Оформление реквизитов документов

.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федера­ции помещают на бланках документов в соответствии с Положе­нием о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации поме­щают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслужи­вания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06. Наименование организации, являющейся автором докумен­та, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование высшестоящей организа­ции.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и нацио­нальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случа­ях, когда оно закреплено в учредительных документах организа­ции. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже пол­ного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наимено­вания на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представ­ляющее организацию.

07.  Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению орга­низации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электрон­ной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или издан­ного организацией, регламентируется уставом (положением об орга­низации) и должно соответствовать видам документов, предусмот­ренным Унифицированной системой организационно-распоряди­тельных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа является дата его подписания или утвер­ждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколь­ко организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой пос­ледовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-циф­ровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г., а так­же оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.

10.  Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкого номера, который можно дополнять по усмотрению орга­низации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о кор­респонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер доку­мента, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11.  Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наи­менование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает толь­ко общепринятые сокращения.

13.  Гриф ограничения доступа к документу (секретно, кон­фиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут быть организации, их структур­ные подразделения, должностные или физические лица. При адре­совании документа должностному или физическому лицу инициа­лы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Администрация Новосибирской области

                       Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области

                       Контрольно-правовое управление

                       Главному специалисту А. С. Сидорову

или

                       Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»

                       И. И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной организа­ции, то их следует указывать обобщенно. Например:

                       Администрации районов, городов

                       Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может вклю­чаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последова­тельности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Сло­во «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ука­зывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подпи­сывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указыва­ется только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименова­ние, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Новый мир»

           Малый Путинковский переулок, д. 1/2

                              Центр, Москва, 103006

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например:

                              Директору ЗАО

                              «Кристалл»

                              Г.В. Сидорову

При адресовании документа физическому лицу указывают ини­циалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например:

                                                        А.Н. Гуляеву

                                                                       ул. Мира, д. 11, кв. 12

                                                                          г. Новосибирск, 630102

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально из­даваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, ут­верждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

                                                  УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

                                                              Подпись А.А. Иванова

                                          12.02.2000

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, при­казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖ­ДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без ка­вычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

                                   

                                        УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего собрания

                                  акционеров

                                          15.03.2000 № 12

или

 

                                         УТВЕРЖДЕНЫ

                                                      Приказом Председателя

                                          Правления банка

                                         30.09.2000 № 82

или

                                      УТВЕРЖДЕН

                                            Постановлением

                                                        администрации области

                                           12.03.2000 №375

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Ре­золюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2000

Подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполни­телем является лицо, названное в резолюции первым. На докумен­тах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, ре­золюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдель­ном листе.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания доку­мента указывают в заголовке к тексту. Он должен быть макси­мально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголо­вок должен грамматически согласовываться с названием докумен­та. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогичес­кого совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18.  Отметка о контроле. Срок исполнения документов ука­зывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок конт­рольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или бук­вой «К».

19.  Текст. Тексты документов пишут на русском языке при на­правлении их

в федеральные органы государственной власти, органы государ­ственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположен­ные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, табли­цы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «нахо­дились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печата­ются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления докумен­та, во второй (заключительной)—решения, выводы, просьбы, пред­ложения, рекомендации. Текст может содержать только заключи­тельную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организа­ции, автора документа, дату документа, его регистрационный но­мер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нуме­руют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («прика­зываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности органи­заций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справ­ка), используют форму изложения текста от третьего лица един­ственного или множественного числа («отдел осуществляет функ­ции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

•    от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

•    от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следую­щей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

 

Приложения:1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.                                 

                       2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верх­нем углу следует сделать отметку с указанием названия распоря­дительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение к постановлению администраций области от 10.01.2000 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если доку­мент оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформ­ленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем

управления                                Подпись А.А. Сергеев

или

Директор института              Подпись А.А. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательнос­ти, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода                              Подпись      В.В. Волков

Главный бухгалтер                         Подпись      В.М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель министра                                        Заместитель министра

транспорта РФ                                                     связи РФ

 

Подпись А.А. Петров                                            Подпись А.В. Смирнов

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должно­сти лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в. соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии            Подпись    Н.В. Куликов

Члены комиссии:                       Подпись    К.М. Артемьева

                                                    Подпись    С.П. Матвеев

                                                    Подпись    В.А. Филатов

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фа­милии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

22. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наи­менования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшиф­ровки и даты. Например:

         СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

 начального профессионального

образования Министерства

образования РФ

_______________Е.Я. Бутко

Подпись

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

 педагогического совета

от 10.02.2000 №5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласо­вания» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или со­гласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить пред­лог «За» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего Документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник общего отдела

Личная подпись        Е.О. Матвеенко

19.09.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следую­щим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись         А.И. Ващук

19.09.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из организа­ции, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе со­гласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должност­ных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть за­верена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует про­ставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник

управления       Печать      Подпись                Г.В. Сидоров

25.  Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заве­рившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заве­рения. Например:

Верно:

Инженер отдела кадров     Подпись     А.С. Смирнов

10.02.2000

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Фамилия исполнителя (составителя) и номер его теле­фона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии мес­та на оборотной стороне последнего листа документа в левом ниж­нем углу. Например:       Аксенов

               22-50-32

или

              Аксенов Юрий Михайлович

              22-50-32

27.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

•    краткие сведения об исполнении или, при наличии соответ­ствующего документа, ссылку на его дату и номер;

•    слова «В дело»;

•    номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в ниж­ней части первого листа документа и включает сокращенное наи­менование организации — получателя документа, дату поступле­ния документа, его индекс.

29. Идентификатором электронной копии документа явля­ется отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанав­ливаемые в организации.

м углу. Например:       Аксенов

               22-50-32

или

              Аксенов Юрий Михайлович

              22-50-32

27.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

•    краткие сведения об исполнении или, при наличии соответ­ствующего документа, ссылку на его дату и номер;

•    слова «В дело»;

•    номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в ниж­ней части первого листа документа и включает сокращенное наи­менование организации — получателя документа, дату поступле­ния документа, его индекс.

29. Идентификатором электронной копии документа явля­ется отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанав­ливаемые в организации.