Новые технологии. Microsoft Office XP

МГТУ «Станкин»

Кафедра ИНЭБ

Автоматизация обеспечения экологического качества в инженерной экологии

Реферат на тему:

Новые технологии. Microsoft Office XP.

Выполнил: студент группы ЭК-9-8  Лукичёв Д.В.

Проверил: Кузяков Б.А.

Москва 2001

Оглавление:

1. Введение
2. Smart Tag – технология интеллектуальной обработки текста
3. Технология SharedPoint
4. Дополнительные средства выпуска Office XP Developer
5. Сравнение версий Microsoft Office. Что нового.
• Простота достижения результата. Доступ к информации.
• Надежность, восстановление данных и безопасность
• Доступность совместной работы
• Совместная работа: интеграция со службами Microsoft Sharepoint Team Services
• Подключение и координация совместной работы
• Соответствие потребностям организаций
• Интеграция решений, разработанных средствами Office и веб-средствами
• Развертывание, управление и администрирование

    6. Заключение

Введение

     Microsoft освежила краски на своих офисных продуктах, помыла окна и внесла несколько новых нюансов в оформление. Но в остальном прихорошившийся Microsoft Office XP не сильно отличается от предыдущих версий. Теперь в нем легче найти существующие функции, появилось несколько новых средств послеаварийного восстановления и инструментов коллективной работы, однако этого недостаточно, чтобы соблазнить на апгрейд большинство пользователей.

     Если Office 97 ассоциировался с Outlook (и ненавистным Office Assistant), а Office 2000 — с вебом, то последняя версия комплекса офисных приложений Microsoft Office XP (XP означает experience — «опыт») не имеет ни одной такой важной отличительной черты. Тем не менее в Office XP есть множество мелких усовершенствований. Вместо того чтобы нагромождать новые функции, Microsoft расчистила интерфейс, сделав его более четким, и добавила ряд инструментов, упрощающих поиск и использование существующих функций. В Office XP мало что сделано для предотвращения сбоев, но он помогает смягчить их последствия и быстрее вернуться к работе. Наконец, многообещающе выглядят новый сервис

SharePoint Team Services и усовершенствованные средства чтения документов, хотя Microsoft и раньше — с переменным успехом — обращалась к теме коллективной работы.

      Теоретически различные версии Office XP конкурируют с двумя другими комплексами офисных приложений: с только что вышедшим Corel WordPerfect 2002 и с Lotus SmartSuite Millennium Edition (который, наверное, просуществует до следующего милленниума). Впрочем, Office ХР, при его доле рынка, конкурировать придется фактически только с собственными предыдущими версиями. А Microsoft произвела лишь косметический ремонт, сохранив в основе все тот же старый Office. Для большинства пользователей вряд ли найдутся убедительные причины торопиться в магазин за этим апгрейдом.

      На самом деле наиболее заметные новшества Office ХР — это просто иные способы доступа к тем же старым функциям. Например, Task Pane — это панель, которая размещается в правой части экрана (ее можно буксировать) во всех приложениях Office, за исключением Outlook, и обеспечивает упрощенный доступ к операциям. Прежде те же операции — стили и команды форматирования в Word, инструмент Slide Layout в PowerPoint и т.п. — нужно было вызывать через меню или панели инструментов.

     По правде говоря, мы не испытывали больших трудностей при поиске или применении этих инструментов и до появления Task Pane. Зато две другие универсальные панели: Search и Clipboard — мы приветствуем всем сердцем. Search не только разыскивает файлы в системе, в сети или в вебе, но и позволяет производить поиск в Outlook. На самом деле панель Search в некоторых отношениях даже более мощный инструмент, чем собственное средство поиска Outlook. Например, она позволяет одновременно искать документы в хранилищах сообщений разного типа (например, в папке Exchange и папке Offline). А в Office Clipboard теперь отображается как содержание фрагментов, так и исходное приложение, что делает эту функцию гораздо более полезной. Task Pane удобно использовать в Word, так как, благодаря современным дисплеям высокого разрешения, в правой части открытого документа обычно остается много пустого пространства, однако в других программах, таких как Excel и PowerPoint, экран становится слишком загроможденным.

     Еще один общий для Office ХР инструмент, который выносит на поверхность существующие возможности, — это ниспадающие подсказки SmartTags. Они

позволяют выполнять специфические действия, когда выбран объект определенного типа. Например, если курсор находится над именем собственным, можно открыть SmartTag, который поможет вам отправить e-mail, запланировать встречу, открыть контакт-карточку, добавить это имя в список контактов или подставить соответствующий адрес. Насколько эти возможности окажутся полезными, зависит от характера работы с приложениями; нам, например, помогла бы функция замены выбранной даты на текущую — но увы, такой среди функций SmartTag нет. Правда, существует developer's kit для создания и добавления специальных функций SmartTag, но этим пусть занимаются корпоративные программисты.

     К сожалению, едва ли не все самые важные новые функции комплекса связаны с послеаварийным восстановлением. Они не защищают от сбоев — приложения зависают не реже, чем раньше, — но способствуют диагностике и ускоренному восстановлению работоспособности. Теперь вы получаете вежливые сообщения об ошибках, можете отправлять информацию о сбое в Microsoft или отдел ИТ собственной компании и располагаете инструментами восстановления прерванной работы. Правда, Office ХР включает некоторые минимальные средства защиты от сбоев, такие как заранее (а не когда уже слишком поздно) всплывающие предупреждения о малом запасе системных ресурсов и сообщения типа «В прошлый раз данный документ вызвал зависание приложения. Вы уверены, что хотите открыть его снова?».

В предыдущих версиях Office предпринимались шаги в направлении организации коллективной работы, но даже Microsoft признает, что эти средства — особенно на базе веба — не стали широко используемыми. Новые SharePoint Team Services нацелены на упрощение создания и применения корпоративных сайтов — внутренних или обслуживаемых независимой компанией. Это что-то вроде Exchange для малых и средних предприятий. SharePoint выполняет функции централизованного календаря заданий и событий, дискуссионного клуба, справочника адресов и хранилища документов. Кроме того, Office ХР облегчает совместную работу над документами, предлагая усовершенствованные средства внесения правки, сравнения файлов и объединения версий. Новая функция Send for Review автоматически включает режим Revisions, когда документ отправляется на рецензирование.

     Другие новые функции Office ХР, похоже, призваны создать основу для будущих приложений. Например, Word 2002 имеет более мощную инфраструктуру для

перехода из собственного формата в HTML и XML, к тому же теперь он поддерживает ODMA (Open Document Management API) — как раз вовремя для интеграции с новой системой управления документами Microsoft SharePoint Portal Server (кодовое название Tahoe). Excel и Access теперь тоже поддерживают XML. Все эти внутренние усовершенствования укладываются в русло стратегии Microsoft .Net.

     Office часто критикуют за строгие требования к системе. Действительно, по мере разрастания комплекса съедаемое им пространство жесткого диска расширяется гораздо быстрее. С другой стороны, мы заметили, что для приложений Office ХР под Windows 98 обычно требуется больше системных ресурсов, чем под Windows 2000. Например, Excel обычно зависал, когда объем свободных системных ресурсов опускался ниже 34%. Теперь при сокращении системных ресурсов Excel ведет себя немного лучше; вместо того, чтобы зависнуть, он начинает воспроизводить экран кусками и предлагает закрыть другие приложения. Как и следовало ожидать, под Windows 2000 Office XP работает наиболее стабильно.

     Во время работы с Office ХР мы столкнулись с несколькими проблемами. Например, универсальный инструмент Compress Pictures — он автоматически оптимизирует изображения для публикации в вебе, распечатки или отображения на дисплее — отлично работал в PowerPoint, но не в Word. А функция Mail Merge из Word интерпретировала контакты из Outlook как электронные письма. К моменту публикации настоящего обзора Microsoft не смогла решить эти проблемы.

     Microsoft Office остается ведущим комплексом офисных приложений. Но с выходом каждой новой версии Microsoft все труднее предложить что-то новое. Это облегчает жизнь ИТ-профессионалам, так как означает, что внедрение новой версии на предприятии пройдет более гладко по сравнению с предыдущей. Индивидуальным пользователям, которые покупают систему впервые, также следует брать этот пакет не раздумывая. Но у всех остальных, если только они не ждали определенных функций или усовершенствований (таких, как SharePoint) специально, веских оснований для обновления уже установленной версии продукта нет.

Smart Tag – технология интеллектуальной обработки текста

     Функция SmartTag присутствует во всех приложениях комплекса, хотя ее опции зависят от того приложения, в котором вы находитесь.

 Smart Tag представляет собой значок, всплывающий над выбранным текстом; кликнув на нем, вы получаете всплывающее меню со всеми опциями.

     В Office XP впервые появилась новая технология интеллектуальной обработки текста – Smart Tags (в русской версии Office она так и называется “смарт-теги”). Ранее Word, Excel и Outlook автоматически распознавали адреса Web-сайтов и электронной почты, преобразуя их в соответствующие ссылки.

      Теперь эти же приложения версии 2002, а также новый Internet Explorer 6.0 (но только если на компьютере установлен Office XP) могут существенно расширить

возможности подключения разнообразных функций, обеспечивающих связь между документами и различными информационными и вычислительными ресурсами.

      Идея технологии достаточно проста: пользователь может применять механизм распознавания, связывающий наборы терминов с различными “присоединенными” к ним функциями.

     В MS Office XP входят готовые англоязычные модули Smart Tags для обработки имен людей, дат, телефонных номеров, адресов и пр. Но главное, что он может создавать собственные наборы. Каждому из них соответствует отдельный “распознаватель” (recognizer), который можно создать двумя способами.

      В простейшем случае он формируется в виде XML-файла (для чего может подойти даже самый примитивный текстовый редактор типа NotePad), например, такого вида:

<?xml version=”1.0” encoding=”utf-8”?>

<FL:smarttaglist xmlns:FL=”urn: schemas-microsoft-com:smarttags:list”>

<FL:name>Basic-программирование</FL:name>

<FL:lcid>1033</FL:lcid>

<FL:description>Basic Language</FL:description>

<FL:smarttag type=”urn:schemas-andy-com:visualbasic#terms”>

<FL:caption>Справка по Basic-программированию</FL:caption>

<FL:terms>

<FL:termlist>QuickBasic, Visual,Basic,Бейсик</FL:termlist>

</FL:terms>

<FL:actions

<FL:action id=”GotoMyWebSite”>

<FL:caption>Посмотреть Web-сайт “VB + VBA House”</FL:caption>

<FL:url>http://www.visual.2000.ru/ develop/vb</FL:url>

</FL:action>

<FL:action id=”SendEmail”>

<FL:caption>Отправить электронное письмо</FL:caption>

<FL:url>Mailto:akolesov@ online.ru</FL:url>

</FL:action>

</FL:actions>

</FL:smarttag>

</FL:smarttaglist>

     После записи файла (их может быть несколько) в специальный каталог для хранения списков Smart Tags при просмотре и вводе текста все слова, перечисленные в теге, будут автоматически выделяться и подчеркиваться точками. Если к такому слову подвести курсор мыши, то появится кнопка Smart Tag Actions (“Действия для смарт-тегов”), после щелчка на которой выводится меню с перечнем доступных операций .

     В заголовке меню указано имя “распознавателя”, среагировавшего на данное слово. Две нижние строки меню представляют стандартные служебные операции, а выше располагаются описанные нами в тегах пользовательские операции.

Для программирования таких списков смарт-тегов может быть применен более широкий набор операций, обеспечивающих, например, автоматическое обновление содержимого файла. Однако очевидно, что в случае XML-описаний дополнительная обработка ограничивается весьма узким кругом операций, связанных в основном со ссылками на Web-ресурсы.

     Существенно более широкие возможности предоставляет второй вариант создания “распознавателя” в виде ActiveX DLL: здесь для обработки можно использовать сколь угодно сложный программный код с применением библиотеки типов Microsoft Smart Tags 1.0, входящей в состав Office XP.

     Судя по всему, Smart Tags – это очень перспективная технология, но для оценки ее реальных достоинств и изучения практических примеров ее применения требуется время. К тому же некоторые элементы технологии выглядят пока не очень простыми.

В частности, это относится к механизму регистрации “распознавателей” и решению конфликтов при использовании нескольких разных программ обработки смарт-тегов.

Сейчас механизм реализован на уровне операционной системы: все приложения работают с единым набором “распознавателей”. Однако была бы крайне полезна

возможность подобной интеллектуальной обработки разных групп терминов с помощью внутреннего механизма VBA конкретного приложения.

     Это не только упростило бы разработку “распознавателей”, но и позволило бы выполнять более гибкую настройку функциональности (на уровне конкретных документов). Но все равно для первой версии технология выглядит достаточно солидно, хотя всем известно, что промышленная работа с новым механизмом обычно начинается с появлением версии 2.0.

Технология SharedPoint

SharedPoint Team Services для создания групповых Web-сайтов

Весной нынешнего года Microsoft представила новую серверную технологию создания Web-порталов, получившую название SharePoint и реализованную в двух вариантах: SharePoint Portal Server и SharePoint Team Services. Технология появилась не на пустом месте: она базируется на IIS, Office Server Extensions, Digital DashBoard или тесно интегрируется с рядом других технологий.

SharePoint Portal Server – это самостоятельный программный продукт из состава серверов Microsoft, предназначенный для развертывания Web-порталов масштаба предприятия. Набор SharePoint Team Services (раньше он имел рабочее название Office Web Server) ориентирован на создание Web-серверов для обеспечения коллективной работы группы (до 75 человек) и сейчас поставляется (в том числе Office XP Professional Special Edition и Office XP Developer) только в составе FrontPage 2002.

Предполагается, что эта технология войдет в состав будущих версий операционных систем Windows Server.

SharePoint Team Services не следует воспринимать просто как усеченный вариант серверного продукта: уступая последнему по производительности и функциональности, он имеет свои преимущества, так как учитывает особенности создания и поддержки Web-сайтов для рабочих групп.

Например, он предлагает более простую и эффективную интеграцию с FrontPage 2002, может работать в среде настольной OC Windows 2000 Professional (но с установленным IIS 5.0), не требует наличия клиентских лицензий.

Дополнительные средства выпуска Office XP Developer

 Вариант MS Office XP Developer в первую очередь представляет интерес для тех, кто делает достаточно серьезные бизнес-приложения, предназначенные для распространения (внутрифирменного или коммерческого). Как и раньше, он включает большой набор средств, объединенных в набор Developer Tools.

     Отдельную группу составляют расширения среды разработки VBA:

·         создание автономных VBA-проектов (библиотек ActiveX DLL) и специальных расширений COM AddIn для приложений Office;

·         возможность использования дополнительных ActiveX-конструкторов помимо набора готовых таких конструкторов, а также полезных мастеров и утилит в составе пакета. Среди новинок следует отметить DashBoard Project для разработки компонентов Web Parts.

     Кроме того, пакет включает целый ряд автономных приложений. Это средства поддержки групповой разработки Visual SourceSafe, а также специальные издания для разработчиков SQL Server 2000 и Exchange 2000 Server (только для проектирования и тестирования решений).

     Особо хотелось бы отметить два новых инструмента Microsoft для создания приложений управления бизнес-процессами (рис. 3) – WorkFlow Designer for SQL Server и WorkFlow Designer for Exchange 200 Server.

     В Developer входят и модули поддержки для дистрибуции Access-приложений, средства создания справочных систем и подробная документация для разработчиков на компакт-дисках.

Сравнение версий Microsoft Office. Что нового.

New!   

Смарт-теги Смарт-теги — это набор кнопок, работающих в различных приложениях, которые появляются, когда в них возникает необходимость (например, при вставке данных или возникновении ошибки в формуле Microsoft Excel), и позволяют выбрать наиболее быстрый способ выполнения задачи.