Тема 5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Тема 5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обра­щения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обраще­ния, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в уста­новленный срок.

Существует три основных вида обращения: предложение, заяв­ление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, об­ратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкрет­ные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию пре­доставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявле­ние может сигнализировать и об определенных недостатках в дея­тельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения постав­ленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о наруше­нии субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и от­дельных граждан, в результате необоснованных действий кото­рых либо необоснованного отказа в совершении предусмотрен­ных законом действий произошло, по мнению заявителя, нару­шение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обра­щения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также яв­ляется жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обра­щения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении мо­жет быть заявление об освобождении от налога и жалоба на непра­вильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявле­ниям и жалобам граждан в государственных органах, на предпри­ятиях и в организациях и законов краев, областей. Такой закон, при­нятый в Новосибирской области, приведен в прилож. 5.1.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым об­ращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должност­ным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия об­жалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ве­дению которых не относятся вопросы, поставленные в обращени­ях, должны не позже чем в пятидневный Срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направ­лять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого уста­навливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в пись­менной или устной форме о решениях, принятых по их обращени­ям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с реше­нием по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены госу­дарственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законода­тельного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступления и учитыва­ются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прилож. 5.2-5.4). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Например: К-187 от 12.06.97.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответству­ющей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указы­вается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложе­ния, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от од­ного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государ­ственный орган, учитываются под регистрационным индексом пер­вого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Например: К-187/1, К-187/2.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, гео­графическому и тематическому признакам. Контроль за разреше­нием предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обес­печить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему пись­ма граждан в государственные органы и требует сообщить резуль­таты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются про­межуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае кон­троль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают ру­ководители государственных органов, ответственные за своевре­менное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают ру­ководители и специально уполномоченные на то лица из государ­ственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответ­ствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регис­трационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предло­жения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчер­пывающие ответы в соответствии с действующим законодатель­ством.

Руководители государственных органов должны систематичес­ки анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопро­изводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прилож. 5.5-5.9) и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются пос­ле их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизвод­ство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у испол­нителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами состав­ляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявле­ния и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохран­ность документов этого вида в учреждении несут руководитель уч­реждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере не­обходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По ис­течении срока хранения дела подлежат уничтожению в установ­ленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к ма­шинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машинно-ориентированном варианте.