Текстовые редакторы и электронные таблицы

Министерство высшего и профессионального образования РФ

Московский Институт Коммунального Хозяйства и Строительства

 Кафедра: ХТСМ

 Факультет: технологический

    Реферат

на тему:

Текстовые редакторы и электронные таблицы

Выполнила: Успенская Ю.А.

Проверил:

Москва 2003г.

План:

1.Текстовые редакторы

а) WordPad

б) Блокнот

в) Microsoft Word

1.Возможности текстового процессора Word

2.Средства автоматизации

3.Таблицы и списки Word

4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий

2.Электронные таблицы

а)Возможности Excel

б)Усовершенствования Excel

              1.Текстовые редакторы

              а) WordPad

 WordPad входи в комплект поставки Windows 2000. Вряд ли его можно считать полноценным текстовым процессором, который удовлетворяет все запросы пользователей при создании документов. Но он подготавливает к работе со сложными текстовыми редакторами Windows. Редактор WordPad позволяет форматировать целиком текст и отдельные абзацы документов: изменять шрифты, отступы, границы и т.д. WordPad работает с объектами OLE, поэтому созданным в нем документам доступны графические изображения и даже звуковые и видео-клипы.

Редактор WordPad открывает файлы, созданные в программе Write (с расширением .WRI). Write – простой текстовый процессор, созданный для версий Windows 3.х. В прошлом многие программные приложения использовали формат Write для ведения документации, лицензионной информации и последних версий файлов «readme». Несмотря на то что последней версии системы программы Write уже нет, ее файлы остаются доступными в Windows 2000. Документы, созданные в редакторе Write, можно прочитать в WordPad. Кроме того, WordPad работает с документами и сохраняет их в пяти других форматах: Word 6.0, Rich Text Format (RTF), текстовый, текстовый в формате MS-DOS и текстовый Unicod. Формат Word 6.0 , с которым могут работать все последние версии текстового процессора  Microsoft Word, так же как и многие другие широко распространенные редактры, по умолчанию является форматом программы WordPad.

             б) Блокнот

 В комплект поставки Windows 2000 также входит простейший редактор ранних версий системы Блокнот (NotePad). Программа Блокнот в отличие от WordPad практически не позволяет форматировать документы, например, можно выбрать шрифт для работы, но нельзя его изменить в документе программы. Блокнот, кроме того, не работает с большими документами. Единственным достоинством программы Блокнот является скорость. Она не только быстро запускается, но и неправдоподобно проста, так что почти совсем ничего не умеет делать. Текстовые файлы с расширением .TXT – зарегистрированный тип файлов программы Блокнот. Если запустить один из таких документов, то вы попадете в Блокнот. Если файл слишком велик для этой программы, у вас будет возможность открыть его в редакторе WordPad.

в) Microsoft Word

                  1.Возможности текстового процессора Word

В настоящее время наиболее популярной программой для подготовки текстов является Microsoft Word, которая называется также текстовым процессором. Иногда в литературе Word называют иначе - текстовый редактор. Однако текстовый редактор-это программа или модуль с ограниченным набором функций (ввод, изменение и сохранение символьного текста). Те программы, которые позволяют выполнять более сложные операции по подготовке текста (автоматический перенос слов, операции форматирования и др.) точнее называть текстовыми процессорами.

Программа Microsoft Word, благодаря своим обширным возможностям, фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров своего класса. Основное назначение процессора  Word – это создание и редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.

Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств  Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописи слов, сохранение  текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

2.Средства автоматизации

В Word 2000 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

  Например – автозамена.

Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:

·   Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.

·   Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.

·   Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

·   Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.

·   Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.

·   Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».

·   Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь «1/4» — символом ј.

·   Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \\Reports\May\Week1.doc и http://www.microsoft.com/) как гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл.

·   Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word 2000 используются следующие   возможности:

·   В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.

·   В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.

·   Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

 Средство Office 2000 — помощник — использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word 2000, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

3.Таблицы и списки в Word

Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело с текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства для создания и оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически располагается в ячейках таблицы, в то время как числовая информация может автоматически рассчитываться по заданным формулам.

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек. Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.

Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel  или Access.

4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий

Версия Word 2000 входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office 2000. Эта версия может работать под управлением как Windows 95/97, так и Windows NT, включая  версию Windows 2000.

Наиболее существенные отличия Word 2000 от версий Word 97 и соответственно от всех предыдущих версий заключается в следующем:

-              более развитые средства для работы с Web – страницами, включая просмотр, создание и редактирование Web – страниц, поддержка стандартов динамического HTML, средства создания гиперссылок.

-              Улучшенные средства работы с графическими объектами ( реализация объемного и теневого эффекта, настройка яркости и контрастности изображения, обращиние к библиотеке клипов).

-              более удобные инструменты создания и настройки таблиц (рисование и стирание линий между ячейками таблиц).

-              Улучшенный интерфейс справочной системы (интерактивный Помощник, предлагающий советы в ответ на действия пользователя).

-              Работа над главным документом в режиме Структура (режим Главный документ в Word 2000 оказался лишним).

-              Наличие нового средства Буфер обмена, позволяющего хранить и вставлять в документ до 12 фрагментов.

В  Word 2000 появились и другие удобные «мелочи»: отдельное окно для каждого документа, автоматическое переключение раскладки клавиатуры на язык текстового фрагмента, автоматическая  замена дефиса (черточки) на тире и т.д.

2.Электронные таблицы

а)Возможности Excel

Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще представление данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным.

Для оперирования с табличными данными предназначены современные программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный), а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным формулам.    

 При работе с таблицами  Excel  распознает два вида ссылок на ячейки:

Абсолютные ссылки на ячейки - указание на конкретную ячейку,        положение которой относительно других ячеек не меняется. Для  обозначения абсолютного адреса используется знак доллара.

Относительные ссылки на ячейки - указание расположения ячейки относительно другой с которой идет работа в данный момент.

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие. Совокупность ячеек называется диапазоном.

Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. 

В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и относительные ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на букву (номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.

С помощью электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.

Однако перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются. Освоив приемы работы в Excel, можно использовать электронные таблицы как небольшое настольное издательство, эффектно оформляя с их помощью, например, коммерческие предложения, прайс-листы или несложные рекламные буклеты. Инструменты Excel позволяют выполнять анализ массивов данных и представлять результаты анализа в виде графиков и диаграмм. Электронные таблицы располагают также удобными средствами для ведения баз данных, создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный перечень того, что можно сделать в такой мощной системе как   Excel 2000.

Каждый документ в Excel называется рабочей книгой. Книга в Excel представляет собой файл с расширением .xls, предназначенный для хранения и обработки данных. Шаблоны рабочих книг имеют расширение .xlt. В старых версиях электронных таблиц рабочая книга содержала всего один лист. Поддержка множества листов в последующих версиях, сделала работу в Excel намного эффективнее. На различные листы обычно помещают разнородную информацию.

При работе в электронных таблицах  часто приходится иметь дело со сходными данными или с однотипными формами представления данных. Для работы с однотипными данными или формами предусмотрено полезное средство, называемое объединением листов в группу. Группирование листов существенно экономит время при оформлении пакета документации.

б) Усовершенствования Excel

В последующих версиях Excel, таких 7.0 / 97 / 2000 / XP еще более улучшен и интерфейс пользователя и другие характеристики системы. Встроенный язык программирования VBA стал единым для всех приложений офиса. Изменения коснулись и справочной системы которая стала более интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше встречается анимации. Помимо традиционной интерактивной справки, Excel предоставляет справочную информацию прямо из Web-страницы Microsoft.

Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими работу пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация данных в интернете, интеграция в сеть интернет. Поддержка всех основных форматов файлов интернета, включая HTML документы. Благодаря усовершенствованию базовых элементов пользователю стало значительно легче работать с программой. Значительно расширились возможности электронных таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование, предпросмотр и печать, обнаружение и предупреждение ввода некорректных данных.

Усовершенствованы панели инструментов. Работа с диаграммами стала проще. Запросы теперь могут запускаться в фоновом режиме, предоставляя возможность пользователям выполнять другие задачи во время ожидания обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос помощью мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web, совместно использовать запросы, сохранять запрос параметров и сохранять запрос в качестве шаблона.

             MS Excel — является самой объемной и, наверное, самой существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS Excel — это грандиозная программа. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему электронных таблиц. По-видимому, это правильно, поскольку в основе MS Excel действительно лежит идея электронной таблицы, но этого явно недостаточно для характеристики многообразных возможностей MS Excel, именно поэтому Microsoft Excel - это универсальная система обработки данных.

Список литературы:

1.Т. Вечерина “Эффективная работа с Word 2000¢¢, Москва 2000г.

2.А.Ю.Гаевский, «Самоучитель работы на компьютере», Москва 2002г.

3. «Word текстовый редактор для Windows», Москва 2000г.

4. «Excel электронные таблицы», Москва 2000г.