Хранение и учет архивных документов

Московский институт юриспруденции

Факультет: «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Курсовая работа

По дисциплине «Архивоведение».

Тема: «Хранение и учет архивных документов».

 Москва, 2005

Содержание.

1.     Введение ………………………………………………………………………2

2.     Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение…….4

3.     Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение…………………………………………….6

     4. Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся            в деятельности организации…………………………………………………..7

5.  Учет документов в архивах…………………………………………………..15

6. Заключение……………………………………………………………………..18

7. Литература……………………………………………………………………...19

Введение.

Архивоведение – наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Предмет архивоведения включает в себя:

·        принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

·        способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

·        создание системы информации о содержании документов;

·        организацию всестороннего использования документальной информации;

·        организацию работы архивных служб.

Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.

В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу 1 января 2006 г.

Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.

Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ» архивный документ определен как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.

Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.

Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности.

Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомственных архивах (временное хранение документов государственной власти Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах (п. 6 разд. 1 Положение об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552)).

 

Архивные документы

Срок хранения в течение

Основание

1. Федеральным органом государственной власти

15 лет

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ

2. Генеральной прокуратуры РФ

«Об архивном деле в РФ»

3. Органов государственной власти и прокуратур республик

ст. 18, с. 420;

4. Отраслевых академий

ст. 22, с 422

5. Государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения

(о хранении документов Архивного фонда РФ-Авт);

Указ Президента РФ

От 17.03.1994 №552,

6. Органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов

10 лет

Раздел 1 п. 6, с. 430

(о сроках временного

хранения документов

государственной

7. Прокуратур городов и районов

части Архивного фонда

8. Государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения в течение

РФ – Авт)

9. Органов местного самоуправления

5 лет

10. Учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения

11. Предприятий сельского хозяйства

12. Записи актов гражданского состояния

75 лет

13. Документы по личному составу

14. Записи нотариальных действий и судебных дел

15. Похозяйственные книги

16. Образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности

10 лет

17. Научная, технологическая, патентная документация

10 лет

18. Конструкторская документация

15 лет

19. Проектная документация по капитальному строительству

25 лет

20. Телеметрическая документация

5 лет

21. Кинодокументы, фотодокументы и видеофонограммы

Не более 3 лет со времени изг.

22. Фотодокументы

3 года

23. Документы на машинных носителях

5 лет

 

Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся в деятельности организации.

№ статьи

Вид документа – письмо, переписка

Срок хранения

документа

       Основание

Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

Положение об Архивном фонде

Ст. 9

Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров

Постоянно

РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, разд. 1, п.2, с. 428-

Ст. 11

Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению

3 года (после утверждения)

429 (об утверждении перечней документов, подлежащих передаче

Ст. 12

Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности

5 лет

организациями на государственное хранение с указанием сроков хранения.

1.2. Организационные основы управления

Перечень типовых управленческих

Ст. 33

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению

3 года  (после утверждения)

документов, образующихся в деятельности организации,

Ст. 41

Переписка по организационным вопросам деятельности, в т.ч. о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании

5 лет

утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000 с. 449-448

Ст. 44

Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными исполнительными органами, планы, проекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности

5 лет.

(о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций)

Ст. 45

Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках

5 лет

Ст. 46

Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: по месту проведения, в других организациях

5 лет до минования надобности

1.3. Контроль

Ст. 51

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 лет

Ст. 53

Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок  и ревизий

5 лет

Ст. 55

Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 лет

Ст. 56

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы (справки, переписка) по их рассмотрению

- предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребления

Постоянно

- личного характера

5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения)

- второстепенного, оперативного характера

5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего рассмотрения

1.4. Правовое обеспечение деятельности

Ст. 58

Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 лет

Ст. 61

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и составлении правовой работы

5 лет

Ст. 62

Переписка по оперативным правовым вопросам

3 года

1.5. ДОУ и организация хранения документов

Ст. 70

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании ДОУ, внедрении современных информационных технологий, защите информации

5 лет

Ст. 78

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 лет

Ст. 80

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет

2. Планирование деятельности

2.1. Прогнозирование

Ст. 83

Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ

5 лет

2.2 Текущее планирование

Ст. 98

Переписка по вопросам планирования

5 лет

2.3. Ценообразование

Ст. 103

Переписка по вопросам ценообразования

5 лет

3. Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

Ст. 107

Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов

5 лет

Ст. 110

Переписка о лимитах и экономических программ

5 лет

Ст. 113

Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности

5 лет

Ст. 116

Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления

5 лет

Ст. 117

Переписка о изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды

5 лет

Ст. 118

Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 лет

Ст. 120

Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях

5 лет

Ст. 121

Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций

5 лет

Ст. 124

Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам

5 лет

Ст. 126

Переписка о размещении акций, вкладов, начислении капиталовложений

5 лет

Ст. 128

Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений

5 лет

2.        Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

Ст. 138

Переписка об уничтожении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

Ст. 144

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 год

Ст. 145

Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. – проверка кассы, правильности взимания налогов

5 лет (при условии завершения проверки в случае возникновения споров…

Ст. 151

Документы о взаимных расчетах и перерасчетов между организациями

5 лет

Ст. 152

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности

5 лет

Ст. 156

Переписка о выплате заработной плате

5 лет

Ст. 158

Гарантийные письма

5 лет

Ст. 160

Переписка о выдаче о возврате ссуд

5 лет (после погашения ссуды)

Ст. 163

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 лет

Ст. 165

Документы об оплате учебных отпусков

Не менее 5 лет

Ст. 167

Документы об амортизационных отчислений

5 лет

Ст. 172

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания и акцизных и др. сборов

5 лет

Ст. 173

Документы об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов

5 лет

Ст. 174

Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня

5 лет

Ст. 180

Документы по валютным вопросам

5 лет

Ст. 195

Переписка об образовании, распределении накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам

5 лет

Ст. 197

Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 лет

4.2. Стилистический учет и отчетность

Ст. 206

Переписка о составлении, представлении и проверке стилистической отчетности

5 лет

5. Экономические, научные и 5 культурные связи

5.1. Организация связей

Ст. 211

Переписка о вступлении в международные организации (объединения)

Постоянно

Ст. 213

Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций

5 лет

5.2. Осуществление связей

Ст. 224

Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества

5 лет

Ст. 226

Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве

5 лет

Ст. 229

Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов

10 лет

Ст. 230

Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в РФ

5 лет

Ст. 231

Переписка об организации заграничных путешествий, туров

3 года

6. Информационное обеспечение

6.1. Сбор информации, маркетинг

Ст. 232

Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга

5 лет

Ст. 233

Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности маркетинга

5 лет

Ст. 239

Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданные за рубежом, в РФ

За рубежом – 3 года

В РФ – 1 год

Ст. 341

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме) лиц, не принятых на работу

1 год

Ст. 242

Документы (планы, акты, справки) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации

3 года

Ст. 244

Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу

1 год (после получения подписанной литературы)

6.2. Распространение информации

Ст. 250

Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники)

- по месту разработки

- в других организациях

До ликвидации  организации

До минования надобности

Ст. 254

Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций

5 лет

Ст. 255

Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий

5 лет

Ст. 257

Документы (заявки¸ акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы

3 года

Ст. 259

Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы текста рекламы, Интернет) об оперативной рекламной деятельности

До минования надобности

Ст. 260

Переписка о распространении информационных изданий

1 год

Ст. 261

Переписка об учете, движении и использовании информации

5 лет

7. Трудовые отношения

7.1. Трудоустройство

Ст. 264

Переписка по вопросам трудоустройства

5 лет

7.2. Организация труда

Ст. 276

Документы (протоколы, справки, акты) о проверке выполнения условий коллективного договора

Постоянно

Ст. 282

Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки) о трудовой дисциплине

3 года

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

Ст. 287

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

5 лет

Ст. 291

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий

5 лет

Ст. 294

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

5 лет

7.4. Охрана труда

Ст. 297

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий

5 лет

Ст. 299

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

5 лет

Ст. 302

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условия и применения труда женщин и подростков

5 лет

Ст. 308

Переписка о предупредительных ЖКП мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 лет

Ст. 314

Документы (программы, списки) об обучении работников по технике безопасности

5 лет

Ст. 321

Переписка об авариях и несчастных случаях

Ст. 324

Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их установлению

5 лет

Ст. 325

Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращения рабочего дня в связи с вредными условиями труда

5 лет

Ст. 329

Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий

3 года

Ст. 330

Документы (списки, перечни) о проведении медицинских осмотров работников

5 лет

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перевод, увольнение работника

Ст. 334

Переписка о приеме, распределении, перемещение, учете кадров

5 лет

Ст. 335

Документы (заявки, сведения) о потребности в работниках, сокращении работников

5 лет

Ст. 346

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности

3 года

Учет документов в архивах.

         Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

         В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

         Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

         Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

         Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

         К учетным документам архива относятся:

·        книга учета поступлений;

·        книга учета поступлений страхового фонда  и фонда пользования;

·        список фондов;

·        список фондов с особо ценными документами;

·        лист фонда;

·        архивная опись;

·        опись особо ценных документов;

·        опись страхового фонда;

·        реестр описей;

·        реестр описей особо ценных документов;

·        инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

·        паспорт архива;

·        паспорт архивохранилища;

·        сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января;

·        карточка фонда;

·        дело фонда;

·        внутри-деловые описи и листы – заверители дел.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание. В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов.  Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.

Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах

Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.

Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела  используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

Заключение.

Все документы государственные и негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету.             Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдения сроков представления сведений по учету и сохранности документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

Литература.

1.                          Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.

2.                          Т.М. Лагутина, Деловое письмо: Справочник, ИД «Герда», 2005.

3.                          А.Д. Тельчаров, Архивоведение (комплекс лекций), М.: «Приор-издат», 2004.

4.                          А.В. Кудряева, Организация работы с документами: Учебник, М.: ИНФРА-М, 2001.

5.                          Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле, 2002.