5.2. Система учета контрольных документов

5.2. Система учета контрольных документов

Контроль исполнения документа строится на базе регистраци­онных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполне­ния, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (пред­варительный контроль) в следующем порядке: по заданиям после­дующих лет — не реже одного раза в год; по заданиям последую­щих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра ре­гистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточ­ки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составля­ются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы ис­полнители могут завести папки для исполнения документов «Сроч­но», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).