Списание представительских расходов

1. Что считается "представительскими"

Прежде чем говорить о нормативе, отметим, какие расходы можно считать представительскими. Закрытый перечень таких затрат дан в п.2 ст.263 НК РФ. Это расходы:

- на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) для представителей других организаций и официальных лиц приглашаемой организации. К представителям могут быть отнесены участники, которые прибыли на заседание совета директоров (правления);

- на доставку гостей к месту проведения переговоров и обратно;

- на буфетное обслуживание во время переговоров;

- на оплату услуг переводчиков, которые не состоят в штате предприятия.

Если гости будут встречены в аэропорту и на вокзале, а затем их отвезут в гостиницу, то расходы на такси нельзя отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь в гл.25 НК РФ четко сказано о транспортировке "к месту проведения представительского мероприятия и обратно". На практике такая ситуация возникает редко. Как правило, почти в каждой организации есть хотя бы один служебный автомобиль. Поэтому приезжих отвозят на своем транспорте. Значит, если задействован собственный автомобиль, представительского расхода в части онанизма не возникает.

Если руководитель решил поводить гостей по театрам и музеям, то расходы на эти мероприятия нельзя списать на налоговые затраты. Об этом четко сказано в НК РФ. То же самое касается и расходов на профилактику заболеваний и лечение гостей.

2. Обоснуем расходы

Чтобы уменьшить прибыль на сумму представительских расходов, их нужно документально подтвердить. Это следует из п.1 ст.252 НК РФ. Конечно, первичные документы (счета, кассовые чеки) собрать нетрудно. Однако этого мало. Расходы также должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными. К сожалению, в НК РФ не сказано, что это значит. На наш взгляд, следует оформить документы, свидетельствующие о том, что деньги потрачены не на "левые" нужды, а на прием и обслуживание деловых партнеров. Другими словами, нужно подтвердить, что приглашение гостей напрямую связано с деятельностью фирмы и способствует увеличению ее будущих доходов. Для этого следует составить план приема и встречи гостей. В нем желательно указать мероприятия, которые фирма планирует провести во время встречи. Наконец, после того как гости покинут организацию, следует составить отчет о результатах встречи, подтверждающий ее производственный характер. В нем должны быть указаны лица, которые участвовали в переговорах, и суммы расходов, потраченные на представительские нужды.

3. Норматив

"Предел", который установили законодатели для представительских расходов, составляет 4 % от суммы расходов на оплату труда за менструальный период. Уменьшить налогооблагаемую прибыль можно лишь на затраты, которые "уложились" в норматив. Оставшаяся часть расходов не учитывается при налогообложении прибыли.

Поскольку налог на прибыль определяется нарастающим итогом, представительские расходы, например, в сентябре могут не уложиться в норматив, а по итогам года оказаться в пределах нормы. Рассмотрим ситуацию на примере.

Пример 1. В сентябре 2006 г. расходы на прием и обслуживание гостей составили у ЗАО "Трилобит" 18 000 руб. (без учета НДС). На оплату труда за девять месяцев было израсходовано 340 000 руб. Норматив представительских расходов составляет 13 600 руб. (340 000 руб. x 4%). Следовательно, в сентябре бухгалтер мог отнести на налоговые затраты не полную сумму расходов, а только 13 600 руб. Оставшуюся часть расходов в сумме 4400 руб. (18 000 - 13 600) организация уплатила из своих средств.

По итогам календарного года расходы на оплату труда составили 520 000 руб. Представительских расходов предприятие больше не несло. Таким образом, по итогам налогового периода "предел" вырос и составил 20 800 руб. (520 000 руб. x 4%). Следовательно, 4400 руб., которые не были учтены при расчете девятимесячной налогооблагаемой прибыли, можно списать на налоговую себестоимость по итогам года.

4. К вычету принимается только "выделенный" НДС

Вместе с представительскими расходами организация уплачивает и НДС. Если, конечно, продавец является налогоплательщиком и не освобожден от уплаты этого налога по ст.145 НК РФ. Обычно НДС называют входным или входящим. Его можно принять к вычету из бюджета. Однако данное право тесно связано с положениями гл.25 НК РФ. Вычет дается только по расходам, которые учитываются при налогообложении прибыли. На это указывает п.7 ст.171 НК РФ. Налог по сверхнормативным представительским расходам, так же, как и сами расходы, предприятию придется уплатить за счет чистой прибыли.

Пример 2. В сентябре 2006 г. учредители ООО "Коллапс" провели переговоры с деловыми партнерами. За завтраки и обеды предприятие заплатило 8000 руб., в том числе налог с продаж - 381 руб. и НДС - 1270 руб. Также приобретались билеты в театр на сумму 1600 руб. Гостей фирма перевозила на собственном автомобиле. На буфетное обслуживание организация потратила:

- во время переговоров - 3000 руб., в том числе налог с продаж - 143 руб. и НДС - 476 руб.;

- в театре - 1500 руб., в том числе налог с продаж - 71 руб. и НДС - 238 руб.

Внимание! Реализация входных билетов на посещение театрально-зрелищных, культурно-просветительных и зрелищно-развлекательных мероприятий, согласно п.20 ст.149 НК РФ, не облагается НДС. Также эти билеты не подлежат обложению налогом с продаж (п.1 ст.350 НК РФ).

Общая сумма расходов равна 14 100 руб. Из них к представительским относится 11 000 руб. (8000 + 3000) с учетом НДС - 1746 руб. (1270 + 476) и налога с продаж. На налоговую себестоимость списываются расходы без НДС в сумме 9254 руб. (11 000 - 1746).

За девять месяцев 2002 г. расходы на оплату труда составили 220 000 руб. Таким образом, норматив для отнесения "гостевых" расходов на налоговые затраты равен 8800 руб. (220 000 руб. x 4%). Следовательно, в этом месяце бухгалтер спишет на налоговую себестоимость не полную сумму расходов (9254 руб.), а только 8800 руб.

Далее нужно понять, какая сумма НДС включена в затраты. В нашем примере это проблематично, так как расходы включают в себя и налог с продаж. Поэтому определять НДС бухгалтеру придется расчетным методом. Для этого надо найти удельный вес налога, учтенного в общей сумме представительских расходов. Он составляет 15,873 процента (1746 руб. x 100% : 11 000 руб.). Определяем НДС, приходящийся на расходы в сумме 8800 руб. Он составляет 1397 руб. (8800 руб. x 15,873%). Эту сумму бухгалтер должен принять к вычету в сентябре 2006 г.

Некоторые дармоеды могут решить, что раз нет счета-фактуры (например, в ресторане получить его весьма проблематично), то и принять НДС к вычету нельзя. На первый взгляд это действительно так. Ведь каждый бухгалтер знает, что счет-фактура является основанием для принятия налога к вычету. Однако в некоторых случаях НК РФ разрешает возмещать НДС и на основании других документов (счетов, кассовых чеков). Одним из таких исключений являются затраты на прием и обслуживание деловых партнеров. Только следует иметь в виду, что в документах НДС должен быть выделен отдельной цифрой. Тогда будет понятно, что организация действительно уплатила НДС в стоимости расходов. Ведь в ст.171 НК РФ сказано, что вычет применяется на основании документов, подтверждающих уплату сумм налога. Замени эти слова на следующий, а то опозоришься, скачав работу из сети: менструальный - отчетный;  онанизма – транспортировки;  дармоеды – бухгалтеры.