Создание документа публикации и отчёты

Министерство образования и науки Российской Федерации

Российская Международная Академия Туризма

Волжско-Камский филиал

                               

Факультет менеджмента

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Информатика»

на тему: «Создание документа: публикации и отчёты»

                                                                     Выполнила студентка

                                                                               I курса 11 группы

                                                                               Филипенко Н.О.

                                                                                            Проверила преподаватель 

                                                                               Розенцвайг Г.А.

Набережные Челны

2005 год.

Содержание

 TOC o "1-3" h z Введение... h 3

Глава I. Стили... h 5

1.1. Настройка стиля.. h 6

1.2. Создание стиля.. h 7

глава II. Шаблоны.... h 8

2.1.Создание шаблона документа.. h 9

2.2. Отчёты... h 10

Изысканный отчёт, современный отчёт, стандартный отчёт.. h 10

2.3. Публикации.. h 12

Брошюра, руководство, диссертация, справочник.. h 12

2.4. Статистика.. h 13

Список литературы.... h 14

Введение

Microsoft Word действительно весьма популярный и мощный редактор. Он умеет всё, что должен уметь современный текст-процессор, плюс ещё кое-что.

Сейчас используются пять версий этой программы:

v Word 6.0

v Word 7.0 (он же Word 95)

v Word 8.0 (он же Word 97)

v Word 2000 (9.0)

v Word XP (10)

Эти версии во многом схожи, просто владельцы самых старых компьютеров и Windows 3.х пользуются шестым, обладатели Windows 95 – шестым и седьмым Word’ом, а счастливые хозяева мощных и быстрых компьютеров с последними версиями Windows – восьмой-десятой версиями текст-процессора.

Сегодня уже невозможно говорить о каких-то альтернативах Word’у. По крайней мере, в России и обозримом прилегающем пространстве этот текстовый редактор стал единым и всеобщем стандартом, конкурентов не осталось. Разве что с самим собой Word ещё конкурирует: обладателя Word 7 приходится долго и тщательно уговаривать, чтобы он захотел потратиться на

Word XP.

    Так что же даёт эта программа? Удобство набора, редактирования и оформления текста; большое количество значков-кнопок для ускоренного выполнения команд; развитую систему готовых или ранее созданных стилей оформления; замечательную возможность автозамены при наборе; довольно удобную работу с многоколонным расположением текста; достаточно умелую систему для работы с таблицами; возможность украшать текст разнообразными рамками и линиями, как горизонтальными, так и вертикальными; обтекание текстом любых вставленных в документ объектов (картинок, таблиц, других текстов); широкие возможности создания бланков

Глава I. Стили

Документ – это стиль.

Стиль – это человек.

Человек – это звучит гордо.[1]

Абзац – элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. В меню «Формат/Абзац» имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно – неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путём использования понятия стиль.

   Стиль оформления – это именованная совокупность настоек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

   Особенностью текстовых процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают четыре типа стилей:

·        стили абзаца,

·        стили знаков,

·        стили списков,

·        стили таблиц.

С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.

   Наличие разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приёмы форматирования. Например, внутри абзаца, оформленного

одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.

   Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после её установки. Их используют путём выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

   Все работы по созданию новых стилей и изменению существующих выполняют с помощью Области задач в режиме «Стили и форматирование». Если Область задач закрыта или находится в ином режиме, надо дать команду «Формат/Стили и форматирование».

1.1. Настройка стиля[2]

Настройку стиля выполняют в диалоговом окне «Стиль». Настраиваемый стиль выбирают в списке стили. Для  

 Рисунок  SEQ Рисунок * ARABIC 1

  При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.

1.2. Создание стиля

  Для создания нового стиля надо щёлкнуть на кнопке «Создать стиль» в Области задач. Откроется диалоговое окно «Создание стиля».

   В данном окне следует:

ü    ввести название нового стиля в поле «Имя»

ü    выбрать тип стиля

ü    выбрать стиль, на котором основан стиль

ü    указать стиль следующего абзаца

ü    настроить основные элементы стиля, используя средства данного диалогового окна

ü    настроить дополнительные элементы стиля с помощью кнопки «Формат»

  Важной чертой любой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить настройку стиля до минимума, сосредоточившись только на отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.

   Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей Enter.

    Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными технологическими операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи  с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным изменениям во многих других стилях.

   

глава II. Шаблоны

  Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть – это шаблоны, причём некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.

 Рисунок  SEQ Рисунок * ARABIC 2

  По своей сути, шаблоны – это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остаётся в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

   Виды шаблонов:

1.     Письма и факсы

2.     Публикации

а) диссертация;

б) брошюра;

в) руководство;

г) справочник.

3.     Слияние

4.     Юридические

5.     Общие

6.     Веб-страницы

7.    

8.     Записки

9.     Отчёты

а) изысканный;

     б) современный;

     в) стандартный.

2.1.Создание шаблона документа[3]

Выполните одно из следующих действий:

·        Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду «Открыть» в меню «Файл», а затем откройте нужный документ.

·       

·        В меню «Файл» выберите команду «Сохранить как».

·        Выберите значение «Шаблон документа» в поле «Тип файла». При сохранении файла, который был создан как шаблон, этот тип файла выбирается автоматически.

·        По умолчанию в поле «Папка» открывается папка «Шаблоны». В диалоговом окне «Создание документа» этой папке соответствует вкладка «Общие». Чтобы включить данный шаблон в список на другой вкладке, откройте одну из папок, вложенных в папку «Шаблоны».

·        Введите имя для нового шаблона в поле «Имя файла», а затем нажмите кнопку «Сохранить».

·        Добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в документах быть не должно.

·        Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

·        Нажмите кнопку «Сохранить», а затем выберите команду «Закрыть» в меню «Файл».

Примечания

Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Normal.dot.

2.2. Отчёты

Изысканный отчёт, современный отчёт, стандартный отчёт

Как использовать этот шаблон отчёта

      Измените текст заголовка на обложке отчета. Для оформления отчета используйте такие стили, как заголовки 1-5, основной текст, цитаты, маркированные и нумерованные списки, выбирая их из списка на панели форматирования. 

     Этот шаблон отчета содержит стили для оформления оглавления и предметного указателя. Выберите команду «Оглавление и указатели» в меню «Вставка», а затем нужную вкладку. Не забудьте выбрать формат «Из шаблона».

Как создать собственный отчёт, используя этот шаблон

     Для создания собственного шаблона выберите команду «Создать» в меню «Файл», а затем данный шаблон.  Обязательно выберите тип документа «Шаблон» в нижнем правом углу диалогового окна.  Затем внесите необходимые изменения и сохраните шаблон под другим именем.

       Введите название и адрес своей организации, заменив соответствующий текст в верхней части страницы обложки.

      Выберите команду «Сохранить как» в меню «Файл». В списке «Тип документа» выберите «Шаблон документа» (расширение имени файла должно измениться с .doc на .dot). Сохраните файл под другим именем, чтобы сохранить оригинал, или используйте то же имя, чтобы заменить текущую версию.

Как создать документ

        Чтобы создать отчет с помощью только что сохраненного шаблона, выберите команду «Создать» в меню «Файл» и откройте этот шаблон как документ. Сведения о вашей организации будут добавлены автоматически. Затем введите свой отчет, используя нужные стили.

Как создать нумерованный или маркированный список

      Для создания маркированного списка, подобного этому, выделите один или несколько абзацев, а затем выберите «Маркированный список» из списка стилей на панели форматирования.

        Для создания нумерованного списка, подобного тому, что расположен выше, выделите один или несколько абзацев, а затем выберите «Нумерованный список» из списка стилей на панели форматирования. Нумерация абзацев произойдет автоматически.

          Стиль «Цитаты» может использоваться для цитат, примечаний или советов. Для применения этого стиля выделите абзац, а затем выберите стиль «Цитаты» из списка стилей на панели форматирования.

Дополнительные сведения

     Существует три способа просмотра имен стилей:

Ø В обычном режиме выберите команду «Параметры» в меню «Сервис», а затем вкладку «Вид». Введите какое-либо число (например, 1) в поле «Ширина полосы стилей» и нажмите кнопку «ОК». Рядом с каждым абзацем появится имя соответствующего стиля.

Ø В режиме разметки щелкните любой абзац, и имя соответствующего ему стиля появится в списке стилей на панели форматирования.

Ø Выберите команду «Библиотека стилей» в меню «Формат». В группе «Просмотреть» выберите параметр «Образцы стилей».

Как создать таблицу

     Чтобы создать таблицу, выберете команду «Добавить таблицу» в меню «Таблица».  Чтобы она выглядела как приведенная ниже таблица, выберите команду «Автоформат» в меню «Таблица», а затем изысканный формат.

Чтобы изменить существующую таблицу, установите курсор в любую ячейку таблицы, а затем выберите нужную команду в меню «Таблица».

2.3. Публикации

Брошюра, руководство, диссертация, справочник

Подготовка текста для брошюры или журнала

 Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки.

Можно задать число газетных колонок, задать промежутки между ними и вставить вертикальные разделители между колонками. Можно также добавить заголовок в виде полосы, ширина которой равняется ширине страницы. 

Создание связанных надписей

    Например, при создании брошюры или журнала необходимо создать цепочку связанных надписей, начинающуюся со страницы 1, с продолжением на странице 4. Чтобы создать такую цепочку, нужно разместить текст в надписях и затем создать связи надписей, чтобы текст перетекал из одной надписи в другую в заданном порядке. 

    При добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает в следующую надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает текст из следующей надписи. Несколько записей можно связать в цепочку. Документ может содержать несколько составных цепочек надписей. При этом связанные надписи должны находиться в одном документе. Связи не обязательно должны быть расставлены в прямом направлении. См. инструкции по созданию связанных надписей.

   Вместо прямоугольных или квадратных контейнеров надписей в цепочке в качестве контейнеров можно использовать различные фигуры: круги, полосы, фигуры блок-схем и другие автофигуры. После того как будут созданы связанные надписи и вставлен текст, можно изменить форму контейнера для цепочки.

Создание параллельных колонок текста на нескольких страницах

Используя связанные надписи, можно заставить текст колонки 1 переходить в колонку 1 на следующей странице. Текст, расположенный рядом с первым в колонке 2, может перетекать в колонку 2 на следующей странице параллельно колонке 1. Этот способ полезен, если имеются два сходных текста, например, текст на английском языке можно расположить слева, а на немецком — справа. 

    Этот метод даёт результат, отличный от результата, получаемого при использовании команды «Колонки» в меню «Формат», когда текст переходит из колонки 1 в колонку 2 на текущей странице. Для создания параллельных колонок можно также использовать таблицы, но связанные надписи обеспечивают лучшее управление перетеканием текста.

2.4. Статистика

Список литературы

1.     Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.: Питер,2004.-697с.:ил.

2.     Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере/ Под ред. Н,В, Макаровой.- 3-е зд., перераб. – М.: Финансы и статистика, 2003.- 256 с.: ил.

3.     Информатика. Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В. Симонович.- СПб.: Питер, 2003.-640 с.: ил.

 


[1] Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.: Питер,2004.-697с.:ил.

n>