Создание документа публикации и отчёты
Министерство образования и науки Российской Федерации
Российская Международная Академия Туризма
Волжско-Камский филиал
Факультет менеджмента
РЕФЕРАТ
по дисциплине: «Информатика»
на тему: «Создание документа: публикации и отчёты»
Выполнила студентка
I курса 11 группы
Филипенко Н.О.
Проверила преподаватель
Розенцвайг Г.А.
Набережные Челны
2005 год.
Содержание
TOC o "1-3" h z Введение... h 3
2.1.Создание шаблона документа.. h 9
Изысканный отчёт, современный отчёт, стандартный отчёт.. h 10
Брошюра, руководство, диссертация, справочник.. h 12
Введение
Microsoft Word действительно весьма популярный и мощный редактор. Он умеет всё, что должен уметь современный текст-процессор, плюс ещё кое-что.
Сейчас используются пять версий этой программы:
v Word 6.0
v Word 7.0 (он же Word 95)
v Word 8.0 (он же Word 97)
v Word 2000 (9.0)
v Word XP (10)
Эти версии во многом схожи, просто владельцы самых старых компьютеров и Windows 3.х пользуются шестым, обладатели Windows 95 – шестым и седьмым Word’ом, а счастливые хозяева мощных и быстрых компьютеров с последними версиями Windows – восьмой-десятой версиями текст-процессора.
Сегодня уже невозможно говорить о каких-то альтернативах Word’у. По крайней мере, в России и обозримом прилегающем пространстве этот текстовый редактор стал единым и всеобщем стандартом, конкурентов не осталось. Разве что с самим собой Word ещё конкурирует: обладателя Word 7 приходится долго и тщательно уговаривать, чтобы он захотел потратиться на
Word XP.
Так что же даёт эта программа? Удобство набора, редактирования и оформления текста; большое количество значков-кнопок для ускоренного выполнения команд; развитую систему готовых или ранее созданных стилей оформления; замечательную возможность автозамены при наборе; довольно удобную работу с многоколонным расположением текста; достаточно умелую систему для работы с таблицами; возможность украшать текст разнообразными рамками и линиями, как горизонтальными, так и вертикальными; обтекание текстом любых вставленных в документ объектов (картинок, таблиц, других текстов); широкие возможности создания бланков
Глава I. Стили
Документ – это стиль.
Стиль – это человек.
Человек – это звучит гордо.[1]
Абзац – элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. В меню «Формат/Абзац» имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно – неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путём использования понятия стиль.
Стиль оформления – это именованная совокупность настоек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.
Особенностью текстовых процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают четыре типа стилей:
· стили абзаца,
· стили знаков,
· стили списков,
· стили таблиц.
С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.
Наличие разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приёмы форматирования. Например, внутри абзаца, оформленного
одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.
Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после её установки. Их используют путём выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.
Все работы по созданию новых стилей и изменению существующих выполняют с помощью Области задач в режиме «Стили и форматирование». Если Область задач закрыта или находится в ином режиме, надо дать команду «Формат/Стили и форматирование».
1.1. Настройка стиля[2]
Настройку стиля выполняют в диалоговом окне «Стиль». Настраиваемый стиль выбирают в списке стили. Для
Рисунок SEQ Рисунок * ARABIC 1
При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.
1.2. Создание стиля
Для создания нового стиля надо щёлкнуть на кнопке «Создать стиль» в Области задач. Откроется диалоговое окно «Создание стиля».
В данном окне следует:
ü ввести название нового стиля в поле «Имя»
ü выбрать тип стиля
ü выбрать стиль, на котором основан стиль
ü указать стиль следующего абзаца
ü настроить основные элементы стиля, используя средства данного диалогового окна
ü настроить дополнительные элементы стиля с помощью кнопки «Формат»
Важной чертой любой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить настройку стиля до минимума, сосредоточившись только на отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.
Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей Enter.
Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными технологическими операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным изменениям во многих других стилях.
глава II. Шаблоны
Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть – это шаблоны, причём некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.
Рисунок SEQ Рисунок * ARABIC 2
По своей сути, шаблоны – это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остаётся в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.
Виды шаблонов:
1. Письма и факсы
2. Публикации
а) диссертация;
б) брошюра;
в) руководство;
г) справочник.
3. Слияние
4. Юридические
5. Общие
6. Веб-страницы
7.
8. Записки
9. Отчёты
а) изысканный;
б) современный;
в) стандартный.
2.1.Создание шаблона документа[3]
Выполните одно из следующих действий:
· Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду «Открыть» в меню «Файл», а затем откройте нужный документ.
·
· В меню «Файл» выберите команду «Сохранить как».
· Выберите значение «Шаблон документа» в поле «Тип файла». При сохранении файла, который был создан как шаблон, этот тип файла выбирается автоматически.
· По умолчанию в поле «Папка» открывается папка «Шаблоны». В диалоговом окне «Создание документа» этой папке соответствует вкладка «Общие». Чтобы включить данный шаблон в список на другой вкладке, откройте одну из папок, вложенных в папку «Шаблоны».
· Введите имя для нового шаблона в поле «Имя файла», а затем нажмите кнопку «Сохранить».
· Добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в документах быть не должно.
· Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
· Нажмите кнопку «Сохранить», а затем выберите команду «Закрыть» в меню «Файл».
Примечания
Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Normal.dot.
2.2. Отчёты
Изысканный отчёт, современный отчёт, стандартный отчёт
Как использовать этот шаблон отчёта
Измените текст заголовка на обложке отчета. Для оформления отчета используйте такие стили, как заголовки 1-5, основной текст, цитаты, маркированные и нумерованные списки, выбирая их из списка на панели форматирования.
Этот шаблон отчета содержит стили для оформления оглавления и предметного указателя. Выберите команду «Оглавление и указатели» в меню «Вставка», а затем нужную вкладку. Не забудьте выбрать формат «Из шаблона».
Как создать собственный отчёт, используя этот шаблон
Для создания собственного шаблона выберите команду «Создать» в меню «Файл», а затем данный шаблон. Обязательно выберите тип документа «Шаблон» в нижнем правом углу диалогового окна. Затем внесите необходимые изменения и сохраните шаблон под другим именем.
Введите название и адрес своей организации, заменив соответствующий текст в верхней части страницы обложки.
Выберите команду «Сохранить как» в меню «Файл». В списке «Тип документа» выберите «Шаблон документа» (расширение имени файла должно измениться с .doc на .dot). Сохраните файл под другим именем, чтобы сохранить оригинал, или используйте то же имя, чтобы заменить текущую версию.
Как создать документ
Чтобы создать отчет с помощью только что сохраненного шаблона, выберите команду «Создать» в меню «Файл» и откройте этот шаблон как документ. Сведения о вашей организации будут добавлены автоматически. Затем введите свой отчет, используя нужные стили.
Как создать нумерованный или маркированный список
Для создания маркированного списка, подобного этому, выделите один или несколько абзацев, а затем выберите «Маркированный список» из списка стилей на панели форматирования.
Для создания нумерованного списка, подобного тому, что расположен выше, выделите один или несколько абзацев, а затем выберите «Нумерованный список» из списка стилей на панели форматирования. Нумерация абзацев произойдет автоматически.
Стиль «Цитаты» может использоваться для цитат, примечаний или советов. Для применения этого стиля выделите абзац, а затем выберите стиль «Цитаты» из списка стилей на панели форматирования.
Дополнительные сведения
Существует три способа просмотра имен стилей:
Ø В обычном режиме выберите команду «Параметры» в меню «Сервис», а затем вкладку «Вид». Введите какое-либо число (например, 1) в поле «Ширина полосы стилей» и нажмите кнопку «ОК». Рядом с каждым абзацем появится имя соответствующего стиля.
Ø В режиме разметки щелкните любой абзац, и имя соответствующего ему стиля появится в списке стилей на панели форматирования.
Ø Выберите команду «Библиотека стилей» в меню «Формат». В группе «Просмотреть» выберите параметр «Образцы стилей».
Как создать таблицу
Чтобы создать таблицу, выберете команду «Добавить таблицу» в меню «Таблица». Чтобы она выглядела как приведенная ниже таблица, выберите команду «Автоформат» в меню «Таблица», а затем изысканный формат.
Чтобы изменить существующую таблицу, установите курсор в любую ячейку таблицы, а затем выберите нужную команду в меню «Таблица».
2.3. Публикации
Брошюра, руководство, диссертация, справочник
Подготовка текста для брошюры или журнала
Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки.
Можно задать число газетных колонок, задать промежутки между ними и вставить вертикальные разделители между колонками. Можно также добавить заголовок в виде полосы, ширина которой равняется ширине страницы.
Создание связанных надписей
Например, при создании брошюры или журнала необходимо создать цепочку связанных надписей, начинающуюся со страницы 1, с продолжением на странице 4. Чтобы создать такую цепочку, нужно разместить текст в надписях и затем создать связи надписей, чтобы текст перетекал из одной надписи в другую в заданном порядке.
При добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает в следующую надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает текст из следующей надписи. Несколько записей можно связать в цепочку. Документ может содержать несколько составных цепочек надписей. При этом связанные надписи должны находиться в одном документе. Связи не обязательно должны быть расставлены в прямом направлении. См. инструкции по созданию связанных надписей.
Вместо прямоугольных или квадратных контейнеров надписей в цепочке в качестве контейнеров можно использовать различные фигуры: круги, полосы, фигуры блок-схем и другие автофигуры. После того как будут созданы связанные надписи и вставлен текст, можно изменить форму контейнера для цепочки.
Создание параллельных колонок текста на нескольких страницах
Используя связанные надписи, можно заставить текст колонки 1 переходить в колонку 1 на следующей странице. Текст, расположенный рядом с первым в колонке 2, может перетекать в колонку 2 на следующей странице параллельно колонке 1. Этот способ полезен, если имеются два сходных текста, например, текст на английском языке можно расположить слева, а на немецком — справа.
Этот метод даёт результат, отличный от результата, получаемого при использовании команды «Колонки» в меню «Формат», когда текст переходит из колонки 1 в колонку 2 на текущей странице. Для создания параллельных колонок можно также использовать таблицы, но связанные надписи обеспечивают лучшее управление перетеканием текста.
2.4. Статистика
Список литературы
1. Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.: Питер,2004.-697с.:ил.
2. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере/ Под ред. Н,В, Макаровой.- 3-е зд., перераб. – М.: Финансы и статистика, 2003.- 256 с.: ил.
3. Информатика. Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В. Симонович.- СПб.: Питер, 2003.-640 с.: ил.
[1] Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.: Питер,2004.-697с.:ил.