Автоматизированное рабочее место по управлению кадровыми делами на ПКФ «Анастасия»

                        Министерство образования Республики Беларусь

             Брестский Государственный Университет им. А.С. Пушкина

                                       Юридический факультет

                                   Кафедра экономики и управления

                       КОНТРОЛЬНАЯ

                РАБОТА.

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ СФЕРЫ УСЛУГ».

НА ТЕМУ: «АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО ПО УПРАВЛЕНИЮ КАДРОВЫМИ ДЕЛАМИ НА ПКФ «АНАСТАСИЯ»».

Руководитель                                                                   Т.В.Калугина

Выполнила студентка 6 курса

специальность ЭиУП гр. Б                                              Н.Н.Варицкая

                                 2006 г.          

                                               СОДЕРЖАНИЕ.

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1.ОПРЕДЕЛЕНИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ И НЕОБХОДИМОСТЬ РАЗРАБОТКИ АРМ ДЛЯ КАДРОВОГО РАБОТНИКА, НА ПКФ «АНАСТАСИЯ»……………...5

2.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ НА ПКФ «АНАСТАСИЯ»…………………………………………8

3.СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ АРМ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ НА ПКФ «АНАСТАСИЯ». …………………………………………………………………….10

3.1.ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ПРОГРАМНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АРМ КАДРОВИКА…………………………………………………………………………10

3.2.СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ «БОСС-КАДРОВИК»……13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….18

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА…………………………………………….20

                                                   ВВЕДЕНИЕ.

Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных со всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

В последние годы возникает концепция распределённых систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределённого управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно  на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания  АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на неё внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных её частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы – быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведённых выше принципов, отнесённого к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределение функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством  повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

1.     ОПРЕДЕЛЕНИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ И НЕОБХОДИМОСТЬ РАЗРАБОТКИ АРМ ДЛЯ КАДРОВОГО РАБОТНИКА, НА ПКФ «АНАСТАСИЯ».

Под автоматизированным  рабочим местом понимается совокупность аппаратных и программных средств и методов, позволяющих пользователю посредствам технических устройств реализовывать функциональные  обязанности. Вместе с тем автоматизированные рабочие места могут быть использованы для подготовки и принятия управленческих решений. Тогда более общее определение можно сформулировать как совокупность средств и методов (информационных, технических, программных), позволяющих повысить оперативность решения функциональных задач и обоснованность подготовки и принятия эффективных управленческих решений. Автоматизированное рабочее место кадровика является автоматизированной системой управления и документооборота; её предполагается использовать для автоматизации функций управления кадровика: анализа, планирования и учёта.

К основным причинам необходимости создания автоматизированного рабочего места кадрового работника относятся:

·        увеличение объёмов информации и необходимость сократить сроки её разработки;

·        повышение производительности труда за счёт интенсификации;

·        усложняющиеся требования к деятельности аппарата управления и необходимость сокращения его численности;

·        совершенствование форм и методов управления;

·        накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;

·        сокращение времени на обработку информации;

·        уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод, обработка информации);

·        улучшения качества контроля и учёта обрабатываемой информации;

·        повышение эффективности работы отдела кадров.

Использование автоматизированных рабочих мест позволяет четче регламентировать и стандартизировать как организационные структуры, так и технологии; даёт возможность приблизить информацию непосредственно к пользователю системы; позволяет конкретизировать профессиональные требования, предъявляемые к управленческим работникам; определять предметную область функциональных обязанностей пользователей и их информационные потребности.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, — наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспе6чивает:

·        простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

·        простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

·        компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

·        высокую надежность и живучесть;

·        сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно- вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Более сложной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам центральной (главной) ЭВМ и из внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключатся не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т. п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Программное обеспечение прежде всего ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен. Поэтому при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСООНАЛОМ НА ПКФ «АНАСТАСИЯ».

Производственно-коммерческая фирма «Анастасия» была организована в 1995 году. Форма собственности – частная. Основные виды деятельности: швейное производство – моделей женской одежды: костюмов, платьев летнего и осенне-зимнего ассортимента, оптовая и розничная торговля, предоставление швейных услуг.

Предметной областью является отдел «Управление персоналом», который является структурным подразделением производственно – коммерческой фирмы «Анастасия». Отдел управления персоналом ПКФ «Анастасия» занимается персональным учетом работников, который  включает прием и выбытие. Основные задачи кадрового учета следующие:

1.     планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка);

2.     планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров;

3.     рациональная расстановка кадров в соответствии с уровнем их квалификации;

4.     аттестация и рационализация рабочих мест;

5.     статистический и оперативный учет и отчетность;

6.     анализ движения кадров;

7.     анализ качественного состава кадров;

8.     ведение архива.

Отдел управления персоналом ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Отдел управления персоналом также обязан следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.

 Отдел кадров наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба фирмы планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции  рабочие получают плановые задания, фактические результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели  оценки трудовой  деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников  (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.). Отдельные показатели такого рода передаются в отдел кадров, который использует их впоследствии при решении своих задач.

Специалист по кадрам  ПКФ «Анастасия» обеспечивает соответствие осуществляемых операций с персоналом законодательству РБ,  контроль за

 движением персонала и выполнением обязательств перед ним. Кадровик назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором. Прием и сдача дел при назначении и освобождении специалиста оформляются актом после проверки состояния кадрового учета и отчетности. Кадровик подчиняется генеральному директору фирмы.

Специалист по кадрам  должен выполнять следующие функции:

-                подбор кадров;

-                анализ резюме;

-                собеседование;     

-                отбор претендентов на вакантные рабочие места;

 Специалист по кадрам, осуществляет организацию кадрового учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

–       планирование и осуществление приема и увольнения работников;

–       распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам;

–       расчет численности активной части трудовых ресурсов и управленческого персонала.

3. СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ АРМ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ НА ПКФ «АНАСТАСИЯ».

3.1. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ПРОГРАМНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АРМ КАДРОВИКА.

Техническая база АРМ пользователя непрерывно развивается и совершенствуется. Однако эффективность АРМ прежде всего определяется качеством программного обеспечения.

Программное обеспечение АРМ кадровика включает следующие компоненты:

-   операционные системы;

-   языки и системы программирования;

-         прикладное программное обеспечение (ППП): общесистемные (базовые) ППП и проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения.

Операционная система представляет собой группу программ, которые обеспечивают управление ресурсами компьютера, поддержку работы всех программ, их взаимодействия с аппаратными средствами и предоставляют пользователю возможность общего управления компьютера. Операционная система управляет компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее эти услуги. Таким образом, выбор ОС для ЭВМ в составе АРМ чрезвычайно важен, так как он определяет, какие программы будут работать на АРМ, какие аппаратные средства будут включены в АРМ, какова будет степень защиты данных, и насколько комфортными и безопасными будут условия работы для специалиста АРМ. Наиболее широко в настоящее время на компьютерах типа IBM PC применяются ОС, разработанные фирмой Microsoft, это существующие версии Windows.

Современная концепция АРМ предъявляет к ОС жесткие требования, направленные на соблюдение безопасности и комфорта (эргономичность) в работе на АРМ, на повышение производительности АРМ в целом, на расширение парка обслуживаемого периферийного оборудования, на возможность синхронизации выполняемых операций и процедур.

Общесистемное (базовое) прикладное программное обеспечение (БППО) позволяет:

-         качественно создавать прикладные программы для решения задач кадровиков;

-         в диалоговом режиме создавать, обрабатывать файлы кадровикам без участия разработчика;

-         расширять круг решаемых задач.

В состав БППО АРМ кадровика включают пакеты, которые подразделяются на три группы: функционально-ориентированные ППП, многофункциональные (интегрированные) ППП, типовые проблемно-ориентированные ППП общего назначения.

Функционально-ориентированные ППП обеспечивают выполнение одной из функций обработки информации: обработка текстов; накопление и хранение, управление и манипулирование данными; графическая обработка, статистическая обработка, поддержка коммуникаций. Накопление и хранение, управление и манипулирование данными выполняются с помощью специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД). Специальные пакеты созданы для статистической обработки экономических данных, которые обеспечивают автоматизированное выполнение разнообразных расчетов и графиков, предоставляют кадровику широкий набор статистических методов: регрессионный, корреляционный,  анализ временных рядов. Эти пакеты весьма эффективно могут использоваться при аналитических работах. Программные средства поддержки коммуникаций обеспечивают обработку и передачу данных в локальных и распределенных сетях ЭВМ.

 Интегрированные ППП реализуют несколько функций обработки информации: обработку текстов, создания и ведение базы данных, графическую обработку информации, поддержку коммуникаций.

Типовые проблемно-ориентированные ППП общего назначения ориентированы на решение задач, присущих многим функциональным пользователям. К числу таких программных средств относятся вспомогательные ППП (программные средства форматирования документов, протоколирование ресурсов, сервисные средства и т.д.); ППП оргтехники (электронные календари, средства планирования времени и организации работы); ППП научного применения, среди которых следует отметить средства моделирования ситуаций, принятия решений, экспертные системы, которые должны применяться при создании АРМ кадровика.

Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения   включают две компоненты: типовые ППП для реализации задач кадрового учета и анализа и локальные пакеты, которые создаются для нетиповых задач учета и анализа.

Таким образом, ПО АРМ кадровика предстает перед пользователем в виде двух компонент: проблемно - ориентированные ППП кадрового учета (анализа) и базового (общесистемного) ПО, приспособленных к требованиям конкретных профессиональных пользователей каждого АРМ. Основным преимуществом такого подхода к созданию ПО АРМ является возможность расширения круга задач АРМ самим кадровиком без участия разработчика ПО АРМ путем освоения пакетов базового прикладного программного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) АРМ кадровика подразделяется на внемашинное и внутримашинное.  Внемашинное ИО включает классификаторы учетной и технико-экономической информации, совокупность унифицированной документов первичного учета. Особенностью внемашинного ИО АРМ кадровика является то, что данные о хозяйственных операциях из подразделений предприятия и от других АРМ могут поступать как в документальной форме, так и в форме аналогов документов на магнитном носителе, а также передаваться по каналам связи в локальных сетях.

Внутримашинное ИО – это единая централизованная информационная база данных, представленная совокупностью данных, организованных и хранящихся на магнитных носителях в виде информационных файлов и баз данных. Главной составляющей ее является информационный фонд учетных данных, который включает нормативно-справочную, условно-постоянную информацию, данные прошлых отчетных периодов, текущие учетные данные. Кроме него в информационную базу может входить база данных инструктивно-методических и других материалов, необходимых кадровику при работе.

3.1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ «БОСС-КАДРОВИК».

"БОСС-Кадровик" относится к классу комплексных систем управления персоналом. Он позволяет формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы.  Этот программный продукт  используется для автоматизации работы отдела кадров. Используя специализированную программную систему, они смогут освободиться от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке, оформлении и контроле исполнения приказов. Хранение полной информации о кандидатах и сотрудниках позволит эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Дружественный интерфейс облегчает ввод информации и обучение работе. Логика системы интуитивно понятна любому (даже начинающему) пользователю. Экранный вид всех документов приближен к стандартному, основным действиям в системе соответствует стандартный набор функциональных клавиш. Если вы случайно сделали что-нибудь некорректное, то "БОСС-Кадровик" сам предупредит вас и предложит вариант действий.

Рутинные операции в системе сведены к минимуму. При заполнении любого документа практически всю необходимую информацию можно найти в справочниках. Использование фильтров позволит выделять из списков самые замысловатые выборки. Многие параметры заполняются по умолчанию с возможностью корректировки и замены.

В состав системы "БОСС-Кадровик" входят модули "Учет кадров", "Штатное расписание" и "Расчет заработной платы"; в зависимости от потребностей конкретного предприятия в систему включается отдельный модуль учета табеля рабочего времени, предназначенный для ведения ежедневного табельного учета непосредственно в подразделениях. Взаимосвязь всех этих модулей видна на рисунке 1.

 Конкретно нас интересует модуль «Учёт кадров», его подробно и рассмотрим.

Модуль разработан для специалиста по кадрам и предназначен для работы с персоналом предприятия, с различными приказами по кадрам. Позволяет вести справочную работу, а также предусматривает подготовку различных статистических данных. Поддерживает ведение документооборота (приказы по персоналу, прочие приказы, служебные записки, инструкции и т.п. отдела кадров и планово-экономического отдела) с функцией полного автоматического формирования текста по персоналиям как результата конкретного действия с данными по работнику. В модуле представлен широкий спектр настроек элементов приказа (подписывающее лицо, набор виз согласования и ознакомления, схема рассылки и т.п.). Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по всем расформированным фирмам, подразделениям, уволенному персоналу.

Рисунок 1. Взаимосвязь всех модулей системы «Босс-кадровик» на ПКФ «Анастасия».

В состав документов по кадровому составу входят:

1. Документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты). 2. Документы о различных выплатах помимо заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях). 3. Документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы и т.п.). 4. Прочие документы по кадровому составу.