6.    

         О том как была построена работа по учету в Картотеке можно судить по её описанию приведенному в работе Амосова и Савичева: ”Функциональная карточка № 1 (предварительного  расхода), свидетельствующая о выдаче разрешения на право получения продукта и направляемая в Картотеку распределительным органом после выдачи им предписания или ордера, поступив в Картотеку, просматривается и номер  ее тут же регистрируется, потом она подвергается шифровке и попадает в соответственную номенклатурную секцию. Затем берется реестр-карточка, указывающая наличие данного продукта на данной территории, и на нее заносится предполагаемый расход с поступивших предметно-функциональных карточек № 1. После этого реестр-карточка устанавливается на то же место, со строгим соблюдением шифра, а входящие предметно-функциональные карточки предварительного расхода, сложенные в стопку, подвергаются дальнейшим операциям. Они группируются по характерным размерам продукта и, в соответствии с этим размером, берется размерная територриальная реестр-карточка, подсчитывается количество продукта, подлежащее расходу, и полученные результаты подсчета заносятся на реестр-карточки размера продукта; последние укладываются на свое место, а входящие предметно-функциональные карточки, по размеру каждого продукта, группируются по принадлежности к тому или иному довольствующему учреждению. В соответствии с этим берется размерная реестр-карточка учреждения и на ней фиксируются результаты подсчета. После этого входящие карточки раскладываются по месту нахождения данного продукта в складохранилищах, берется реестр-карточка последних и на нее заносится количество предполагаемого поступления. После проведения всех этих операций карточка предварительного расхода приобретает еще новую функцию – механического контроля правильности, своевременности и точности расхода (при предстоящей встрече с карточкой фактического расхода).

         Переходим к следующей карточке, фиксирующей факт самого расхода. Как мы уже видели, карточка этого рода получает свое основание в складохранилище, которое производит отпуск продукта. Она, как видно из таблицы хода работ картотеки, подвергается тем же операциям, что и предыдущая карточка (разница в отметках на реестр-карточках – фактический расход). Попадает же она в то же место соответствующем номенклатурной секции, куда попала и карточка предварительного расхода. В тот самый момент, когда эти карточки сталкиваются, происходит сам-собою процесс механического контроля, устанавливается своевременность и точность представления сведений. Но. столкнувшись с карточкой предварительного расхода, карточка фактического расхода, свершая свое дальнейшее естественное движение в порядке номенклатурной систематизации, переходит в местохранение карточек тех учреждений – предприятий, на приход которых отпущенный продукт записывается, т. е. происходит процесс автоматического предварительного заприходования. Этим карточки фактического расхода одновременно приобретают функции контроля в отношении своевременности и точности фактического прихода (при предстоящей встрече с карточкой фактического прихода).

         Карточки же предварительного расхода, но уже с отметкой о производстве расхода, направляются дальше и группируются по принадлежности продукта к довольствующим учреждениям, подсчитываются суммы фактического расхода на каждой и заносятся на реестр-карточки каждого отдельного складохраннлиша довольствующего учреждения.

         При описании этих операций мы условились считать, что карточка фактического расхода попадет в то же место, что и карточка предварительного расхода, и показали, как это происходит. Но может случиться, что, по каким-либо причинам, карточка фактического расхода не будет своевременно прислана, тогда на основании имеющейся карточки предварительного расхода Картотека имеет возможность это проверить, установить неиспользованное количество ордеров, в также, что важнее всего, эту карточку получить в порядке запроса.

         С момента фактической передачи продуктов в руки потребляющего учреждения начинается следующий процесс – заприходования продукта. Тут Картотека производит следующие операции: карточка фактического  прихода, берущая свое основание на том складе или предприятии, где продукт заприходован, подвергается тем же операциям, что и карточка фактического расхода, в конечном счете попадая в место хранения карточек того учреждения, которое этот продукт получит, но тут она автоматически встречается с карточкой фактического расхода.

         Здесь наблюдается третий момент механического контроля – проверка объема требования с объемом полученного продукта. Для того, чтобы этот момент контроля зафиксировать на карточке предварительного расхода, делается отметка „исполнено полностью, частью и т. д.”, и с этой отметкой карточка отсылается довольствующему учреждению по принадлежности.

         Карточка-же фактического прихода, проходя весь круг указанных операций, отражает исполнение фактического прихода соответствующими отметками на реестр-карточках, вплоть до той реестр-карточки, которая фиксирует наличность данного предприятия или склада; сама же она направляется в группу учреждений по потребительской систематизации, в реестр-карточке которых записывается постоянная наличность данного продукта у данного учреждения.

         Карточка типа извещения о предстоящем получении продукта, которая составляется в том случае, когда продукт получается не по ордеру, а из центра (например накладная Главбума на три вагона бумаги для Правбума), подвергается в Картотеке в общем тем же операциям, что и другие функциональные карточки, с тем лишь изменением, что она, пройдя цикл номенклатурных операций, направляется, как уведомление, прямо, адресату.

         Все операции с указанными четырьмя видами карточек в общей сумме дают полное представление о наличности продуктов в потребляющих и довольствующих органах, как в отдельности, так и вместе взятых.

         Номенклатурная систематизация дает исчерпывающий ответ на вопрос о продуктообороте по названию и характерному размеру каждого продукта, находящегося на данной территории.

         Систематизация по признаку потребляющего учреждения отвечает на то, когда, откуда и какие продукты любое потребляющее учреждение получило и как они использовались.

         Систематизация по довольствующим учреждениям дает ясное представление о том, когда, кому и какие продукты им отпущены, какое наличие и какие продукты довольствующее учреждение имеет в целом и в каждом складохранилнще в любой момент.” [1,с.78-80]

         Как видно повседневная работа Картотеки включала большой объем работ по переписи одной и то же информации из одной карточки в другую, чем обеспечивался дополнительный контроль над движением продуктов.