Учет материалов

Введение.

Материально-производственные записи – это часть имущества:

а) используемая при производстве продукции (сырья и основные материалы);

б) предназначенная для продажи;

в) используемая для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы топливо, запасные части и другое).

Основная часть материально-производственных запасов используется в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производственной продукции.

Основными задачами учета материально-производственных запасов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативом, за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка производственных запасов.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Классификация материалов.

В зависимости от той роли, которую играют разнообразные производственные запасы в процессе производства, их подразделяют на следующие группы:

-         сырья и основные материалы

-         вспомогательные материалы

-         покупные полуфабрикаты

-         отходы

-         топливо

-         тара и тарные материалы

-         запасные части.

Сырье и основные материалы – предмет труда, из которых изготавливают продукт и которые образуют материальную основу продукта.

Например: в процессе производства пива к сырью относятся ячмень, солод, хмель, рис, сахар, кукурузная крупа.

В обрабатывающей промышленности к основным материалам относятся мука, ткань и другие.

Вспомогательные материалы – используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслуживания и ухода за орудием труда и облегчения процесса производства. В пиво индустрии это: кольеретка, кроненпробка, этикетка глизельгур, фильтркартон и другие.

Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и не редко зависит лишь от количества материала, использованного на производство различных видов продукции.

Покупные полуфабрикаты – сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся готовой продукцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, то есть составляют материальную основу.

Возвратные отходы производства – остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, полностью или частично утратившие потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка). При производстве пива к возвратным отходам относятся: дробина, рост, отсев, пивные дрожжи.

Из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тара и тарные материалы, запасные части.

Топливо подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).

Тара и тарные материалы – предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, коробки).

Запасные части – используют для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

Оценка материалов.

Важнейшей предпосылкой организации учета материалов является их оценка. На основании Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98. Утвержденного приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 15 июня 1998г. №25Н.

1.     Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету к фактической себестоимости.

2.     Фактической себестоимостью материально-производственных запасов приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации)

Фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:

-         Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцом).

-         Суммы, уплачиваемые организациями за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов.

-         Таможенные пошлины и иные платежи.

-         Не возмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов.

-         Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы.

-         Затраты по заготовке и доставки материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.

Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческих кредит) и тому подобные затраты. 13 состав данных затрат организации могут так же относить и затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования материально-производственных запасов на складах организаций;

- Иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Не включается в фактические затраты на приобретения материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме, случаев, когда они непосредственно связанны с приобретением материально-производственных запасов.

Затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включает в себя затраты организаций по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказании услуг.

3.  Фактические себестоимость материально-производственных запасов при их изготовлении силами организации определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материально-производственных запасов, осуществляется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.

4.  Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в установленный (складочный) капитал организации, определяются исходя из денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством  Российской Федерации.

5.  Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования.

6.           Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), определяется исходя из стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском бланке у этой организации.

7.           Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации и предусмотренных настоящим Положением. Материально-производственные запасы (кроме оборудования к установке и малоценных и быстроизнашивающихся предметов), на которые цена в течении года снизилась, либо которые морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты организации.

8.       Организация торговли может затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, включить в состав издержек обращения.

Товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по стоимости их приобретения. Организациям, осуществляемых розничную торговлю, разрешается производить оценку приобретенных товаров по продажной  (розничной) стоимости с отдельным учетом наценок (скидок).

9. Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

10. Оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующей на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.   

Документальное оформление поступления и расходов материальных запасов.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов  должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложены на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и МБП, соответственного производства.

Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их.

Поступление материальных ценностей от поставщиков производятся на основании заключенных между покупателями и поставщиками хозяйственных договоров купли-продажи. В договорах в обязательном порядке оговаривается: виды поставляемых ТМЦ, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели ТМЦ, сроки исполнения договора, порядок расчетов. Сделки купли-продажи товаров всегда сопровождается их транспортировкой. Поэтому транспортные расходы – одна из обязательных статей затрат любой организации, часто составляющая значительную долю в объеме затрат.

Движение ТМЦ, являющееся результатом заключенного договора, оформляется специальными товаросопроводительными документами. Перемещение ТМЦ без таких документов возможно только для физических лиц и полностью исключено для юридических.

Товарораспределительные документы можно разделить на три группы: документы продавца, документы транспортных организаций, документы экспедиторов. Все три группы документов условно можно объединить общим понятием «накладная», содержание и форма, которой меняется в зависимости от способа перемещения ТМЦ.

1.  Накладная является как приходным, так и расходным документом. На основании накладной производят оприходования поступающих материальных ценностей или списание отпускных ТМЦ. Имеются общие требования, которые определяют юридическую законность и достоверность указанных документов. Накладная должна быть оформлена без помарок и исправлений и содержать следующие данные: номер и дату выписки, наименование продавца и покупателя, номер прилагаемой доверенности, основание – номер и дата договора или счета или акта, наименование товорно-материальных ценностей, количество, цена единицы, итоговая сумма, сумма НДС, сумма акциза, сумма налога на ГСМ, общая сумма отступных ТМЦ, подписи ответственных лиц с расшифровкой, оттиск кругло печати продавца. Отпускание или замена перечисленных реквизитов в накладной исключает ее использование бухгалтером в качестве оправдательного документа совершенных операций и записей в учетных регистрах бухучета. В накладной выделяется отдельной строкой расходы по хранению, доставке и другие услуги. В этом случае можно НДС начислять на общую сумму. Количество выписываемых экземпляров накладной обычно составляет не менее четырех и зависит от условий доставки товара от продавца покупателю. В практике НАКЛАДНАЯ воспринимается как оправдательный документ продавца.

2.  Документами транспортных организаций являются железнодорожные накладные и квитанции, накладные водного, автомобильного и авиационного транспорта. Однако, в отличие от накладной, обязательной для продавца, они не являются оправдательными документами в бухгалтерском учете.

3.  Документом экспедитора является авансовый отчет с приложением накладной или ТТН.

Перевозка грузов товарного характера автотранспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях согласно п. 47 «Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утвержден 30.07.71)» выполняется только при наличии соответственно оформленной товарно-транспортной накладной. ТТН является основным перевозочным документом и предназначен для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автотранспортом и состоит из двух разделов:

-  транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей-заказчиков  автотранспорта с авто предприятиями, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей с авто предприятиями за оказанные ими услуги по перевозке грузов;

- товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

Товарный раздел заполняется продавцом товара и содержит сведенья о продавце и плательщике (наименование, адреса и банковские реквизиты), сведенья о товаре и тире (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, брутто, нетто, вид упаковки, цена, сумма), сумма НДС, подписи лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел (сведенья о грузе) заполняется в ходе перевозки и содержит следующие данные: дата, номер автомобиля и путевого листа, наименование и адрес заказчика, товара, пункт погрузки и разгрузки. Кроме того, указываются документы, следующие с грузом, вид упаковки и количество мест.

Прибыв по заявке к заказчику, водитель предъявляет служебное удостоверение и путевой лист, заверенный печатью авто предприятия. Грузоотправитель, загрузив груз на автотранспорт в присутствии водителя, выписывает ТТН в четырех экземплярах. Если отправитель не предоставил водителю авто предприятия надлежащие оформленных товарно-транспортных документов на погруженный или выгруженный груз, то погрузка и выгрузка не считаются законченными. Грузы товарного характера, не оформленные ТТН, авто предприятием к перевозке не принимаются.

Перевозка грузов нетоварного характера оформляется актом замера или актом взвешивания. Если грузоотправитель отправляет однородный груз в адрес одного грузополучателя на одно и то же расстояние несколько раз в течении смены, то такие перевозки разрешается оформлять одной ТТН, одним актом замера или одним актом взвешивания суммарно на всю работу, выполненную автомобилем в течении смены. Прием грузов к перевозке от грузоотправителя удостоверяется подписью шофера–экспедитора во всех экземплярах ТТН, один из которых вручается грузоотправителю. Первый экземпляр с подписью водителя-экспедитора остается на складе для списания отправленного товара с подотчета кладовщика и выписки счета покупателю. ТТН на перевозку грузов автотранспортом составляется грузоотправителем  для каждого грузопокупателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для полноты и правильности проведения расчетов за работу автотранспорта, а так же для списания и оприходования материальных ценностей. Это значит, что если на одном автомобиле одновременно перевозится   несколько партий грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Грузоотправителям запрещается предъявлять, а авто предприятиям принимать к перевозке грузы товарного и нетоварного характера, не оформленные ТТН по грузам товарного характера, без указанных выше товарно-транспортных документов.

Это требование распространяется на все виды перевозок груза, выполняемых грузовым автотранспортом, независимо от условий оплаты за его работу.

Отправка грузов железнодорожным транспортом оформляется перевозочными документами. Порядок их оформления предусмотрен Уставом железной дороги и «Правилами перевозки грузов» от 22.06.65 года с дополнениями от 22.06.73 года «Перевозочный документ железной дороги»      и состоит из комплекта документов: типовая железнодорожная накладная, дорожная ведомость, корешок дорожной ведомости и квитанция в приеме груза. Железнодорожная выписывается в двух экземплярах после приема груза от отправителя представителем железной дороги. Являясь основным перевозным документом, накладная вместе с дорожной ведомостью следует с грузом до станции назначения. Квитанция в приеме груза к перевозке выдается на станции отправления грузоотправителю. Корешок дорожной ведомости остается на станции отправления. Все эти документы заполняются отправителем на пишущей машинке под копирку при предъявлении груза к перевозке. По прибытии груза оформленная накладная выдается грузополучателю на руки после внесения грузополучателем причитающихся с него по окончательному расчету платежей и расписки в дорожной ведомости за полученный груз. Накладная, полученная грузополучателем, должна иметь следующие отметки:

-         в левом нижнем углу оборотной стороны накладной (гр.7) должен быть проставлен календарный штемпель станции отправления, в котором обозначается дата приема груза к перевозке;

-         на станции назначения, на оборотной стороне в гр.8, проставляется штемпель станции назначение о времени выгрузки груза и отметка о выдачи груза получателю.

Железнодорожная накладная составляется в одном экземпляре отправителем груза, то есть продавцом.

В железнодорожной накладной указываются: наименование железной дороги принявшей груз к перевозке, номер и дата накладной, наименование станции отправления и назначения груза, наименование отправителя и получателя груза, наименование груза и его количество. Станция отправления, получив накладную отправителя груза, принимает по ней груз и выдают ему квитанцию о приеме груза к перевозке. Накладная следует с грузом по назначению.

Квитанция является документом, удостоверяющая принятие железной дорогой груза. Отправитель груза (продавец), получив квитанцию, направляет ее покупателю. Перевозочный документ сочетает обычную текстовую информацию с кодированной информацией. Места для кодированной информацией обведены жирными рамками. Все сведенья, предусмотренные бланками, перевозочного документа, должны быть внесены отправителем в соответствующие графы. Подчистки и помарки не допускаются.

Перевозка грузов речным транспортом регламентируется Уставом внутреннего водного транспорта и Правилами перевозок отдельных видов грузов и выполнения коммерческих операций в портах, пристанях, а тек же на причалах грузоотправителей и грузополучателей. При отправлении грузов грузоотправитель обязан представить пароходству накладную одновременно с предъявлением груза. Форма накладной и правила ее заполнения устанавливаются МРФ. В удостоверение приема груза к перевозке грузоотправителю выдается квитанция.

Накладная сопровождает груз на всем пути его следования и выдается грузополучателю в пункте назначения вместе с грузом. На основании накладной порт отправления составляет дорожную ведомость, которая вместе следует грузом и после выдачи груза в пункте назначения остается у пароходства. Дата приема груза к перевозке удостоверяется календарным штемпелем порта отправления на накладной, квитанции и дорожной ведомости. Накладные и квитанции составляются на имя конкретных грузополучателей. Накладная водного транспорта ничем существенно не отличается от железнодорожной накладной.

Перевозка грузов авиатранспортом в соответствии СТ.105 воздушного кодекса Российской Федерации оформляется договором воздушной перевозки груза и удостоверяется грузовой накладной аэропорта. Форма и правила заполнения накладной устанавливается грузовой службой Управления гражданской авиацией. Следует обратить на то, что при получении ТНЦ из-за границы    от   иностранных    Продавцов   наличие   накладной   (инвойса)   или    

транспортной накладной (коносамента) для их оприходования недостаточно. По этим документам даже при их надлежащем оформлении, можно, оприходовать ТМЦ только от юридических лиц, зарегистрированных в Российской Федерации. Основанием для оприходования ТМЦ, поступающих из-за границы является таможенная декларация. Основанием для оприходования ТМЦ, от частных лиц является Договор купли-продажи с обязательным указанием адреса и паспортных данных Продавца, заменяющие в данном случае накладную. Отпуск ТМЦ частным лицам осуществляется в основном через предприятия различные торговли с оплатой через кассовый аппарат. Основанием для их списания в этом случае является кассовая лента и торговый отчет кассира. Если ТМЦ отпускаются частным лицам с оплатой по приходному кассовому ордеру, то основанием для их списания является счет-фактура принимаемая к приходному ордеру.

Поступление сырья, материалов на предприятие может осуществляться выше описанными способами, то есть железнодорожным, автомобильным, морским и другими видами. Поставка через посредника может осуществляться только с помощью договора о поставке.

Поступающие в организацию оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступает в бухгалтерия, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и другим договорным условия. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте. Оплаты за такие поставки может быть осуществлена в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными, безналичным расчетом, либо на бартерной основе.

Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщик, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запросов о розыске груза.      

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении или признаков, вызывающих сомнение груза он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи, порчи материалов составляется коммерческий акт в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной    организации    или    поставщику.   В   ее    адрес    направляется

претензионное письмо с приложением документов (акт, накладная, квитанция) и предложение возместить сумму убытков.

Для предъявления претензий к транспортным организациям законом установлен шестимесячный срок. Транспортная организация в течении трех месяцев обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своем решении. Если претензия отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двух месячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки ответа на претензионное письмо.

Для получения материалов со склада экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. Доверенность выписывается бухгалтеров или другим работником бухгалтерии. Доверенность заполняется в одном экземпляре и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение ТМЦ, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Срок на который может быть выдана доверенность устанавливается как правило пятнадцать дней. Новая форма доверенности  №М-2 удостоверена постановлением Госкомстата России от 30 октября       1997 года №71^а.

Принятые грузы, полученные материалы экспедиторы доставляют на склад предприятия и сдает заведующему склада, который проверяет соответствие количество и качество материала в данным счета поставщика.

Принятие кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами типовая межотраслевая форма №М-4. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения. При отсутствии расхождения между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходования материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемки материалов форма М-7, которая служит для предъявления претензий поставщику.

В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. 

Экспедитор все документы по доставленным на склад товара – материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке сдает в свою бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за полученные наличные средства экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения ТМЦ (чеки, счет-фактура и другие), так и факт сдачи их на склад (приемная фактура и приходный ордер. Материальные ценности поступают на склады и хранятся под наблюдением материально-ответственных лиц с которыми заключают договор о материальной ответственности.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и другие оформляют одну или многострочными требованиями – накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах:    первый является основанием для списания материалов с цеха сдатчика,     второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей № М-35, полученных от разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли у других организаций и кооперативов на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он изличает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товаров. Акт (справку)предлагают к авансовому отчету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на производственные потребления, хозяйственные нужды, на сторону , для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например ,являются их нормирование и отпуск установленных лимитов.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц , которым представлено право подписывать документы на получение и отпуск со склады материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые  материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Расход материалов, отпускаемых в производстве и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами форма №М-8. Их выписывает плановый отдел в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха – получателя. Представители цеха расписываются в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверх лимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной форма №М-11 на замену. При замене в лимитно-зоборной карте заменяемого материала делают запись «замена, смотри требования №00» и уменьшают остаток лимита.

Если материалы со склада отпускаются не часто, то их отпуск оформляют одно – или многострочными требованиями – накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй с распиской получателя у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия принимают однострочные или многострочные требования накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценности.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположены за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону форма№ М-15, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Далее работник бухгалтерии на основании учебных данных указывает в накладной цену и общую сумму отпускаемых на сторону материальных ценностей, а также рассчитывает налог на добавленную стоимость приходящую на них. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналогического или синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов.

Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерии расчетно-платежных документов.

С 26 февраля 2000 года применяется новая форма счета-фактуры, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2000 года №46. Изменен перечень обязательных реквизитов счета-фактуры, и следовательно, в форме этого учетного документа появились новые графы: «Страна происхождения» и «Номер грузовой таможенной декларации». Бланк счета-фактуры может быть изготовлен типографическим способом или самостоятельно с помощью компьютера.

Счет-фактуры составляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр передается покупателю не позднее 10 дней со дня отгрузки товара или получение аванса, второй остается у организации, продавшей этот товар. Счеты- фактуры составляются на русском языке и может быть заполнен как с использованием  компьютера или пишущей машинки, так и от руки.

В счет-фактуре не допускается подчистки и помарки. Исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика. Необходимо также указать дату, когда эти исправления сделаны.

Заполненный счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации поставщика, а также работником, ответственным за отпуск товаров. После этого счет-фактура скрепляется печатью организации.

Первый экземпляр остается покупателю, второй остается у продавца.      

                                   Организация складного  учета   

                                                     материалов.

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей. Кроме центральных заводских складов в структурных различных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами,  измерительными  приборами  и мерной тарой.

На складах материальной ценности размещают по секциям, а внутри них по группам, типа – и сорторазмером в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запасом (лимиту).

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщика заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов форма №М-17. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении и регламентируются «Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках», утвержденным Минфином СССР 30.04.74г. №103. При первом поступлении какого-либо материала кладовщика извещает бухгалтера. Бухгалтер открывает карточку, регистрирует в оборотной ведомости и под роспись в ведомости выдает кладовщику. Такой порядок  ставит целью обеспечить сохранность карточек. На предприятии может быть установлен и иной порядок открытия карточек. Из-за отдаленности склада от бухгалтерии или большой загрузки кладовщика, он сам открывает карточки, а в установленный период отчета он предъявляет новые карточки в бухгалтерию для  выполнения процедуры их регистрации в установленном порядке. Материалы на складах учитываются в карточках складского учета, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указывают наименование материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учетная цена, балансовый счет, норма запаса и другие данные.

Запись в карточках кладовщик делит на основания первичных документов в день совершения операций.

После каждой записи по поступлению или выбытию материалов в карточке следует внести остаток по материалу данного вида. Совокупность всех складских карточек составляют складскую картотеку. В картотеке карточки размещают по учетным группам – по однородным материалам (металлы, строительные материалы, запасные части, канцелярские товары и тому подобное). Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточка учета материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда те передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения) материально ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движения материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведенья об остатках материалов на начало месяца, их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме.

Учет материалов в бухгалтерии и его взаимосвязь со складским  учетом.     

Все первичные документы по движению материалов со складов и  подразделений предприятия поступают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесо- образностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца   подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в  оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни  в оборотных ведомостях, а используют в качестве регистров аналитического учета, карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

 Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

К концу месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-ое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек, учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов – один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

Для учета расчетов с поставщиками открывается сальдо оборотная ведомость 60 (третий уровень учета).

Учет ведется по каждому документо-поставщику. Периодически, в течении месяца, при обработке выписок банка, кассовым и авансовым отчетов суммы, выданные из кассы или зачтенные по подотчету в оплату за материалы, заносятся построчно в сальдо оборотную ведомость индивидуально по каждому поставщику по конкретному счету-фактуре с отметкой даты оплаты и номера платежного документа в графе соответствующего кредитового счета. Выполняется группировка операций с кредита каждого денежного счета в дебет счета 60.

В аналитическом учета существует четыре метода оценки сырья и материалов. На предприятии должен быть выбран наиболее удобный метод оценки, с отражением в учетной политике.

-        

-        

-        

-        

Применение одного из методов по конкретному наименованию производятся в течении одного года.

·               Материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные материалы, драгоценные камни, и тому подобное), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, могут оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов.

·                  вида    (группы)   запасов    на    их     количество, 

соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившем запасам в этом месяце.

·             

·               Оценка материально-производственных запасов может производиться организацией по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО). Оценка запасов методом ЛИФО основана на допущении, что ресурсы, первыми поступающими в производство, должны быть оценены по себестоимости последних в последовательности приобретения. При применении этого метода оценки материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения, а в себестоимости реализации продукции учитывается себестоимость поздних по времени приобретения.

·             

Инвентаризация товароматериальных ценностей.

Ежегодно в установленное время или по мере необходимости на предприятиях проводят инвентаризацию ТМЦ. Приказом руководителя создается из специалистов служб, подразделений при участии бухгалтеров инвентаризационная комиссия. В назначенное время комиссия закрывает склад без права выполнения операций выдачи-приема, проверяет методом просчета, замера количество числящихся ценностей на складе по факту и составляет инвентаризационную ведомость. После окончания работы ведомость поступает в бухгалтерию. По данным бухгалтерского учета производится выявление отклонений по каждой позиции материалов, о чем составляется специальная сличительная ведомость. Результаты инвентаризации, изложенные в сличительной ведомости, после принятия руководством решения по фактам отклонений служит основание для выполнения провозок по счетам.

Синтетический учет материалов.

Учет материальных запасов ведут на синтетическом отчете 10 «Материалы». Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и тому подобных ценностей.

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам.

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:

10-1 «Сырье и материалы»

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»

10-3 «Топливо»

10-4 «Тара и тарные материалы»

10-5 «Запасные части»

10-6 «Прочие материалы»

10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»

10-8 «Строительные материалы» и другие.

На субсчете 10-1 «Сырье и материалы» учитывается наличие и движение: сырья и материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу; сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки и тому подобное.

На субсчете 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» учитывается наличие и движение покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, приобретаемых в порядке производственной кооперации для комплектования выпускаемой продукции (строительства), которые требуют затрат по их обработке или сборке, изделия, приобретенные для комплектации, стоимость которых не включается в себестоимость продукции, учитывается на счете 41 «Товары».

Научно-исследовательские и конструкторские предприятия, приобретающие на стороне необходимые им в качестве комплектующих изделий для проведения научно-исследовательской или конструкторской теме  специальное оборудование, инструменты, приспособления и другие приборы, учитывают эти ценности на субсчете 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали». Оборудование и приборы общего применения на счете 10 «Материалы» не учитываются, а отражаются в составе О С или МБП.

На субсчете 10-3 «Топливо» учитывается наличие и движение нефтепродуктов (бензин, дизельное топливо, газ, масла моторные, трансмиссионные, специальные, консистентные смазки, амортизаторные и другие масла, вырабатываемые из нефти. Тормозные и другие технически жидкости получаемые химическим способом (тосол) к ГСМ (топливу) не относится. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 10-3 «Топливо».

На субсчете 10-4 «тара и тарные материалы» учитывается наличие и движение всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также инструментов и деталей, предназначенных для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручальное и другое). Предметы, предназначенные для дополнительного оборудования вагонов, барт, судов, в целях обеспечения сохранности отгружаемой продукции, учитывается на субсчете 10-1 «Сырье и материалы».

Снабженческие, сбытовые и торговые предприятия учитывают тару под товарами и тару порожнюю на счете 41 «Товары».

На субсчете 10-5 «Запасные части» учитывается наличие и движение приобретенных или изготовленных для нужд основой деятельности запасных частей, предназначенных для производства, ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и тому подобное, а также автомобильных шин в запасе и обороте.

Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях предприятий, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.

Автомобильные шины (покрышка, камера, и ободная лента), находящаяся на колесах и в запасе при автомобиле, включаемую инвентарную стоимость этого автомобиля, учитывается в состав ОС.

На субсчете 10-6 «Прочие материалы» учитывается наличие и движение отходов производства (обрубки, обрезки, стружка и тому подобное); неисправимого брака; материальных ценностей, полученных от выбытия Основных средств, которые могут быть использованы как материалы; топлива или запасных частей на заданном предприятии (металлопром, утильсырье); изношенных шин и утильной резины и тому подобное. Отходы производства и вторичные материальные ценности, используемые как твердое топливо, учитывается на субсчете 10-3 «Топливо».

На субсчете 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» учитывается движение материалов, переданных в переработку на сторону и в последующем включаемых в себестоимость полученных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним предприятием, относятся непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки.

Субсчет 10-8 «Строительные материалы» используются предприятиями – застройщиками. На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий, сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд   строительства (взрывчатые вещества и тому подобное).

Сельскохозяйственные предприятия могут открывать к счету 10 «Материалы» отдельные субсчета для учета: семян, посадочного материала, кормов; минеральных удобрений; ядохимикатов, использующих для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных и другое. Оприходование материаловотражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 «Основное производство» 23 «Вспомогательные производства» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие. При этом материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили – до или после получения расчетных документов поставщика.

Стоимость оплаченных материалов, остающихся на конец месяца в пути не вывезенных со складов поставщиков, в конце месяца отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования этих ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются и числятся в текущем учете как дебиторская задолженность по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Фактический расход материалов в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или другими соответствующими счетами.

Реализация материалов на сторону проводится по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счета 48 «Реализация прочих активов» с одновременным отражением по кредиту счета 48 «Реализация прочих активов» сумм, причитающихся предприятию за эти материалы с покупателя (в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Счет 10 «Материалы» корреспондирует со следующими счетами:

 Основные нормативные документы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть I и II. —М.: Проспект, 1998 г.

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ 29.07.98 г. N" 34н (и ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000 г. № 31н).

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкция по его применению. Ут­верждены приказом Министерства финансов СССР от 01.11.91 г. № 56 и рекомендованы для применения на территории управле­ния Российской Федерации письмом Министерства экономики и Министерства финансов РСФСР or 19.12.91 г. № 18-5 с измене­ниями, утвержденными приказом Министерства финансов Рос­сийской Федерации от 28.12.94 г. № 173, от 28.07.95 г. № 81 и от 17.02.97 г. №15.                                  

5. Положение о составе затрат но производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли. Утверждено постанов­лением Правительства Российской Федерации от 05.08.92 г № 552, с изменениями и дополнениями, утвержденными Правительством Российской Федерации.

6. Положение по бухгалтерскому учету материально-производ­ственных запасов. ПБУ № 5/98. Утверждено приказом Минфина РФ от 15.06.98 г. № 25н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000 г. № 31н).

7. «О формах бухгалтерской отчетности организации». Приказ Минфина РФ от 13.01.2000 г. № 4н.

8. Методические указания по инвентаризации имущества и фи­нансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49.

 9. «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость». Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 13.10.95 г. № 39.'

10. «О порядке исчисления и уплаты и бюджет налога на при­быль предприятии и организаций». Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 10.08.95 г. № 37.