Учет расчетов с подотчетными лицами

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Аудиторная работа

по курсу «Информационные системы в экономике»

на тему «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Пенза, 2005г.

Содержание

1. Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным

    расходам и командировкам на территории

    Российской Федерации                                                                                 3

2. Учет командировочных расходов, связанных с

    зарубежными командировками                                                                    9

3. Пример                                                                                                          16

4. Приложение 1                                                                                               19

5. Приложение 2                                                                                                20

6. Приложение 3                                                                                                21

7. Приложение 4                                                                                                23

Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам и командировкам на территории Российской Федерации

Подотчетными лицами являются работники Организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением (см. Приложение 1) и расходным кассовым ордером (см. Приложение 2)после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Подотчетное лицо получает также служебное задание для направления в командировку, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ №26 от 06.04.2001 г. По усмотрению руководителя организации, кроме командировочного удостоверения, направление в командировку может оформляться и приказом.

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (см. Приложение 3) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. С 01.01.2002 г. постановлением Госкомстата РФ утверждена к применению форма № АО-1 «Авансовый отчет».

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем организации и принимается к учету.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в целях бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Таким образом, суммы командировочных расходов в бухгалтерском учете не должны быть ниже норм, установленных приказом Минфина РФ от 6.07.2001 г. №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (с изменениями от 9.11.2001 г.). При этом всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа: совета директоров, правления АО, директора организации.

В целях налогообложения при расчете налогооблагаемой прибыли организации могут включить в уменьшении доходов суммы командировочных расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ постановлением от 8. 02. 2002 г. №93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относят к прочим расходам, связанных с производством и реализацией» установило нормы суточных и полевого довольствия. Расходы по проживанию командированных лиц принимаются в целях налогообложения прибыли без ограничения.

Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды обычно предусмотрена сметой организации.

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.

В соответствии с положением главы 21 «Налогового кодекса РФ» при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, счета-фактуры НДС отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть предъявлен к вычету из бюджета при наличии соответствующих документов.

В том случае, когда произведенные расходы не подтверждены документально, но они предусмотрены в смете, должен быть составлен акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы согласно утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем организации, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость в целях бухгалтерского учета. Однако при расчете налогооблагаемой прибыли эти суммы должны быть учтены.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших их в кассу организации остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода.

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере №7 (см. Приложение 4). Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенной в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 (см. выше).

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Учет командировочных расходов, связанных с зарубежными командировками

Кроме командировок на территории России сотрудники организации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии необходимо вести учет по загранкомандировкам.

Следует отметить, что в соответствии с Законом РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» Центральный банк РФ, являясь органом валютного регулирования и контроля, определяет сферу и порядок обращения иностранной валюты, Устанавливает правила проведения резидентами и нерезидентами валютных операций, определяет соответствие проводимых операций действующему законодательству. Эти функции он осуществляет через своих агентов, которыми являются уполномоченные банки ЦБ РФ.

В целях контроля за использованием наличной валюты ЦБ РФ выпустил «Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», утвержденное 25,06,97 №62 (далее – Положение №62). Этот нормативный документ содержит требования, расширяющие принятую систему документооборота по оформлению заграничных командировок. В нем определен порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченных банками и их филиалов (далее – «уполномоченные банки») клиентам, т.е. юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам), для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации; введены новые документы, наличие которых обязательно для подтверждения произведенных операций.

В соответствии с пунктом 2.1 Положения №62 клиенты могут без специального разрешения Банка России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов.

Это очень важно, так как до последнего времени некоторые банки отказывались выдавать, а тем более покупать валюту организациям, которые хотели отправить своих сотрудников в зарубежную командировку, если у них не было контракта с иностранным партнером.

В платежном поручении банку на покупку иностранной валюты необходимо указать в качестве цели покупки – командировочные расходы. Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет клиента и может быть использована только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу клиента либо путем перевода средств в иностранной валюте за пределы РФ.

Последовательность действий клиента при направлении им своего сотрудника (далее «командируемого лица») в зарубежную командировку включает следующие шаги.

1. Представление в уполномоченный банк оригинала и копии заявки для получения наличной валюты на командировочные расходы. Этот документ введен Положением №62. Заявка составляется в организации на основе следующих документов:

приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц);

приказа о командировании командируемого лица в служебную командировку за пределы РФ с указанием ФИО командируемого лица, предполагаемой даты выезда в служебную командировку за пределы РФ, даты возвращения из командировки, страны командирования.

Заполненная банком копия заявления возвращается клиенту с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки.

Банк может выдать запрашиваемую валюту не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия в командировку. Следовательно, каждая организация должна определить день подачи заявки в зависимости от наличия валюты на текущем валютном счете и времени, необходимого для покупки и зачисления валюты на счет.

2. На основе заявки клиента уполномоченный банк открывает досье «Командировочные расходы», в которое помещается заполненный оригинал заявки.

Уполномоченный банк ведет такое досье по каждому клиенту, в них он собирает документы по контролю за расходованием средств в иностранной валюте (использованием дорожных чеков) для оплаты командировочных расходов.

3. Получение организацией наличной иностранной валюты, покупка дорожных чеков в уполномоченном банке осуществляют за счет средств на текущем валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. При этом запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, например на оплату таможенных пошлин в валюте.

4. Уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты либо дорожные чеки командируемому лицу с одновременной выдачей справок по форме №0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы РФ. Эта справка является основанием для вывоза из России наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами в соответствии с действующим порядком.

5. В обязанности организации входит ведение отдельного журнала по форме №0406007. Полученные справки хранятся в кассе организации до выдачи их командируемым лицам.

6. По возвращении из командировки командируемое лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах.

Положением №62 определен срок представления авансового отчета – 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ.

При наличии у командируемого лица перерасхода по командировке сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

выдачи сумм задолженности в наличной иностранной валюте;

выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсы рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности;

перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица – резидента в уполномоченном банке.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом.

Положением №62 разрешено по договоренности командированного лица и организации, отправившей его в зарубежную командировку, погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой, иной, чем полученная им под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России, либо путем внесения в кассу клиента эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающим обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, подтверждающим обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту.

В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленным Банком России на дату погашения задолженности.

7. Организация, направлявшая сотрудника в командировку, должна не позднее даты, определенной уполномоченным банком в заявке, представить в банк отчет. Прием уполномоченным банком неиспользованной наличной иностранной валюты (покупка неиспользованных дорожных чеков), справок по форме №0406007 в случаях, когда командировка была перенесена на более поздний срок, без представления отчета не допускается.

Организация представляет в уполномоченный банк оригинал и копию отчета. Оригинал отчета подшивается уполномоченным банком в досье «Командировочные расходы», его копия с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала отчета возвращается организации.

Возвращенные экземпляры справок по форме №0406007 погашаются уполномоченным банком в день их получения, заверяются подписью кассира банка или других ответственных работников и помещаются в досье «Командировочные расходы». Сданная в уполномоченный банк наличная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.

Кроме того, уполномоченный банк на основании отчета организации обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не использованные по назначению, и зачислить всю вырученную от продажи сумму иностранной валюты на текущий валютный счет организации.

Аналогично осуществляются банком погашение перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте – только при наличии отчета организации. При этом банк выдает справку по форме №0406007 на имя командируемого лица на сумму перерасхода и делает отметку на оригинале и копии отчета в виде записи «Перерасход погашен».

Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должен накопиться следующий пакет документов: копии заявки с отметками банка, копии отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командированного лица и журнал учета справок по форме №0406007.

Допускается также перевод средств за границу в пользу командируемого лица с аналогичным набором отчетных документов.

Все эти требования должны быть приняты к сведению, Поскольку Положением № 62 предусмотрена ответственность организации и уполномоченных банков за их нарушение.

Организация несет ответственность в виде штрафа в пределах суммы, которая не была учтена, была учтена не надлежащим образом или по которой документация и информация не были представлены в установленном порядке в соответствии с пунктом 2 статьи 14 Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» за:

нарушение срока предоставления отчета в уполномоченный банк, указанного в графе 12 заявки;

нарушение порядка ведения журнала учета справок по форме №0406007.

В соответствии с пунктом 1 статьи 15 этого Закона в случае непредставления организацией в уполномоченный банк отчета в установленные сроки уполномоченный банк приостанавливает операции по выдаче наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации до представления им отчета.

Взыскание указанных штрафов производится Федеральной службой России по валютному и экспортному контролю с юридических лиц в бесспорном порядке, а с физических лиц – в судебном.

Выдача командировочных сумм в иностранной валюте оформляется обычным порядком через кассу.

Командированному сотруднику возмещаются командировочные расходы, в первую очередь, в размере расходов на проезд, проживание и суточные.

Суммы командировочных, выдаваемых под отчет, могут превышать установленные законодательством документами нормы. При этом в целях бухгалтерского учета сумма командировочных расходов принимается в полном размере, а в целях налогообложения – нормируется.

Порядок выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, установлен в письме Минтруда РФ и Минфина РФ от 17,05,1996 г. №1037-ИХ.

В тех случаях, когда работники, направляемые в командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не осуществляет. Если же принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% от нормы.

В настоящее время для определения нормируемого размера суточных в иностранной валюте следует обратиться к постановлению Правительства РФ «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относят  к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» от 08,02,2002 г. №93. В приложении к данному приказу утверждены нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В приложении установлен размер суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, включая государства – члены СНГ.

Следует иметь в виду, что в соответствии с п. 3 ст. 217 гл. 23 Налогового кодекса РФ в доход работника при оплате командировочных не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения и суточные в пределах установленных норм. Однако суточные, превышающие установленный норматив, включаются в доход работника и подлежат налогообложению.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет валюту, ведутся в инвалюте и ее рублевом эквиваленте, поэтому следует разделить расчеты с подотчетными лицами внутри страны и за рубежом. Для обеспечения этого разделения к счету 71 следует открыть два субсчета:

1. «Расчеты с подотчетными лицами по командировкам внутри страны»

2. «Расчеты с подотчетными лицами в валюте»

Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке.

Командированный предоставляет авансовый отчет о произведенных расходах, который должен быть утвержден руководителем организации. Авансовый отчет является основным документом, на основе которого списывается задолженность с подотчетного лица, к нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Задолженность списывается по курсу на день представления авансового отчета.

Списание задолженности с подотчетного физического лица оформляется корреспонденцией счетов.

Пример.

Коммерческий директор ОАО «Темп» был командирован в США для ведения переговоров с представителями иностранных партнеров. Срок командировки 6 дней (с 15 по 20 марта 2004 г.)

Утвержденные нормы суточных в США составляют 67 долл. в сутки. Совет директоров АО «Темп» утвердил размер суточных США в размере 70 долл. Из кассы 12 марта ему было выдано 2300 долл. Курс на 12 марта – 31,5 руб. за 1 долл.

В бухгалтерском учете оформлены записи:

Д-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте»

2300 долл./ 72450 руб.

К-т сч. 50, субсчет 4                                    2300 долл./72450 руб.

После возвращения из командировки коммерческий директор представил авансовый отчет о командировочных расходах, который был 22 марта 2004 г. утвержден руководителем организации. Курс на день представления отчета составлял 31,7 руб. за 1 долл.

Расходы составили:

авиабилеты Москва-Нью-Йорк-Москва -                        800 долл. /25360 руб.

счета гостиницы за 5 суток -                                             900 долл./ 28530 руб.

(180 долл. *5)

суточные по норме-                                                         402 долл./12743,4 руб.

 (67 долл. *6)

сверх нормы-                                                                      18долл./570,6 руб.

(3 долл.*6)

Определим сумму расходов, принимаемую в целях бухгалтерского учета в составе общехозяйственных расходов:

командировочные расходы-

25360 руб. + 28530 руб.+12743,4 руб.+570,6 руб. = 67204 руб.

Они оформлены бухгалтерской проводкой:

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»                  2120 долл./67204 руб.

К-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам»                                                           2120долл./67204руб.

Курсовая разница с момента выдачи валюты до момента подписания отчета равна: (31,7 руб.-31,5 руб.) * 2300долл.:

Д-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам»                                                           460 руб.

К-т сч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы»                         460 руб.

Остаток неиспользованных сумм был сдан в кассу:

Д-т сч. 50, субсчет 4 «Касса в валюте»                          180долл. /5706 руб.

Д-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам»                                                            180долл. /5706 руб.

Командировочные расходы в целях налогообложения прибыли принимаются как косвенные, их сумма составила: 25360руб.+28530руб.+12743,4руб.=66633,4руб.

Эта сумма полностью принимается в уменьшение доходов отчетного (налогового) периода. Кроме того, в целях налогообложения сумма положительной курсовой разницы (460 руб.) будет учтена как внереализационный доход.

Приложение 1