1. Современное деловое письмо

1. Современное деловое письмо

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи пред­приятия, организации, учреждения с внешним миром. Через пись­ма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровож­дают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, теле­графа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управлен­ческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой класси­фикации. Огромное количество писем при однотипности управ­ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, ана­лиз современной деловой переписки показывает отсутствие у мно­гих управленческих работников навыков составления писем. Меж­ду тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно зани­мать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые пись­ма» считают, что расточительство в словах ведет к расточитель­ству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информа­ция, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официаль­ных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требова­ниям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность язы­ка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматрива­лись людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писа­ных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводи­телей требовались абсолютная точность формулировок, доскональ­ное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процес­сов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции аме­риканского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документа­ции настолько стандартен, что его выражение через индивидуаль­ную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его сло­варный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основ­ном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы госу­дарственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и тор­говли имеет свою социальную базу — коллективный характер про­изводственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соот­ветствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны распола­гаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элемен­тами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название орга­низации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Блан­ки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. На­пример, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов сле­дует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конст­рукционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их рас­положения. Документы, входящие в состав унифицированных си­стем документации, состоят из трех основных частей, которые рас-. полагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту .восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распоряди­тельных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для пи­сем;

• уменьшить стоимость машинописных работ;

• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

• облегчить визуальный поиск необходимой информации;

• расширить возможности применения вычислительной и орга­низационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования фор­муляров и бланков всех видов управленческой документации. Пло­щадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждо­го реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизи­та в печатных знаках.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зави­симости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один доку­мент не оформляется полным их набором. Для каждого вида доку­мента определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следую­щий состав реквизитов:

1)  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий);

2) эмблема организации (если не государственное);

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской пе­реписки), если он есть;

4) код документа по ОКУД (если есть);

5) наименование организации (полное и сокращенное);

6) справочные данные об организации;

7) дата;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на индекс и дату входящего документа;

10) адресат;

11) заголовок к тексту; 12)текст;

13) подпись;

14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;

15) идентификатор электронной копии документа.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется фор­муляром. Реквизиты (1) — (6) печатаются, как правило, типограф­ским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Док­ладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного гер­ба РФ помещается на бланках писем государственных учрежде­ний.

Наименование организации—адресанта документа дается в пол­ном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно-иссле­довательский институт документирования и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами:

•  по первым буквам слов, входящих в наименования. Напри­мер: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишут­ся слитно и буквы в них не разделяются точками;

• по начальным слогам букв, входящих в наименования. Напри­мер: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

• смешанным способом, когда сложносокращенные наименова­ния образуются частично из начальных букв, частично из усечен­ных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во вто­рой — строчными. Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишут­ся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К обязательным реквизитам официального письма относятся по­чтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведе­ний о почтовом и телеграфном адресах организации должны соот­ветствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо ука­зывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

 Обязательным реквизитом письма является дата, которая про­ставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Напри­мер, дату 25 октября 1998 года следует записать так: 25.10.98 (до­пускается и иная запись: 25.10.1998). Если число или месяц обо­значаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1998 года записывают следующим образом: 12.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.

Регистрационный номер исходящего документа—номер пись­ма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подраз­деления, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспон­дентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый но­мер исходящего письма. Например: № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на номер и дату входящего документа включает ре­гистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставле­ние дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» упот­реблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая фор­ма этого реквизита:

На №___________         от_____________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тек­сте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следую­щим: «На № 4520/144 от 17.05.98».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наиме­нование и адрес организации, структурной части организации, фир­мы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внут­ренний адрес письма. В адресате название организации-получате­ля пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид».

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, кото­рое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фами­лию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должност­ному лицу название организации указывается в именительном па­деже, а должность и фамилия — в дательном.

Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

А.Н. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наиме­нование организации должно входить в состав наименования дол­жности адресата. Например:

Ректору Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

 проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опуще­ны. Наименование организации, имя и фамилию лица, которо­му письмо адресовано, следует писать так, как они даны на ис­ходящей от этой организации корреспонденции или как в спра­вочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспонден­там — в этих случаях целесообразно применять конверты с зара­нее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указыва­ется должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации. Например:

Директору акционерного общества

«Кристалл»

Г.Н. Некрасову

Скатертный пер., д. 22,

Москва, 103030

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый ин­декс. Например:

П.И. Григорьеву

ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

г. Новосибирск, 630102

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое зва­ние (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. На­пример:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применя­ется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматрива­ется как субъект гражданских правоотношений. В переписке с орга­низациями и фирмами других стран слова «господин», «господи­ну» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затро­нутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содер­жание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пи­шется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание докумен­та. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно про­читать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем от­носится данное письмо и куда его следует направить, что особен­но важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости прочиты­вать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное вы­ражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска Г.В.

Сидорову

                         По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печат­ным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее упот­ребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как пра­вило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму при­ложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сра­зу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются на­звания прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте пись­ма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на _____________л. в _________________экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указы­вается. Например:

Приложение: Информационный материал о международной  выставке «СИБ-98» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заго­ловок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с ос­новным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сра­зу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. По­скольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, назва­ние учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы                       Подпись     К. К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвер­дить действительность первой подписи, а также в особо ответствен­ных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бух­галтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института                      Подпись     А. С. Марченко

Главный бухгалтер                        Подпись     Ю.П. Волков    

При подписании письма несколькими лицами, занимающими оди­наковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:              Директор ОАО «Карелия»             Директор ЗАО «Корсар»

Подпись   И.В. Петров                      Подпись     Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, дол­жны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на про­екте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно ука­зывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (на­пример, «и.о», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наиме­нованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостове­рения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридичес­кой силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фами­лию исполнителя, полностью имя и отчество, номер его служебно­го телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Герб РФ

Наименование организации

 Наименование структурного подразделения                Адресат

 (или бланк конкретного должностного лица.

 Например, зам, министра)

Справочные данные организации

Заголовок письма

(начинается с предлогов «О» или «Об»)

                                            Текст

Должность      Подпись      Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя (или Ф.И.О. и номер телефона)