3. Документы оперативной информации

3. Документы оперативной информации

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о факти­ческом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. (см. прилож. 6.10—6.15). Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядитель­ным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в ин­формационно-справочных материалах, может побуждать к дей­ствию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы­даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос­товерения того или иного юридического факта. Более многочис­ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо­ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива­ния, наличии иждивенцев и т.п. Например:

Новомосковское производственное

объединение «Азот»                                               Детский сад № 2

СПРАВКА

10.08.2000 № 113

г. Новосибирск

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад — 600 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров                           Подпись     А.В. Иванов

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или^факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со­ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док­ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак­ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид докумен­та (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю доклад­ную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Общий отдел                                               Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                         объединения

10.05.2000 №36                                           Н.К. Иванову

г. Новосибирск

О замене пишущих машин

Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых ма­шинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машбюро                     Подпись               Г.Н. Колбина

Пример оформления внешней докладной записки:

Министерство                                               Генеральному директору

образования РФ                                            Завода точного

Новосибирское областное                           машиностроения

управление народного                                    И.И. Петрову

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2000 № 15

г. Новосибирск

О проверке технического

 состояния жилых помещений

базы, отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского рай­она о проверке готовности баз отдыха для детей и определения ко­личества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы от­дыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо                               Подпись      Н.И. Пирогова

Объяснительная записка—это документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож­дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель­ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель­ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос­произведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                       Директору центра

10.04.2000 №34                                                     «Кадры»

                                                                                Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе

секретарей-референтов

09.04.2000 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель                                   Подпись      Г.И. Григорьева

Наименование организации               Генеральному директору

Производственный отдел                  объединения

                                                            А.А.Зуеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 12.01.2000 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства ам­миака за 1999 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела              Подпись      Ю.П. Елкин

Производственное объединение           Начальнику шахты

по добыче железной руды                    К.Е. Матвееву

«Крымчермет»

шахта «Юзовская»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

24.01.2000 №87

О нарушении производственной

дисциплины

11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопас­ности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Его­ров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопаснос­ти, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.                               

Горный мастер                               Подпись     П.Г. Потапов

Акт—документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и на­значаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель­ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреж­дений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене ру­ководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегуста­ции; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схе­ме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо воп­роса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Напри­мер, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии дол­жны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроиз­водства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в госу­дарственных органах, на предприятиях, в учреждениях и органи­зациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет ко­миссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наме­тить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся чер­новые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и мес­ту актируемого события. Для значительного количества повторяю­щихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликви­дации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляе­мых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое пе­чатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименова­ние распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О про­ведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется сло­во «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами со­ставителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель_____________________________________________

                                         Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии:

Члены комиссии:       1. _____________________________________

                                               Должность, фамилия, инициалы

                                     2.

                                     3.

Присутствовали:       1. _____________________________________

                                              Должность, фамилия, инициалы

                                    2. ….

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учрежде­ния.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна — акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. — в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фа­милиями не указываются. Например:

Председатель комиссии         Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии: ______________ В.Н. Кириллов

                                    Подпись

                              ______________ И.Н. Потапов

                                     Подпись

                              ______________ Н.Н. Ламшйна

                                     Подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заго­ловок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоя­щего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению до­кументов и дел — руководителем учреждения. Утверждение офор­мляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Приведем пример оформления акта:

Министерство культуры России                      УТВЕРЖДАЮ

 Комитет по культуре                                        председатель комитета

Администрации                                                Подпись Н.И. Петров

___________________________                      ___________________

       Наименование области                                        Дата

АКТ

18.05.2000 № 12

г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии:   1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

                                 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

                                 3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

                                 4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила органи­зацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконно­го уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное по­мещение для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й — в дело № 1—23

2-й — в областной архив.

Председатель комиссии     Подпись   Г.В. Сидоров

Члены комиссии:                Подпись   Н.И. Григорьева

                                              Подпись   ГГ. Михайлова

                                             Подпись   С.И. Мышкина

                                             Подпись   М.В. Прокудина

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во мно­гом зависят своевременность и правильность принятия решения. По­этому чтобы обеспечить срочное получение информации, она переда­ется по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а так­же схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фа­милия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращен­ный адрес: Например:

КЕМЕРОВО             КОЛОС               ПЕТРОВУ

КРАСНОЯРСК         КОБРА                 МАХИНУ

ТОМСК                     ГРАНИТ             ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый ад­рес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключе­ния. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказа­тельство.

Большое значение при составлении телеграммы следует прида­вать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется теле­грамма особым телеграфным языком, по возможности без предло­гов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окон­чаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как име­ют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными бук­вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (воп­росительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозна­чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

______________________________________________________________

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.

Тел. 24-02-83. Р/счет________________________________________

Директор                           Н.И. Петров

Исх. №__________

Дата____________

Пример шифрованной телеграммы:

КЕМЕРОВО АГАТ

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВЛЕН САМОЛЕ- ТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

______________________________________________________________

630070, г. Новосибирск-70, ул. Горького, 24.

Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет_______________________________

Директор                                     К.П. Сомов

Исх. №__________

Дата____________