациями, которые часто возникают под влиянием неправильного выбора паронима. Нередко путают слова «статут» и «статус», «апро­бировать» (т.е. дать официальное одобрение на основании проверки) и «опробировать» (т.е. подвергнуть испытанию, пробе до применения). Для правильного употребления слов в речи недостаточно знать их точное значение, необходимо еще учитывать лексическую сочетаемость слов, т.е. их способность соединяться друг с другом. Непроизвольное нарушение лексической сочетаемости — весьма распространенный не­достаток устной речи. Так, часто говорят: встреча созвана, беседа про­читана, завершить обязательства, усилить внимание, повысить круго­зор. Нередко можно услышать фразу «УДОВЛЕТВОРЯТЬ современ­ным ПОТРЕБНОСТЯМ», в которой смешаны сочетания УДОВЛЕТВОРЯТЬ ТРЕБОВАНИЯ и ОТВЕЧАТЬ ПОТРЕБНОСТЯМ. Или еще пример: «С поставщика ВЗЫСКАЛИ МАТЕРИАЛЬНЫЙ УЩЕРБ в пользу за­казчика» (материальный УЩЕРБ может быть ВОЗ­МЕЩЕН, ВЗЫСКАНЫ могут быть ДЕНЬГИ).

Нельзя просторечные слова соединять с книж­ными или сочетать высокие, торжественные оборо­ты с обычными, нейтральными, например: «После этого он стал ПОБОРНИКОМ экономии на каждой операции» (можно было бы сказать проще: «Он предложил экономить на каждой операции»).

Очень важно не только правильно выбирать слова, но и строить из них предложения. Между тем в деловых разговорах очень часто не обращают внимания на правильность построения высказываний. Ошибки возника­ют тогда, когда говорящие вместо беспредложных конструкций нео­правданно употребляют предложные сочетания, например: показате­ли по использованию (вместо: показатели использования), опериро­вать с этими данными (вместо: оперировать этими данными).

В других случаях, наоборот, вместо предложной конструкции упот­ребляют беспредложную, например: «При подготовке машины учиты­валась также потребность ее дозаправки (вместо: в ее дозаправке).

Нередко встречается неправильный выбор предлога или неумест­ное его использование, например: «Дирекция указала О ТОМ, что...» (надо: указала НА ТО, что...). «Фирма-поставщик настаивает О ТОМ, чтобы...» (надо: настаивает НА ТОМ, чтобы...).

Особенно часто в деловом разговоре используется без должных ос­нований предлог «по». Например: «Инструктаж проведен по той же теме» (вместо: на ту же тему). «Составлен ГРАФИК ПО ПРОВЕДЕНИЮ дополнительной доставки товаров» (вместо: ГРАФИК ПРОВЕДЕ­НИЯ). «Предприятие добилось большого успеха ПО СНИЖЕНИЮ се­бестоимости своей продукции» (вместо: успеха В СНИЖЕНИИ).

При пользовании причастными оборотами следует учитывать при­сущие им грамматические особенности, чтобы предупредить возмож­ные нарушения литературной нормы. Часто в деловых разговорах встречаются следующие ошибки:

— смешиваются временные значения причастий, например: «Пред­седатель собрания, ВЫСТУПАЮЩИЙ с заключительным словом, от­ветил на все заданные ему вопросы» (вместо: ВЫСТУПАВШИЙ);

— ошибочно используются формы причастий на -щий от глаголов совершенного вида (со значением будущего времени), например: «Фир­мы ПЫТАЮЩИЕСЯ это сделать» (вместо: КОТОРЫЕ ПОПЫТАЮТ­СЯ это сделать);

— неудачно используются возвратные формы (на -ся), которые мо­гут иметь различные значения (страдательное, возвратное и др.), на­пример: «Куры, ОТПРАВЛЯЮЩИЕСЯ на дополнительный откорм» (вместо: ОТПРАВЛЯЕМЫЕ).

Как уже указывалось, характерной особенностью языка деловых людей является широкое использование отглагольных существитель­ных. Однако неумелое употребление этой лексической категории по­рождает стилистическую неполноценность, а значит, и неправильность деловой речи. Большое количество отглагольных существительных утя­желяет слог, делает его сухим и трудноусвояемым. Обычны в деловом разговоре следующие недостатки при использовании конструкции с от­глагольными существительными:

— усложнение речи, например: ПРОИЗВЕСТИ ПОВЕРТЫВАНИЕ рукоятки (вместо: ПОВЕРНУТЬ РУКОЯТКУ);

— использование слов, имеющих искусственный характер слово­образования, например: разбитие тары, непредоставление складских по­мещений, невхождение в структуру фирмы и т. п.

В деловом разговоре используются (хотя и не так часто, как в пись­менной речи) различные типы сложных предложений. Но при этом го­ворящие не всегда соблюдают нормы их построения. К нарушениям таких норм относятся:

— неправильный выбор союза, например: «Расходимость товара по­вышается лишь тогда, ЕСЛИ активно ведется его реклама» (вместо «если» нужен союз «КОГДА», соотносительный со словом «тогда» в главном предложении);

— постановка рядом двух однозначных союзов (но однако, что буд­то бы и т. п.);

— повторение частицы «бы» в придаточном предложении, в кото­ром сказуемое выражено условно-сослагательным наклонением, напри­мер: «ЕСЛИ БЫ эти рекомендации были БЫ использованы, фирма со­хранила бы свое финансовое положение на прежнем уровне» (второе «бы» здесь лишнее);

— повторение одних и тех же союзов или союзных слов при после­довательном подчинении придаточных предложений: «Развитие дочер­них фирм идет так быстро, ЧТО можно надеяться, ЧТО они скоро ста­нут конкурентоспособными».

ТОЧНОСТЬ И ЯСНОСТЬ РЕЧИ - важнейшее требование к лю­бому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается со­ответствие высказываний мыслям говорящего. Чтобы речь делового че­ловека была точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за ними закреплены. Точность и ясность выска­зываний взаимосвязаны. Точность придает им ясность, а ясность выс­казываний вытекает из их точности.

Между тем в деловом разговоре не всегда добиваются точности словоупотребления. Дурная привычка щеголять мудреной книжной лексикой мешает говорить просто и понятно. Особенно вредит яснос­ти и точности высказываний злоупотребление иностранными слова­ми. Часто этому сопутствует и элементарное незнание смысла слова.

Очень часто в устной деловой речи ее точность нарушается в ре­зультате синонимии терминов. ТЕРМИНОВ-СИНОНИМОВ В ОД­НОМ ВЫСКАЗЫВАНИИ БЫТЬ НЕ ДОЛЖНО!

Плохо, когда говорящий говорит то «разряжение», то «вакуум», то «водяная турбина», то «гидротурбина», или когда в одном случае он использует слово «томаты», а в другом — «помидоры».

В разговорной деловой речи для обозначения новых понятий не­редко создаются новые слова от иностранных по словообразователь­ным моделям русского языка. В результате появляются такие неуклюжие термины, как «шлюзовать» (от «шлюз»), «штабелировать» (от «штабель»), «кабелизировать» или «каблировать» (от «кабель»).

Нельзя также признать правомерной замену привычных, вошед­ших в язык терминов новыми, образованными на иностранный манер (сейчас это особенно модно). Например, вместо понятного всем слова «штабелеукладчик» можно часто услышать «штабилер» и даже «шта-билятор». Еще хуже, когда в результате такой замены появляется не совсем благозвучный термин, например, вместо «сортировочной маши­ны» — «сортиратор». От слова «блюдо» работники современной рес­торанной службы образовали уродливые термины «блюдаж» и «разблюдовка».

В деловой речи часто встречаются слова, не ставшие общеупотре­бительными, но активно используемые в деловой сфере. Это так назы­ваемые профессионализмы, которые служат для обозначения различ­ных производственных процессов, орудий производства, сырья, полу­чаемой продукции и т.д. В отличие от терминов, представляющих со­бой официальные научные наименования специальных понятий, профессионализмы воспринимаются как «полуофициальные» слова, не имеющие строго научного характера. Например, в производстве и эксплуатации автомобильной техники бытуют профессионализмы БА­РАНКА — рулевое колесо, КОРЗИНКА — механизм сцепления. В уст­ной речи полиграфистов можно услышать: ХВОСТ — нижнее наруж­ное поле страницы, а также нижний край книги, противоположный ее головке, ЗАБИТЫЙ шрифт — шрифт, находящийся долгое время в на­бранных гранках, и т. п.

Преимущество профессионализмов перед их общеупотребитель­ными эквивалентами в том, что они служат для разграничения близ­ких понятий, которые для неспециалиста имеют одно общее название. Благодаря этому специальная лексика для людей одной профессии яв­ляется средством точного и лаконичного выражения мысли. Однако информационная ценность профессионализмов утрачивается, если с ними сталкивается неспециалист. Поэтому использование профессио­нализмов в речи бизнесменов нежелательно, и его следует отнести к недостаткам словоупотребления.

К явным недостаткам деловой речи относится использование в ней слов-паразитов: «так», «так сказать», «понимаете», «значит», «вот», «это самое»» и др. Такие слова не украшают деловую речь, а только вызывают раздражение слушателей. Практически они бесполезны.

Слова-паразиты — языковое явление, о котором стоит поговорить. Это такая же проблема, как и проблема правильного выбора слов. Сло-ва-паразиты — это помеха, причем немалая. Они делают речь водянистой, отбирают у нее силу и эмоциональность. Как правило, эти слова доказывают: вы не уверены в том, что говорите. Однако многие так при­выкли к ним, что заполняют ими все паузы в речи.

Паузы между предложениями, группами слов, выражающими за­конченную мысль, должны быть. Нет необходимости заполнять их чем-либо. Кроме того, непрерывно произнося какие-либо звуки, вы лишае­те себя тех ничем не занятых мгновений, во время которых можно спо­койно подумать о том, что сказать собеседнику.

Использование штампов и канцеляризмов в деловой речи вполне закономерно, однако это совершенно не означает, что ими можно зло­употреблять. Между тем речь многих бизнесменов часто страдает от обилия именно таких слов и словосочетаний, которые придают ей без­душно-казенный характер и без нужды усложняют. Например: «Пер­вичное обслуживание закупаемых машин производится на базе исполь­зования обычного шоферского инструмента».

Некоторая доля ошибок, связанных с неточностью речи, возника­ет от того, что многие отечественные бизнесмены не имеют должного образования и слабо разбираются в специальной терминологии. По­этому они часто заменяют непонятное им слово знакомым или близ­ким по звучанию. Так, некоторые слово «движитель» заменяют на «дви­гатель», «остойчивость судна» — на «устойчивость судна», «реф-люкс» — на «рефлекс», «уайт-спирит» — на «спирт», «цилиндровый» — на «цилиндрический» и т. д.

Снижает точность сообщаемой информации проникновение в речь деловых людей просторечных и жаргонных слов цехового обихода, ко­торые употребляются вместо соответствующих терминов. Часто на пре­зентациях ряда фирм их работники при характеристике эксплуатаци­онных достоинств выпускаемой техники говорят: «исключен ПОРЫВ проводов», «ПОГИБ пластины в пределах допуска», «ЗАВИСАНИЕ ще­ток быстро устраняется», «СКОЛ изолятора не происходит».

Точность и ясность устной деловой речи обусловлена не только целенаправленным выбором слов и выражений. Не менее важен выбор грамматических конструкций, предполагающий точное следование нор­мам связи слов во фразе. Возможность по-разному объединять слова в словосочетания порождает двусмысленность. Так, двузначна конструк­ция: «В других товарах подобные маркировки отсутствуют» (другие товары или подобные маркировки отсутствуют — неясно).

Причиной неясности высказывания может стать неудачный по­рядок слов во фразе. Например: «Четыре подобных автомата обслу­живают несколько тысяч человек». В этой фразе подлежащее не от­личается по форме от прямого дополнения, и поэтому неясно, кто (или что) является субъектом действия: автоматы или люди, которые их обслуживают?

КРАТКОСТЬ — важнейшее требование к любой форме деловой речи, поскольку такая речь характеризуется, как мы уже отмечали, су­губо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений. Это оз­начает, что говорящий не злоупотребляет временем и терпением слу­шателя, избегая ненужных повторов, излишней детализации и словес­ного мусора. Каждое слово и выражение служит здесь цели, которую можно сформулировать следующим образом: по возможности точнее и короче изложить слушателям суть дела. Поэтому слова и словосоче­тания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть полно­стью исключены из деловой речи.

Многословие, или речевая избыточность, чаще всего проявляется в употреблении лишних слов, которые свидетельствуют не только о стилистической небрежности, они указывают также на нечеткость, нео­пределенность представлений говорящего о предмете речи, что часто идет в ущерб информативности, затемняя главную мысль высказывания.

Многословие проявляется в различных фор­мах. Так, очень часто участники деловых бесед навязчиво объясняют всем известные истины или неоднократно повторяют одни и те же мыс­ли, тем самым непреднамеренно затягивая де­ловой разговор.

Речевая избыточность может принимать форму ПЛЕОНАЗМА, под которым понимает­ся одновременное употребление близких по смыслу и потому лишних слов (предчувствовать заранее, темный мрак, главная суть, повседневная обыденность, ценное сокровище и т.п.). Часто плеоназмы рождаются при соединении синонимов (долгий и продолжи­тельный; смелый и мужественный; только лишь; однако тем не менее). Разновидностью плеоназма является ТАВТОЛОГИЯ, то есть повто­рение того же самого другими словами. Повседневные разговоры де­ловых людей буквально переполнены повторениями одинаковых или близких по значению слов, например: «в августе МЕСЯЦЕ», «СХЕМА­ТИЧЕСКИЙ план», «пять ЧЕЛОВЕК шахтеров», «семь ШТУК транс­форматоров» и т. п.

Тавтология может возникать при повторении однокоренных слов (рассказывать рассказ), а также при соединении русского и иноязычно­го слова, дублирующего его значение (впервые дебютировал, памятный сувенир). Последнее обычно свидетельствует о том, что говорящий не понимает точного смысла заимствованного иноязычного слова. Так по­являются сочетания «внутренний интерьер», «интервал перерыва», «юный вундеркинд», «мизерные мелочи», «ведущий лидер» и т. п.

Однако отдельные сочетания подобного типа настолько закрепи­лись в речи, что их уже нельзя относить к речевым недостаткам. К ним, например, относятся такие, как «период времени», «монументальный памятник», «реальная действительность», «экспонаты выставки», «бу­кинистическая книга».

К речевой избыточности деловой речи следует отнести и употреб­ление без надобности иностранных слов, которые дублируют русские слова и тем самым неоправданно усложняют высказывание. Зачем, например, говорить «ничего экстраординарного», когда можно сказать «ничего особенного»; вместо «ординарный» — «обыкновенный», вме­сто «индифферентно» — «равнодушно», вместо «игнорировать» — «не замечать», вместо «лимитировать» — «ограничивать», вместо «ориен­тировочно» — «примерно», вместо «функционировать» — «действо­вать», вместо «диверсификация» — «разнообра­зие», вместо «детерминировать» — «опреде­лять», вместо «опробировать» — «прове­рить» и т. д.

Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным по­вторениям, например: «промышлен­ная индустрия» (в слове «индуст­рия» уже заключено понятие «про­мышленная»), «форсировать строи­тельство   ускоренными   темпами» («форсировать» и означает «вести уско­ренными темпами»), «потерпеть полное фиас­ко» («фиаско» и есть полное поражение).

К стилистическим формам многословия следует отнести прежде всего злоупотребление канцеляризмами, засоряющими язык деловых людей, придающими ему казенный оттенок. Примером могут служить следующие фразы: «Эти товары ДОПУСТИМЫ К ПРОДАЖЕ только после специальной обработки», «Переходные кольца в этом узле служат В КАЧЕСТВЕ изоляции», «Подача напряжения осуществляется здесь ЧЕРЕЗ ПОСРЕДСТВО двухполюсного контактора», «Разгрузку товаров производят НА БАЗЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ленточного конвейера».

Особенно часто канцеляризмы проникают в речь деловых людей в результате неуместного использования так называемых отыменных предлогов (в деле, по линии, за счет, в части), которые лишают такую речь эмоциональности и краткости. Например: «В ЧАСТИ удовлетво­рения запросов населения», «В ДЕЛЕ повышения экономичности ра­боты двигателя», «ЗЛ СЧЕТ снижения налогообложения», «Выступая ПО ЛИНИИ критики».

Известно, что «каждый слышит то, что понимает». Поэтому сле­дует максимально заботиться о ДОСТУПНОСТИ речи, особенно в про­цессе делового разговора, когда требуется излагать свои мысли как можно проще и доходчивее.

Для того чтобы добиться этой цели, известный американский уче­ный П. Сопер в своей книге «Основы искусства речи» (М.: Прогресс, 1992) рекомендует использовать вспомогательный материал речи: оп­ределения, сравнения, примеры. Начнем с определений.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ нужны для слов, значения которых собеседни­ки не знают, и для терминов, употребляемых говорящим в особом смыс­ле. Обычно самый выразительный способ дать определение какого-нибудь понятия заключается в том, что вы скажете: «Приведу пример, поясняющий, что я имею в виду» — и затем изложите конкретный слу­чай, который типичен для этого понятия.

Очень важны в речи СРАВНЕНИЯ. Умственный процесс сравне­ния — существенный фактор познания. Пока мы не знаем, на что вещь похожа и чем она отличается от остальных вещей, мы не можем понять ее. Сравнения служат одной цели — сделать более ясными и убедитель­ными те высказанные мысли, к которым они имеют непосредственное отношение.

Сравнения могут быть самыми различными. Оборот речи, заклю­чающий скрытое уподобление, образное сближение слов на основе их переносного значения, называется МЕТАФОРОЙ. При сравнении ча­сто используют выражение «подобно тому, как...» Более пространная форма сравнения — АНАЛОГИЯ —представляет собой умозаключение: если два предмета схожи в одном отношении, то они схожи и в других.

Аналогии бывают фигуральными и в буквальном смысле. При фи­гуральной аналогии сравниваются два явления из различных облас­тей, разного порядка. Они имеют только символическую связь. При ана­логии в буквальном смысле сравниваются два явления из одной обла­сти, одного порядка. Аналогия в буквальном смысле обладает большей значимостью как доказательство в споре; фигуральная аналогия обыч­но стимулирует работу воображения.

ПРИМЕР — наиболее эффективный и доходчивый прием речи. При его помощи удается как бы приблизить предмет к слушателю. Су­щественное качество примера — конкретность. Примеры могут быть краткими или более подробными, фактическими или предположитель­ными, шуточными или серьезными.

Краткие примеры незаменимы, когда приходится в условиях ог­раниченного времени пояснять многочисленные подробности.

Предположительные примеры не содержат утверждений о подлин­ных фактах, но они могут оказаться полезными, когда отвлеченные или общие идеи нужно сделать наглядными. При прочих равных условиях фактический пример производит большее впечатление, чем предполо­жительный. У слушателя обычно возникает интерес уже при словах: «А теперь позвольте рассказать вам об одном случае, действительно имевшем место...» Кроме того, только примеры-факты могут найти применение как доказательства или обоснования.